Εισαγωγή

Η διαχείριση των παραλαβών (ποσοτικός έλεγχος των παραγγελθέντων ειδών από τους προμηθευτές μιας επιχειρηματικής μονάδας με σκοπό την επιβεβαίωση ορθότητας των αποστολών προμηθευτών σε σχέση με τις αντίστοιχες παραγγελίες) αναπτύσσεται σε μια ξεχωριστά ευέλικτη ενότητα του Galaxy, τις “Παραλαβές”, η οποία καλείται από αντίστοιχη επιλογή της “Εμπορικής διαχείρισης”.

 

Το κύκλωμα των παραλαβών παρέχει δύο τρόπους διαχείρισης.

 

Στον πρώτο τρόπο διαχείρισης, για κάθε παραλαβή δημιουργείται ένας φάκελος παραλαβής στον οποίο συνδέονται τα παραστατικά του προμηθευτή(παραγγελίες προμηθευτή, δελτίο αποστολής από προμηθευτή), γίνεται καταχώριση της φυσικής καταμέτρησης (μέτρηση που διενεργεί ο αποθηκάριος) και δημιουργούνται τα απαραίτητα παραστατικά των αποκλίσεων - αν προκύψουν - (απόκλιση μεταξύ παραλαβής και παραστατικού προμηθευτή) για τη σωστή τακτοποίηση των αποθεμάτων.

Στο δεύτερο τρόπο διαχείρισης,η δημιουργία ενός φακέλου παραλαβής αρχίζει, κατά κάποιον τρόπο αντίστροφα, μέσα από το ίδιο το κύκλωμα των παραλαβών. Ο αποθηκάριος ανοίγει το φάκελο, ξεκινάει την παραλαβή (φυσική καταμέτρηση) των ειδών, επιλέγει την παραγγελία στο φάκελο (σε περίπτωση σύγκρισης με παραγγελία) και με βάση την καταμέτρηση δημιουργούνται τα παραστατικά προμηθευτή (είτε με μετασχηματισμό παραγγελίας είτε χωρίς).

Συνοψίζοντας τα παραπάνω, η διαδικασία παραλαβής στον πρώτο τρόπο ξεκινά από το εμπορικό τμήμα της επιχείρησης, που προγραμματίζει παραλαβές με τους προμηθευτές (γνωρίζει τι θα παραλάβει, ποια παραγγελία από ποιον προμηθευτή) καταχωρίζει το παραστατικό αγοράς και το συγκρίνει με τη φυσική καταμέτρηση του αποθηκάριου, ενώ στο δεύτερο ο αποθηκάριος δημιουργεί το φάκελο παραλαβής,  διενεργεί καταμέτρηση,  επιλέγει την παραγγελία και το λογιστήριο έρχεται να ελέγξει την εγκυρότητα όσων έχουν γίνει, τις καταχωρίσεις δηλαδή σε σχέση με τα παραστατικά που δημιουργήθηκαν.

 

Δείτε αναλυτικά τα βήματα υλοποίησης

1ος τρόπος υλοποίησης φακέλου παραλαβής

• Καταχωρίστε τον τύπο παραλαβής (Πίνακες |Οργάνωση εμπορικής διαχείρισης) που θα χρησιμοποιηθεί στην παραλαβή  (δημιουργήστε τους ενδεδειγμένους τύπους παραλαβών σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησης)
• Καταχωρίστε παραγγελία αγορών στον προμηθευτή της παραλαβής
• Καταχωρίστε το συνοδευτικό παραστατικό του προμηθευτή της παραλαβής (δελτίο αποστολής)

Στη συνέχεια,

• Ανοίξτε το φάκελο
• Συνδέστε πάνω του τα παραστατικά παραγγελίας (εφόσον το προβλέπει ο τύπος) και παραστατικά προμηθευτή
• Καταχωρίστε την καταμέτρηση
• Συγκρίνετε την καταμέτρηση με βάση τα δελτία

Δημιουργία Φακέλου Παραλαβής

Συμπληρώστε κατάλληλα τα πεδία :

• Κωδικός : Πληκτρολογήστε επιτόπου τον κωδικό του φακέλου. Καθορίζοντας μάσκα κωδικού στις “Γενικές ρυθμίσεις” της εφαρμογής,

ο κωδικός της παραλαβής θα προτείνεται αυτόματα.

• Περιγραφή : Ο φάκελος ενημερώνεται αυτόματα από το Σύστημα μετά την επιλογή του προμηθευτή καιέχει ως “περιγραφή” την επωνυμία προμηθευτή, την οποία μπορείτε, αν θέλετε, να αλλάξετε.
• Τύπος παραλαβής : Τη συμπεριφορά του φακέλου παραλαβής, αν δηλαδή θα απαιτείται παραγγελία, αν θα δημιουργούνται παραστατικά και ποια παραστατικά σε περιπτώσεις αποκλίσεων (πλεονασμάτων/ελλειμάτων) καθορίζει ο τύπος του φακέλου.

Δείτε περισσότερα εδώ

• Προμηθευτής /Υποκατάστημα : Επιλέξτε τον “προμηθευτή” από τον οποίο θα γίνει η παραλαβή των παραγγελθέντων ειδών. Με την επιλογή του προμηθευτή, ενημερώνεται αυτόματα το υποκατάστημά του (που η παραλαβή αφορά). Τα συνδεδεμένα με την παραλαβή παραστατικά (παραγγελίες, δελτίο παραλαβής αγορών), αντιστοιχούν στον επιλεγμένο προμηθευτή. Το υποκατάστημα του προμηθευτή, στα στοιχεία της παραλαβής, θα αποτελέσει κριτήριο του φίλτρου για τις εμφανιζόμενες, στη λίστα “παραστατικών αγορών”, εγγραφές, με την προϋπόθεση ότι το πεδίο  στον “τύπο παραλαβής” έχει λάβει κατάλληλη ένδειξη .

Οι παραλαβές αφορούν κυρίως σε προμηθευτές / πιστωτές, αλλά μπορούν να αναφέρονται και σε άλλες οντότητες όπως π.χ. πελάτες/χρεώστες. Το ποια οντότητα θα αφορά ο φάκελος παραλαβής εξαρτάται από τον τύπο του φακέλου που επιλέγεται.

• Μεταφορέας/Μέθοδος αποστολής :Επιλέξτε προαιρετικάτομεταφορέα του παραστατικού ή/και κάποια μέθοδο αποστολής.
• Στοιχεία παρ/κού : Πληκτρολογήστε (προαιρετικά) τον αριθμό του παραστατικού του προμηθευτή (που σας παρέδωσε τα είδη).
• Κατάσταση :Πρόκειται για την κατάσταση της παραλαβής η οποία μεταβάλλεται ανάλογα με τις ενέργειες (οριστικοποίηση καταμέτρησης, τακτοποίηση, άρνηση παραλαβής, δημιουργία επιστροφής) που εκτελούνται, κάθε φορά, από το ενεργό παράθυρο .
• Ημερομηνία ανοίγματος :Ο ρόλος του πεδίου είναι πληροφοριακός και υποδηλώνει την ημερομηνία στην οποία αρχίζει η παρακολούθηση της παραλαβής.   

Το τμήμα “Κάλυψη παραγγελίας” ενεργοποιεί δύο επιλογές, τον “τύπο κάλυψης παραγγελίας” και το “ποσοστό κάλυψης παραγγελίας”, που το Σύστημα εκμεταλλεύεται στις συγκρίσεις ποσοτήτων με παραγγελίες (Ενέργειες παραλαβής)  .

• Τύπος :Ο τύπος κάλυψης παραγγελίας ενεργοποιείται μόνο στην περίπτωση που ο “τύπος παραλαβής” προβλέπει σύγκριση με παραγγελίες . Η  παράμετρος προσδιορίζει αν η σύγκριση ποσοτήτων των παραγγελιών θα διενεργείται στη συνολική ποσότητα της παραγγελίας ή στην ποσότητα της γραμμής της παραγγελίας.     
• Ποσοστό : Πληκτρολογήστε το ποσοστό βάσει του οποίου θα εκτελεστεί η σύγκριση των ποσοτήτων της παραγγελίας αν οι παραγγελίες συμμετέχουν στη σύγκριση με “χρήση ποσοστού κάλυψης” (παράμετρος επιλεγμένη στον τύπο παραλαβής). 

Το Σύστημα εμφανίζει τα στοιχεία εταιρίας, χρήσιμα στη διαδικασία δημιουργίας των παραστατικών παραλαβής .

Συγκεκριμένα : 

• Εταιρία :Η τιμή τίθεται αυτόματα και αφορά στην εταιρία της παραλαβής, καθορισμένη στο “προφίλ χρήστη”. 
• Υποκατάστημα :Αφορά στο υποκατάστημα της επιλεγμένης εταιρίας, χρήσιμο στη δημιουργία παραστατικών παραλαβής . 
• Αποθήκη / θέση αποθήκευσης :Πρόκειται για τον αποθηκευτικό χώρο και θέση αποθήκευσης, παράμετροιπου θα χρησιμοποιηθούν κατά την παραγωγή των παραστατικών παραλαβής . 

 

Με τη δημιουργία ενός φακέλου δημιουργείται μία γραμμή φυσικής καταμέτρησης με κωδικό “1” (προσωρινά κενή περιεχομένου)

 

Σύνδεση παραστατικών

Συνδέστε τα σχετιζόμενα με το φάκελο παραλαβής παραστατικά (παραγγελίες προμηθευτή, δελτίο αποστολής από προμηθευτή) και φυσικές καταμετρήσεις.

Hσύνδεση απαιτεί τον προσδιορισμό κατάλληλου “τύπου σύνδεσης”: 

Συνδέστε την παραλαβή με την παραγγελία/παραγγελίες στον προμηθευτή. Το Σύστημα “γνωρίζει” τα παραστατικά αγοράς (παραγγελίες) του προμηθευτή της παραλαβής, “φιλτράρει” και προτείνει μόνο εκείνα που τον αφορούν για να επιλέξετε . Μετά τη σύνδεση η παραλαβή ενημερώνεται με τα είδη που έχουν συμπεριληφθεί στις γραμμές της συνδεδεμένης παραγγελίας καθώς και τις ποσότητες που αναμένονται ανά είδος.  

Η διαδικασία σύνδεσης ενός δελτίου αποστολής (προμηθευτή) στο φάκελο παραλαβής, αποτελείται από τρία βήματα . Αρχικά απαιτείται να επιλεγεί ο κατάλληλος “τύπος σύνδεσης”, το δελτίο αποστολής, ενώ στη συνέχεια, από τα επιτρεπτά παραστατικά, που το Σύστημα προτείνει, να επιλεγεί το επιθυμητό (το δελτίο αποστολής έχει καταχωριστεί στο Σύστημα σε προγενέστερο ενδεχομένως χρόνο). Το συνδεδεμένο με την παραλαβή δελτίο παραλαβής “φέρει” στην επικεφαλίδα του τον προμηθευτή της παραλαβής ενώ στις γραμμές του τα είδη που παραλήφθηκαν από τον υπεύθυνο παραλαβής.

Σημείωση :Είναι δυνατή η σύνδεση με δελτίο αποστολής και μετά την καταχώριση της φυσικής καταμέτρησης.

Καταχώριση φυσικής καταμέτρησης

Προϋπόθεση για τη σύνδεση φυσικής καταμέτρησης ή φυσικών καταμετρήσεων που αφορούν στην τρέχουσα παραλαβή με την παραλαβή αποτελεί να έχετε προβεί στην εκ των προτέρων καταχώριση των ποσοτήτων των ειδών που καταμετρήθηκαν .

• Παραλαβή: Τίθεται αυτόματα ο κωδικός παραλαβής με τον οποίο θα συνδεθεί η φυσική καταμέτρηση.
• Ημερομηνία καταμέτρησης: Πρόκειται για την ημερομηνία στα πλαίσια της οποίας θα διενεργηθεί η καταμέτρηση των ποσοτήτων.
• Αριθμός Καταμέτρησης: Αποδίδεται από το Σύστημα η αρίθμηση της επιλεγμένης καταμέτρησης.
• Χρήστης: Πρόκειται για το φυσικό πρόσωπο, το οποίο διενεργεί τη φυσική  καταμέτρηση .
• Εναλλακτικός κωδικός: Επιλέξετ τον επιθυμητό κωδικό του είδους που καταμετρείται . Με βάση τον εναλλακτικό κωδικό, ενημερώνεται το πεδίο “κωδικός είδους” και “περιγραφή είδους”.

Όπου απαιτείται συμπληρώστε :

• Παρτίδα :  Επιλέξτε την παρτίδα του επιλεγμένου είδους, σε περίπτωση είδους που διαχειρίζεται παρτίδες. Η ενεργοποίηση του πεδίου προκύπτει μόνο στην περίπτωση που το επιλεγμένο είδος παρακολουθείται κατά παρτίδες.
• Serial Number: Επιλέξετε το SN του επιλεγμένου είδους αν το είδος παρακολουθείται κατά Serial Numbers. Η ενεργοποίηση του πεδίου και εδώ προκύπτει εφόσον το επιλεγμένο είδος παρακολουθείται κατά Serial Numbers.
• Εναλλακτική Μ.Μ. : Καθορισμός της μονάδας μέτρησης. Η μονάδα μέτρησης ακολουθεί τη μονάδα μέτρησης του εναλλακτικού κωδικού, εκτός και αν ο εναλλακτικός είναι και κωδικός είδους .
• Ποσότητα εναλ. Κωδικού  : Αφορά στην καταμετρημένη ποσότητα εκφρασμένη με βάση τη Μ.Μ. του εναλλακτικού κωδικού.
• 1η Ποσότητα:  Πρόκειται για την 1η καταμετρημένη ποσότητα, με βάση τη 1η Μ.Μ. του είδους.
• 2η / 3η Ποσότητα: Αν στο είδος έχουν οριστεί περισσότερες της μίας μονάδας μέτρησης ενημερώνεται η 2η, 3η ποσότητα.
• 1ο, 2ο, 3ο χαρακτηριστικό: Αν το επιλεγμένο είδος συνοδεύουν ειδικά χαρακτηριστικά, όπως για παράδειγμα χρώμα, μέγεθος, ποιότητα, στυλ κ.λπ. τότε αυτά χρειάζεται να οριστούν στην καταμέτρηση του είδους .

Η καταχώριση μιας καταμέτρησης παραλαβής μπορεί να γίνει (πέραν του Εναλλακτικού κωδικού - που μόλις περιγράψαμε - και μέσω :

• σάρωσης: όσο σκανάρετε τους κωδικούς ειδών στην περιοχή  η εφαρμογή καταγράφει τα σκαναρίσματα και σας τα εμφανίζει στις γραμμές φυσικής καταμέτρησης καθώς και
• τρίτων εφαρμογώνπου συνεργάζονται με το “Galaxy” (οι οποίες μπορούν να ενημερώσουν τις καταμετρήσεις ενός φακέλου) 
• Galaxy Mobile – Stock Control
• Galaxy WM Διαχείριση αποθηκών

Είναι πρακτικά χρήσιμη πληροφορία στην περίπτωση που τις καταμετρήσεις του φακέλου ενημερώνουν τρίτες εφαρμογές(που συνεργάζονται με το Galaxy) όπως Galaxy Mobile – Stock Control, Galaxy WM Διαχείριση αποθηκών.

Στις λεπτομέρειες συσκευασιών ο υπεύθυνος αποθήκης μπορεί προαιρετικάνα δηλώσει λεπτομέρειες για τις συσκευασίες παραλαβής - τι τύπου συσκευασίες έχουν παραληφθεί, ποσότητες και σχόλια για τη καθεμιά (π.χ. ο αποθηκάριος καταγράφει ένα σχόλιο για το λογιστήριο – ότι παρέλαβε δύο κιβώτια, ένα εκ των οποίων παρουσιάζει πρόβλημα).

 

Μετά την καταμέτρηση ποσοτήτων ειδών στον Πίνακα Καταχωρισμένων Φυσικών Καταμετρήσεων

απεικονίζονταιστοιχεία σχετικά με τις εγγραφές καταμέτρησης που έχετε καταχωρίσει όπως για παράδειγμα ο κωδικός είδους, ο εναλλακτικός, οι ποσότητες ειδών κ.λπ. .

 

Στην περίπτωση που θέλετε να δείτε όλες τις καταχωρίσεις της φυσικής καταμέτρησης, στον πίνακα των καταχωρισμένων καταμετρήσεων, αλλά δεν είστε ο χρήστης που έκανε την καταμέτρηση ποσοτήτων, μπορείτε μέσω του πλήκτρου  στην οθόνη των φυσικών καταμετρήσεων να μεταβείτε στην οθόνη φίλτρων και να κάνετε τους κατάλληλους χειρισμούς, διαγραφή του χρήστη, ενεργοποίηση του πλήκτρου “εφαρμογή”)

Μετά τηναποθήκευση των ποσοτήτων των ειδών που καταμετρήθηκαν, ενεργοποιήστε στην οθόνη της παραλαβής το πλήκτρο “Ανανέωση”  για ενημέρωση του πλήθους γραμμών στο πεδίο “Εγγραφή” του τμήματος “Συνδεόμενα παραστατικά” .

 

Στη συνέχεια, μπορείτε να ζητήσετε :

• να οριστικοποιηθεί η καταμέτρηση
• να ενημερωθείτε για τις ποσοτικές αποκλίσεις,που η διαδικασία της σύγκρισης διαπίστωσε, εκτελώντας τις διαδικασίες Σύγκρισης
• να δημιουργηθούν τα παραστατικά για την τακτοποίηση των διαφορών των ποσοτήτων της παραλαβής
• να αρνηθείτε την παραλαβή (αν δεν ανταποκρίνονται τα παραληφθέντα)
• να δημιουργηθεί εγγραφή επιστροφής

Για κάθε μια από τις προαναφερόμενες ενέργειες διατίθεται και η αντίστοιχη αναίρεσης

Αναλυτική αναφορά στο τέλος της ενότητας

 

 

 

2^ος τρόπος υλοποίησης φακέλου παραλαβής

Ο φάκελος δημιουργείται κατά την παραλαβή, καταχωρίζεται η φυσική καταμέτρηση, (συμπληρώνεται και η ποσότητα που αναγράφει πάνω το τιμολόγιο – τιμολογημένη ποσότητα) δημιουργούνται (αυτόματα) τα δελτία προμηθευτή (τα οποία συνδέονται αυτόματα στο φάκελο) και γίνεται τακτοποίηση της αποθήκης .

Δημιουργία Φακέλου Παραλαβής

Συμπληρώστε τα βασικά στοιχεία του φακέλου παραλαβής σύμφωνα με όσα αναφέρθηκαν στον 1^ο τρόπο διαχείρισης (π.χ. τύπο φακέλου παραλαβής, προμηθευτή κ.λπ.)και μεταβείτε στην οθόνη της φυσικής καταμέτρησης.

Καταχώριση καταμέτρησης παραλαβής

Καταχωρίστε την καταμέτρηση παραλαβής

Σκανάρετε το πρώτο είδος και επαναλάβετε τη διαδικασία όσες φορές χρειαστεί μέχρι να σκανάρετε όλα τα είδη παραλαβής :

• είδος 00232|τεμάχια 5
• είδος 00233|τεμάχια 1
• είδος 00233|τεμάχια 1

Θα πρέπει να προσέξετε  :

τη συμπλήρωση της τιμολογημένης ποσότητας . Hτιμολογημένη ποσότητα - ποσότητα που αναφέρει το παραστατικό προμηθευτή (π.χ. μπορεί σε μια παραλαβή το παραστατικό προμηθευτή να αναγράφει ποσότητα “5” και ο χρήστης να έχει μετρήσει “1”) είναι αυτή που θα χρησιμοποιήσει η εφαρμογή για να δημιουργήσει το εμπορικό παραστατικό αγοράς - της οντότητας του φακέλου.

 

Πατήστε “αποθήκευση” για την αποθήκευση των ποσοτήτων των ειδών που καταμετρήθηκαν

Πατήστε το πλήκτρο “Ανανέωση”   στην οθόνη της παραλαβής για ενημέρωση του πλήθους γραμμών στο πεδίο “Εγγραφή” του τμήματος “Συνδεόμενα παραστατικά” (3 γραμμές καταμετρημένες)

Επιλέξτε “Ενέργειες” (παραλαβής) και από εκεί “Οριστικοποίηση καταμέτρησης”

Δημιουργία δελτίων από προμηθευτή

Μετά την (τελική) οριστικοποίηση,επιλέξτε “Δημιουργία παρ/κών αποστολής”

Στην οθόνη που ανοίγει,

  

επιλέξτε στο πεδίο “Τύπος” το παραστατικό που θα παραχθεί και πατήστε “Αποδοχή”

Μετά από σύντομη αναμονή, το Σύστημα θα σας πληροφορήσει ότι η διαδικασία ολοκληρώθηκε με επιτυχία (η εγγραφή αποθηκεύτηκε επιτυχώς)

Η εφαρμογή δημιουργεί (λαμβάνοντας υπόψη τις γραμμές που έχουν καταμετρηθεί) ένα παραστατικό αγοράς (Δελτίο αποστολής από Προμηθευτή) το οποίο εντάσσει (αυτόματα) στο φάκελο παραλαβής που βρίσκεστε (στο τμήμα συνδεόμενα παραστατικά)

Το παραστατικό θα έχει ως ποσότητες τις ποσότητες τιμολόγησης (και όχι ό,τι είχε καταμετρηθεί)

Αν, για παράδειγμα,καταμετρήθηκαν “2” τεμάχια του είδους “00233” και “5” τεμάχια του είδους “00232” αλλά

οι τιμολογημένες ποσότητες για τα είδη “00233” και “00232” ήταν “6” και “5” τεμάχια αντίστοιχα

το παραστατικό που η διαδικασία παρήγαγε, θα αναγράφει ποσότητα “6” τεμάχια για το είδος “00233” και “5” τεμάχια για το είδος “00232”

 

Επιπλέον, η εφαρμογή θα έχει ενημερώσει το πεδίο “Σχετικό παραστατικό” με τον αριθμό παραστατικού του προμηθευτή “3344”, δηλωμένο στο πεδίο “Στοιχεία παρ/κού” των στοιχείων παραλαβής.

 

Ανάλογη λειτουργία εκτελεί και η ενέργεια “Δημιουργία παρ/κών αποστολής από μετασχηματισμό”η οποία δημιουργεί τα αντίστοιχα παραστατικά αλλά μέσω της διαδικασίας του μετασχηματισμού. Συγκεκριμένα, αν ο φάκελος περιλαμβάνει παραγγελίες, η εργασία θα μετασχηματίσει τις παραγγελίες σε δελτία αποστολής βάσει των ποσοτήτων της καταμέτρησης.

 

 

Ενέργειες Φακέλου παραλαβής

Η εργασία αυτή επιφέρει την οριστικοποίηση των στοιχείων της φυσικής καταμέτρησης . Για να ενεργοποιηθεί η επιλογή συνίσταται να έχετε καταχωρίσει στην οθόνη της φυσικής καταμέτρησης τουλάχιστον μια γραμμή (έναν κωδικό είδους) . Αμέσως μετά το πέρας της διαδικασίας, η κατάσταση της παραλαβής μεταβάλλεται σε “Οριστικοποίηση καταμέτρησης”. Αν η καταμέτρηση έχει συνδεθεί με παραλαβή, η κατάσταση της οποίας είναι “Οριστικοποίηση καταμέτρησης”, καμία δυνατότητα επέμβασης στα στοιχεία (γραμμές) της καταμέτρησης είναι εφικτή . Με την ενέργεια της “οριστικοποίησης” ουσιαστικά κλειδώνετε την πρόσβαση στα πεδία της καταμέτρησης ώστε να κατευθύνετε το Σύστημα να προβεί στη δημιουργία επιτρεπτών παραστατικών σύμφωνα με το συνδεδεμένο, στην παραλαβή, τύπο. Για να τα ξεκλειδώσετε αρκεί να ενεργοποιήσετε την αντίστροφη ενέργεια της “οριστικοποίησης καταμέτρησης”, την “αναίρεση οριστικοποίησης”.   

Μέσω της “σύγκρισης με παραγγελίες” παρέχεται η δυνατότητα της σύγκρισης των παραγγελθέντων ποσοτήτων με την ποσότητα που πραγματικά παραλήφθηκε από τον υπεύθυνο της διαδικασίας .   

Στον πίνακα “Σύγκριση παραγγελιών με φυσικές καταμετρήσεις” απεικονίζονται στοιχεία που αφορούν στις παραγγελθείσες ποσότητες σε σχέση με τις καταμετρημένες ποσότητες . Συγκεκριμένα, εμφανίζεται ο κωδικός είδους, ο κωδικός & η περιγραφή παρτίδας, ο κωδικός S/N(αν το είδος παρακολουθείται κατά παρτίδες ή/και serialnumbers), τα χαρακτηριστικά ειδών (αν το είδος έχει τέτοια ανάλυση), οι ποσότητες ειδών (παραγγελίας & καταμέτρησης), τα αποτελέσματα της σύγκρισης (π.χ. έλλειμμα, πλεόνασμα, ευρεθείσα ποσότητα μόνο στην καταμέτρηση ή μόνο στο παραστατικό), τη διαφορά μεταξύ της καταμετρημένης και παραγγελθείσας ποσότητας, το ποσοστό κάλυψης παραγγελίας.

Πιθανά λάθη, όπως για παράδειγμα, η παραγγελθείσα ποσότητα να εμφανίζεται μόνο στην παραγγελία και όχι στην ποσότητα που καταμετρήθηκε καταγράφεται στη λίστα με ειδική ένδειξη  . Αν η εμφανιζόμενη στον πίνακα ποσότητα συναντάται μόνο στην καταμέτρηση και όχι στην παραγγελία τότε η εγγραφή “φέρει” την ένδειξη  .   Στη λίστα σύγκρισης, το έλλειμμα απεικονίζεται με  ενώ στην περίπτωση πλεονάσματος με .  Αν καμία διαφορά μεταξύ παραγγελθείσας και καταμετρημένης ποσότητας δεν παρατηρηθεί, τότε το Σύστημα το αποτυπώνει, με   .    

Στο κάτω τμήμα της οθόνης, το Σύστημα με σχετικό βοηθητικό κείμενο σας ενημερώνει για τη συνολική ποσότητα παραστατικών (παραγγελίες), για το σύνολο της ποσότητας καταμέτρησης όπως και το ποσοστό κάλυψης παραγγελίας, το οποίο προκύπτει βάσει του επιλεγμένου ποσοστού στο αντίστοιχο πεδίο της “παραλαβής” (π.χ. το σύνολο της ποσότητας των παραστατικών είναι 117 και το σύνολο της ποσότητας καταμέτρησης είναι 112 . Η ποσότητα έχει καλυφθεί 95.73% ) .

Ακριβώς η ίδια προσέγγιση με την προηγούμενη με τη μόνη διαφορά ότι η σύγκριση που προκύπτει εδώ, αφορά στις ποσότητες που πραγματικά έχουν παραληφθεί με τις ποσότητες που αναγράφονται στο παραστατικό παραλαβής προμηθευτή. Για παράδειγμα, έστω ότι έχουν παραγγελθεί 20 τεμάχια συγκεκριμένου κωδικού είδους στον προμηθευτή. Κατά την παραλαβή ο υπεύθυνος παραλαβής καταμετρά 25 τεμάχια. Το Σύστημα αποτυπώνει τα 5 επιπλέον τεμάχια, τα οποία ξεπερνούν το επίπεδο δελτίου παραλαβής προμηθευτή (20), στο πεδίο “διαφορά” της οθόνης “σύγκρισης”, με αρνητικό πρόσημο, ενώ θέτει στο πεδίο “αποτέλεσμα” της οθόνης το λεκτικό “πλεόνασμα”. Αποτυπώνει δε το μέγεθος με το σύμβολο   . Αν τώρα ο συνδεδεμένος με την παραλαβή, τύπος παραλαβής προβλέπει αποδοχή πλεονάσματος, στο πεδίο “βήματα” της οθόνης αναγράφεται το επόμενο βήμα, που αποτελεί δείκτη κατεύθυνσης, παραλαβή πλεονάσματος .     

Η εργασία συγκρίνει την ποσότητα παραλαβής με τις αρχικές ποσότητες παραγγελίας.

Μέσα από το φάκελο παραλαβής μπορείτε ενεργοποιώντας “Δημιουργία παραστατικών αποστολής” να δημιουργήσετε (με βάση τις γραμμές που έχουν καταμετρηθεί) Δελτίο αποστολής το οποίο θα συνδεθεί στο φάκελο παραλαβής ή εκτελώντας “Δημιουργία παραστατικών αποστολής (μετασχημ)”,να δημιουργήσετε Δελτίο αποστολής μετασχηματίζοντας την παραγγελία που έχετε ήδη εντάξει στα συνδεόμενα παραστατικά του φακέλου.

Με την κλήση της επιλογής ανοίγει σχετική οθόνη (δημιουργία εγγραφών) βάσει της οποίας θα δημιουργηθούν τα παραστατικά, “ελλείμματος”, “πλεονάσματος” τα οποία θα τακτοποιήσουν τις ποσοτικές διαφορές της παραλαβής, που διαπιστώνονται κατά την παραλαβή των αγοραζόμενων ειδών. Στην περίπτωση που υπάρχουν ελλείμματα στις ποσότητες των παραλαμβανόμενων ειδών, το Σύστημα θα αντιμετωπίσει τις διαφορές εκδίδοντας παραστατικά τακτοποίησης του ελλείμματος της παραλαβής, με βάση τις ποσότητες ελλείμματος όπως αυτές προκύπτουν από τη σύγκριση των ποσοτήτων που καταμετρήθηκαν και των ποσοτήτων των συνδεδεμένων παραστατικών . Ενώ με το παραστατικό “πλεονάσματος” θα τακτοποιηθούν οι πλεονασματικές ποσότητες της παραλαβής, είτε παραλαμβάνοντάς τες είτε επιστρέφοντας αυτές στον προμηθευτή της παραλαβής ανάλογα με την καθορισμένη στον τύπο παραλαβής παραμετροποίηση (επιλεγμένοι τύποι παραστατικών) . Τα παραστατικά αγοράς (ελλείμματος/ πλεονάσματος) που η διαδικασία παρήγαγε γίνονται ορατά στο τμήμα της οθόνης “Συνδεόμενα παραστατικά”, ενώ η κατάσταση της παραλαβής μεταβάλλεται σε “τακτοποιημένη”. Τα παραστατικά αυτά “φέρουν” στην επικεφαλίδα τους τον προμηθευτή της παραλαβής ενώ στις γραμμές τους τα είδη με τις ποσότητες πλεονάσματος ή ελλείμματος .  

Μπορείτε να αρνηθείτε να παραλάβετε από τον προμηθευτή σας τα παραγγελθέντα είδη . Αυτό μπορεί να συμβεί για διάφορους λόγους, όπως για παράδειγμα ο προμηθευτής δεν εκτέλεσε την παραγγελία στην προκαθορισμένη ημερομηνία (καθυστέρηση παράδοσης), ενδεχομένως η ποιότητα των παραδοθέντων κρίθηκε μη αποδεκτή σύμφωνα με την παραγγελία (ελαττωματικό προϊόν) κ.λπ. . Η ενεργοποίηση της επιλογής αυτής μεταβάλλει την κατάσταση της παραλαβής σε “Άρνηση παραλαβής” ενώ οι λοιπές διαθέσιμες ενέργειες (πλην της αναίρεσης άρνησης), τίθενται ανενεργές. Με την άρνηση παραλαβής κλείνει ο φάκελος παραλαβής, ενώ κανένα παραστατικό δε παράγεται.Μετά τη διαδικασία κλεισίματος ο φάκελος παραλαβής δεν μπορεί να προσπελαστεί .  

Με την εργασία “Δημιουργία επιστροφής” εκτελείται επιστροφή της παραλαβής ενώ παράλληλα δημιουργούνται και όλα τα απαραίτητα παραστατικά (σύμφωνα με την ισχύουσα στον τύπο παραλαβής παραμετροποίηση) με σκοπό να διορθωθούν οι διαφορές στις ποσότητες, όπως έχουν προκύψει από τη σύγκριση .  Με την κλήση της παρούσας επιλογής ανοίγει η οθόνη της “δημιουργίας εγγραφών” μέσω της οποίας θα παραχθούν τα παραστατικά επιστροφής στον προμηθευτή με βάση τις ποσότητες επιστροφής . Στην πραγματικότητα η εκτέλεση της διαδικασίας παράγει παραστατικό αγοράς (επιστροφή στον προμηθευτή), με περιεχόμενα, σε αυτό, τα είδη επιστροφής . 

Αν διαφωνείτε ως προς τα αποτελέσματα κάποιας ενέργειας, το Σύστημα σας δίνει το δικαίωμα να την αναιρέσετε . Μέσω των ενεργειών της αναίρεσης (αναίρεση οριστικοποίησης, αναίρεση τακτοποιητικής, αναίρεση άρνησης παραλαβής κ.λπ.), στην πραγματικότητα, αναιρείτε την τελευταία ενέργεια που εκτελέστηκε, ενώ αν η διαδικασία (π.χ. τακτοποιητική) έχει δημιουργήσει και παραστατικό τότε πραγματοποιείται διαγραφή του παραστατικού που παράχθηκε κατά την εκτέλεσή της. Το Σύστημα πριν τη διαγραφή προβάλλει μήνυμα επιβεβαίωσης της διαγραφής . Απα­ντήστε με “Ναι” για να ολοκληρωθεί η διαγραφή.

Μέσω της εργασίας αυτής είστε σε θέση να αναιρέσετε ανά πάσα στιγμή την οριστικοποίηση που μόλις εκτελέσατε. Με το χειρισμό αυτό η “κατάσταση” της παραλαβής περνάει σε προηγούμενο επίπεδο, από “οριστικοποίηση καταμέτρησης” στο “πρόχειρο”, ενώ μπορείτε να προχωρήσετε σε μεταβολή ή διαγραφή των στοιχείων της φυσικής καταμέτρησης (τροποποίηση καταμετρημένης ποσότητας) οποιουδήποτε κωδικού είδους που έχετε εισάγει στην οθόνη καταμέτρησης . 

Το πλήκτρο της “Αναίρεσης τακτοποιητικής” παράγει τα αντίθετα, με την “τακτοποιητική”, αποτελέσματα, διαγράφει τα παραστατικά τακτοποίησης. Η διαδικασία αναιρεί την τακτοποίηση της παραλαβής προκειμένου να προχωρήσετε σε νέα τακτοποίηση, σε μια πιθανή μεταβολή των στοιχείων της φυσικής καταμέτρησης ή/και των συνδεδεμένων στην παραλαβή παραστατικών . Στη πρώτη περίπτωση θα χρειαστεί να αρθεί και η “οριστικοποίηση φυσικής καταμέτρησης” με σκοπό την τροποποίηση των στοιχείων της. 

Πριν τη διαγραφή εμφανίζεται μήνυμα επιβεβαίωσης για τη διαγραφή των παραστατικών που η διαδικασία της “τακτοποίησης” δημιούργησε με σκοπό την τακτοποίηση της παραλαβής. Αμέσως μετά την πράξη της αναίρεσης τακτοποιητικής, το Σύστημα αφαιρεί από τη λίστα των “Συνδεόμενων παραστατικών” τα εν λόγω παραστατικά (ελλείμματος / πλεονάσματος).    

Η εργασία αυτή επιφέρει εντελώς αντίστοιχη διαχείριση με αυτή που αναλύθηκε στις προηγούμενες επιλογές, άρει δηλαδή την “άρνηση παραλαβής” .

Το παραστατικό επιστροφής στον προμηθευτή, το οποίο δημιουργήθηκε με την εκτέλεση της διαδικασίας “Δημιουργία επιστροφής” (σύμφωνα πάντα με τις ρυθμίσεις του τύπου παραλαβής) διαγράφεται . Πριν εκτελεστεί η διαγραφή, το Σύστημα εμφανίζει σχετικό μήνυμα επιβεβαίωσης για τη διαγραφή του συνδεδεμένου, στην παραλαβή, παραστατικού . Με την ενέργεια της διαγραφής το παραστατικό εξαφανίζεται από τις γραμμές των συνδεόμενων παραστατικών του φακέλου παραλαβής.

Λίστα παραλαβών

Στη Λίστα φακέλων παραλαβής κάθε φάκελος εμφανίζεται με τα βασικά του στοιχεία π.χ. κωδικό, περιγραφή, κατάσταση, τύπο, συναλλασσόμενο αλλά και με άλλες πληροφορίες που αφορούν στον αριθμό των συνδεδεμένων παραστατικών αγορών, παραγγελιών αγορών και καταμετρήσεων του φακέλου παραλαβής.

Από τις “Ενέργειες” της λίστας υπάρχει η δυνατότητα της Μαζικής δημιουργίας παραστατικών αγορών με σύνδεση με παραγγελίες (με ή χωρίς μετασχηματισμό). Μπορείτε δηλαδή να επιλέξετε φακέλους στους οποίους η καταμέτρηση έχει οριστικοποιηθεί και να προχωρήσετε σε μαζική δημιουργία δελτίων ή μαζική δημιουργία δελτίων από μετασχηματισμό.