Εισαγωγή

Η διαχείριση των παραλαβών (ποσοτικός έλεγχος των παραγγελθέντων ειδών από τους προμηθευτές μιας επιχειρηματικής μονάδας με σκοπό την επιβεβαίωση ορθότητας των αποστολών προμηθευτών σε σχέση με τις αντίστοιχες παραγγελίες) αναπτύσσεται σε μια ξεχωριστά ευέλικτη ενότητα του Galaxy, τις “Παραλαβές”, η οποία καλείται από αντίστοιχη επιλογή της “Εμπορικής διαχείρισης”.

Το κύκλωμα των παραλαβών παρέχει δύο τρόπους διαχείρισης.

Στον πρώτο τρόπο διαχείρισης, για κάθε παραλαβή δημιουργείται ένας φάκελος παραλαβής στον οποίο συνδέονται τα παραστατικά του προμηθευτή(παραγγελίες προμηθευτή, δελτίο αποστολής από προμηθευτή), γίνεται καταχώριση της φυσικής καταμέτρησης (μέτρηση που διενεργεί ο αποθηκάριος) και δημιουργούνται τα απαραίτητα παραστατικά των αποκλίσεων - αν προκύψουν - (απόκλιση μεταξύ παραλαβής και παραστατικού προμηθευτή) για τη σωστή τακτοποίηση των αποθεμάτων.

Στο δεύτερο τρόπο διαχείρισης,η δημιουργία ενός φακέλου παραλαβής αρχίζει, κατά κάποιον τρόπο αντίστροφα, μέσα από το ίδιο το κύκλωμα των παραλαβών. Ο αποθηκάριος ανοίγει το φάκελο, ξεκινάει την παραλαβή (φυσική καταμέτρηση) των ειδών, επιλέγει την παραγγελία στο φάκελο (σε περίπτωση σύγκρισης με παραγγελία) και με βάση την καταμέτρηση δημιουργούνται τα παραστατικά προμηθευτή (είτε με μετασχηματισμό παραγγελίας είτε χωρίς).

Συνοψίζοντας τα παραπάνω, η διαδικασία παραλαβής στον πρώτο τρόπο ξεκινά από το εμπορικό τμήμα της επιχείρησης, που προγραμματίζει παραλαβές με τους προμηθευτές (γνωρίζει τι θα παραλάβει, ποια παραγγελία από ποιον προμηθευτή) καταχωρίζει το παραστατικό αγοράς και το συγκρίνει με τη φυσική καταμέτρηση του αποθηκάριου, ενώ στο δεύτερο ο αποθηκάριος δημιουργεί το φάκελο παραλαβής,  διενεργεί καταμέτρηση,  επιλέγει την παραγγελία και το λογιστήριο έρχεται να ελέγξει την εγκυρότητα όσων έχουν γίνει, τις καταχωρίσεις δηλαδή σε σχέση με τα παραστατικά που δημιουργήθηκαν.

Δείτε αναλυτικά τα βήματα υλοποίησης

1ος τρόπος υλοποίησης φακέλου παραλαβής

• Καταχωρίστε τον τύπο παραλαβής (Πίνακες |Οργάνωση εμπορικής διαχείρισης) που θα χρησιμοποιηθεί στην παραλαβή  (δημιουργήστε τους ενδεδειγμένους τύπους παραλαβών σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησης)
• Καταχωρίστε παραγγελία αγορών στον προμηθευτή της παραλαβής
• Καταχωρίστε το συνοδευτικό παραστατικό του προμηθευτή της παραλαβής (δελτίο αποστολής)

Στη συνέχεια,

• Ανοίξτε το φάκελο
• Συνδέστε πάνω του τα παραστατικά παραγγελίας (εφόσον το προβλέπει ο τύπος) και παραστατικά προμηθευτή
• Καταχωρίστε την καταμέτρηση
• Συγκρίνετε την καταμέτρηση με βάση τα δελτία

Δημιουργία Φακέλου Παραλαβής

Συμπληρώστε κατάλληλα τα πεδία :

• Κωδικός : Πληκτρολογήστε επιτόπου τον κωδικό του φακέλου. Καθορίζοντας μάσκα κωδικού στις “Γενικές ρυθμίσεις” της εφαρμογής,

ο κωδικός της παραλαβής θα προτείνεται αυτόματα.

• Περιγραφή : Ο φάκελος ενημερώνεται αυτόματα από το Σύστημα μετά την επιλογή του προμηθευτή καιέχει ως “περιγραφή” την επωνυμία προμηθευτή, την οποία μπορείτε, αν θέλετε, να αλλάξετε.
• Τύπος παραλαβής : Τη συμπεριφορά του φακέλου παραλαβής, αν δηλαδή θα απαιτείται παραγγελία, αν θα δημιουργούνται παραστατικά και ποια παραστατικά σε περιπτώσεις αποκλίσεων (πλεονασμάτων/ελλειμάτων) καθορίζει ο τύπος του φακέλου.

Δείτε περισσότερα εδώ

• Προμηθευτής /Υποκατάστημα : Επιλέξτε τον “προμηθευτή” από τον οποίο θα γίνει η παραλαβή των παραγγελθέντων ειδών. Με την επιλογή του προμηθευτή, ενημερώνεται αυτόματα το υποκατάστημά του (που η παραλαβή αφορά). Τα συνδεδεμένα με την παραλαβή παραστατικά (παραγγελίες, δελτίο παραλαβής αγορών), αντιστοιχούν στον επιλεγμένο προμηθευτή. Το υποκατάστημα του προμηθευτή, στα στοιχεία της παραλαβής, θα αποτελέσει κριτήριο του φίλτρου για τις εμφανιζόμενες, στη λίστα “παραστατικών αγορών”, εγγραφές, με την προϋπόθεση ότι το πεδίο  στον “τύπο παραλαβής” έχει λάβει κατάλληλη ένδειξη .

Οι παραλαβές αφορούν κυρίως σε προμηθευτές / πιστωτές, αλλά μπορούν να αναφέρονται και σε άλλες οντότητες όπως π.χ. πελάτες/χρεώστες. Το ποια οντότητα θα αφορά ο φάκελος παραλαβής εξαρτάται από τον τύπο του φακέλου που επιλέγεται.

• Μεταφορέας/Μέθοδος αποστολής :Επιλέξτε προαιρετικάτομεταφορέα του παραστατικού ή/και κάποια μέθοδο αποστολής.
• Στοιχεία παρ/κού : Πληκτρολογήστε (προαιρετικά) τον αριθμό του παραστατικού του προμηθευτή (που σας παρέδωσε τα είδη).
• Κατάσταση :Πρόκειται για την κατάσταση της παραλαβής η οποία μεταβάλλεται ανάλογα με τις ενέργειες (οριστικοποίηση καταμέτρησης, τακτοποίηση, άρνηση παραλαβής, δημιουργία επιστροφής) που εκτελούνται, κάθε φορά, από το ενεργό παράθυρο .
• Ημερομηνία ανοίγματος :Ο ρόλος του πεδίου είναι πληροφοριακός και υποδηλώνει την ημερομηνία στην οποία αρχίζει η παρακολούθηση της παραλαβής.   

Το τμήμα “Κάλυψη παραγγελίας” ενεργοποιεί δύο επιλογές, τον “τύπο κάλυψης παραγγελίας” και το “ποσοστό κάλυψης παραγγελίας”, που το Σύστημα εκμεταλλεύεται στις συγκρίσεις ποσοτήτων με παραγγελίες (Ενέργειες παραλαβής)  .

• Τύπος :Ο τύπος κάλυψης παραγγελίας ενεργοποιείται μόνο στην περίπτωση που ο “τύπος παραλαβής” προβλέπει σύγκριση με παραγγελίες . Η  παράμετρος προσδιορίζει αν η σύγκριση ποσοτήτων των παραγγελιών θα διενεργείται στη συνολική ποσότητα της παραγγελίας ή στην ποσότητα της γραμμής της παραγγελίας.     
• Ποσοστό : Πληκτρολογήστε το ποσοστό βάσει του οποίου θα εκτελεστεί η σύγκριση των ποσοτήτων της παραγγελίας αν οι παραγγελίες συμμετέχουν στη σύγκριση με “χρήση ποσοστού κάλυψης” (παράμετρος επιλεγμένη στον τύπο παραλαβής). 

Το Σύστημα εμφανίζει τα στοιχεία εταιρίας, χρήσιμα στη διαδικασία δημιουργίας των παραστατικών παραλαβής .

Συγκεκριμένα : 

• Εταιρία :Η τιμή τίθεται αυτόματα και αφορά στην εταιρία της παραλαβής, καθορισμένη στο “προφίλ χρήστη”. 
• Υποκατάστημα :Αφορά στο υποκατάστημα της επιλεγμένης εταιρίας, χρήσιμο στη δημιουργία παραστατικών παραλαβής . 
• Αποθήκη / θέση αποθήκευσης :Πρόκειται για τον αποθηκευτικό χώρο και θέση αποθήκευσης, παράμετροιπου θα χρησιμοποιηθούν κατά την παραγωγή των παραστατικών παραλαβής . 

Με τη δημιουργία ενός φακέλου δημιουργείται μία γραμμή φυσικής καταμέτρησης με κωδικό “1” (προσωρινά κενή περιεχομένου)

Σύνδεση παραστατικών

Συνδέστε τα σχετιζόμενα με το φάκελο παραλαβής παραστατικά (παραγγελίες προμηθευτή, δελτίο αποστολής από προμηθευτή) και φυσικές καταμετρήσεις.

Hσύνδεση απαιτεί τον προσδιορισμό κατάλληλου “τύπου σύνδεσης”: 

Συνδέστε την παραλαβή με την παραγγελία/παραγγελίες στον προμηθευτή. Το Σύστημα “γνωρίζει” τα παραστατικά αγοράς (παραγγελίες) του προμηθευτή της παραλαβής, “φιλτράρει” και προτείνει μόνο εκείνα που τον αφορούν για να επιλέξετε . Μετά τη σύνδεση η παραλαβή ενημερώνεται με τα είδη που έχουν συμπεριληφθεί στις γραμμές της συνδεδεμένης παραγγελίας καθώς και τις ποσότητες που αναμένονται ανά είδος.  

Η διαδικασία σύνδεσης ενός δελτίου αποστολής (προμηθευτή) στο φάκελο παραλαβής, αποτελείται από τρία βήματα . Αρχικά απαιτείται να επιλεγεί ο κατάλληλος “τύπος σύνδεσης”, το δελτίο αποστολής, ενώ στη συνέχεια, από τα επιτρεπτά παραστατικά, που το Σύστημα προτείνει, να επιλεγεί το επιθυμητό (το δελτίο αποστολής έχει καταχωριστεί στο Σύστημα σε προγενέστερο ενδεχομένως χρόνο). Το συνδεδεμένο με την παραλαβή δελτίο παραλαβής “φέρει” στην επικεφαλίδα του τον προμηθευτή της παραλαβής ενώ στις γραμμές του τα είδη που παραλήφθηκαν από τον υπεύθυνο παραλαβής.

Σημείωση :Είναι δυνατή η σύνδεση με δελτίο αποστολής και μετά την καταχώριση της φυσικής καταμέτρησης.

Καταχώριση φυσικής καταμέτρησης

Προϋπόθεση για τη σύνδεση φυσικής καταμέτρησης ή φυσικών καταμετρήσεων που αφορούν στην τρέχουσα παραλαβή με την παραλαβή αποτελεί να έχετε προβεί στην εκ των προτέρων καταχώριση των ποσοτήτων των ειδών που καταμετρήθηκαν .

• Παραλαβή: Τίθεται αυτόματα ο κωδικός παραλαβής με τον οποίο θα συνδεθεί η φυσική καταμέτρηση.
• Ημερομηνία καταμέτρησης: Πρόκειται για την ημερομηνία στα πλαίσια της οποίας θα διενεργηθεί η καταμέτρηση των ποσοτήτων.
• Αριθμός Καταμέτρησης: Αποδίδεται από το Σύστημα η αρίθμηση της επιλεγμένης καταμέτρησης.
• Χρήστης: Πρόκειται για το φυσικό πρόσωπο, το οποίο διενεργεί τη φυσική  καταμέτρηση .
• Εναλλακτικός κωδικός: Επιλέξετ τον επιθυμητό κωδικό του είδους που καταμετρείται . Με βάση τον εναλλακτικό κωδικό, ενημερώνεται το πεδίο “κωδικός είδους” και “περιγραφή είδους”.

Όπου απαιτείται συμπληρώστε :

• Παρτίδα :  Επιλέξτε την παρτίδα του επιλεγμένου είδους, σε περίπτωση είδους που διαχειρίζεται παρτίδες. Η ενεργοποίηση του πεδίου προκύπτει μόνο στην περίπτωση που το επιλεγμένο είδος παρακολουθείται κατά παρτίδες.
• Serial Number: Επιλέξετε το SN του επιλεγμένου είδους αν το είδος παρακολουθείται κατά Serial Numbers. Η ενεργοποίηση του πεδίου και εδώ προκύπτει εφόσον το επιλεγμένο είδος παρακολουθείται κατά Serial Numbers.
• Εναλλακτική Μ.Μ. : Καθορισμός της μονάδας μέτρησης. Η μονάδα μέτρησης ακολουθεί τη μονάδα μέτρησης του εναλλακτικού κωδικού, εκτός και αν ο εναλλακτικός είναι και κωδικός είδους .
• Ποσότητα εναλ. Κωδικού  : Αφορά στην καταμετρημένη ποσότητα εκφρασμένη με βάση τη Μ.Μ. του εναλλακτικού κωδικού.
• 1η Ποσότητα:  Πρόκειται για την 1η καταμετρημένη ποσότητα, με βάση τη 1η Μ.Μ. του είδους.
• 2η / 3η Ποσότητα: Αν στο είδος έχουν οριστεί περισσότερες της μίας μονάδας μέτρησης ενημερώνεται η 2η, 3η ποσότητα.
• 1ο, 2ο, 3ο χαρακτηριστικό: Αν το επιλεγμένο είδος συνοδεύουν ειδικά χαρακτηριστικά, όπως για παράδειγμα χρώμα, μέγεθος, ποιότητα, στυλ κ.λπ. τότε αυτά χρειάζεται να οριστούν στην καταμέτρηση του είδους .

Η καταχώριση μιας καταμέτρησης παραλαβής μπορεί να γίνει (πέραν του Εναλλακτικού κωδικού - που μόλις περιγράψαμε - και μέσω :

• σάρωσης: όσο σκανάρετε τους κωδικούς ειδών στην περιοχή  η εφαρμογή καταγράφει τα σκαναρίσματα και σας τα εμφανίζει στις γραμμές φυσικής καταμέτρησης καθώς και
• τρίτων εφαρμογώνπου συνεργάζονται με το “Galaxy” (οι οποίες μπορούν να ενημερώσουν τις καταμετρήσεις ενός φακέλου) 
• Galaxy Mobile – Stock Control
• Galaxy WM Διαχείριση αποθηκών

Είναι πρακτικά χρήσιμη πληροφορία στην περίπτωση που τις καταμετρήσεις του φακέλου ενημερώνουν τρίτες εφαρμογές(που συνεργάζονται με το Galaxy) όπως Galaxy Mobile – Stock Control, Galaxy WM Διαχείριση αποθηκών.

Στις λεπτομέρειες συσκευασιών ο υπεύθυνος αποθήκης μπορεί προαιρετικάνα δηλώσει λεπτομέρειες για τις συσκευασίες παραλαβής - τι τύπου συσκευασίες έχουν παραληφθεί, ποσότητες και σχόλια για τη καθεμιά (π.χ. ο αποθηκάριος καταγράφει ένα σχόλιο για το λογιστήριο – ότι παρέλαβε δύο κιβώτια, ένα εκ των οποίων παρουσιάζει πρόβλημα).