Εισαγωγή

Ένας από τους τρόπους διαβίβασης των ηλεκτρονικών τιμολογίων στην πλατφόρμα mydata είναι μέσω παρόχων Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης.

Με τον όρο πάροχος ηλεκτρονικής έκδοσης παραστατικών πωλήσεων νοείται η οντότητα η οποία κατόπιν εντολής άλλης οντότητας (υπόχρεη οντότητα), εκδίδει και διαβιβάζει με τη χρήση ηλεκτρονικών μέσων και σύμφωνα με τις διατάξεις της εκάστοτε ισχύουσας νομοθεσίας, παραστατικά για λογαριασμό της υπόχρεης οντότητας.

Η εφαρμογή, εναρμονισμένη πλήρως με τις επιταγές της ΑΑΔΕ, προσφέρει τη λειτουργία της ηλεκτρονικής τιμολόγησης μέσω του παρόχου “Epsilon Digital”.

Λειτουργία παρόχου Epsilon Digital

• Ο πάροχος με την έκδοση των παραστατικών αναλαμβάνει τη διαβίβασή τους στην πλατφόρμα mydata σε πραγματικό χρόνο. Διαβιβάζει παραστατικά εσόδων ΑΑΔΕ (Συνόψεις).

ΣΗΜΕΙΩΣΗ

• Ο πάροχος αποστέλλει στα ηλεκτρονικά βιβλία της ΑΑΔΕ τις συνόψεις και όχι το χαρακτηρισμό των συναλλαγών. Για να διαβιβαστούν οι χαρακτηρισμοί στη myData πλατφόρμα, θα πρέπει τα παραστατικά (που έχουν υποβληθεί μέσω παρόχου στην ΑΑΔΕ) να αποσταλούν στα e-books, ακολουθώντας τις γνωστές μέχρι στιγμής διαδικασίες, και οι χαρακτηρισμοί να υποβληθούν από τα e-books.

• Κάθε εκδοθέν παραστατικό τίθεται στη διάθεση του λήπτη σε ηλεκτρονική μορφή με χρήση υποδομών του παρόχου, καθώς και σε εκτυπώσιμη μορφή, εφόσον ζητηθεί.
• Ο πάροχος ετοιμάζει τα ηλεκτρονικά Παραστατικά σύμφωνα με τις προδιαγραφές Core Invoice Usage Specification (CIUS) του EN 16931. Κάθε έγγραφο που συμμορφώνεται με αυτήν την προδιαγραφή συμμορφώνεται επίσης με το Ευρωπαϊκό Πρότυπο (EN 16931).

Εγκατάσταση της νέας έκδοσης SFP

Μετά την εκτέλεση του sfp_2_Setup_release.msi εγκαθίσταται ο “Singular Fiscal Processor” (έκδοση CD.6.2.0.395 ή μεταγενέστερη).

Παραμετροποίηση SFP

Για να μπορέσει να λειτουργήσει με επιτυχία ο πάροχος Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, η παραμετροποίηση του Φορολογικού Συστήματος είναι ένα από τα απαιτούμενα.

Για την παραμετροποίηση του φορολογικού συστήματος (SFP) θα χρειαστεί να εκτελέσετε συγκεκριμένες ενέργειες από την οθόνη “Ρυθμίσεις” του Φορολογικού Συστήματος.

Λεπτομέρειες για την Παραμετροποίηση SFP θα βρείτε στην ενότητα “Σήμανση μέσω παρόχου Ηλεκτρονικής έκδοσης στοιχείων Epsilon Digital”.

Προαπαιτούμενο

Η παραμετροποίηση των ηλεκτρονικών βιβλίων αποτελεί τη βάση, πάνω στην οποία θα στηριχτεί η παραμετροποίηση του παρόχου. Κατά συνέπεια, προαπαιτείται η παραμετροποίηση των ηλεκτρονικών βιβλίων της παραμετροποίησης του παρόχου.

Η παραμετροποίηση των e-books αναλύεται στην ενότητα Διαχείριση και αποστολή των συναλλαγών της επιχείρησης στην υπηρεσία SingularLogic e-books

Παραμετροποίηση στην εφαρμογή

Για να τεθούν σε λειτουργία οι υπηρεσίες παρόχου απαιτείται ο καθορισμός παραμετροποίησης σε κάθε σχετική οντότητα της εφαρμογής.

Ηλεκτρονικά Βιβλία/Πάροχος ηλ/νικής τιμολόγησης

Παραμετροποίηση |Οργάνωση λειτουργίας | Κανόνες λειτουργίας |Ηλεκτρονικά Βιβλία/ Πάροχος ηλ/νικής τιμολόγησης

Συμπληρώστε στο τμήμα “Υποβολή στον Πάροχο ηλ/νικής τιμολόγησης” της σελίδας “Ηλεκτρονικά Βιβλία/Πάροχος ηλ/νικής τιμολόγησης” της “Διαχείρισης παραμέτρων” κατάλληλα τα πεδία:

• Σύνδεση : για την ενεργοποίηση των υπηρεσιών παρόχου θέστε ένδειξη στο πεδίο “Σύνδεση”.
• Ημ/νία έναρξης σύνδεσης : δώστε την ημερομηνία έναρξης ενεργοποίησης των Υπηρεσιών Παρόχου. Για παράδειγμα αν δηλώσετε την 20^η Μαϊου ως ημερομηνία αναφοράς και την 1^η Ιουνίου ως ημερομηνία αποκλειστικής χρήσης θα μπορείτε μέσα στο διάστημα 20/5 - 31/5 να προχωρήσετε στη διαβίβαση παραστατικών πώλησης είτε απευθείας μέσω της πλατφορμας e-book είτε μέσω παρόχου.
• Ημ/νία αποκλειστικής ένταξης : συνεχίζοντας το παράδειγμα αν επιλεγεί ως ημερομηνία αποκλειστικής χρήσης η 1^η Ιουνίου, από την ημερομηνία αυτή και προς τα εμπρός ο μόνος τρόπος διαβίβασης των παραστατικών πώλησης της επιχείρησης στην πλατφόρμα myData γίνεται μέσω παρόχου (χρησιμοποιούνται αποκλειστικά οι υπηρεσίες παρόχου).
• Χρήση παρόχου : προσδιορίστε ποια τιμολόγια πώλησης/παραστατικά εσόδου θα αποστέλλονται στον πάροχο :
  • Χονδρική/ Λιανική (με τύπο 1.1 ως και 11.5)
  • Λιανική (με τύπο 11.1 ως και 11.5)
  • Χονδρική (με τύπο 1.1 ως και 8.2)
• Κλειδί συνδρομής Παρόχου : καταχωρίστε τις πληροφορίες σύνδεσης που αφορούν στη συνδρομή σας στον Πάροχο - το μοναδικό κλειδί αυθεντικοποίησης (που αντιστοιχεί στη συνδρομή σας) αποκτάται από την Epsilon με την κατάρτιση της σύμβασης για την ενεργοποίηση του παρόχου

Συντελεστές ΦΠΑ

Παραμετροποίηση | Οργάνωση λειτουργίας | Γενικές πληροφορίες | Κρατήσεις - Επιβαρύνσεις |Συντελεστές Φ.Π.Α.

Συμπληρώσετε τις αντιστοιχίσεις μεταξύ των συντελεστών Φ.Π.Α. της εφαρμογής με τους συντελεστές Φ.Π.Α. της ΑΑΔΕ (νέο πεδίο “Συντελεστής ΦΠΑ Ηλεκτρονικών Βιβλίων” στον υφιστάμενο πίνακα).

Αντιστοιχίστε δηλαδή κάθε συντελεστή Φ.Π.Α. της εφαρμογής με την κατηγορία που ορίζει η ΑΑΔΕ, επιλέγοντας από τη λίστα :

• Υψηλός
• Μειωμένος υψηλός
• Μεσαίος
• Μειωμένος μεσαίος
• Χαμηλός
• Μειωμένος χαμηλός
• Μηδενικός

Σειρές Παραστατικών

Καλέστε Σειρές παραστατικών (Παραμετροποίηση | Εμπορική διαχείριση | Πωλήσεις - Διανομές | Παραστατικά | Σειρές παρ/κών)

• Επιλέξτε σε όσες σειρές παραστατικών θέλετε να ενεργοποιήσετε τις υπηρεσίες παρόχου :
• τον “Πάροχο ηλ. Τιμολόγησης” στο πεδίο “Σύστημα Υποβολής”
• τις Παραμέτρους εκτύπωσης
  • τον εκτυπωτή που έχει δημιουργηθεί στις Ρυθμίσεις Φορολογικού Συστήματος για τον πάροχο ώστε να προτείνεται κατά την εκτύπωση (φυσικός εκτυπωτής Fiscal - για εκτύπωση σε χαρτί ή SingularLogic PDF Printer Fiscal).

Σημείωση : Δεν υποστηρίζονται Dot matrix εκτυπωτές

• τη φόρμα εκτύπωσης (Laser φόρμα εκτύπωσης πωλήσεων/αγορών)

και

• Δηλώστε τα χαρακτηριστικά QR Code (που θα χρησιμοποιηθούν για την εκτύπωση του QR Code στο pdf του παρόχου) :

• τη θέση του QR Code επί της εκτύπωσης και
• το μέγεθος που θα έχει

Λεπτομερής αναφορά στο άρθρο : Υποστήριξη της απόφασης Α 1024/2020 της ΑΑΔΕ για την απεικόνιση QR code στα παραστατικά που εκδίδονται με τη χρήση Φ.Η.Μ. 

Αποστολή μηνυμάτων (email) από τον πάροχο

Για κάθε εκδιδόμενο παραστατικό μπορεί να γίνει αποστολή μηνυμάτων (Email) από τον πάροχο στις οντότητες του παραστατικού.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Τα πρότυπα Email σχεδιάζονται στο περιβάλλον του παρόχου και έχουν συγκριμένη δομή. Στο εσωτερικό του προτύπου συμπληρώνεται μια σειρά από στοιχεία (σταθερά) .

Παραμετροποίηση πελάτη για ενημέρωση από πάροχο

Για να αποσταλούν τα μηνύματα από τον πάροχο στον πελάτη θα πρέπει στα στοιχεία πελάτη να συμπληρωθεί ένα έγκυρο email της εταιρίας - πελάτη σας.

Έκδοση και διαβίβαση παραστατικού με τον Πάροχο Epsilon Digital

Η διαδικασία διαβίβασης του ηλεκτρονικού τιμολογίου απαιτεί μια σειρά βημάτων, τα οποία παραθέτουμε:

Καταχώριση Παραστατικού Πώλησης

• Προχωρήστε σε καταχώριση παραστατικού με σειρά για πάροχο (έστω π.χ. το GΡR00000105)
• Επιλέξτε τον πελάτη του παραστατικού στον οποίο έχετε δηλώσει το “email αποστολής” (για αποστολή μηνυμάτων από τον πάροχο)
• Επιλέξτε τρόπο πληρωμή σύμφωνα με την κωδικοποίηση της ΑΑΔΕ (αν δεν υπάρχει ορισμένος κωδικός ΑΑΔΕ για τρόπο πληρωμής ούτε στη συμφωνία πληρωμής ούτε στη σειρά – με λογαριασμό εξόφλησης - τίθεται επί πιστώσει)
• Καταχωρίστε τα είδη του παραστατικού στην περιοχή των γραμμών του παραστατικού
• Πατήστε “Αποθήκευση”

• Πατήστε το πλήκτρο “Εκτέλεση εκτύπωσης” στην οθόνη της “Εκτύπωσης αναφοράς” για την υποβολή των δεδομένων της σύνοψης στον πάροχο

Μόλις ενεργοποιηθεί εκτύπωση

• Ανοίγει το κανάλι επικοινωνίας με τον πάροχο
• Διαβιβάζεται το παραστατικό στον πάροχο από την εφαρμογή (με τη συνδρομή του SFP)

ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Μετά την εκτύπωση του παραστατικού και την αποστολή του στον πάροχο το παραστατικό δεν είναι δεκτικό επέμβασης – ΔΕΝ διαγράφεται ή ακυρώνεται. Έκδοση πιστωτικού αντί ακυρωτικού

• Ο πάροχος διαβιβάζει το παραστατικό αυτόματα με την έκδοσή του στην πλατφόρμα mydata της ΑΑΔΕ και παίρνει σήμανση για αυτό

ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Μετά τη διαβίβαση δεδομένων στην πλατφόρμα myData, μπορείτε να πάρετε πληροφορίες σχετικές με το Mark υποβολής από την ΑΑΔΕ, την Κατάσταση υποβολής myDATA (π.χ. επιτυχής υποβολή), το Σύστημα υποβολής (πάροχος ηλ/νικής τιμολόγησης), ενεργοποιώντας τα “Πλήρη στοιχεία” του παραστατικού .

• O πάροχος επιστρέφει τα στοιχεία της σήμανσης (MARK) στο ERP
• Παράγεται το pdf του παραστατικού, στο οποίο συμμετέχουν όλα τα στοιχεία της σήμανσης, στο ERP
• Το παραγόμενο pdf αποστέλλεται στον πάροχο μαζί με τα στοιχεία Mark & UID

Πότε ενημερώνεται ο Κωδικός Ετεροχρονισμένης υποβολής

Αν η επικοινωνία μεταξύ παρόχου και υπόχρεης οντότητας δεν επιτευχθεί (εξαιτίας π.χ. της ανενεργής σύνδεσης στο διαδίκτυο, διακοπής ρεύματος, myData εκτός λειτουργίας) τότε εμφανίζεται ο διάλογος της ετεροχρονισμένης διαβίβασης, πατώντας “Εκτύπωση” μαρκάρεται το πεδίο του παραστατικού ως “Ετεροχρονισμένη διαβίβαση” και είναι διαθέσιμο στο χρήστη προς  εκτύπωση,  προκειμένου να υποβληθεί σωστά, (αλλά ετεροχρονισμένα), στον πάροχο.

Ποιες διαδικασίες για Πάροχο /Ηλ/νική τιμολόγηση γίνονται διαθέσιμες από τις “Ενέργειες” της λίστας

Επιλέγοντας το επιθυμητό παραστατικό, κάνοντας δεξί κλικ επί του παραστατικού και καλώντας “Ενέργειες” εμφανίζονται οι διαθέσιμες για πάροχο /ηλ/νική τιμολόγηση διαδικασίες :

• Ιστορικό επικοινωνίας με Πάροχο Ηλ/νική τιμολόγηση
• Ενημέρωση Κατάστασης Συγχρονισμού με Πάροχο Ηλ/νική τιμολόγηση
• Εικόνα αρχειοθετημένου Παραστατικού

ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Εκτός από τις λίστες παραστατικών όλες οι ενέργειες για Πάροχο/Ηλ/νική τιμολόγηση καλούνται και από το εσωτερικό των παραστατικών .

Ιστορικό επικοινωνίας με πάροχο /Ηλ/νική τιμολόγηση (σε επίπεδο παραστατικού)

Στην οθόνη του ιστορικού επικοινωνίας με πάροχο προβάλλονται τα στοιχεία του παραστατικού - σειρά με την οποία αυτό είναι συνδεδεμένο, αριθμός παραστατικού, ημερομηνία καταχώρισης, ημερομηνία και ώρα αποστολής στον πάροχο, κατάσταση υποβολής. Αν η διαβίβαση ολοκληρώθηκε επιτυχώς η κατάσταση ενημερώνεται με το λεκτικό “Αρχειοθετήθηκε” και η περιγραφή με “Ολοκληρωμένη διαβίβαση”

Αν η αποστολή του δεν ολοκληρωθεί με απόλυτη επιτυχία, τότε στην οθόνη του “Ιστορικού επικοινωνίας με Πάροχο/Ηλ/νική τιμολόγηση” καταγράφεται ποιο ήταν το λάθος που οδήγησε στη “μη” διαβίβασή του.

Συνεπώς, η αποστολή ή “μη” του παραστατικού στον πάροχο αποτυπώνεται στο Ιστορικό επικοινωνίας με πάροχο.

Ενημέρωση Κατάστασης συγχρονισμού με Πάροχο/Ηλ/νική τιμολόγηση (ανά παραστατικό)

Σε περίπτωση που το pdf αρχείο έχει διαβιβαστεί στον πάροχο αλλά το παραστατικό στο ERP ΔΕΝ έχει, για κάποιο λόγο, ενημερωθεί με τον Μοναδικό Αριθμό Καταχώρισης (Μ.ΑΡ.Κ.) και την Κατάσταση υποβολής (υποβλήθηκε επιτυχώς), τότε ενεργοποιώντας “Ενημέρωση Κατάστασης συγχρονισμού με Πάροχο/Ηλ/νική τιμολόγηση” το παραστατικό λαμβάνει αυτόματα τον Μ.ΑΡ.Κ. υποβολής, ενώ η κατάσταση από “Δεν έχει υποβληθεί” αλλάζει σε “Επιτυχής υποβολή”.

Ενημέρωση Κατάστασης συγχρονισμού με Πάροχο/Ηλ/νική τιμολόγηση (μαζικά)

Κατ’ αντιστοιχία, με την επιλογή “Ενημέρωση Κατάστασης συγχρονισμού με Πάροχο /Ηλ/νική τιμολόγηση” μπορείτε να δηλώσετε ένα σύνολο παραστατικών από τη λίστα και να τα ενημερώσετε μαζικά (ταυτόχρονη αλλαγή των τιμών των εγγραφών) .

Εικόνα αρχειοθετημένου Παραστατικού

Πατώντας την επιλογή “Εικόνα αρχειοθετημένου Παραστατικού”,

μεταβαίνετε στο περιβάλλον του παρόχου όπου εμφανίζεται το pdf του τιμολογίου

Με το σκανάρισμα του QRcode (το οποίο φέρει το ψηφιακό τιμολόγιο με το url παρόχου), μπορείτε να μεταβείτε απευθείας στην πλατφόρμα της Epsilon με σκοπό να δείτε τα ηλεκτρονικά παραστατικά.

Περιήγηση στο περιβάλλον του παρόχου

Δείτε εδώ σε ποιες πληροφορίες/ενέργειες/ειδικούς συνδέσμους (links) έχετε πρόσβαση κατά την περιήγηση στην πλατφόρμα της Epsilon .

Δημιουργία όψης παραστατικών παρόχου στη Λίστα εργασιών

Μια δυνατότητα που αξίζει να αναφερθεί είναι η δημιουργίας όψης λίστας όπου με τη χρήση κατάλληλου φίλτρου εμφανίζονται στη λίστα διαχείρισης παραστατικών (πωλήσεων / αγορών) τα παραστατικά παρόχου.

Πρακτικά πρόκειται για μια όψη λίστας παραστατικών που σας υπενθυμίζει ότι μπορείτε να φιλτράρετε τα παραστατικά παρόχου με βάση το πεδίο “Σύστημα υποβολής myDATA” θέτοντας ως φίλτρο την τιμή “Πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης”.

Από τη λίστα αυτή μπορείτε :

• Να δείτε τα απεσταλμένα/ τα “μη” απεσταλμένα στον πάροχο παραστατικά (μαζί με τις ημερομηνίες καταχώρισης και διαβίβασης του παραστατικού εμφανίζονται και άλλα στοιχεία του, όπως ο τύπος παραστατικού Ηλ. Βιβλίων (π.χ. τιμ. πώλησης), o ΜΑΡΚ - Μοναδικός Αριθμός Καταχώρισης παραστατικού, η σειρά και ο αριθμός του παραστατικού, η συνολική αξία, οι επιπλέον φόροι κ.λπ.)
• Να αποκτήσετε εικόνα των καταστάσεων υποβολής myDATA (επιτυχής υποβολή/δεν έχει υποβληθεί)
• Να ενημερωθείτε ως προς την κατάσταση ηλ/κής τιμολόγησης αν το παραστατικό έχει αρχειοθετηθεί ή έχει λάβει κωδικό ετεροχρονισμένης υποβολής (δεν έχει υποβληθεί)

Ποια είναι η ερμηνεία

• Όταν το παραστατικό λάβει το χαρακτηρισμό “Έχει αρχειοθετηθεί” σημαίνει ότι έχει διαβιβαστεί επιτυχώς στην ΑΑΔΕ και έχει λάβει MARK, έχει δημιουργηθεί το pdf του παραστατικού στην εφαρμογή (με όλα τα στοιχεία της σήμανσης) και έχει αποσταλεί στον πάροχο
• Όταν το παραστατικό λάβει το χαρακτηρισμό “Ετεροχρονισμένη διαβίβαση” σημαίνει ότι υπήρξε αδυναμία επικοινωνίας με τον παρόχο και το παραστατικό θα αποσταλεί από το χρήστη ετεροχρονισμένα (εκ νέου αποστολή)

• να προβάλετε το επιλεγμένο παραστατικό στην οθόνη σας (να οδηγηθείτε κατευθείαν στο εσωτερικό του με διπλό κλικ)

• να αντλήσετε πληροφορίες ηλ. τιμολογίου από την οθόνη με τα “Πλήρη Στοιχεία”