Business/Solution - Ορίζοντες | Διαχείριση και αποστολή των συναλλαγών της επιχείρησης στην υπηρεσία SingularLogic e-books

 

Σύντομη περιγραφή

Η ενημέρωση των ηλεκτρονικών βιβλίων της επιχείρησης στην ΑΑΔΕ (myData) υλοποιείται μέσω της υπηρεσίας e-books της πλατφόρμας SingularLogic myCloud.

Η υπηρεσία e-books είναι η πρώτη διαθέσιμη της πλατφόρμας SingularLogic myCloud και αποτελεί τον κόμβο επικοινωνίας και διάδρασης των επιχειρηματικών εφαρμογών με την πλατφόρμα myDATA - Ηλεκτρονικά Βιβλία ΑΑΔΕ. Συγκεκριμένα, αναλαμβάνει την αποστολή και τον κεντρικό έλεγχο του συνόλου των συναλλαγών μιας επιχείρησης στην ΑΑΔΕ, όπως πωλήσεις, αγορές, έξοδα, εγγραφές τακτοποίησης κ.ά., ανεξάρτητα από το λογισμικό που διαθέτει η επιχείρηση, όπως επίσης και τη λήψη από την ΑΑΔΕ των στοιχείων παραστατικών που έχουν αναρτηθεί για λογαριασμό της επιχείρησης, με παράλληλη δυνατότητα πολλαπλών ελέγχων, εισαγωγή νέων και διορθωτικών εγγραφών, καθώς και διαχείριση βασικών δεδομένων σημαντικών για τη myDATA υπηρεσία, όπως είναι οι χαρακτηρισμοί

Ροή εργασιών

Παρουσιάζεται επιγραμματικά η βασική ροή των εργασιών :

  • Παραμετροποίηση στην εφαρμογή (συμβουλευτείτε τις οδηγίες της έκδοσης Business ERP/Solution 9.8.0 – Ορίζοντες 5.8.0)
  • Παραμετροποίηση στην εφαρμογή (τρέχουσα έκδοση) 
  • Προϋποθέσεις επικοινωνίας με την υπηρεσία e-books 
  • Πως συνδέεστε με την υπηρεσία e-books
  • Ηλεκτρονικά Βιβλία
    • Υποβολή στοιχείων στην υπηρεσία e-books
    • Υποβολή Παραστατικών - Άρθρων
    • Υποβολή Λογιστικού Σχεδίου
    • Ενημέρωση Κατάστασης Υποβολής
 

Αναλυτική περιγραφή

Παραμετροποίηση στην εφαρμογή (προγενέστερη έκδοση)

Για την ενημέρωση των ηλεκτρονικών βιβλίων ΑΑΔΕ απαιτείται παραμετροποίηση στην εφαρμογή.

Δείτε σχετικό άρθρο των Business ERP/Solution 9.8.0 – Οριζόντων 5.8.0

Παραμετροποίηση στην εφαρμογή (τρέχουσα έκδοση)

Έγινε προσθήκη επιπλέον πεδίων στις οντότητες της εφαρμογής .

Συγκεκριμένα,

Γενική παραμετροποίηση σειρών παραστατικών

Στο πεδίο “Τρόπος συμμετοχής” του τμήματος “Ηλεκτρονικά Βιβλία” – σελίδα “Παραστατικά 1” της “Διαχείρισης παραμέτρων” ενσωματώθηκε νέος τρόπος :

  • Εξάγονται μόνο στοιχεία συνδεδεμένων άρθρων λογιστικής - Το παραστατικό υποβάλλεται στην υπηρεσία e-books με τις πληροφορίες επικεφαλίδας, χωρίς γραμμές και συνοδευόμενο μόνο από τα συνδεδεμένα άρθρα λογιστικής .

 

Παραμετροποίηση σειρών παραστατικών αγορών/πωλήσεων/αποθήκης)

Παραμετροποίηση -> Εμπορική διαχείριση -> Πωλήσεις – Διανομές -> Παραστατικά -> Σειρές παρ/κών

Οι σειρές που μπορούν να λάβουν παραμετροποίηση προκειμένου να συμμετέχουν στη διαδικασία υποβολής στην υπηρεσία e-books είναι :

  • Αγορές
  • Πωλήσεις
  • Λοιπές Χ/Π πελατών
  • Λοιπές Χ/Π προμηθευτών
  • Λοιπά χρηματοοικονομικά

Σημείωση

Από τα παραστατικά αγορών και πωλήσεων μπορούν να λάβουν μέρος στην υποβολή μόνο όσα ενημερώνουν αξία ή αξία και ποσότητα.

 

Στις σειρές παραστατικών ενσωματώθηκαν, για την ενημέρωση των ηλεκτρονικών βιβλίων ΑΑΔΕ, τα πεδία:

  • Στον Τρόπο συμμετοχής στα Ηλ. Βιβλία το πεδίοΕξάγονται μόνο στοιχεία συνδεδεμένων άρθρων λογιστικής

  • Πεδίο κωδικού παρ/κου: Επιλογή του πεδίου, το οποίο θα χρησιμοποιηθεί ως κωδικός παραστατικού στην υποβολή στην υπηρεσία e-books . Στα παραστατικά που αφορούν σε πωλήσεις/έσοδα που προκύπτουν από παραστατικά που εκδίδει η εταιρία, το πεδίο πρέπει να είναι ο κωδικός παραστατικού. Στα παραστατικά που αφορούν σε αγορές/έξοδα το προς επιλογή πεδίο είναι εκείνο στο οποίο τηρείται ο κωδικός παραστατικού του προμηθευτή/εκδότη του παραστατικού.
  • Πεδίο ημ/νίας παρ/κου: Επιλογή του πεδίου που τηρεί την ημερομηνία έκδοσης του παραστατικού. Σε παραστατικά που αφορούν σε πωλήσεις / έσοδα το πεδίο είναι η Ημερομηνία παραστατικού. Σε παραστατικά που αφορούν σε αγορές/έξοδα είναι το πεδίο στο οποίο τηρείται η ημερομηνία έκδοσης του παραστατικού.

Σημείωση

Στην παραμετροποίηση σειρών Αγορών/Πωλήσεων ΔΕΝ επιτρέπεται να οριστεί o τρόπος συμμετοχής  “Εξάγονται μόνο στοιχεία συνδεδεμένων άρθρων λογιστικής”.

Το αντίστροφο συμβαίνει στις σειρές Λοιπές Χ/Π πελατών, Λοιπές Χ/Π προμηθευτών, Λοιπά χρηματοοικονομικά όπου είναι επιτρεπτός μόνο αυτός ο τρόπος (Εξάγονται μόνο στοιχεία συνδεδεμένων άρθρων λογιστικής).

Σειρές άρθρων λογιστικής

Παραμετροποίηση -> Οικονομική διαχείριση -> Γενική Αναλυτική Λογιστική -> Άρθρα -> Σειρές παραστατικών

Στις Σειρές άρθρων λογιστικής προστέθηκαν τα πεδία :

  • Υποβάλλεται: Σημειώνεται αν η σειρά παραστατικού υποβάλλεται στην υπηρεσία e-books΄.
  • Πεδίο κωδικού Παρ/κου: Επιλέγεται το πεδίο που θα χρησιμοποιηθεί ως κωδικός παραστατικού στην υποβολή στα ΗΒ. Στα άρθρα που αφορούν σε πωλήσεις/έσοδα, που προκύπτουν από παραστατικά που εκδίδει η εταιρία, το πεδίο πρέπει να είναι ο κωδικός παραστατικού. Στα άρθρα που αφορούν σε αγορές/έξοδα το προς επιλογή πεδίο είναι εκείνο στο οποίο τηρείται ο κωδικός παραστατικού του προμηθευτή/εκδότη του παραστατικού.

Σημείωση

Δεν απαιτείται η παραμετροποίηση των σειρών των άρθρων που δημιουργούνται από τη λογιστικοποίηση παραστατικών τα οποία συμμετέχουν στην υποβολή των Ηλεκτρονικών βιβλίων. Τα άρθρα αυτά μεταφέρονται αυτόματα στα ΗΒ ως συνοδευτική πληροφορία των παραστατικών.

Η επιλογή έχει νόημα να χρησιμοποιηθεί μόνο αν αποστέλλονται αγορές/έξοδα στην υπηρεσία e-books από το υποσύστημα της λογιστικής χωρίς τη συμμετοχή των παραστατικών του εμπορικού.

Μοντέλα άρθρων

Τα μοντέλα άρθρων μπορούν να συμμετέχουν ή “όχι” στην υποβολή e-books με τη σημείωση ή “όχι” του πεδίου “Συμμετοχή στα Ηλ.Βιβλία”.

Η τιμή του πεδίου μεταφέρεται στα άρθρα που δημιουργούνται από το μοντέλο κατά τη λογιστικοποίηση των παραστατικών.

Κινήσεις

Σε καταχώριση παραστατικών, με την επιλογή της σειράς παραστατικού, η εφαρμογή θα εφαρμόσει τη δηλωμένη παραμετροποίηση συμπληρώνοντας αυτόματα τα σχετικά πεδία ΑΑΔΕ.

Συμμετοχή στα Ηλ. Βιβλία

  • Μ.ΑΡ.Κ υποβολής παραστατικού /Μ.ΑΡ.Κ υποβολής χαρακτηρισμών : Η ΑΑΔΕ αποδίδει σε κάθε παραστατικό που υποβάλλεται δύο κωδικούς τον Μ.ΑΡ.Κ - Μοναδικός Αριθμός Καταχώρισης παραστατικού και τον UID - Αναγνωριστικό παραστατικού τύπου text. Οι κωδικοί αποδίδονται τη χρονική στιγμή της υποβολής των στοιχείων και επιστρέφονται στην απάντηση, αν η υποβολή ολοκληρώθηκε επιτυχώς .
  • Καταστάσεις υποβολής :
  • Κατάσταση υποβολής e-Books
  • Κατάσταση υποβολής myData
  • Κατάσταση υποβολής χαρακτηρισμών myDATA

Τα πεδία των καταστάσεων υποβολής (στην υπηρεσία e-books ή στη myDATA - Ηλεκτρονικά Βιβλία ΑΑΔΕ πλατφόρμα) ενημερώνονται αυτόματα από την Ενέργεια “Ενημέρωση κατάστασης υποβολής ΗΒ (παρατίθεται παρακάτω) με κάποια από τις τιμές :

  • Δεν έχει σταλεί
  • Προς ολοκλήρωση αποστολής
  • Έχει σταλεί
  • Ολοκληρωμένο παραστατικό
  • Ολοκληρωμένοι χαρακτηρισμοί
  • Διαθέσιμο για υποβολή στο myDATA
  • Απουσία χαρακτηρισμών

Για τους σκοπούς αποστολής,

Χώρα στην Εταιρία

Συμπληρώστε τη χώρα της εταιρίας στην οθόνη “Διαχείριση Παραμέτρων Λογιστικής (Παραμετροποίηση->  Οργάνωση Λειτουργίας->Γενικές πληροφορίες->Στοιχεία Εταιρείας)

Κωδικοποίηση χωρών

Στο κωδικολόγιο χωρών συμπληρώστε (για την αποστολή) τον κωδικό “ΣΚ” με τους κωδικούς ISO.

Σημείωση

Αν στην Ελλάδα έχει για παράδειγμα οριστεί κωδικός EL αυτός πρέπει να αντικατασταθεί από την τιμή GR.

Φορολογικός κωδικός Υποκαταστήματος

Στη σελίδα “Στοιχεία ΜΥΦ” της “Διαχείρισης Παραμέτρων Λογιστικής” δηλώστε στο πεδίο “Υποκατάστημα” το φορολογικό κωδικό Υποκαταστήματος .

Υποστηρίζεται μόνο ένας ανά υποκατάστημα.

Προϋποθέσεις επικοινωνίας με την Yπηρεσία e - books

Προϋπόθεση για να επιτραπεί η είσοδος στην υπηρεσία αποτελεί η :

  • Ενεργοποίηση του module e-books στην εφαρμογή
  • Συνδρομή στην υπηρεσία e-books
  • Δημιουργία εταιρίας στην υπηρεσία myGalaxy με τον Αριθμό Φορολογικού Μητρώου της εταιρίας στο Business/Solution/Ορίζοντες

Σύνδεση στην υπηρεσία e-books

Δηλώστε τα στοιχεία πρόσβασης στην υπηρεσία e-books

Στα “Στοιχεία σύνδεσης με myGalaxy” της Παραμετροποίησης συμπληρώστε τα στοιχεία εισόδου στην υπηρεσία e-books, όνομα χρήστη (user name) και κωδικό εισόδου (password), τα οποία αποκτήθηκαν κατά την ενεργοποίηση της υπηρεσίας.

Ηλεκτρονικά βιβλία

Υποβολή στοιχείων στην υπηρεσία e-books

Η υποβολή στοιχείων στην υπηρεσία e-books πραγματοποιείται με τους παρακάτω τρόπους:

  • με μαζική διαδικασία υποβολής
  • από τις λίστες παραστατικών και άρθρων για επιλεγμένες εγγραφές
  • από τη φόρμα παραστατικού ή άρθρου

Μαζική διαδικασία υποβολής Παραστατικών – Άρθρων

Δείτε πως

Επιλέξτε τα υποψήφια προς υποβολή παραστατικά - Άρθρα

Επιλέξτε “Υποβολή Παραστατικών - Άρθρων” από το μενού “Ηλεκτρονικά βιβλία” των “Περιοδικών”

και στο διάλογο “Υποβολή στα Ηλ. βιβλία” που ανοίγει, δηλώστε :

  • το ημερομηνιακό διάστημα επιλογής παραστατικών ή άρθρων, προτείνεται ο τρέχων μήνας ως διάστημα υποβολής
  • τις κατηγορίες κινήσεων προς υποβολή

Από τις Ενέργειες του παραστατικού μπορείτε να έχετε την “Εικόνα παραστατικού Ηλ. Βιβλίων”

H Εικόνα παραστατικού/άρθρου Ηλ. Βιβλίου αφορά σε ενέργεια επί του Παραστατικού/ άρθρου το οποίο έχει αποσταλεί στην υπηρεσία e-books. Η ενέργεια εμφανίζει σε web browser το παραστατικό/άρθρο με όλα τα στοιχεία του, όπως έχουν σταλεί στην υπηρεσία e-books π.χ. τύπο εγγραφής, σειρά και αριθμό, πότε έγινε η έκδοση/καταχώριση, στοιχεία Εκδότη/Λήπτη της εγγραφής κ.λπ. .

Διαδικασία υποβολής Λογιστικού σχεδίου

Η αποστολή λογαριασμών λογιστικού σχεδίου στην υπηρεσία e-books, της εταιρίας που έχετε κάνει login, της τρέχουσας οικονομικής χρήσης, εκτελείται με την εργασία “Υποβολή Λογιστικού σχεδίου”.

Στο τέλος της διαδικασίας, θα ειδοποιηθείτε ότι η διαδικασία ολοκληρώθηκε με επιτυχία.

cid:image002.png@01D6A7CC.BFB18EE0

Ενημέρωση καταστάσεων υποβολής

Η ενημέρωση κατάστασης υποβολής ενημερώνει αυτόματα τα πεδία των καταστάσεων στα στοιχεία παραστατικών με τις καταστάσεις υποβολής που αφορούν είτε στην υπηρεσία e-books είτε στη myDATA - Ηλεκτρονικά Βιβλία ΑΑΔΕ πλατφόρμα καθώς και τους κωδικούς MΑΡΚ (αν η υποβολή ολοκληρώθηκε επιτυχώς) .

Αν εντοπιστούν σφάλματα αποστολής, το Σύστημα τα καταγράφει και τα εμφανίζει μέσω σχετικού μηνύματος στην οθόνη σας ώστε να τα αποκαταστήσετε .

Παρατηρήσεις σχετικές με την υποβολή στην υπηρεσία e-books που πρέπει να έχετε υπόψη σας

  • Η υποβολή μπορεί να περιλάβει όλα τα παραστατικά ή άρθρα που :
    • έχουν τρόπο συμμετοχής διαφορετικό του “Δε συμμετέχει”
    • έχουν συμπληρωμένο τύπο παραστατικού ΑΑΔΕ
    • δεν έχουν σταλεί ήδη
  • Στην αποστολή παραστατικών εσόδων/εξόδων από άρθρα :
    • δεν αποστέλλονται τρόποι πληρωμής
    • δεν υποστηρίζεται αυτοτιμολόγηση
    • δεν υποστηρίζονται σχετικά παραστατικά
    • δεν υποστηρίζονται αιτίες απαλλαγής ΦΠΑ
  • Η εξαγωγή λογιστικού σχεδίου δεν εξάγει λογαριασμούς αναλυτικής λογιστικής.

Προνόμια ενεργειών χρήστη

Προνόμια χρήστη μέσω των οποίων ελέγχεται η ύπαρξη πριν την εκτέλεση των διαδικασιών που αφορούν στα Ηλεκτρονικά Βιβλία.

Συγκεκριμένα:

  • Κατά την Ενημέρωση Κατάστασης Υποβολής (από Περιοδικές Εργασίες και Ενέργειες Άρθρων-Παραστατικών) ελέγχεται το προνόμιο “Ηλεκτρονικά Βιβλία - Υποβολή Παραστατικών”.
  • Κατά την Υποβολή Λογιστικού Σχεδίου (από Περιοδικές Εργασίες) ελέγχεται το προνόμιο  “Λογιστική - Υποβολή Άρθρων στα Ηλεκτρονικά Βιβλία”.
  • Κατά την Υποβολή παραστατικών και άρθρων (από Περιοδικές Εργασίες και Ενέργειες Άρθρων-Παραστατικών) ελέγχονται και τα δύο παραπάνω προνόμια, και εμφανίζεται απαγορευτικό μήνυμα όταν ο χρήστης δεν έχει κανένα από τα δύο.