Εισαγωγή

Το “Proof of delivery”, είναι μια νέα εφαρμογή στην πλατφόρμα Galaxy Mobile, ιδανική για την παρακολούθηση και εκτέλεση των εργασιών παράδοσης αποστολών από οδηγούς της εταιρίας στα υποκαταστήματα των πελατών.

Η λειτουργικότητα βασίζεται σε Δραστηριότητες του CRM που δημιουργούνται αυτόματα μέσα από το κύκλωμα των “Αποστολών” της “Εμπορικής διαχείρισης”, επιτρέποντας ταυτόχρονα την αυτόνομη λειτουργία χωρίς την παραπάνω διασύνδεση.

Στην εφαρμογή, γίνεται χρήση λειτουργιών της mobile συσκευής για τα ακόλουθα :

• Εμφάνιση των εργασιών σε χάρτη
• Λήψη συντεταγμένων του σημείου ολοκλήρωσης
• Λήψη φωτογραφιών και σύνδεση με την εργασία παράδοσης
• Υπογραφή του πελάτη σε φόρμα παράδοσης

Δημιουργία δραστηριοτήτων αποστολής

Για να δημιουργηθούν οι δραστηριότητες παραδόσεων, κρίνεται απαραίτητος ο καθορισμός κάποιων βασικών παραμέτρων :

1. Στον τύπο δραστηριότητας τύπου “Εργασία” επιλέγεται “Has delivery lines”

 

2. Στο Σενάριο Αποστολής συμπληρώνονται τα πεδία :

• Τύπος δραστηριότητας (οδηγού) : Αν οριστεί στο σενάριο, τότε όταν η αποστολή μεταβεί σε κατάσταση ”Σε δρομολόγηση”, δημιουργείται δραστηριότητα με αυτόν τον τύπο. Η δραστηριότητα αυτή έχει κάτοχο τον οδηγό της αποστολής και έναρξη και λήξη που προκύπτει από την ημερομηνία αλλά και την ώρα έναρξης και λήξης της αποστολής. Τέλος, στις πληροφορίες Συνδέσεων της δραστηριότητας συμπληρώνεται αυτόματα το ”Δελτίο αποστολής”. Επιτρέπεται μόνο τύπος “Ραντεβού”.
• Dispatch activity type: Αν οριστεί στο σενάριο, τότε όταν η αποστολή μεταβεί σε κατάσταση “Έναρξη αποστολής” δημιουργούνται τόσες δραστηριότητες με αυτόν τον τύπο, όσες και οι διαφορετικές διευθύνσεις στις γραμμές φορτώσεων. Επιτρέπεται μόνο τύπος “Εργασία” με ενεργοποιημένο το πεδίο “Has delivery lines” (όπως προαναφέραμε).

Οι δραστηριότητες αυτές έχουν δραστηριότητα προέλευσης τη δραστηριότητα που δημιουργήθηκε στο προηγούμενο βήμα, καθώς και την ίδια έναρξη και λήξη με αυτήν. Ως κάτοχο έχουν τον οδηγό της αποστολής. Ο λογαριασμός αντιστοιχεί στην επαφή, που είναι συνδεδεμένη με τον συναλλασσόμενο των γραμμών φορτώσεων, ενώ η διεύθυνση του λογαριασμού είναι η συνδεδεμένη με το υποκατάστημα του Συναλλασσόμενου.

Γραμμές παραδόσεων δραστηριότητας

Στη δραστηριότητα δημιουργήθηκε ένας νέος πίνακας Detail με τα περιεχόμενα των γραμμών παράδοσης (Delivery Lines). Ο πίνακας είναι ορατός μόνο σε δραστηριότητες με ενεργοποιημένο στον τύπο τους το πεδίο “Has delivery lines”. Οι γραμμές του πίνακα παρέχουν πληροφορίες από τις γραμμές αποστολής και τις γραμμές φορτώσεων.

Πιο συγκεκριμένα :

• Σχετικό παραστατικό (RelDocumentCode): Ο κωδικός του σχετικού εμπορικού παραστατικού της γραμμής
• Κωδικός πακέτου (PackCode): Ο κωδικός του σχετικού πακέτου από τη γραμμή φορτώσεων
• Κωδικός παλέτας (PlteCode): Ο κωδικός της σχετικής παλέτας από τη γραμμή φορτώσεων
• Οδηγίες παράδοσης (DelInstructions): Προκύπτουν από τα σχόλια του πακέτου (αν υπάρχει)
• Κατάσταση παράδοσης (DeliveryStatus): Άγνωστο/Ναι/Όχι. Αφορά στην παράδοση του πακέτου και ενημερώνεται από τον οδηγό
• Σημειώσεις (Notes): Ενημερώνεται από τον οδηγό

 

Παράδειγμα δημιουργίας δραστηριοτήτων παραδόσεων

Αφορά στην αυτόματη δημιουργία εργασιών παράδοσης, από το κύκλωμα των Αποστολών του ERP.

Βήμα 1

Η αποστολή π.χ. “Dispatch test” μεταβαίνει σε κατάσταση ”Σε δρομολόγηση” και δημιουργείται η δραστηριότητα “ραντεβού”. Με τον τρόπο αυτό έχετε εικόνα και για τη διαθεσιμότητα του οδηγού.

Βήμα 2

Όταν η αποστολή μεταβεί σε κατάσταση ”Σε φόρτωση” δημιουργούνται οι γραμμές φορτώσεων.

Βήμα 3

Όταν η αποστολή μεταβεί σε κατάσταση “Έναρξη αποστολής” δημιουργούνται τόσες δραστηριότητες τύπου “Εργασία”, όσες και οι διαφορετικές διευθύνσεις των γραμμών φορτώσεων.

Οι δραστηριότητες αυτές (εργασίες) έχουν τόσα delivery lines όσες και οι γραμμές φορτώσεων κάθε διεύθυνσης. Όλες έχουν αρχικά κατάσταση παράδοσης “Unknown” και συνδέονται με τη δραστηριότητα προέλευσης (Συνάντηση) που δημιουργήθηκε στο προηγούμενο βήμα.

Mobile διαχείριση παραδόσεων

Υλοποιήθηκε στο “Galaxy mobile” το module “Proof of delivery”, μέσω αυτού κάθε οδηγός μπορεί να βλέπει τις παραδόσεις που του έχουν ανατεθεί και να ενημερώνει για την εξέλιξη τους.

Η λειτουργικότητα γίνεται διαθέσιμη εφόσον ενεργοποιηθεί το module στην επιθυμητή συσκευή από τη διαχείριση “Ασύρματων τερματικών”, όπως παρακάτω :

Με login στο “Galaxy Mobile”, η νέα επιλογή “Proof of Delivery” είναι πλέον διαθέσιμη.

Επιλέγοντας την,

ο οδηγός αποκτά πρόσβαση στη λίστα με τις δραστηριότητες “ραντεβού” που έχουν δημιουργηθεί από “Αποστολές” και του έχουν ανατεθεί.

Για καθεμιά εμφανίζεται το θέμα της, η ώρα έναρξης/λήξης καθώς και ο συνολικός αριθμός των δραστηριοτήτων παραδόσεων της καθεμιάς αλλά και ο αριθμός των ολοκληρωμένων δραστηριοτήτων.

Όπως θα διαπιστώσετε στην εικόνα που ακολουθεί, η αποστολή έχει “2” παραδόσεις, εντούτοις καμία από τις δύο δεν έχει παραδοθεί (0/2).

Επιλέγοντας μια από τις αποστολές της ημέρας ανοίγει η οθόνη με περιεχόμενο τις παραδόσεις της.

Η οθόνη διακρίνει τις παραδόσεις σε όσες είναι σε εκκρεμότητα, σε όσες παραδόθηκαν ή ακυρώθηκαν. Το νούμερο κάθε παράδοσης προκύπτει από τη σειρά των συνδεδεμένων γραμμών αποστολής.

Ενεργοποιώντας “Show on map”,

ανοίγει ο χάρτης με την τοποθεσία των αποστολών αυτών.

Οι “κόκκινες πινέζες” απεικονίζουν τις τοποθεσίες των αποστολών. Πατώντας πάνω τους, εμφανίζεται η περιγραφή της διεύθυνσης και το όνομα του λογαριασμού, ενώ υπάρχει και η δυνατότητα εμφάνισης οδηγιών.

Ο “μπλε κύκλος” απεικονίζει την τρέχουσα τοποθεσία της συσκευής, αν δοθούν δικαιώματα (με ερώτηση την πρώτη φόρα).

Για τις εκκρεμείς παραδόσεις υπάρχει η δυνατότητα, πατώντας το σύμβολο (πάνω δεξιά) και σέρνοντας, αλλαγής της σειράς παράδοσης. Με τον τρόπο αυτό, γίνεται αλλαγή και στη σειρά των γραμμών στο “Galaxy”.

Πατώντας επί της παράδοσης εμφανίζονται πληροφορίες για αυτήν και τις γραμμές παράδοσης της.

Ενέργειες

Ο οδηγός/χρήστης μπορεί να προβεί στις ενέργειες :

Με το πράσινο σημαιάκι γίνεται “έναρξη” της παράδοσης. Το status της δραστηριότητας μεταβάλλεται σε τύπο “Σε εξέλιξη”, ενώ ενημερώνονται οι συντεταγμένες της δραστηριότητας με την τρέχουσα τοποθεσία του device, εφόσον έχουν επιτραπεί τα δικαιώματα και το location της συσκευής είναι ενεργοποιημένο.

Μόλις γίνει έναρξη της παράδοσης, ο χρήστης μπορεί να αλλάξει μια από τις καταστάσεις των γραμμών παράδοσης.

• Με την πράσινη ένδειξη δηλώνει την “παράδοση” της γραμμής,
• Με το απαγορευτικό τη “μη παράδοση”, ενώ
• Με τη χρήση του μπλε συμβόλου μπορεί να συμπληρώσει χρήσιμες σημειώσεις για αυτές.

Εκτός αυτών, υπάρχει και η δυνατότητα της παράδοσης όλων μαζί αν πατηθεί η διπλή πράσινη ένδειξη (ύστερα από ερώτηση).

Αφού ενημερωθεί η κατάσταση όλων των γραμμών παράδοσης, η δραστηριότητα μπορεί να ολοκληρωθεί με την ενεργοποίηση του συμβόλου .

Μόλις ολοκληρωθεί, αλλάζει το status της σε “Ολοκληρώθηκε”, ενώ ενημερώνονται οι συντεταγμένες της δραστηριότητας με την τρέχουσα τοποθεσία του device, (με την προϋπόθεση βέβαια ότι έχουν επιτραπεί τα δικαιώματα και το location της συσκευής είναι ενεργοποιημένο).

Οι αλλαγές των συντεταγμένων φαίνονται και στο ιστορικό της δραστηριότητας.

Εκτός της έναρξης και λήξης, μια δραστηριότητα μπορεί να ακυρωθεί πατώντας το απαγορευτικό πλήκτρο. Για τις δραστηριότητες αυτές, η αιτία ακύρωσης είναι υποχρεωτική προς συμπλήρωση πριν ολοκληρωθεί.

Με την ολοκλήρωση της μιας δραστηριότητας και την ακύρωση της άλλης, (στο παράδειγμα που δώσαμε), η εικόνα της δραστηριότητας προέλευσης ραντεβού διαμορφώνεται όπως παρακάτω :

Ο μετρητής δείχνει αφού ολοκληρώθηκε μόνο μια από αυτές .

Έγγραφα δραστηριοτήτων

Παραμετροποίηση στις ρυθμίσεις εγκατάστασης της εφαρμογής

Σελίδα Web/Mobile

Επιπλέον δυνατότητες στις δραστηριότητες ορίζοντας ρυθμίσεις γενικής ισχύος :

• Πάροχος εγγραφών επιβεβαίωσης οντοτήτων και
• Mobile activity document provider

Mobile activity document provider: Αν συμπληρωθεί, πατώντας το κουμπί με την κάμερα ανοίγει σχετική οθόνη για “ανέβασμα φωτογραφιών” στο συγκεκριμένο φάκελο των εγγράφων της δραστηριότητας.

Πάροχος εγγράφων επιβεβαίωσης οντοτήτων : Όταν η δραστηριότητα ολοκληρωθεί εμφανίζεται μια επιπλέον ενέργεια, η οποία απεικονίζεται με ένα πράσινο μολύβι. Πατώντας το πλήκτρο, παρέχεται η δυνατότητα υπογραφής εγγράφου.

Αν στον τύπο δραστηριότητας έχει οριστεί το ”Default delivery report” (εμφανίζεται μόνο όταν είναι ενεργοποιημένο το Has delivery lines) ανοίγει απευθείας το report προς υπογραφή, αλλιώς εμφανίζεται λίστα για να επιλέξετε το κατάλληλο προς υπογραφή.

Συμπληρώνοντας την υπογραφή και επιλέγοντας “Save to documents” αποθηκεύεται, με την τήρηση της προϋπόθεσης ότι είναι συμπληρωμένη η παράμετρος “Mobile activity document provider”.

Λεπτομερείς οδηγίες επιβεβαίωσης εγγράφων δραστηριοτήτων του CRM μπορείτε να βρείτε εδώ .

Offline mode

Το module “Proof of Delivery” υποστηρίζει αρκετές από τις λειτουργικότητες του σε offline mode. Μόλις ο χρήστης πραγματοποιήσει είσοδο στην εφαρμογή και συνδεθεί στο internet, τα δεδομένα των δραστηριοτήτων που θα λάβει από τον server για τη σημερινή ημέρα θα αποθηκευτούν σε μια τοπική βάση στο κινητό του. Σε περίπτωση που η επικοινωνία με τον server χαθεί, το “Proof of delivery” γυρίζει σε “Offline mode”.

Στο “Offline mode” μπορεί ο χρήστης να ξεκινήσει μια παράδοση ή να την τελειώσει και να παραδώσει τις γραμμές παράδοσης ή να προσθέσει σημειώσεις σε αυτές.

Όταν συνδεθεί εκ νέου με τον Server, σε περίπτωση που έχουν γίνει αλλαγές ακολουθεί ερώτηση ώστε να ενημερωθούν ή να αγνοηθούν στο “Galaxy”.

Λειτουργικότητες όπως η υπογραφή των reports δεν είναι διαθέσιμη στο “offline mode”.

Ανεξάρτητες παραδόσεις

Εκτός από τις παραδόσεις που δημιουργούνται από τις αποστολές της εμπορικής διαχείρισης, μπορούν να δημιουργηθούν και adhoc δραστηριότητες παραδόσεων καθαρά από CRM διαδικασίες.

Για να εμφανιστούν στη mobile εφαρμογή, χρειάζεται να έχουν ως δραστηριότητα προέλευσης μια δραστηριότητα τύπου “ραντεβού”, τύπο με ενεργοποιημένο το πεδίο “has delivery lines” και γραμμές παράδοσης.

Στις δραστηριότητες που προέρχονται από το κύκλωμα των αποστολών της εμπορικής διαχείρισης δεν επιτρέπεται να τροποποιηθούν οι γραμμές παράδοσης, σε αντίθεση με αυτές που δημιουργούνται χειροκίνητα. Οι adhoc γραμμές παράδοσης δεν συνδέονται ούτε με πακέτα, ούτε με παλέτες, ούτε με παραστατικά εντούτοις ο χρήστης μπορεί να εισάγει free text με τις παραμέτρους αυτές.

Τέλος οι παραδόσεις αυτές δεν εμφανίζουν αριθμό προτεραιότητας μέσα στην mobile εφαρμογή και επομένως ο οδηγός δεν μπορεί να αλλάξει τη σειρά τους.

Κατάσταση παραδόσεων

Υλοποιήθηκε νέα οθόνη παρακολούθησης της κατάστασης των παραδόσεων ανά ημέρα, που παρέχει συγκεντρωτικά στοιχεία των εργασιών του οδηγού.

 

Σημεία ενεργοποίησης

 

• Δραστηριότητες | Λοιπά | Κατάσταση παραδόσεων
• Εμπορική Διαχείριση | Αποστολές | Κατάσταση παραδόσεων

Στο αριστερό μέρος εμφανίζονται τα φίλτρα επιλογής ημέρας και οδηγού.

Στο άνω μέρος εμφανίζονται οι Δραστηριότητες που σχετίζονται με κάθε αποστολή και ακριβώς δίπλα ο χάρτης που απεικονίζει τις Διευθύνσεις των Εργασιών παράδοσης στους πελάτες, που πρέπει να διεκπαιρεώσει ο οδηγός.

Στο κάτω μέρος εμφανίζεται η λίστα των εργασιών παράδοσης της επιλεγμένης Αποστολής μαζί με πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση εκτέλεσης.

Για κάθε σημείο καταγράφονται στοιχεία όπως :

• η Διεύθυνση παράδοσης
• το Πλήθος των συνολικών και των ολοκληρωμένων γραμμών παράδοσης
• η Πραγματική έναρξη και λήξη παράδοσης
• η Διάρκεια
• Σήμανση απόκλισης θέσης του σημείου ολοκλήρωσης από το σημείο παράδοσης του πελάτη

Σε περίπτωση που το σημείο ολοκλήρωσης της εργασίας είναι πάνω από 50 μέτρα, εμφανίζεται κόκκινο σημαιάκι στο grid. Με την επιλογή του πεδίου, ανοίγει οθόνη η οποία εμφανίζει το προβλεπόμενο σημείο παράδοσης του πελάτη και το πραγματικό σημείο ολοκλήρωσης της εργασίας.

Τέλος από τη λίστα μπορείτε (με διπλό κλικ) να οδηγηθείτε στην οθόνη της εργασίας αν θέλετε να δείτε αναλυτικά όσα έχει συμπληρώσει ο οδηγός.