Factoring - Galaxy ERP

Το Factoring προσφέρει σημαντικές υπηρεσίες όσον αφορά στη διαχείριση των πιστώσεων και στην είσπραξη των οφειλών. Η επιχείρηση μπορεί να εκχωρήσει ανεξόφλητα τιμολόγια, συγκεκριμένου ύψους στον Factor και να χρηματοδοτηθεί με το συμφωνημένο ποσό .

Τι είναι

Η σύμβαση Factoring αφορά στη συνεργασία μεταξύ :

  • ενός Factor (τράπεζας, ανώνυμης εταιρίας),
  • μιας επιχείρησης που πουλάει αγαθά ή παρέχει υπηρεσίες επί πιστώσει στους πελάτες της

και

  • των πελατών της επιχείρησης (των οφειλετών της)

Ο Factor αναλαμβάνει να παρέχει στην επιχείρηση του πελάτη, για το καθορισμένο διάστημα, υπηρεσίες που αφορούν στην προεξόφληση των απαιτήσεων της επιχείρησης έναντι των πελατών και διαχειρίζεται την είσπραξη.

Όταν τα τιμολόγια αυτά εξοφληθούν από τους πελάτες, η επιχείρηση λαμβάνει το υπόλοιπο ποσό. Ο Factor για αυτή την υπηρεσία χρεώνει την επιχείρηση κάποια έξοδα που τα αποστέλλει με αντίστοιχα τιμολόγια.

O Factor καθορίζει ανά πελάτη ένα πλαφόν μέχρι το οποίο η επιχείρηση μπορεί να εκχωρήσει στον Factor τιμολόγια για χορήγηση. Κάθε φορά που εκχωρείται ένα τιμολόγιο το όριο προς χορήγηση μειώνεται, ενώ όταν ένα τιμολόγιο εξοφλείται από τον πελάτη το συγκεκριμένο όριο αυξάνεται.

Η χορήγηση από τον Factor γίνεται βάσει ποσοστού επί της αξίας των τιμολογίων με συμφωνία των μερών της – επιχείρησης και Factor π.χ. στο 90%. Έστω το ανεξόφλητο τιμολόγιο είναι 10.000 € και η χορήγηση 90%, έτσι η αξία που θα είναι διαθέσιμη στην επιχείρηση είναι 10.000 * 0,9 = 9.000 .

Σημαντικό στη σύμβαση Factoring είναι το είδος του Factoring :

  • Factoring με αναγωγή,
  • Factoring χωρίς αναγωγή

που σχετίζεται με τη διαχείριση της απαίτησης και την εξόφληση των τιμολογίων.

Στην περίπτωση Factoring “Χωρίς αναγωγή”, η απαίτηση μεταφέρεται στον Factor αν προκύψει αδυναμία πληρωμής από τους οφειλέτες. Ενώ στο Factoring “Με αναγωγή” η απαίτηση εξακολουθεί να βαρύνει τον πελάτη του τιμολογίου.

Επιπρόσθετα, υπάρχει διαφοροποίηση και στις εγγραφές που παράγονται για τη λογιστική.

Στον πίνακα που ακολουθεί, δίνονται επιγραμματικά οι βασικές εργασίες που πρέπει να ακολουθηθούν .

 Ροή εργασιών

  1. Παραμετροποίηση
  • Δημιουργία Τύπου Factor που θα χρησιμοποιηθεί στη Σύμβαση Factor
  • Δημιουργία Τύπου παραστατικού Factor που θα χρησιμοποιηθεί στα Παραστατικά Factor
  1. Καταχώριση της Σύμβασης Factor
  • Συμπλήρωση των βασικών στοιχείων της σύμβασης Factor
  • Ορισμός στην περιοχή των γραμμών των πελάτων σύμβασης και του επιπέδου πλαφόν ανά πελάτη
  1. Καταχώριση Εγγραφών Factor
  • Βήμα 1: Εκχώρηση τιμολογίου
  • Βήμα 2: Κατάθεση χορήγησης
  • Βήμα 3: Πληρωμή τιμολογίου
  1. Αναφορές Factor
  1. Εκτυπώσεις και OLAP
  • Ισοζύγιο Factor
  • Έλεγχος εγγραφών Factor
  • Ημερολόγιο Factor
  • OLAP Παραστατικά Factoring

Που βρίσκεται

Η νέα λειτουργικότητα βρίσκεται ενσωματωμένη στο μενού “Factoring” της “Οικονομικής Διαχείρισης”.

Παραμετροποίηση

Καλέστε Οργάνωση Οικονομικής διαχείρισης ->Factoring

Τύπος Factor

O τύπος Factor ορίζεται ανά εταιρία και καθορίζει τον τύπο της σύμβασης factoringΜε αναγωγή” (η υποχρέωση παραμένει στον πελάτη) ή “Χωρίς αναγωγή” (η υποχρέωση μεταφέρεται στον Factor).

Ο τύπος Factor έχει μεγάλη σημασία, γιατί απ' αυτόν εξαρτώνται οι οικονομικές εγγραφές που θα δημιουργηθούν.

Ο τύπος Factor περιλαμβάνει τον “Πελάτη Factoring, τους “Τύπους οικονομικών εγγραφών” που θα χρησιμοποιηθούν στις συναλλαγές Factor (εκχώρηση, χορήγηση, πληρωμή), τους “Τύπους εγγραφών επιστροφών” (για τις αντίστροφες διαδικασίες), τους “Χρηματικούς λογαριασμούς” που θα χρησιμοποιηθούν στις οικονομικές εγγραφές και τον “Τύπο εγγραφής προμήθειας.

Οι Τύποι οικονομικών εγγραφών είναι :

  • Εκχώρηση
  • Χορήγηση
  • Πληρωμών
  • Αντιστοίχιση (εγγραφή αντιστοίχισης που κλείνει την απαίτηση όταν ο πελάτης εξοφλήσει)

Οι Τύποι εγγραφών επιστροφών είναι :

  • Ακύρωση εκχώρησης
  • Ακύρωση χορήγησης
  • Ακύρωση πληρωμών
  • Ακύρωση αντιστοίχισης

Χρηματικοί λογαριασμοί

Δηλώστε τους Χρηματικούς λογαριασμούς (Όψεως, Δανειακός) που θα συμμετέχουν στις οικονομικές εγγραφές.

Τύπος εγγραφής Προμήθειας

Δηλώστε τον Τύπο εγγραφής Προμήθειας βάσει του οποίου, κατά τη χορήγηση προκαταβολής επί της τιμολογούμενης αξίας (κατάθεση χορήγησης), θα δημιουργηθεί μια οικονομική εγγραφή για την προμήθεια που θα απαιτήσει ο Factor για τη συγκεκριμένη υπηρεσία .

Για κάθε μια από τις εγγραφές του Factor θα πρέπει να παραμετροποιηθούν κατάλληλα οι τύποι οικονομικών εγγραφών προκειμένου να δημιουργηθούν ορθές οικονομικές εγγραφές. Κατ’ αντιστοιχία πρέπει να παραμετροποιηθούν και οι τύποι οικονομικών εγγραφών που ακυρώνουν τις εγγραφές (Τύποι εγγραφών ακύρωσης).

Για ένα σωστό "στήσιμο" των τύπων οικονομικών εγγραφών και τύπων εγγραφών ακύρωσης ανατρέξτε στο υπόδειγμα που περιλαμβάνεται στο Παράρτημα εγγραφών .

Τύπος παραστατικού Factor

Ο τύπος παραστατικού Factor θα χρησιμοποιηθεί στις εγγραφές που θα δημιουργηθούν ανά περίπτωση .

Για κάθε τύπο παραστατικών Factor συμπληρώστε κατά τα συνήθη, τα βασικά του στοιχεία:

  • τον κωδικό και την Περιγραφή του τύπου παραστατικού Factor
  • τον τίτλο εκτύπωσης ο οποίος θα εμφανίζεται στην εκτύπωση παραστατικών που συνδέονται με αυτόν τον τύπο

και προχωρήστε στη συμπλήρωση του πιο σημαντικού πεδίου του τύπου

  • τον τύπο κίνησης o οποίος καθορίζει το είδος εγγραφής που θα δημιουργείται κάθε φορά

Δυνατές τιμές :

Ενεργοποιήστε την εταιρία ή τις εταιρίες στις οποίες θα είναι διαθέσιμος ο τύπος του παραστατικού Factor .

  • Αρίθμηση : δηλώστε αν η αρίθμηση θα ορίζεται από το χρήστη ή θα παράγεται από το Σύστημα
  • Σειρά αρίθμησης του παραστατικού ανά εταιρία. Για περισσότερες της μιας σειρές ενεργοποιήστε το σχετικό πλήκτρο ενεργειών (στο κάτω τμήμα της σελίδας “Ιδιότητες εταιρίας”)
  • Φόρμα Εκτύπωσης ανά εταιρία, που θα χρησιμοποιηθεί στην εκτύπωση με βάσει το ορισμένο “layout”. Ο ορισμός φορμών εκτύπωσης για το συγκεκριμένο τύπο παραστατικών γίνεται ενεργοποιώντας “Φόρμες εκτύπωσης” (στο κάτω τμήμα της σελίδας “Ιδιότητες εταιρίας”)

Καταχώριση σύμβασης Factor

H σύμβαση Factor συγκεντρώνει και απεικονίζει όλα τα στοιχεία για το Factoring.

Για να καταχωρίσετε μια σύμβαση Factor καλέστε “Factor” από το μενού “Factoring” της Οικονομικής Διαχείρισης .

Μόλις εμφανιστεί το ομότιτλο παράθυρο συμπληρώστε :

  • τον κωδικό και την περιγραφή της σύμβασης Factor
  • την εταιρία που ενεργοποιείται η σύμβαση
  • τον τύπο Factor
  • την τράπεζα της σύμβασης
  • το πλαφόν, το ανώτατο ποσό, μέχρι το οποίο μπορούν να υπάρχουν ανεξόφλητα τιμολόγια εκχωρημένα στον Factor
  • % χορήγησης : τι ποσοστό θα προκαταβάλει ο Factor για κάθε τιμολόγιο
  • % προμήθειας : προμήθεια διαχείρισης ως ποσοστό στην αξία χορήγησης στον Factor
  • Τύπος: Επιλογή μεταξύ των τιμών της λίστας (Προμηθευτής, Πιστωτής) για τη δημιουργία, κατά τη συναλλαγή Factor “χορήγηση” (βήμα 2), μιας εγγραφής προμήθειας, όπου στην “Οντότητα” της επικεφαλίδας θα κινείται ο δηλωμένος στο σημείο αυτό τύπος (προμηθευτής) και στις γραμμές λογαριασμός εξόδου
  • Προμηθευτής : το όνομα του συναλλασσόμενου (προμηθευτή/πιστωτή)

 

Σελίδα “Πελάτες”

Στο εσωτερικό της σελίδας Πελάτες συμπληρώστε τους πελάτες στους οποίους η σύμβαση αφορά καθώς και το όριο (πλαφόν) κάθε πελάτη.

Αν συμπληρωθούν πελάτες, η σύμβαση θα αφορά σε τιμολόγια μόνο αυτών των πελατών, αλλιώς όλων των πελατών

Σημείωση : το πλαφόν όλων των πελατών δεν πρέπει να ξεπερνά το όριο πλαφόν, δηλωμένο στην επικεφαλίδα της Σύμβασης Factor

Έλεγχοι για υπερβάσεις πλαφόν κατά την καταχώριση του παραστατικό Factor

  • Ο έλεγχος για υπέρβαση πλαφόν εκτελείται αυτόματα από την εφαρμογή κατά την καταχώριση εγγραφής Factor (όταν η εγγραφή περιέλθει σε κατάσταση “Ολοκληρώθηκε”). Σε περίπτωση υπέρβασης πλαφόν εμφανίζεται σχετικό μήνυμα λάθους
  • Αν σε κάποιο πελάτη δεν συμπληρωθεί “όριο”, στο πεδίο “πλαφόν” των γραμμών της σύμβασης Factor, τότε ο έλεγχος υπέρβασης του πλαφόν του πελάτη διενεργείται σύμφωνα με το δηλωμένο στην επικεφαλίδα της σύμβασης Factor

Σελίδα “Οικονομικά Στοιχεία”

Τα πεδία της σελίδας αυτής ενημερώνονται αυτόματα από το Σύστημα με τις νέες τιμές (σύνολο, πλαφόν, υπόλοιπο κ.λπ.), όπως αυτές προκύπτουν από τις κινήσεις Factor (εκχωρήσεις, χορηγήσεις, πληρωμές κ.λπ.).

Από τις Ενέργειες της Σύμβασης Factoring, μπορείτε να δείτε τα οικονομικά στοιχεία Factor

Το Σύστημα καταγράφει στην οθόνη “Οικονομικά στοιχεία Factor” μια σειρά χρήσιμων πληροφοριών (οικονομικά στοιχεία ανά πελάτη, τιμολόγιο) όπως προκύπτουν από τις εγγραφές Factor. Τις πληροφορίες αυτές προβάλλει ομαδοποιημένες στις σχετικές σελίδες της οθόνης.

Παραθέτουμε στη συνέχεια περιληπτική περιγραφή ανά σελίδα :

Σελ. Πελάτες

Η λίστα εμφανίζει ανά πελάτη όλες τις κινήσεις (εκχωρήσεις, χορηγήσεις, πληρωμές, υπόλοιπα, πλαφόν). Η τελευταία γραμμή εμφανίζει τα σύνολα της σύμβασης factor (όλων των πελατών).

Σελ. Εγγραφές

Η λίστα εμφανίζει όλες τις συναλλαγές Factor (εκχώρηση, κατάθεση, πληρωμές).

Σελ. Παραστατικά

H λίστα εμφανίζει όλα τα παραστατικά πώλησης που μετέχουν στο Factor. Με κλικ στο σύμβολο του φακού εμφανίζεται το παραστατικό πώλησης. Η στήλη “Κίνηση” δηλώνει την τρέχουσα κατάσταση του τιμολογίου στη σύμβαση Factor: Εκχώρηση, πληρωμή  κ.ά. 

Σελ. Οικονομικές εγγραφές

Η λίστα προβάλλει όλες τις οικονομικές εγγραφές που δημιουργήθηκαν μέσω του Factoring. Με κλικ στο σύμβολο του φακού (δεξιά της εγγραφής) εμφανίζεται η οικονομική εγγραφή.

Καταχώριση εγγραφών Factor

Για να γίνει μια συναλλαγή με τον Factor π.χ. εκχώρηση των τιμολογίων, χορήγηση, πληρωμή τιμολογίων χρειάζεται ένα παραστατικό Factor με τα τιμολόγια που αφορούν στη συναλλαγή. Με την ολοκλήρωση του παραστατικού Factor δημιουργείται Οικονομική εγγραφή.

Μεγάλη σημασία στην όλη διαδικασία έχει να εκτελέσετε τα βήματα με σειρά που περιγράφηκαν στη ροή εργασίας (εκχώρηση, κατάθεση χορήγησης, πληρωμή). Δεν μπορείτε να ξεκινήσετε από το δεύτερο βήμα “κατάθεση χορήγησης” παρακάμπτοντας το πρώτο την “εκχώρηση” δηλαδή.

Βήμα 1. Εκχώρηση παραστατικών

Η επιχείρηση στέλνει – εκχωρεί τιμολόγια πώλησης σε Factor.

Για την καταχώριση ενός παραστατικού Factor συμπληρώστε τα ακόλουθα πεδία :

  • Τύπος : Στο πεδίο αυτό συνδέστε το παραστατικό με τον κατάλληλο τύπο παραστατικού Factor, ορισμένο στην παραμετροποίηση του Factor
  • Κίνηση : Το πεδίο αυτό ενημερώνεται με την επιλογή του τύπου και δηλώνει το είδος της κίνησης
  • Κατάσταση : Στην περίπτωση νέας καταχώρισης προτείνεται “Πρόχειρη”. Όταν το παραστατικό περιέλθει σε κατάσταση “Ολοκληρώθηκε” δημιουργείται, βάσει παραμετροποίησης, οικονομική εγγραφή
  • Ημερομηνία : Προτείνεται από το Σύστημα και αφορά στην ημερομηνία καταχώρισης της κίνησης
  • Υποκατάστημα της εταιρίας η οποία διενεργεί τη συναλλαγή. Προτείνεται το επιλεγμένο στο “Προφίλ Χρηστών”
  • Αρίθμηση : Αφορά στη σειρά αρίθμησης του παραστατικού. Ο ορισμός γίνεται στον τύπο του παραστατικού Factor. Αν στο τύπο του παραστατικού έχει καθοριστεί σειρά τότε επιλέγετε τη σειρά με την οποία είναι συνδεδεμένο το παραστατικό για συγκεκριμένη όμως εταιρία και υποκατάστημα
  • Αριθμός : Aφορά στον αριθμό του παραστατικού, συμπληρώνεται μόνο στην περίπτωση που ο “τύπος παραστατικού” δεν διαχειρίζεται σειρές
  • Factor : Επιλέξτε τη σύμβαση Factor, ενημερώνεται αυτόματα ο συνδεδεμένος τύπος Factor στο σχετικό πεδίο

Γραμμές

Στην περιοχή των γραμμών του παραστατικού Factor επιλέξτε τα παραστατικά πώλησης που θα εκχωρηθούν .

Ποια παραστατικά εμφανίζονται προς επιλογή στις γραμμές του παραστατικού για την εκχώρηση :

  • τα παραστατικά πώλησης τύπου Τιμολόγιο, Δελτίο αποστολής & Τιμολόγιο, Πιστωτικό τιμολόγιο (Επιστροφή), Πιστωτικό έκπτωσης, Πιστ. τιμολόγιο – Δελτίο επιστροφής και Πιστωτικό τιμολόγιο (Έκπτωσης)
  • τα ανεξόφλητα παραστατικά (open items)
  • όσα έχουν στην “Κατάσταση πληρωμής” : Κανονικό

  • Αν στη σύμβαση Factor έχουν δηλωθεί πελάτες, τότε εμφανίζονται προς επιλογή τα παραστατικά μόνο αυτών των πελατών, διαφορετικά όλων
  • Ο πελάτης του παραστατικού πώλησης έχει “Ναι, FIFO” στο πεδίο “Αντιστοίχιση” (σελ. Αντιστοίχιση – Αναθέσεις) των Ρόλων

Τα πεδία στις “Γραμμές” του παραστατικού συνοψίζονται ως εξής:

  • Α/Α : αύξουσα αρίθμηση επί του συνόλου των εγγραφών της γραμμής
  • Παραστατικό : Πρόκειται για τον κωδικό του παραστατικού πώλησης
  • Ημ/νία ενημέρωσης του παραστατικού
  • Σύνολο : η συνολική αξία του παραστατικού
  • Υπόλοιπο του παραστατικού : η ανεξόφλητη αξία του παραστατικού
  • Υποκείμενη : η προτεινόμενη αξία σύμφωνα με την οποία θα υπολογιστεί η χορήγηση
  • Αξία εκχώρησης : η αξία με την οποία εκχωρείται το παραστατικό. Προτείνεται η Υποκείμενη με δικαίωμα αλλαγής
  • Ημερομηνία έκδοσης της απαίτησης
  • Ημερομηνία λήξης
  • Πιθανά σχόλια
  • Κωδικός και όνομα πελάτη

Όταν η κατάσταση του παραστατικού Factor μεταβληθεί από “Πρόχειρο” σε “Ολοκληρώθηκε” δημιουργείται η οικονομική εγγραφή

Πατώντας “αποθήκευση” εμφανίζεται σχετικό ενημερωτικό μήνυμα, με “ΟΚ” στο μήνυμα,

συμπληρώνεται αυτόματα στο πεδίο “Οικονομική εγγραφή” η οικονομική εγγραφή που δημιουργήθηκε

Πατώντας πάνω στο σύνδεσμο “Οικονομική εγγραφή”, μπορείτε να δείτε την οικονομική εγγραφή

Καλώντας “Διαχείριση πληρωμών” (από τις Ενέργειες της οικονομικής εγγραφής), με το άνοιγμα του παραθύρου, θα διαπιστώσετε ότι υπάρχει ένδειξη συμμετοχής του open item σε Factoring (Χρήση σε Factoring)

Μετά την καταχώριση του παραστατικού Factor (Εκχώρηση)

  • Στα Οικονομικά στοιχεία της Σύμβασης Factoring :
  • Το παραστατικό πώλησης σημαίνεται ότι έχει εκχωρηθεί (Κίνηση = Εκχώρηση)
  • Αυξάνεται η αξία εκχώρησης με την αξία της εγγραφής
  • Αυξάνονται τα ανεξόφλητα τιμολόγια (Εκκρεμή) με την αξία της εγγραφής
  • Αυξάνονται επιπλέον οι αξίες από τις αντίστοιχες αξίες της κίνησης : συνολική, υπόλοιπο και υποκείμενη

Βήμα 2. Κατάθεση χορήγησης

Ο Factor καταβάλλει το συμφωνημένο ποσό (ποσοστό επιχορήγησης επί της αξίας με την οποία εκχωρήθηκε το τιμολόγιο).

Ποια παραστατικά εμφανίζονται προς επιλογή στις γραμμές του παραστατικού Factor για τη χορήγηση :

  • παραστατικά πώλησης τύπου : Τιμολόγιο, Δελτίο Αποστολής – Τιμολόγιο Πώλησης, Πιστωτικό Τιμολόγιο (Επιστροφή), Πιστ. Τιμολόγιο – Δελτίο επιστροφής και Πιστωτικό τιμολόγιο (Έκπτωσης)
  • αν η συνδεδεμένη σύμβαση Factor έχει πελάτη, εμφανίζονται προς επιλογή τα παραστατικά μόνο αυτού του πελάτη, διαφορετικά όλων
  • πριν από τη “χορήγηση” προηγείται η “εκχώρηση”, άρα το Σύστημα αναζητά και εμφανίζει τα παραστατικά πώλησης που βρίσκονται σε κατάσταση εκχώρησης ή ακύρωσης χορήγησης

Οι στήλες στην περιοχή γραμμών των παραστατικών Factor για χορήγηση είναι αυτές που περιγράψαμε στην εκχώρηση, με τη διαφορά ότι το πεδίο αξία εκχώρησης διαμορφώνεται σε αξία κατάθεσης χορήγησης και επιπλέον εμφανίζεται και η στήλη “προμήθεια” για την προμήθεια που θα αποδοθεί στον Factor.

Στο παράδειγμα που ακολουθεί η αξία χορήγησης που προκαταβάλει ο Factor είναι 166,05, αφού η συνολική αξία της απαίτησης είναι 207,56, το % χορήγησης (ορισμένο στη σύμβαση Factor) είναι 80 (207,56 *80%). Η δε προμήθεια που δικαιούται ο Factor υπολογίζεται (σύμφωνα με το ποσοστό, ορισμένο στη σύμβαση π.χ. 10%) πάνω στην αξία χορήγησης του παραστατικού .

  • Με την αποθήκευση του παραστατικού Factor και εφόσον η “κατάστασή” του είναι “Ολοκληρώθηκε” δημιουργείται αυτόματα η οικονομική εγγραφή η οποία είναι άμεσα ορατή, αν ενεργοποιήσετε το σχετικό σύνδεσμο.

Στην επικεφαλίδα της οικονομικής εγγραφής κατάθεσης χορήγησης κινείται ο χρηματικός λογαριασμός (δηλωμένος στον τύπο Factor),

ενώ στην ανάλυση γραμμής κεφαλίδας στην “αιτιολογία” εμφανίζεται το παραστατικό πώλησης που αφορά.

Παράλληλα δημιουργείται εγγραφή προμήθειας

Αν στον τύπο Factor έχει συμπληρωθεί τύπος εγγραφής προμήθειας εμφανίζεται οικονομική εγγραφή στην επικεφαλίδα της οποίας κινείται ο προμηθευτής/πιστωτής της σύμβασης Factor και στις γραμμές χρειάζεται να συμπληρωθούν (από το χρήστη) οι λογαριασμοί που απαιτούνται. Η εγγραφή αυτή έχει νόημα να πραγματοποιηθεί μόνο στην περίπτωση που ο Factor κατά την κατάθεση της χορήγησης παρακρατεί και την προμήθεια του.

Μετά την κίνηση :

  • Στα Οικονομικά στοιχεία της σύμβασης “Factor” (πατώντας πάνω στο σύνδεσμο Factor-> Σύμβαση Factor -> Ενέργειες -> Οικονομικά στοιχεία) η στήλη “Χορήγηση” ενημερώνεται αντίστοιχα
  • Το τιμολόγιο σημειώνεται ότι έχει προ εξοφληθεί Κατάθεση χορήγησης

C:\NEW_PC_06_09_2018\MANUAL GALAXY\Galaxy 2\HOWTO\HowToFactor\Untitled.png

με την αξία κατάθεσης της κίνησης (4.121,75)

Βήμα 3 : Πληρωμή παραστατικών - εξόφληση

Όταν ο πελάτης εξοφλεί τις οφειλές του :

Ποια παραστατικά έρχονται προς επιλογή στην πληρωμή

  • παραστατικά πώλησης τύπου : Τιμολόγιο, Δελτίο Αποστολής – Τιμολόγιο Πώλησης, Πιστωτικό Τιμολόγιο (Επιστροφή), Πιστ. Τιμολόγιο – Δελτίο επιστροφής και Πιστωτικό τιμολόγιο (Έκπτωσης)
  • αν η σύμβαση έχει πελάτη, τότε εμφανίζονται προς επιλογή τα παραστατικά μόνο αυτού του πελάτη, διαφορετικά όλων
  • πριν από την “πληρωμή” προηγείται η “κατάθεση χορήγησης”, άρα το Σύστημα αναζητά και εμφανίζει τα παραστατικά πώλησης που βρίσκονται σε κατάσταση “χορήγησης” ή “ακύρωσης πληρωμής”

Καταχωρίζετε την κίνηση με τύπο “Πληρωμή τιμολογίου”. Η στήλη αξία γίνεται “Αξία πληρωμής” που είναι το πληρωτέο στον Factor.

Όταν η κατάσταση του παραστατικού Factor αλλάξει σε “Ολοκληρώθηκε”, με την αποθήκευσή του, το πεδίο “οικονομική εγγραφή” στην επικεφαλίδα του παραστατικού συμπληρώνεται με τον κωδικό της οικονομικής εγγραφής που δημιουργήθηκε .

Με κλικ στο σύνδεσμο “Οικονομική εγγραφή”,

εμφανίζεται η οικονομική εγγραφή πληρωμής. Δείτε παράρτημα εγγραφών για λεπτομέρειες

Παράλληλα δημιουργείται άλλη μια εγγραφή που τακτοποιεί την απαίτηση, η οποία είναι άμεσα ορατή στη “Λίστα οικονομικών εγγραφών” καθώς και μέσα από την κίνηση Factor αν μεταφερθείτε στη σελίδα “Λοιπές πληροφορίες”.

C:\NEW_PC_06_09_2018\MANUAL GALAXY\Galaxy 2\HOWTO\HowToFactor\match.png

Από τις “Ενέργειες” γραμμής της οικονομικής εγγραφής επιλέξτε “Διαχείριση πληρωμών γραμμής”

και παρατηρήστε στην οθόνη της “Διαχείρισης πληρωμών” την αντιστοίχιση των παραστατικών πώλησης με την κίνηση εξόφλησής τους

Μετά την κίνηση:

Το πεδίο “Εγγραφή αντιστοίχισης” στις “Λοιπές πληροφορίες” του παραστατικού Factor – Πληρωμές ενημερώνεται με τη σχετική εγγραφή

Στα Οικονομικά Στοιχεία της σύμβασης Factor:

  • Το πεδίο “Πληρωμές” ενημερώνεται με την αξία της πληρωμής της κίνησης
  • Επιπλέον η στήλη “Πληρωμή” στη σελίδα “Πελάτες” ενημερώνεται αυτόματα για το συγκεκριμένο πελάτη με την αξία πληρωμής
  • Τέλος το παρατατικό πώλησης (σελίδα Παραστατικά) λαμβάνει την ένδειξη Πληρωμή.

Ακυρώσεις – Επιστροφές παραστατικών

Για όλες τις περιπτώσεις κινήσεων μπορείτε να δημιουργήσετε τις ακριβώς αντίστροφες εγγραφές με την καταχώριση των κατάλληλων κινήσεων (αν π.χ. ένα παραστατικό επιστρέψει από την εκχώρηση ή για τη διόρθωση μιας λανθασμένης εγγραφής). Για τις κινήσεις αυτές (χαρακτηρισμένες ως “Ακύρωση”) έχουν συμπεριληφθεί στον τύπο Factor οι ενδεδειγμένοι τύποι κίνησης.

Επειδή μια εγγραφή ακύρωσης δεν τροποποιείται ούτε διαγράφεται, το Σύστημα σας ενημερώνει κατά την αποθήκευση μιας τέτοιας εγγραφής με σχετικό μήνυμα.

Με την καταχώριση της εγγραφής ενημερώνονται σχετικά και τα “Οικονομικά στοιχεία” της σύμβασης Factor και μπορεί να καταχωριστεί εγγραφή “προηγούμενου τύπου” εκ νέου.

Σχετικές παρατηρήσεις

Οικονομικές εγγραφές μέσω factoring

Συνοψίζοντας τα παραπάνω,

  • H Οικονομική εγγραφή δημιουργείται όταν το παραστατικό Factor περιέλθει σε κατάσταση: Ολοκληρώθηκε

  • Όταν το παραστατικό Factor έχει συνδεδεμένη οικονομική εγγραφή, η τροποποίηση της οικονομικής εγγραφής απαγορεύεται. Στην περίπτωση που το επιχειρήσετε εμφανίζει σχετικό μήνυμα λάθους

  • Επιτρέπεται όμως η διαγραφή της

  • Αν διαγράψετε μια οικονομική εγγραφή το Σύστημα αυτόματα αποδεσμεύει το παραστατικό Factor από τη διαγραμμένη. Στην περίπτωση αυτή ενεργοποιείται η επιλογή “Δημιουργία Οικ. Εγγραφής” στις “Ενέργειες” του παραστατικού Factor για την εκ νέου δημιουργία της

  • Ένα παραστατικό Factor που δεν συνδέεται με οικονομική εγγραφή μπορεί να τροποποιηθεί ή να αλλάξει κατάσταση “status” . Η αλλαγή status γίνεται προς όλες τις κατευθύνσεις

Ανοιχτή κίνηση τιμολογίου

Η διαχείριση των ανοικτών κινήσεων ενός τιμολογίου που εκχωρείται σε Factor είναι πολύ σημαντική. Η προτεινόμενη διαδικασία για την “αντιστοίχιση” της ανοικτής κίνησης είναι να γίνεται με την πληρωμή – εξόφληση του τιμολογίου από τον πελάτη και όχι νωρίτερα (Δείτε προτεινόμενη παραμετροποίηση εγγραφών).

Μετά την εκχώρηση ενός τιμολογίου σε Factor, η ανοιχτή κίνηση του δεν μπορεί να αντιστοιχισθεί με άλλη εγγραφή παρά μόνο μέσα από το κύκλωμα του Factoring.

Οι αλλαγές που γίνονται στην ανοιχτή κίνηση του τιμολογίου όταν αυτό μετέχει σε κίνηση Factoring είναι:

  • Το τιμολόγιο γίνεται Εκχώρηση τότε:
    • Η ανοιχτή κίνηση λαμβάνει ένδειξη ότι μετέχει σε Factoring
  • Δημιουργείται εγγραφή τύπου Ακύρωση εκχώρησης τότε:
    • Δεν γίνεται κάποια μεταβολή στην ανοικτή κίνηση του τιμολογίου
  • Δημιουργείται εγγραφή τύπου Χορήγηση τότε:
    • Δεν γίνεται κάποια μεταβολή στην ανοικτή κίνηση του τιμολογίου
  • Δημιουργείται εγγραφή τύπου Ακύρωση Χορήγησης , τότε
    • Δεν γίνεται κάποια μεταβολή στην ανοικτή κίνηση του τιμολογίου
  • Δημιουργείται εγγραφή τύπου Πληρωμή, τότε
    • Δημιουργείται μια επιπλέον οικονομική εγγραφή με τον τύπο εγγραφής Αντιστοίχισης του τύπου Factor, με σκοπό να “κλείσει” την ανοιχτή κίνηση του τιμολογίου
  • Δημιουργείται εγγραφή τύπου Ακύρωση Πληρωμής, τότε
    • Δημιουργείται μια επιπλέον οικονομική εγγραφή με τον τύπο εγγραφής ακύρωσης αντιστοίχισης του τύπου Factor με σκοπό να ανοίξει πάλι η ανοικτή κίνηση του τιμολογίου

Αναφορές

  • Ισοζύγια Factor : Ένα πλήθος κριτηρίων όπως εταιρία, κωδικός/περιγραφή Factor, εύρος ημερομηνιών, εμφάνιση πελατών (ποιοι πελάτες της σύμβασης θα εμφανίζονται - όλοι, με κινήσεις στην επιλεγμένη περίοδο, με κινήσεις στην οικονομική χρήση), διαμορφώνει κάθε φορά το αποτέλεσμα της εκτύπωσης.

Απεικονίζει ανά Σύμβαση Factoring τις αξίες τιμολογίων, εκχώρηση, χορήγηση, πληρωμές, εκκρεμή, υπόλοιπο Factor για το καθορισμένο, στα κριτήρια, χρονικό διάστημα.

  • Έλεγχος εγγραφών Factor : Η εκτύπωση προβάλλει τις εγγραφές Factor ώστε να ελέγχονται πριν την εκτύπωση τα παραστατικά πώλησης που κάθε εγγραφή περιλαμβάνει .

cid:image002.png@01D52A83.01F51920

  • Ημερολόγιο Factor : Η εκτύπωση περιλαμβάνει ανά Σύμβαση Factoring τις εγγραφές Factor που κινήθηκαν στο δηλωμένο στο φίλτρο διάστημα. Οι εγγραφές εμφανίζονται ημερολογιακά ταξινομημένες. Σε κάθε εγγραφή αντιστοιχεί ο πελάτης που κινήθηκε, τα στοιχεία της κίνησης (π.χ. αιτιολογία, παραστατικό, συνολική αξία, εκχώρηση, χορήγηση, πληρωμές, εκκρεμή).

 

Olap

  • Factoring document: Εμφανίζει, ανά πελάτη παραστατικών πώλησης, τις συμβάσεις στις οποίες τα παραστατικά μετέχουν (σε πλέγμα και σε pivot). Οι πληροφορίες ομαδοποιούνται με βάση τις εκχωρήσεις, χορηγήσεις, πληρωμές, εκκρεμή .