Το Factoring προσφέρει σημαντικές υπηρεσίες όσον αφορά στη διαχείριση των πιστώσεων και στην είσπραξη των οφειλών. Η επιχείρηση μπορεί να εκχωρήσει ανεξόφλητα τιμολόγια, συγκεκριμένου ύψους στον Factor και να χρηματοδοτηθεί με το συμφωνημένο ποσό .
Τι είναι
Η σύμβαση Factoring αφορά στη συνεργασία μεταξύ :
- ενός Factor (τράπεζας, ανώνυμης εταιρίας),
- μιας επιχείρησης που πουλάει αγαθά ή παρέχει υπηρεσίες επί πιστώσει στους πελάτες της
και
- των πελατών της επιχείρησης (των οφειλετών της)
Ο Factor αναλαμβάνει να παρέχει στην επιχείρηση του πελάτη, για το καθορισμένο διάστημα, υπηρεσίες που αφορούν στην προεξόφληση των απαιτήσεων της επιχείρησης έναντι των πελατών και διαχειρίζεται την είσπραξη.
Όταν τα τιμολόγια αυτά εξοφληθούν από τους πελάτες, η επιχείρηση λαμβάνει το υπόλοιπο ποσό. Ο Factor για αυτή την υπηρεσία χρεώνει την επιχείρηση κάποια έξοδα που τα αποστέλλει με αντίστοιχα τιμολόγια.
O Factor καθορίζει ανά πελάτη ένα πλαφόν μέχρι το οποίο η επιχείρηση μπορεί να εκχωρήσει στον Factor τιμολόγια για χορήγηση. Κάθε φορά που εκχωρείται ένα τιμολόγιο το όριο προς χορήγηση μειώνεται, ενώ όταν ένα τιμολόγιο εξοφλείται από τον πελάτη το συγκεκριμένο όριο αυξάνεται.
Η χορήγηση από τον Factor γίνεται βάσει ποσοστού επί της αξίας των τιμολογίων με συμφωνία των μερών της – επιχείρησης και Factor π.χ. στο 90%. Έστω το ανεξόφλητο τιμολόγιο είναι 10.000 € και η χορήγηση 90%, έτσι η αξία που θα είναι διαθέσιμη στην επιχείρηση είναι 10.000 * 0,9 = 9.000 .
Σημαντικό στη σύμβαση Factoring είναι το είδος του Factoring :
- Factoring με αναγωγή,
- Factoring χωρίς αναγωγή
που σχετίζεται με τη διαχείριση της απαίτησης και την εξόφληση των τιμολογίων.
Στην περίπτωση Factoring “Χωρίς αναγωγή”, η απαίτηση μεταφέρεται στον Factor αν προκύψει αδυναμία πληρωμής από τους οφειλέτες. Ενώ στο Factoring “Με αναγωγή” η απαίτηση εξακολουθεί να βαρύνει τον πελάτη του τιμολογίου.
Επιπρόσθετα, υπάρχει διαφοροποίηση και στις εγγραφές που παράγονται για τη λογιστική.
Στον πίνακα που ακολουθεί, δίνονται επιγραμματικά οι βασικές εργασίες που πρέπει να ακολουθηθούν .
|
Ροή εργασιών |
|
Που βρίσκεται
Η νέα λειτουργικότητα βρίσκεται ενσωματωμένη στο μενού “Factoring” της “Οικονομικής Διαχείρισης”.
Παραμετροποίηση
Καλέστε Οργάνωση Οικονομικής διαχείρισης ->Factoring
Τύπος Factor
O τύπος Factor ορίζεται ανά εταιρία και καθορίζει τον τύπο της σύμβασης factoring “Με αναγωγή” (η υποχρέωση παραμένει στον πελάτη) ή “Χωρίς αναγωγή” (η υποχρέωση μεταφέρεται στον Factor).
Ο τύπος Factor έχει μεγάλη σημασία, γιατί απ' αυτόν εξαρτώνται οι οικονομικές εγγραφές που θα δημιουργηθούν.
Ο τύπος Factor περιλαμβάνει τον “Πελάτη Factoring”, τους “Τύπους οικονομικών εγγραφών” που θα χρησιμοποιηθούν στις συναλλαγές Factor (εκχώρηση, χορήγηση, πληρωμή), τους “Τύπους εγγραφών επιστροφών” (για τις αντίστροφες διαδικασίες), τους “Χρηματικούς λογαριασμούς” που θα χρησιμοποιηθούν στις οικονομικές εγγραφές και τον “Τύπο εγγραφής προμήθειας”.
Οι Τύποι οικονομικών εγγραφών είναι :
- Εκχώρηση
- Χορήγηση
- Πληρωμών
- Αντιστοίχιση (εγγραφή αντιστοίχισης που κλείνει την απαίτηση όταν ο πελάτης εξοφλήσει)
Οι Τύποι εγγραφών επιστροφών είναι :
- Ακύρωση εκχώρησης
- Ακύρωση χορήγησης
- Ακύρωση πληρωμών
- Ακύρωση αντιστοίχισης
Χρηματικοί λογαριασμοί
Δηλώστε τους Χρηματικούς λογαριασμούς (Όψεως, Δανειακός) που θα συμμετέχουν στις οικονομικές εγγραφές.
Τύπος εγγραφής Προμήθειας
Δηλώστε τον Τύπο εγγραφής Προμήθειας βάσει του οποίου, κατά τη χορήγηση προκαταβολής επί της τιμολογούμενης αξίας (κατάθεση χορήγησης), θα δημιουργηθεί μια οικονομική εγγραφή για την προμήθεια που θα απαιτήσει ο Factor για τη συγκεκριμένη υπηρεσία .
Για κάθε μια από τις εγγραφές του Factor θα πρέπει να παραμετροποιηθούν κατάλληλα οι τύποι οικονομικών εγγραφών προκειμένου να δημιουργηθούν ορθές οικονομικές εγγραφές. Κατ’ αντιστοιχία πρέπει να παραμετροποιηθούν και οι τύποι οικονομικών εγγραφών που ακυρώνουν τις εγγραφές (Τύποι εγγραφών ακύρωσης).
Για ένα σωστό "στήσιμο" των τύπων οικονομικών εγγραφών και τύπων εγγραφών ακύρωσης ανατρέξτε στο υπόδειγμα που περιλαμβάνεται στο Παράρτημα εγγραφών .
Τύπος παραστατικού Factor
Ο τύπος παραστατικού Factor θα χρησιμοποιηθεί στις εγγραφές που θα δημιουργηθούν ανά περίπτωση .
Για κάθε τύπο παραστατικών Factor συμπληρώστε κατά τα συνήθη, τα βασικά του στοιχεία:
- τον κωδικό και την Περιγραφή του τύπου παραστατικού Factor
- τον τίτλο εκτύπωσης ο οποίος θα εμφανίζεται στην εκτύπωση παραστατικών που συνδέονται με αυτόν τον τύπο
και προχωρήστε στη συμπλήρωση του πιο σημαντικού πεδίου του τύπου
- τον τύπο κίνησης o οποίος καθορίζει το είδος εγγραφής που θα δημιουργείται κάθε φορά
Δυνατές τιμές :
Ενεργοποιήστε την εταιρία ή τις εταιρίες στις οποίες θα είναι διαθέσιμος ο τύπος του παραστατικού Factor .
- Αρίθμηση : δηλώστε αν η αρίθμηση θα ορίζεται από το χρήστη ή θα παράγεται από το Σύστημα
- Σειρά αρίθμησης του παραστατικού ανά εταιρία. Για περισσότερες της μιας σειρές ενεργοποιήστε το σχετικό πλήκτρο ενεργειών (στο κάτω τμήμα της σελίδας “Ιδιότητες εταιρίας”)
- Φόρμα Εκτύπωσης ανά εταιρία, που θα χρησιμοποιηθεί στην εκτύπωση με βάσει το ορισμένο “layout”. Ο ορισμός φορμών εκτύπωσης για το συγκεκριμένο τύπο παραστατικών γίνεται ενεργοποιώντας “Φόρμες εκτύπωσης” (στο κάτω τμήμα της σελίδας “Ιδιότητες εταιρίας”)
Καταχώριση σύμβασης Factor
H σύμβαση Factor συγκεντρώνει και απεικονίζει όλα τα στοιχεία για το Factoring.
Για να καταχωρίσετε μια σύμβαση Factor καλέστε “Factor” από το μενού “Factoring” της Οικονομικής Διαχείρισης .
Μόλις εμφανιστεί το ομότιτλο παράθυρο συμπληρώστε :
- τον κωδικό και την περιγραφή της σύμβασης Factor
- την εταιρία που ενεργοποιείται η σύμβαση
- τον τύπο Factor
- την τράπεζα της σύμβασης
- το πλαφόν, το ανώτατο ποσό, μέχρι το οποίο μπορούν να υπάρχουν ανεξόφλητα τιμολόγια εκχωρημένα στον Factor
- % χορήγησης : τι ποσοστό θα προκαταβάλει ο Factor για κάθε τιμολόγιο
- % προμήθειας : προμήθεια διαχείρισης ως ποσοστό στην αξία χορήγησης στον Factor
- Τύπος: Επιλογή μεταξύ των τιμών της λίστας (Προμηθευτής, Πιστωτής) για τη δημιουργία, κατά τη συναλλαγή Factor “χορήγηση” (βήμα 2), μιας εγγραφής προμήθειας, όπου στην “Οντότητα” της επικεφαλίδας θα κινείται ο δηλωμένος στο σημείο αυτό τύπος (προμηθευτής) και στις γραμμές λογαριασμός εξόδου
- Προμηθευτής : το όνομα του συναλλασσόμενου (προμηθευτή/πιστωτή)
Σελίδα “Πελάτες”
Στο εσωτερικό της σελίδας Πελάτες συμπληρώστε τους πελάτες στους οποίους η σύμβαση αφορά καθώς και το όριο (πλαφόν) κάθε πελάτη.
Αν συμπληρωθούν πελάτες, η σύμβαση θα αφορά σε τιμολόγια μόνο αυτών των πελατών, αλλιώς όλων των πελατών
Σημείωση : το πλαφόν όλων των πελατών δεν πρέπει να ξεπερνά το όριο πλαφόν, δηλωμένο στην επικεφαλίδα της Σύμβασης Factor
Έλεγχοι για υπερβάσεις πλαφόν κατά την καταχώριση του παραστατικό Factor
- Ο έλεγχος για υπέρβαση πλαφόν εκτελείται αυτόματα από την εφαρμογή κατά την καταχώριση εγγραφής Factor (όταν η εγγραφή περιέλθει σε κατάσταση “Ολοκληρώθηκε”). Σε περίπτωση υπέρβασης πλαφόν εμφανίζεται σχετικό μήνυμα λάθους
- Αν σε κάποιο πελάτη δεν συμπληρωθεί “όριο”, στο πεδίο “πλαφόν” των γραμμών της σύμβασης Factor, τότε ο έλεγχος υπέρβασης του πλαφόν του πελάτη διενεργείται σύμφωνα με το δηλωμένο στην επικεφαλίδα της σύμβασης Factor
Σελίδα “Οικονομικά Στοιχεία”
Τα πεδία της σελίδας αυτής ενημερώνονται αυτόματα από το Σύστημα με τις νέες τιμές (σύνολο, πλαφόν, υπόλοιπο κ.λπ.), όπως αυτές προκύπτουν από τις κινήσεις Factor (εκχωρήσεις, χορηγήσεις, πληρωμές κ.λπ.).
Από τις Ενέργειες της Σύμβασης Factoring, μπορείτε να δείτε τα οικονομικά στοιχεία Factor
Το Σύστημα καταγράφει στην οθόνη “Οικονομικά στοιχεία Factor” μια σειρά χρήσιμων πληροφοριών (οικονομικά στοιχεία ανά πελάτη, τιμολόγιο) όπως προκύπτουν από τις εγγραφές Factor. Τις πληροφορίες αυτές προβάλλει ομαδοποιημένες στις σχετικές σελίδες της οθόνης.
Παραθέτουμε στη συνέχεια περιληπτική περιγραφή ανά σελίδα :
Σελ. Πελάτες
Η λίστα εμφανίζει ανά πελάτη όλες τις κινήσεις (εκχωρήσεις, χορηγήσεις, πληρωμές, υπόλοιπα, πλαφόν). Η τελευταία γραμμή εμφανίζει τα σύνολα της σύμβασης factor (όλων των πελατών).
Σελ. Εγγραφές
Η λίστα εμφανίζει όλες τις συναλλαγές Factor (εκχώρηση, κατάθεση, πληρωμές).
Σελ. Παραστατικά
H λίστα εμφανίζει όλα τα παραστατικά πώλησης που μετέχουν στο Factor. Με κλικ στο σύμβολο του φακού εμφανίζεται το παραστατικό πώλησης. Η στήλη “Κίνηση” δηλώνει την τρέχουσα κατάσταση του τιμολογίου στη σύμβαση Factor: Εκχώρηση, πληρωμή κ.ά.
Σελ. Οικονομικές εγγραφές
Η λίστα προβάλλει όλες τις οικονομικές εγγραφές που δημιουργήθηκαν μέσω του Factoring. Με κλικ στο σύμβολο του φακού (δεξιά της εγγραφής) εμφανίζεται η οικονομική εγγραφή.
Καταχώριση εγγραφών Factor
Για να γίνει μια συναλλαγή με τον Factor π.χ. εκχώρηση των τιμολογίων, χορήγηση, πληρωμή τιμολογίων χρειάζεται ένα παραστατικό Factor με τα τιμολόγια που αφορούν στη συναλλαγή. Με την ολοκλήρωση του παραστατικού Factor δημιουργείται Οικονομική εγγραφή.
Μεγάλη σημασία στην όλη διαδικασία έχει να εκτελέσετε τα βήματα με σειρά που περιγράφηκαν στη ροή εργασίας (εκχώρηση, κατάθεση χορήγησης, πληρωμή). Δεν μπορείτε να ξεκινήσετε από το δεύτερο βήμα “κατάθεση χορήγησης” παρακάμπτοντας το πρώτο την “εκχώρηση” δηλαδή.
Βήμα 1. Εκχώρηση παραστατικών
Η επιχείρηση στέλνει – εκχωρεί τιμολόγια πώλησης σε Factor.
Για την καταχώριση ενός παραστατικού Factor συμπληρώστε τα ακόλουθα πεδία :
- Τύπος : Στο πεδίο αυτό συνδέστε το παραστατικό με τον κατάλληλο τύπο παραστατικού Factor, ορισμένο στην παραμετροποίηση του Factor
- Κίνηση : Το πεδίο αυτό ενημερώνεται με την επιλογή του τύπου και δηλώνει το είδος της κίνησης
- Κατάσταση : Στην περίπτωση νέας καταχώρισης προτείνεται “Πρόχειρη”. Όταν το παραστατικό περιέλθει σε κατάσταση “Ολοκληρώθηκε” δημιουργείται, βάσει παραμετροποίησης, οικονομική εγγραφή
- Ημερομηνία : Προτείνεται από το Σύστημα και αφορά στην ημερομηνία καταχώρισης της κίνησης
- Υποκατάστημα της εταιρίας η οποία διενεργεί τη συναλλαγή. Προτείνεται το επιλεγμένο στο “Προφίλ Χρηστών”
- Αρίθμηση : Αφορά στη σειρά αρίθμησης του παραστατικού. Ο ορισμός γίνεται στον τύπο του παραστατικού Factor. Αν στο τύπο του παραστατικού έχει καθοριστεί σειρά τότε επιλέγετε τη σειρά με την οποία είναι συνδεδεμένο το παραστατικό για συγκεκριμένη όμως εταιρία και υποκατάστημα
- Αριθμός : Aφορά στον αριθμό του παραστατικού, συμπληρώνεται μόνο στην περίπτωση που ο “τύπος παραστατικού” δεν διαχειρίζεται σειρές
- Factor : Επιλέξτε τη σύμβαση Factor, ενημερώνεται αυτόματα ο συνδεδεμένος τύπος Factor στο σχετικό πεδίο
Γραμμές
Στην περιοχή των γραμμών του παραστατικού Factor επιλέξτε τα παραστατικά πώλησης που θα εκχωρηθούν .
Ποια παραστατικά εμφανίζονται προς επιλογή στις γραμμές του παραστατικού για την εκχώρηση :
- τα παραστατικά πώλησης τύπου Τιμολόγιο, Δελτίο αποστολής & Τιμολόγιο, Πιστωτικό τιμολόγιο (Επιστροφή), Πιστωτικό έκπτωσης, Πιστ. τιμολόγιο – Δελτίο επιστροφής και Πιστωτικό τιμολόγιο (Έκπτωσης)
- τα ανεξόφλητα παραστατικά (open items)
- όσα έχουν στην “Κατάσταση πληρωμής” : Κανονικό
- Αν στη σύμβαση Factor έχουν δηλωθεί πελάτες, τότε εμφανίζονται προς επιλογή τα παραστατικά μόνο αυτών των πελατών, διαφορετικά όλων
- Ο πελάτης του παραστατικού πώλησης έχει “Ναι, FIFO” στο πεδίο “Αντιστοίχιση” (σελ. Αντιστοίχιση – Αναθέσεις) των Ρόλων
Τα πεδία στις “Γραμμές” του παραστατικού συνοψίζονται ως εξής:
- Α/Α : αύξουσα αρίθμηση επί του συνόλου των εγγραφών της γραμμής
- Παραστατικό : Πρόκειται για τον κωδικό του παραστατικού πώλησης
- Ημ/νία ενημέρωσης του παραστατικού
- Σύνολο : η συνολική αξία του παραστατικού
- Υπόλοιπο του παραστατικού : η ανεξόφλητη αξία του παραστατικού
- Υποκείμενη : η προτεινόμενη αξία σύμφωνα με την οποία θα υπολογιστεί η χορήγηση
- Αξία εκχώρησης : η αξία με την οποία εκχωρείται το παραστατικό. Προτείνεται η Υποκείμενη με δικαίωμα αλλαγής
- Ημερομηνία έκδοσης της απαίτησης
- Ημερομηνία λήξης
- Πιθανά σχόλια
- Κωδικός και όνομα πελάτη
Όταν η κατάσταση του παραστατικού Factor μεταβληθεί από “Πρόχειρο” σε “Ολοκληρώθηκε” δημιουργείται η οικονομική εγγραφή
Πατώντας “αποθήκευση” εμφανίζεται σχετικό ενημερωτικό μήνυμα, με “ΟΚ” στο μήνυμα,