Payroll - Οδηγός αρχικής παραμετροποίησης

Σύντομη περιγραφή

Ο σκοπός του κειμένου είναι να περιγράψει τα βήματα που είναι απαιτητά ως αρχική παραμετροποίηση μιας βάσης, που λειτουργεί ήδη σε πλατφόρμα Galaxy, ώστε να λειτουργήσει το module της μισθοδοσίας.

Για τις βάσεις δεδομένων που δημιουργήθηκαν από αντιγραφή της Πρότυπης βάσης (Galaxy_Template) της έκδοσης 21 και μετά, ορισμένα βήματα δεν είναι υποχρεωτικά, καθώς η πρότυπη βάση τα περιέχει ήδη.

Όπου ισχύει αυτό, σημειώνεται στο τέλος της κάθε παραγράφου.

Ροή εργασιών

Συγχρονισμός δεδομένων μισθοδοσίας

Μετά την αναβάθμιση της βάσης στην νέα έκδοση, εμφανίζεται ειδοποίηση στην οθόνη που ενημερώνει για την ύπαρξη νεότερης έκδοσης των αρχικών δεδομένων μισθοδοσίας, από αυτήν που περιέχει η βάση.

Επιλέξτε το μήνυμα στο εικονίδιο ώστε να ξεκινήσει η διαδικασία του συγχρονισμού.

Στο διάλογο που εμφανίζεται απαντήστε καταφατικά.

Για να εκτελέσετε τον συγχρονισμό αρχικών δεδομένων οποιαδήποτε άλλη στιγμή επιλέξτε Μισθοδοσία | Οργάνωσης μισθοδοσίας | Χρήστης/Διαχειριστής | Συγχρονισμός αρχικών δεδομένων.

Τέλος, ελέγξτε τα αποτελέσματα του συγχρονισμού από το μενού των Ειδοποιήσεων.

Ρυθμίσεις παραμέτρων

Επιλέξτε Ρυθμίσεις | Μισθοδοσία.

Ελέγξτε και τροποποιήστε εάν απαιτείται τις προτεινόμενες βασικές παραμέτρους της μισθοδοσίας που σχετίζονται με:

  • Γενικά : την ακρίβεια των δεκαδικών για πεδία που αναφέρονται σε Ημέρες, Ώρες και Συντελεστές (Τα δεκαδικά των αξιών ακολουθούν την ακρίβεια που έχει δηλωθεί στο εκάστοτε νόμισμα).
  • Μορφές κωδικών : δηλώνουμε την κωδικοποίηση που θα ακολουθηθεί στις οντότητες τις μισθοδοσίας.
  • Υπολογισμός : δηλώνουμε παραμέτρους για τον προτεινόμενο τύπο Ισοτιμίας, την Μέθοδο καταγραφής του ιστορικού των υπολογισμό, την έκδοση της πρότυπης παραμετροποίησης (που ενημερώθηκε με το βήμα του συγχρονισμού) καθώς και παραμέτρους που απαιτούνται για να εκτελεστεί ο υπολογισμός Μεικτών Από Καθαρά.
  • Συγχρονισμός : τον συγχρονισμό της απασχόλησης με τον ενδιάμεσο ρόλο του ERP, ώστε κάθε Πρόσωπο της μισθοδοσίας να δημιουργείται αυτόματα ως Ενδιάμεσος. Σε εγκαταστάσεις που δεν υπάρχει ERP θα πρέπει η παράμετρος «Συγχρονισμός απασχόλησης με ενδιάμεσο ERP» να μην είναι επιλεγμένη.
  • ΣΣΕ : την εισαγωγή ΣΣΕ από το internet.

Εισαγωγή αρχείων ΟΣΥΚ

Εισάγετε τον τελευταίο οδηγό σύνδεσης κωδικών (ΟΣΥΚ). Επιλέξτε Μισθοδοσία | Οργάνωσης μισθοδοσίας | Αρχεία Ο.ΣΥ.Κ | Εισαγωγή αρχείων Ο.ΣΥ.Κ. Επιλέξτε το αρχείο osyk.zip που έχετε κατεβάσει από τη βιβλιοθήκη του MyGalaxy στη διεύθυνση https://www.mygalaxy.gr/el/OSYK19.1.

Ασφαλιστικοί Φορείς και Ιδρύματα

Ορίστε τους ασφαλιστικούς φορείς με τους οποίους έχει συναλλαγές η εταιρία.

Επιλέξτε Βασική δομή | Βασική δομή | Δημόσιες Υπηρεσίες | Ασφαλιστικά ταμεία.

Για κάθε ένα φορέα επιλέξτε στο πεδίο «Ταμείο» τον ασφαλιστικό φορέα της μισθοδοσίας με το οποίο συνδέεται.

Για παράδειγμα, αν η επιχείρηση ασφαλίζει του εργαζομένους της στο ΙΚΑ και στο ΕΔΟΕΑΠ, θα πρέπει να δημιουργήσετε δύο εγγραφές στον πίνακα των ασφαλιστικών ταμείων με τα στοιχεία των υποκατάστημα των τους, στο μεν υποκατάστημα του ΙΚΑ να δηλωθεί ως ταμείο το ταμείο με κωδικό 01 – ΙΚΑ Ενιαίο ταμείο ασφάλισης μισθωτών ενώ στο υποκατάστημα του ΕΔΟΕΑΠ να δηλωθεί ως ταμείο το ταμείο με κωδικό 31ΕΔΟΕΑΠ.

Η σύνδεση με το λάθος ταμείο θα δημιουργήσει προβλήματα στην έκδοση του αρχείου εισφορών προς τον αντίστοιχο ασφαλιστικό φορέα.

Ενεργοποίηση παραμέτρων μισθοδοσίας

Επιλέξτε Βασική δομή | Λίστα εταιριών.

Επιλέξτε την εταιρία στην οποία θέλετε να ενεργοποιήσετε την Μισθοδοσία και στην συνέχεια επιλέξτε Ενέργειες | Παράμετροι Μισθοδοσίας Εταιρίας. Με επιλεγμένο το Όλες τις εταιρίες ή Συγκεκριμένη Εταιρία ή Συγκεκριμένο Υποκατάστημα επιλέγουμε Ενεργοποίηση.

Στη οθόνη των παραμέτρων που δημιουργείται δηλώνουμε τον Κωδικό Δραστηριότητας του ΙΚΑ της επιχείρησης. Ελέγχουμε αν οι υπόλοιπες τιμές των παραμέτρων είναι οι αποδεκτές από την Επιχείρηση.

Στη συνέχεια και πάλι από την φόρμα της εταιρίας και από το κάτω μενού των ενεργειών, στην επιλογή Στοιχεία Υποκαταστημάτων Ταμείων ασφάλισης, επιλέγουμε τα ταμεία που καταχωρήσαμε στο προηγούμενο βήμα, και δηλώνουμε αντίστοιχα του Αριθμούς μητρώου της επιχείρησης για το κάθε ένα από αυτά.

Στην οθόνη των παραμέτρων σε κάθε υποκατάστημα, επιλέγοντας Ενέργειες/Σύνδεση εκτυπώσεων με πρόσωπα, έχουμε τη δυνατότητα να συνδέσουμε τα φυσικά πρόσωπα με τις εκτυπώσεις που αυτά βεβαιώνουν.

Περίοδοι Μισθοδοσίας

Από την Οργάνωση της Μισθοδοσίας – Πίνακες Μισθοδοσίας – Περίοδοι δημιουργούμε τις περιόδους για το Έτος που θα ξεκινήσουμε την Μισθοδοσία.

Καλούμε από το μενού Ενέργειες την Αυτόματη δημιουργία οικ. χρήσεων

Στη συνέχεια δηλώνουμε το έτος που επιθυμούμε

Με Αποδοχή η εφαρμογή δημιουργεί 12 περιόδους (μια περίοδος είναι ένας μήνας).

  • Στην πρότυπη βάση υπάρχουν ήδη δημιουργημένες χρήσεις για το έτος 2013 και το έτος 2014

Φόρμες εισαγωγής στοιχείων

Για τις περιπτώσεις οπού πρέπει να εισαχθούν στοιχεία πριν των υπολογισμό της μισθοδοσίας (Προκαταβολές, Μπόνους, Δοτά στοιχεία χρόνου) θα πρέπει να δημιουργηθούν Φόρμες καταχώρησης στοιχείων, ώστε αυτά τα στοιχεία να μπορούν να καταχωρηθούν μαζικά.

Έχουν δημιουργηθεί έτοιμες φόρμες εισαγωγής τις οποίες μπορείτε να κατεβάσετε από το Market.

Για να εισαχθούν στην εγκατάσταση θα πρέπει να πάμε από το μενού Χρήστης Διαχειριστής – Μαζική επεξεργασία Οντοτήτων . Επιλέγουμε Χρήστης – Market και επιλέγουμε τα κατάλληλα αρχεία.

  • στην πρότυπη βάση υπάρχουν ήδη εγκατεστημένες οι εξής φόρμες εισαγωγής στοιχείων : Εισαγωγή πρόσθετων αποδοχών, Εισαγωγή υπερωριών και Εισαγωγή Χρονικών στοιχείων.

Φόρμα εκτύπωσης απόδειξης πληρωμής

  • Από το Market εγκαθιστούμε την Φόρμα της απόδειξης πληρωμής. Για να γίνει αυτό μεταφερόμαστε στο Μενού Οργάνωση Μισθοδοσίας – Σχεδιασμών Φορμών Εκτύπωσης - Εγγραφές Μισθοδοσίας

Δημιουργούμε μια νέα δηλώνοντας τα παρακάτω στοιχεία

Στη συνέχεια αφού αποθηκεύσουμε καλούμε το Μενού Χρήστης / Import from Market to Current και εισάγουμε την φόρμα απόδειξης πληρωμής στην εγκατάσταση μας.

  • Από το Μενού Οργάνωση Βασικής Δομής – Εκτύπωση- Ιδιότητες φόρμας εκτύπωσης, δημιουργούμε μία νέα εγγραφή με

Είδος Φόρμας……..: Εγγραφή Μισθοδοσίας

Όνομα φόρμας…..: Την φόρμα που δημιουργήσαμε στο προηγούμενο βήμα.

Αντίγραφα…………..: 1

  • Στην πρότυπη βάση υπάρχει ήδη η Φόρμα απόδειξης πληρωμής.