Διαχείριση εξοδολογίων |Galaxy CRM

Εισαγωγή

Επέκταση στη λειτουργικότητα για τη διαχείριση εξοδολογίων στο Galaxy CRM και την αυτόματη δημιουργία οικονομικών εγγραφών στο ERP. Η καταχώριση του εξοδολογίου γίνεται με χρήση του τύπου Δραστηριότητας “Αίτημα εργαζομένου”.

Τι ακριβώς εξυπηρετεί αυτή η επέκταση :

  • τη Δημιουργία προκαταβολής
  • τη Δημιουργία εξόφλησης
  • την Τακτοποίηση πιστωτών
  • τη Δημιουργία δαπανών

Προσθήκη Παραμέτρων

Σε τύπους Δραστηριότητας “Αίτημα εργαζομένου” (Παράμετροι αιτήματος |Εγγραφές), ενσωματώθηκαν μια σειρά από λειτουργικά στοιχεία :

  • Κατάσταση Ολοκλήρωσης : Πρόκειται για την κατάσταση της δραστηριότητας σύμφωνα με την οποία θα επιτραπεί η συμμετοχή της στην εκτέλεση των προαναφερθέντων ενεργειών.
  • Πεδίο αξίας αιτήματος : Εμφανίζεται προς επιλογή το “Ποσό προς έγκριση” ή το “Εγκεκριμένο ποσό”. Ανάλογα με την επιλογή σας, το αντίστοιχο πεδίο της γραμμής των αιτημάτων της δραστηριότητας θα μεταφερθεί στις γραμμές της οικονομικής εγγραφής του ERP.
  • Πίνακας παραμέτρων οικονομικών εγγραφών : Στον πίνακα αυτό η παρουσία παραμέτρων εξυπηρετεί την ανάγκη δημιουργίας οικονομικών εγγραφών ERP.

Συνοψίζονται ως εξής :

  • Είδος: Επιλογή ανάμεσα στις δυνατές τιμές : Προκαταβολή (Prepayment), Εξόφληση (Payoff), Τακτοποιητική (Settlements) και Έξοδα (Expenses). Καθορίζονται οι παράμετροι της οικονομικής εγγραφής που θα δημιουργηθεί, ανάλογα με την ενέργεια (μια εκ των τεσσάρων), που θα εκτελεστεί.
  • Τύπος: Πρόκειται για τον τύπο της οικονομικής εγγραφής.
    Για την Προκαταβολή έρχονται τα gxFinEntryType με gxKind = 10 (πληρωμές)
    Για την Εξόφληση έρχονται τα gxFinEntryType με gxKind = 10 (πληρωμές)
    Για την Τακτοποιητική έρχονται τα gxFinEntryType με gxKind = 20 (Τακτοποιητική)
    Για τα Έξοδα έρχονται τα gxFinEntryType με gxKind = 41 (Έξοδα)
  • Τύπος οντότητας γραμμής: Χρησιμοποιείται μόνο στις ενέργειες δημιουργίας προκαταβολής και εξόφλησης και ορίζει τον τύπο οντότητας που θα έχουν οι γραμμές της οικονομικής εγγραφής. Μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε :
    • μετρητά (Cash) ή
    • τραπεζικό λογαριασμό (Bank account)
  • Χρηματικός Λογαριασμός: Αφορά μόνο στις ενέργειες δημιουργίας προκαταβολής και εξόφλησης και υποδεικνύει το χρηματικό λογαριασμό που θα κινηθεί στις γραμμές της οικονομικής εγγραφής. Μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε μετρητά (Cash) ή τραπεζικό λογαριασμό (Bank account). Αν στον “τύπο οντότητα γραμμής” (Line entity type) έχει επιλεγεί μετρητά, ο χρηματικός λογ/σμός πρέπει να έχει κατηγορία “μετρητά”. Κατ’ αντιστοιχία, “τραπεζικό λογαριασμό” αν ο τύπος οντότητας γραμμής προβλέπει τραπεζικό λογ/σμό.
  • Προβολή νέας οντότητας: Αν η παράμετρος αυτή λάβει ένδειξη, κάθε φορά που θα δημιουργείται μια νέα οικονομική εγγραφή θα ανοίγει σε νέο tab για προβολή.


 

Επιπροσθέτως,

στο “Είδος οικονομικής εγγραφής” της γραμμής των αιτημάτων της δραστηριότητας, προστέθηκε η παράμετρος “Οικονομικός λογαριασμός” (Financial account) για τον ορισμό του οικονομικού λογαριασμού που θα έχουν οι γραμμές της οικονομικής εγγραφής σε περίπτωση που εκτελεστεί η ενέργεια για τη δημιουργία δαπανών.

Δημιουργία προκαταβολής

Μέσα από τη δραστηριότητα υπάρχει η δυνατότητα δημιουργίας προκαταβολής (Create prepayment). Δημιουργείται οικονομική εγγραφή προκαταβολής με το ποσό που αναγράφεται στη Δραστηριότητα και αφορά στο λογαριασμό (account) της Δραστηριότητας .

Συγκεκριμένα,

Ανατίθεται στην επικεφαλίδα της οικονομικής εγγραφής ο Πιστωτής, ο οποίος συνδέεται με τον λογαριασμό της δραστηριότητας και δημιουργείται μια γραμμή στο παραστατικό. Η γραμμή αυτή έχει τύπο μετρητά ή τραπεζικό λογαριασμό, ανάλογα με το τι ορίστηκε στον τύπο δραστηριότητας για την προκαταβολή και το χρηματικό λογαριασμό.

Στην αξία της γραμμής ανατίθεται το ποσό της προκαταβολής (Amount in advance) της δραστηριότητας.
Ο λογαριασμός της δραστηριότητας πρέπει να είναι συνδεδεμένος με συναλλασσόμενο (trader) με ρόλο πιστωτή (creditor) στην εταιρία της δραστηριότητας. Αν ΔΕΝ ισχύει το παραπάνω ή η δραστηριότητα δεν έχει συμπληρωμένη εταιρία, εμφανίζεται μήνυμα σφάλματος πριν τη δημιουργία της οικονομικής εγγραφής.

Η προκαταβολή μπορεί να δημιουργηθεί μόνο μια φορά για μια δραστηριότητα, ανεξάρτητα από την κατάσταση της δραστηριότητας, σε αντίθεση με όλες τις άλλες ενέργειες όπου το status της δραστηριότητας πρέπει να είναι το ίδιο με το Finalization status του τύπου δραστηριότητας .

Παράδειγμα δημιουργίας προκαταβολής

Για τον τύπο δραστηριότητας Procurement, οι παράμετροι δημιουργίας προκαταβολής είναι:

  • Τύπος οικονομικής εγγραφής 5101-1 - Πληρωμή σε Προμηθευτή
  • Line entity type (τύπος γραμμής) Μετρητά
  • Χρηματικός λογαριασμός 3800000 - Ταμείο καταστημάτων

Από τις “Ενέργειες” της Δραστηριότητας επιλέξτε δημιουργία προκαταβολής (Create prepayment)

Δημιουργείται η οικονομική εγγραφή με τύπο 5101-1 “Πληρωμή σε Προμηθευτή”, τύπο γραμμής “Μετρητά”, χρηματικό λογαριασμό (οντότητα γραμμής) τον 3800000 - Ταμείο καταστημάτων, σύμφωνα με την παραμετροποίηση του τύπου δραστηριότητας.

Στην επικεφαλίδα της οικονομικής εγγραφής ο τύπος οντότητας αφορά σε πιστωτή και η οντότητα πιστωτής (π.χ. ΕΚΟ ΚΑΛΥΨΩ – ΜΕΣΟΓΕΙΩΝ), συνδέεται με το λογαριασμό της δραστηριότητας.
Η αξία της γραμμής είναι 12 ευρώ, τόση όσο και το Amount in advance της δραστηριότητας.

Η προκαταβολή (μετά τη δημιουργία της) δεν μπορεί να δημιουργηθεί εκ νέου εκτός και αν διαγραφεί.

Τη συνδεδεμένη με τη δραστηριότητα προκαταβολή μπορείτε να τη δείτε από τις “Σχετικές εγγραφές” της εγγραφής .

Και αντίστροφα, μέσα από τις “Σχετικές οικονομικές εγγραφές της δραστηριότητας” να δείτε το παραστατικό.

Δημιουργία εξόφλησης

Παρόμοια με αυτά που αναφέρθηκαν στην προκαταβολή, υπάρχει μέσα από τη δραστηριότητα και η δυνατότητα δημιουργίας εξόφλησης (Create payoff). Παράγεται η οικονομική εγγραφή εξόφλησης με το συνολικό ποσό των αιτημάτων της δραστηριότητας και αφορά στο λογαριασμό της δραστηριότητας .

Πιο συγκεκριμένα,

Ανατίθεται στην επικεφαλίδα της οικονομικής εγγραφής ο πιστωτής που συνδέεται με το λογαριασμό της δραστηριότητας και δημιουργείται μια γραμμή στο παραστατικό. Η γραμμή αυτή έχει ως τύπο “μετρητά” ή “τραπεζικό λογαριασμό”, σύμφωνα με ό,τι ορίστηκε στον τύπο δραστηριότητας για την εξόφληση και το χρηματικό λογαριασμό.

Στην αξία της γραμμής ανατίθεται το άθροισμα των ποσών της δραστηριότητας μείον το ποσό της προκαταβολής. Το ποσό των αιτημάτων που αθροίζεται είναι το “ποσό προς έγκριση” (Requested ή το “εγκεκριμένο ποσό” (Approved amount) σύμφωνα με τη δηλωθείσα παραμετροποίηση στο “Πεδίο αξίας αιτήματος” (Financial entry value) του τύπου δραστηριότητας.

Ο λογαριασμός της δραστηριότητας πρέπει να είναι συνδεδεμένος με trader (συναλλασσόμενο) με ρόλο πιστωτή στην εταιρία της δραστηριότητας. Αν ΔΕΝ ισχύει το παραπάνω ή η δραστηριότητα δεν έχει συμπληρωμένη εταιρία, εμφανίζεται μήνυμα σφάλματος πριν την δημιουργία της οικονομικής εγγραφής.

Για τις γραμμές αιτημάτων της δραστηριότητας που έχουν συμπληρωμένο όρο πληρωμής ισχύουν οι παρακάτω περιορισμοί:

  • Μόνο μία γραμμή στον πίνακα gxPyscLines για αυτό το gxPaymentScheme δηλαδή μόνο μια γραμμή στη συμφωνία πληρωμής του όρου πληρωμής.

  • Η γραμμή αυτή να έχει gxPyscLines.gxPyslType = 2 (Percentage) δηλαδή ο τύπος της να είναι Ποσοστό
  • Η γραμμή αυτή να έχει gxPyscLines. gxAmount = 100 (Ποσό)
  • Το gxPyscLines.gxFuAcID να είναι με gxFundAccount.gxStatus in (1,2,3)

(Cash, BankAccount, OwnedCreditCard)

δηλαδή ο χρηματικός λογαριασμός να έχει κατηγορία λογαριασμού μετρητά, τραπεζικός λογαριασμός ή κάρτα πληρωμής.

Αν κάτι από τα παραπάνω δεν ισχύει για τους όρους πληρωμής των αιτημάτων της δραστηριότητας, εμφανίζεται μήνυμα λάθους και η εφαρμογή δεν προχωρά στη δημιουργία εξόφλησης.

Η εξόφληση μπορεί να δημιουργηθεί μόνο μια φορά για μια δραστηριότητα και μόνο αν το status της δραστηριότητας είναι το ίδιο με το Finalization status του τύπου δραστηριότητας (activity type).

Παράδειγμα δημιουργίας εξόφλησης

Για το τύπο δραστηριότητας Procurement, οι παράμετροι δημιουργίας εξόφλησης είναι :

  • Τύπος οικονομικής εγγραφής 5101-1 - Πληρωμής σε Προμηθευτή
  • Line entity type (τύπος γραμμής) Μετρητά
  • Χρηματικός λογαριασμός 380000 Ταμείο

Και το ποσό που θα μεταφερθεί στο παραστατικό (Financial entry value) είναι το “ποσό προς έγκριση” (Requested amount).

Από τις Ενέργειες| Έξοδα της δραστηριότητας εκτελέστε δημιουργία εξόφλησης (Create payoff)

Δημιουργείται η οικονομική εγγραφή, ο τύπος της οποίας είναι ο 5101-1 - Πληρωμή σε Προμηθευτή, ο τύπος της γραμμής είναι “Μετρητά” και ο χρηματικός λογαριασμός (η οντότητα της γραμμής) είναι ο 380000 “Ταμείο”, όπως έχουν δηλωθεί στον τύπο δραστηριότητας .

Στην επικεφαλίδα της οικονομικής εγγραφής ο τύπος οντότητας αφορά σε πιστωτή και η οντότητα πιστωτής (π.χ. ΕΚΟ ΚΑΛΥΨΩ – ΜΕΣΟΓΕΙΩΝ), συνδέεται με το λογαριασμό της δραστηριότητας.

Η αξία της γραμμής είναι 388 ευρώ, τόση όσο και το συνολικό “ποσό προς έγκριση” μείον το αmount in advance της δραστηριότητας.

Μετά τη δημιουργία της εξόφλησης, αυτή δεν μπορεί να δημιουργηθεί εκ νέου παρά μόνο αν διαγραφεί.

Η εξόφληση συνδέεται με τη δραστηριότητα και απεικονίζεται στις σχετικές εγγραφές του παραστατικού.

Η διαδικασία μπορεί να γίνει και αντίστροφα, να δείτε δηλαδή το παραστατικό μέσα από τις σχετικές οικονομικές εγγραφές της δραστηριότητας.

Τακτοποίηση πιστωτών

Για την τακτοποίηση πιστωτών διατίθεται νέα οθόνη με ευέλικτα φίλτρα που εμφανίζει δεδομένα από τις γραμμές αιτημάτων των δραστηριοτήτων.

H οθόνη “Τακτοποίηση πιστωτών” βρίσκεται ενσωματωμένη στις “Λοιπές διαδικασίες” των “Δραστηριοτήτων”.