Διαχείριση εξοδολογίων |Galaxy CRM

Εισαγωγή

Επέκταση στη λειτουργικότητα για τη διαχείριση εξοδολογίων στο Galaxy CRM και την αυτόματη δημιουργία οικονομικών εγγραφών στο ERP. Η καταχώριση του εξοδολογίου γίνεται με χρήση του τύπου Δραστηριότητας “Αίτημα εργαζομένου”.

Τι ακριβώς εξυπηρετεί αυτή η επέκταση :

  • τη Δημιουργία προκαταβολής
  • τη Δημιουργία εξόφλησης
  • την Τακτοποίηση πιστωτών
  • τη Δημιουργία δαπανών

Προσθήκη Παραμέτρων

Σε τύπους Δραστηριότητας “Αίτημα εργαζομένου” (Παράμετροι αιτήματος |Εγγραφές), ενσωματώθηκαν μια σειρά από λειτουργικά στοιχεία :

  • Κατάσταση Ολοκλήρωσης : Πρόκειται για την κατάσταση της δραστηριότητας σύμφωνα με την οποία θα επιτραπεί η συμμετοχή της στην εκτέλεση των προαναφερθέντων ενεργειών.
  • Πεδίο αξίας αιτήματος : Εμφανίζεται προς επιλογή το “Ποσό προς έγκριση” ή το “Εγκεκριμένο ποσό”. Ανάλογα με την επιλογή σας, το αντίστοιχο πεδίο της γραμμής των αιτημάτων της δραστηριότητας θα μεταφερθεί στις γραμμές της οικονομικής εγγραφής του ERP.
  • Πίνακας παραμέτρων οικονομικών εγγραφών : Στον πίνακα αυτό η παρουσία παραμέτρων εξυπηρετεί την ανάγκη δημιουργίας οικονομικών εγγραφών ERP.

Συνοψίζονται ως εξής :

  • Είδος: Επιλογή ανάμεσα στις δυνατές τιμές : Προκαταβολή (Prepayment), Εξόφληση (Payoff), Τακτοποιητική (Settlements) και Έξοδα (Expenses). Καθορίζονται οι παράμετροι της οικονομικής εγγραφής που θα δημιουργηθεί, ανάλογα με την ενέργεια (μια εκ των τεσσάρων), που θα εκτελεστεί.
  • Τύπος: Πρόκειται για τον τύπο της οικονομικής εγγραφής.
    Για την Προκαταβολή έρχονται τα gxFinEntryType με gxKind = 10 (πληρωμές)
    Για την Εξόφληση έρχονται τα gxFinEntryType με gxKind = 10 (πληρωμές)
    Για την Τακτοποιητική έρχονται τα gxFinEntryType με gxKind = 20 (Τακτοποιητική)
    Για τα Έξοδα έρχονται τα gxFinEntryType με gxKind = 41 (Έξοδα)
  • Τύπος οντότητας γραμμής: Χρησιμοποιείται μόνο στις ενέργειες δημιουργίας προκαταβολής και εξόφλησης και ορίζει τον τύπο οντότητας που θα έχουν οι γραμμές της οικονομικής εγγραφής. Μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε :
    • μετρητά (Cash) ή
    • τραπεζικό λογαριασμό (Bank account)
  • Χρηματικός Λογαριασμός: Αφορά μόνο στις ενέργειες δημιουργίας προκαταβολής και εξόφλησης και υποδεικνύει το χρηματικό λογαριασμό που θα κινηθεί στις γραμμές της οικονομικής εγγραφής. Μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε μετρητά (Cash) ή τραπεζικό λογαριασμό (Bank account). Αν στον “τύπο οντότητα γραμμής” (Line entity type) έχει επιλεγεί μετρητά, ο χρηματικός λογ/σμός πρέπει να έχει κατηγορία “μετρητά”. Κατ’ αντιστοιχία, “τραπεζικό λογαριασμό” αν ο τύπος οντότητας γραμμής προβλέπει τραπεζικό λογ/σμό.
  • Προβολή νέας οντότητας: Αν η παράμετρος αυτή λάβει ένδειξη, κάθε φορά που θα δημιουργείται μια νέα οικονομική εγγραφή θα ανοίγει σε νέο tab για προβολή.


 

Επιπροσθέτως,

στο “Είδος οικονομικής εγγραφής” της γραμμής των αιτημάτων της δραστηριότητας, προστέθηκε η παράμετρος “Οικονομικός λογαριασμός” (Financial account) για τον ορισμό του οικονομικού λογαριασμού που θα έχουν οι γραμμές της οικονομικής εγγραφής σε περίπτωση που εκτελεστεί η ενέργεια για τη δημιουργία δαπανών.

Δημιουργία προκαταβολής

Μέσα από τη δραστηριότητα υπάρχει η δυνατότητα δημιουργίας προκαταβολής (Create prepayment). Δημιουργείται οικονομική εγγραφή προκαταβολής με το ποσό που αναγράφεται στη Δραστηριότητα και αφορά στο λογαριασμό (account) της Δραστηριότητας .

Συγκεκριμένα,

Ανατίθεται στην επικεφαλίδα της οικονομικής εγγραφής ο Πιστωτής, ο οποίος συνδέεται με τον λογαριασμό της δραστηριότητας και δημιουργείται μια γραμμή στο παραστατικό. Η γραμμή αυτή έχει τύπο μετρητά ή τραπεζικό λογαριασμό, ανάλογα με το τι ορίστηκε στον τύπο δραστηριότητας για την προκαταβολή και το χρηματικό λογαριασμό.

Στην αξία της γραμμής ανατίθεται το ποσό της προκαταβολής (Amount in advance) της δραστηριότητας.
Ο λογαριασμός της δραστηριότητας πρέπει να είναι συνδεδεμένος με συναλλασσόμενο (trader) με ρόλο πιστωτή (creditor) στην εταιρία της δραστηριότητας. Αν ΔΕΝ ισχύει το παραπάνω ή η δραστηριότητα δεν έχει συμπληρωμένη εταιρία, εμφανίζεται μήνυμα σφάλματος πριν τη δημιουργία της οικονομικής εγγραφής.

Η προκαταβολή μπορεί να δημιουργηθεί μόνο μια φορά για μια δραστηριότητα, ανεξάρτητα από την κατάσταση της δραστηριότητας, σε αντίθεση με όλες τις άλλες ενέργειες όπου το status της δραστηριότητας πρέπει να είναι το ίδιο με το Finalization status του τύπου δραστηριότητας .

Παράδειγμα δημιουργίας προκαταβολής

Για τον τύπο δραστηριότητας Procurement, οι παράμετροι δημιουργίας προκαταβολής είναι:

  • Τύπος οικονομικής εγγραφής 5101-1 - Πληρωμή σε Προμηθευτή
  • Line entity type (τύπος γραμμής) Μετρητά
  • Χρηματικός λογαριασμός 3800000 - Ταμείο καταστημάτων

Από τις “Ενέργειες” της Δραστηριότητας επιλέξτε δημιουργία προκαταβολής (Create prepayment)

Δημιουργείται η οικονομική εγγραφή με τύπο 5101-1 “Πληρωμή σε Προμηθευτή”, τύπο γραμμής “Μετρητά”, χρηματικό λογαριασμό (οντότητα γραμμής) τον 3800000 - Ταμείο καταστημάτων, σύμφωνα με την παραμετροποίηση του τύπου δραστηριότητας.

Στην επικεφαλίδα της οικονομικής εγγραφής ο τύπος οντότητας αφορά σε πιστωτή και η οντότητα πιστωτής (π.χ. ΕΚΟ ΚΑΛΥΨΩ – ΜΕΣΟΓΕΙΩΝ), συνδέεται με το λογαριασμό της δραστηριότητας.
Η αξία της γραμμής είναι 12 ευρώ, τόση όσο και το Amount in advance της δραστηριότητας.

Η προκαταβολή (μετά τη δημιουργία της) δεν μπορεί να δημιουργηθεί εκ νέου εκτός και αν διαγραφεί.

Τη συνδεδεμένη με τη δραστηριότητα προκαταβολή μπορείτε να τη δείτε από τις “Σχετικές εγγραφές” της εγγραφής .

Και αντίστροφα, μέσα από τις “Σχετικές οικονομικές εγγραφές της δραστηριότητας” να δείτε το παραστατικό.

Δημιουργία εξόφλησης

Παρόμοια με αυτά που αναφέρθηκαν στην προκαταβολή, υπάρχει μέσα από τη δραστηριότητα και η δυνατότητα δημιουργίας εξόφλησης (Create payoff). Παράγεται η οικονομική εγγραφή εξόφλησης με το συνολικό ποσό των αιτημάτων της δραστηριότητας και αφορά στο λογαριασμό της δραστηριότητας .

Πιο συγκεκριμένα,

Ανατίθεται στην επικεφαλίδα της οικονομικής εγγραφής ο πιστωτής που συνδέεται με το λογαριασμό της δραστηριότητας και δημιουργείται μια γραμμή στο παραστατικό. Η γραμμή αυτή έχει ως τύπο “μετρητά” ή “τραπεζικό λογαριασμό”, σύμφωνα με ό,τι ορίστηκε στον τύπο δραστηριότητας για την εξόφληση και το χρηματικό λογαριασμό.

Στην αξία της γραμμής ανατίθεται το άθροισμα των ποσών της δραστηριότητας μείον το ποσό της προκαταβολής. Το ποσό των αιτημάτων που αθροίζεται είναι το “ποσό προς έγκριση” (Requested ή το “εγκεκριμένο ποσό” (Approved amount) σύμφωνα με τη δηλωθείσα παραμετροποίηση στο “Πεδίο αξίας αιτήματος” (Financial entry value) του τύπου δραστηριότητας.

Ο λογαριασμός της δραστηριότητας πρέπει να είναι συνδεδεμένος με trader (συναλλασσόμενο) με ρόλο πιστωτή στην εταιρία της δραστηριότητας. Αν ΔΕΝ ισχύει το παραπάνω ή η δραστηριότητα δεν έχει συμπληρωμένη εταιρία, εμφανίζεται μήνυμα σφάλματος πριν την δημιουργία της οικονομικής εγγραφής.

Για τις γραμμές αιτημάτων της δραστηριότητας που έχουν συμπληρωμένο όρο πληρωμής ισχύουν οι παρακάτω περιορισμοί:

  • Μόνο μία γραμμή στον πίνακα gxPyscLines για αυτό το gxPaymentScheme δηλαδή μόνο μια γραμμή στη συμφωνία πληρωμής του όρου πληρωμής.

  • Η γραμμή αυτή να έχει gxPyscLines.gxPyslType = 2 (Percentage) δηλαδή ο τύπος της να είναι Ποσοστό
  • Η γραμμή αυτή να έχει gxPyscLines. gxAmount = 100 (Ποσό)
  • Το gxPyscLines.gxFuAcID να είναι με gxFundAccount.gxStatus in (1,2,3)

(Cash, BankAccount, OwnedCreditCard)

δηλαδή ο χρηματικός λογαριασμός να έχει κατηγορία λογαριασμού μετρητά, τραπεζικός λογαριασμός ή κάρτα πληρωμής.

Αν κάτι από τα παραπάνω δεν ισχύει για τους όρους πληρωμής των αιτημάτων της δραστηριότητας, εμφανίζεται μήνυμα λάθους και η εφαρμογή δεν προχωρά στη δημιουργία εξόφλησης.

Η εξόφληση μπορεί να δημιουργηθεί μόνο μια φορά για μια δραστηριότητα και μόνο αν το status της δραστηριότητας είναι το ίδιο με το Finalization status του τύπου δραστηριότητας (activity type).

Παράδειγμα δημιουργίας εξόφλησης

Για το τύπο δραστηριότητας Procurement, οι παράμετροι δημιουργίας εξόφλησης είναι :

  • Τύπος οικονομικής εγγραφής 5101-1 - Πληρωμής σε Προμηθευτή
  • Line entity type (τύπος γραμμής) Μετρητά
  • Χρηματικός λογαριασμός 380000 Ταμείο

Και το ποσό που θα μεταφερθεί στο παραστατικό (Financial entry value) είναι το “ποσό προς έγκριση” (Requested amount).

Από τις Ενέργειες| Έξοδα της δραστηριότητας εκτελέστε δημιουργία εξόφλησης (Create payoff)

Δημιουργείται η οικονομική εγγραφή, ο τύπος της οποίας είναι ο 5101-1 - Πληρωμή σε Προμηθευτή, ο τύπος της γραμμής είναι “Μετρητά” και ο χρηματικός λογαριασμός (η οντότητα της γραμμής) είναι ο 380000 “Ταμείο”, όπως έχουν δηλωθεί στον τύπο δραστηριότητας .

Στην επικεφαλίδα της οικονομικής εγγραφής ο τύπος οντότητας αφορά σε πιστωτή και η οντότητα πιστωτής (π.χ. ΕΚΟ ΚΑΛΥΨΩ – ΜΕΣΟΓΕΙΩΝ), συνδέεται με το λογαριασμό της δραστηριότητας.

Η αξία της γραμμής είναι 388 ευρώ, τόση όσο και το συνολικό “ποσό προς έγκριση” μείον το αmount in advance της δραστηριότητας.

Μετά τη δημιουργία της εξόφλησης, αυτή δεν μπορεί να δημιουργηθεί εκ νέου παρά μόνο αν διαγραφεί.

Η εξόφληση συνδέεται με τη δραστηριότητα και απεικονίζεται στις σχετικές εγγραφές του παραστατικού.

Η διαδικασία μπορεί να γίνει και αντίστροφα, να δείτε δηλαδή το παραστατικό μέσα από τις σχετικές οικονομικές εγγραφές της δραστηριότητας.

Τακτοποίηση πιστωτών

Για την τακτοποίηση πιστωτών διατίθεται νέα οθόνη με ευέλικτα φίλτρα που εμφανίζει δεδομένα από τις γραμμές αιτημάτων των δραστηριοτήτων.

H οθόνη “Τακτοποίηση πιστωτών” βρίσκεται ενσωματωμένη στις “Λοιπές διαδικασίες” των “Δραστηριοτήτων”.

Πρόκειται για τις οικονομικές εγγραφές που πρέπει να γίνουν προκειμένου να χρεωθεί ο προμηθευτής/ πιστωτής τα έξοδα που έκανε ο υπάλληλος. Στις γραμμές του παραθύρου εμφανίζονται μόνο οι γραμμές αιτημάτων που έχουν συμπληρωμένη επαφή και έχουν ολοκληρωθεί με μετρητά ή κάρτα .

Για να συμβεί αυτό, (να έχουν δηλαδή ολοκληρωθεί με μετρητά ή κάρτα), πρέπει να έχουν συμπληρωμένο “όρο πληρωμής” με τις προϋποθέσεις που αναλύθηκαν στην ενότητα της εξόφλησης.

Οι γραμμές του πίνακα μπορεί να προέρχονται από διαφορετικές δραστηριότητες. Αν όμως επιλεγεί συγκεκριμένη δραστηριότητα στα φίλτρα, η εφαρμογή “φιλτράρει” και εμφανίζει δεδομένα που αφορούν μόνο στη συγκεκριμένη δραστηριότητα.

Η οθόνη “Τακτοποίηση Πιστωτή” μπορεί να κληθεί και μέσα από τις ενέργειες της δραστηριότητας με προσυμπληρωμένο το φίλτρο της δραστηριότητας.

Για τη δημιουργία της οικονομικής εγγραφής, επιλέξτε όσες γραμμές θέλετε να συμμετέχουν και πατήστε το πλήκτρο ενεργειών create settlement (είτε στο πάνω τμήμα της οθόνης είτε κάνοντας δεξί κλικ επί του πλέγματος).

Πριν τη δημιουργία της τακτοποιητικής μπορείτε να μεταβάλλετε κάποιες παραμέτρους:

  • Account (επαφή) της γραμμής του αιτήματος,
  • Fund account (χρηματικό λογαριασμό),
  • Financial account (οικονομικό λογαριασμό) και
  • Financial entry type (τύπο οικονομικής εγγραφής)

Σε περίπτωση που αλλάξει η επαφή της γραμμής, πρέπει η νέα επαφή να συνδεθεί με προμηθευτή ή πιστωτή, αλλιώς η αλλαγή ακυρώνεται και εμφανίζεται μήνυμα λάθους.

Ο χρηματικός λογαριασμός της γραμμής προέρχεται από τη γραμμή της συμφωνίας πληρωμής του όρου πληρωμής που αναφέρθηκε προηγουμένως.

D:\MyDocs\Galaxy\icons\attention.pngΠροσοχή :

Σε περίπτωση που στις επιλεγμένες γραμμές, είναι διαφορετικό κάποιο από τα παρακάτω :

  • ημερομηνία εγγραφής
  • αριθμός εγγραφής
  • προμηθευτής/πιστωτής
  • τύπος οικονομικής εγγραφής
  • εταιρία της δραστηριότητας
  • υποκατάστημα της δραστηριότητας

η εφαρμογή θα δημιουργήσει τόσες οικονομικές εγγραφές, όσες και οι ομαδοποιημένες γραμμές με βάση τα παραπάνω.

Παράδειγμα τακτοποίησης πιστωτών

Από τις ρυθμίσεις του τύπου δραστηριότητας για settlement (τακτοποιητική), φαίνεται ότι έχει οριστεί ο τύπος οικονομικής εγγραφής 5710 Συμψηφιστικές κινήσεις πελατών και προμηθευτών (πίστωση header προμηθευτή) – εξοδολόγιο

Μέσα από την ίδια δραστηριότητα επιλέξτε την ενέργεια Creditor Settlement. Παρόλο που στη δραστηριότητα υπάρχουν τέσσερις γραμμές αιτημάτων εξοδολογίου, στον πίνακα για τη δημιουργία του settlement έρχονται οι δύο, όσες έχουν συμπληρωμένο όρο πληρωμής.

Επιλέξτε και τις δύο γραμμές και πατήστε create settlement.

Το παραστατικό που δημιουργήθηκε έχει τύπο 5710 Συμψηφιστικές κινήσεις πελατών και προμηθευτών (πίστωση header προμηθευτή) – εξοδολόγιο, έχει δύο γραμμές, όσες και οι γραμμές που επιλέχθηκαν στο grid (Τακτοποίηση πιστωτή), οι γραμμές έχουν το χρηματικό λογαριασμό που προήλθε από τους όρους πληρωμής τους και ο τύπος οντότητας (μετρητά) της γραμμής προέκυψε από την κατηγορία λογαριασμού του χρηματικού λογαριασμού.

Το φίλτρο περιέχει ως κριτήριο επιλογής το πεδίο “Show lines with financial entry”. Αν επιλεγεί εμφανίζονται και οι γραμμές αιτημάτων οι οποίες συμμετέχουν ήδη σε γραμμές παραστατικού. Οι γραμμές αυτές διαφοροποιούνται ως προς τη γραμματοσειρά (Italic), αν επιλεγούν ξανά για δημιουργία settlement αγνοούνται και δεν συμμετέχουν.

Το settlement συνδέεται με τις γραμμές της δραστηριότητας και “όχι” με την ίδια τη δραστηριότητα, αφού μπορεί να προκύψει κάποιο settlement με γραμμές από πολλές δραστηριότητες. Τη σύνδεση αυτή με τις γραμμές μπορείτε να δείτε μέσα από τις σχετικές εγγραφές (σελίδα εμφάνιση αρχικής εγγραφής) του παραστατικού.

Αλλά και μέσα από τη δραστηριότητα των γραμμών μπορείτε να δείτε τις σχετικές οικονομικές εγγραφές (Ενέργειες δραστηριότητας|Πληροφορίες|Σχετικές οικονομικές εγγραφές). Οι οικονομικές εγγραφές που συνδέονται με τις γραμμές της δραστηριότητας εμφανίζονται σε διαφορετική σελίδα ώστε να ξεχωρίζουν από αυτές που συνδέονται καθαρά με την ίδια τη δραστηριότητα.

Συνεχίζοντας στο προηγούμενο παράδειγμα έστω ότι θέλετε να μεταβάλλετε τον προμηθευτή/πιστωτή της γραμμής πριν τη δημιουργία της τακτοποιητικής εγγραφής.


 

Σε σχέση με τα προαναφερθέντα, αν στις επιλεγμένες γραμμές, διαφοροποιηθεί κάποιο από τα παρακάτω ,

  • ημερομηνία εγγραφής
  • αριθμός εγγραφής
  • προμηθευτής/πιστωτής
  • τύπος οικονομικής εγγραφής
  • εταιρία της δραστηριότητας
  • υποκατάστημα της δραστηριότητας

η εφαρμογή θα προχωρήσει στη δημιουργία τόσων οικονομικών εγγραφών, όσες και οι ομαδοποιημένες γραμμές.

Συνεπώς εφόσον υπάρχει διαφοροποίηση σε σχέση με τον προμηθευτή/πιστωτή, θα δημιουργηθούν δύο τακτοποιητικές εγγραφές.

Η μία έχει στην επικεφαλίδα την οντότητα Πιστωτής 380000 Εθνική Τράπεζα της Ελλάδος,

και έχει συνδεθεί με τη μία γραμμή της δραστηριότητας

Η άλλη τακτοποιητική εγγραφή “φέρει” στην επικεφαλίδα την οντότητα Προμηθευτή 001354 - Capital Group – 099459255,

και έχει συνδεθεί με την άλλη γραμμή της δραστηριότητας

Από τις σχετικές οικονομικές εγγραφές της δραστηριότητες, απεικονίζονται οι δύο διαφορετικές εγγραφές τύπου τακτοποιητικές.

Στην περιοχή των γραμμών, στη γραμμή που έγινε η αλλαγή πριν τη δημιουργία υπάρχει διαφοροποίηση στην επαφή (contact) της γραμμής και στον προμηθευτή/πιστωτή.

Αυτό συμβαίνει γιατί η στήλη της επαφής αναφέρεται στην επαφή που είναι συνδεδεμένη με τη γραμμή του αιτήματος της δραστηριότητας, ενώ η στήλη του προμηθευτή/πιστωτή αναφέρεται στην οντότητα επικεφαλίδας (header entity) της οικονομικής εγγραφής .

Δημιουργία δαπανών

Για τη δημιουργία δαπανών δημιουργήθηκε νέα οθόνη με ευέλικτα φίλτρα και δεδομένα (παρμένα) από τις γραμμές αιτημάτων των δραστηριοτήτων.

H οθόνη αυτή καλείται από το μενού των Δραστηριοτήτων| Λοιπές διαδικασίες| Δημιουργία οικονομικών εγγραφών.

Οι γραμμές του πίνακα μπορεί να προέρχονται από διαφορετικές δραστηριότητες. Αν όμως επιλεγεί κάποια συγκεκριμένη δραστηριότητα στο σχετικό κριτήριο επιλογής, τότε εμφανίζονται δεδομένα μόνο για τη συγκεκριμένη δραστηριότητα.

Η οθόνη της Δημιουργίας οικονομικής εγγραφής (Financial entries creation), μπορεί να κληθεί και από τις “Ενέργειες” της “Δραστηριότητας” με προσυμπληρωμένο το φίλτρο της δραστηριότητας.

Στη δημιουργία οικονομικών εγγραφών τύπου έξοδα, στις γραμμές γίνεται ανάλυση αξίας ΦΠΑ. Αφού η αξία των γραμμών των αιτημάτων των δραστηριοτήτων αφορά στην τελική αξία, πρέπει να υπολογιστεί η καθαρή αξία για τη γραμμή της οικονομικής εγγραφής. Για να γίνει ο υπολογισμός της καθαρής αξίας απαιτείται το ποσοστό ΦΠΑ.

Σχετικά με το ποσοστό ΦΠΑ

Σε κάθε γραμμή του πλέγματος αντιστοιχεί ένας οικονομικός λογαριασμός), που ορίζεται στο Είδος οικονομικής εγγραφής της γραμμής των αιτημάτων της δραστηριότητας

Ο οικονομικός λογαριασμός αυτός έχει έναν “Τύπο ΦΠΑ”

Ο τύπος ΦΠΑ (πίνακας gxFiacVatType) καθορίζει το ποσοστό ΦΠΑ ανά καθεστώς ΦΠΑ στον πίνακα gxFiacVatAssignment

Το καθεστώς ΦΠΑ δηλώνεται στο υποκατάστημα του Προμηθευτή/Πιστωτή

Για κάθε καθεστώς ΦΠΑ ορίζεται ένας λογαριασμός (gxFiacVatAssignment.gxFiAcIDVatAccount)

Μέσα στο λογαριασμό ορίζεται η κατηγορία ΦΠΑ

Από την κατηγορία ΦΠΑ αντλείται το ποσοστό ΦΠΑ

Σε αντίθεση με την “τακτοποίηση πιστωτών” οι μόνοι περιορισμοί για να μεταφερθούν στο grid οι γραμμές των αιτημάτων μιας δραστηριότητας είναι:

  • Το status της δραστηριότητας να είναι το ίδιο με το Finalization status του τύπου δραστηριότητας
  • Η δραστηριότητα να έχει συμπληρωμένο λογαριασμό

Ο περιορισμός για συμπληρωμένη επαφή στις γραμμές αιτημάτων δεν υφίσταται εδώ γιατί σε αυτή την περίπτωση ως header entity στο παραστατικό λαμβάνεται ο πιστωτής που συνδέεται με την επαφή της δραστηριότητας.

Και εδώ μπορείτε να επέμβετε και να μεταβάλλετε κάποιες παραμέτρους πριν τη δημιουργία του expense.

Οι παράμετροι συνοψίζονται ως εξής :

  • Account (επαφή) της γραμμής του αιτήματος,
  • Fund account (χρηματικός Λογαριασμός),
  • Financial account (οικονομικός λογαριασμός) και
  • Financial entry type (τύπος οικονομικής εγγραφής)

Σε περίπτωση αλλαγής της επαφής της γραμμής του αιτήματος, υπάρχει πιθανότητα να προκύψει διαφορετικό καθεστώς ΦΠΑ από το site του προμηθευτή/πιστωτή που είναι συνδεδεμένος με την επαφή.

Γι’ αυτό κάθε φόρα πριν τη μεταβολή, η εφαρμογή εμφανίζει σχετική ερώτηση.

D:\MyDocs\Galaxy\icons\attention.png και στη δημιουργία δαπανών ισχύει :

Σε περίπτωση που στις επιλεγμένες γραμμές, διαφοροποιείται κάποιο από τα παρακάτω :

  • ημερομηνία της εγγραφής
  • αριθμός εγγραφής
  • προμηθευτής/πιστωτής
  • τύπος οικονομικής εγγραφής
  • εταιρία της δραστηριότητας
  • υποκατάστημα της δραστηριότητας

τότε δημιουργούνται τόσες οικονομικές εγγραφές, όσες και οι ομαδοποιημένες γραμμές με βάση τα παραπάνω.

Παράδειγμα δημιουργίας δαπανών

Από τις ρυθμίσεις του τύπου δραστηριότητας για Έξοδα (expenses), όπως θα παρατηρήσετε έχει οριστεί ο τύπος οικονομικής εγγραφής 6003 - Τιμολόγιο Δαπανών Πιστωτή

Επιλέγονται οι γραμμές με περιγραφή “ rrr ” και “ Cutlery Type A - 1Set” της δραστηριότητας “Main Villa Cutleryrr” και ενεργοποιείται το πλήκτρο “Δημιουργία οικ. Εγγραφής”

Οι γραμμές έχουν κοινά όλα τα πεδία ομαδοποίησης σε οικονομικές εγγραφές, επομένως δημιουργείται μια εγγραφή με τύπο εγγραφής 6003 - Τιμολόγιο Δαπανών Πιστωτή και οντότητα Πιστωτής 380000 Εθνική Τράπεζα της Ελλάδος.

Υπάρχουν δύο γραμμές με τύπο οντότητας τον οικονομικό λογαριασμό 64-02-0000 Έξοδα Υποδοχής & Φιλοξενίας.

Ο συγκεκριμένος οικονομικός λογαριασμός έχει ποσοστό ΦΠΑ 24% και η ανάλυση ΦΠΑ στο παραστατικό ενημερώθηκε σωστά.

Μπορείτε να δείτε τη σύνδεση με τις γραμμές μέσα από τις “Σχετικές εγγραφές” του παραστατικού.

Και μέσα από τη δραστηριότητα των γραμμών ενεργοποιώντας την επιλογή “Σχετικές οικονομικές εγγραφές” (Ενέργειες| Πληροφορίες)

Έστω τώρα ότι στη γραμμή με description “ rrr ” της δραστηριότητας “Main Villa Cutleryrr”, μεταβάλλετε την επαφή επιλέγοντας π.χ. τον ΕΚΟ ΚΑΛΥΨΩ – ΜΕΣΟΓΕΙΩΝ.

Οι γραμμές με περιγραφή “HP Printer Color Laser” και “Laser Catridge” της δραστηριότητας “Προμήθεια Printer και αναλώσιμα”, δεν είναι συνδεδεμένες με επαφή, αλλά στη στήλη προμηθευτής/πιστωτής, εμφανίζεται ΕΚΟ ΚΑΛΥΨΩ – ΜΕΣΟΓΕΙΩΝ (που είναι ο πιστωτής που προέρχεται από το Account της δραστηριότητας που ανήκουν).

Επιλέγοντας λοιπόν αυτές τις δύο γραμμές σε συνδυασμό με τη γραμμή που μόλις τροποποιήθηκε προκύπτουν τρεις γραμμές με κοινό πιστωτή πλέον και όλα τα άλλα πεδία ομαδοποίησης επίσης κοινά.

Οπότε δημιουργείται μια εγγραφή με τύπο εγγραφής 6003 - Τιμολόγιο Δαπανών Πιστωτή, με οντότητα Πιστωτής 000002 ΕΚΟ ΚΑΛΥΨΩ – ΜΕΣΟΓΕΙΩΝ. Στην περιοχή των γραμμών εμφανίζονται τρεις γραμμές με τύπο οντότητας τον οικονομικό λογαριασμό 64-02-0000 Έξοδα Υποδοχής & Φιλοξενίας. Ο οικονομικός λογαριασμός έχει ποσοστό ΦΠΑ 24% και η ανάλυση ΦΠΑ στο παραστατικό ενημερώθηκε σωστά.

Μπορείτε να δείτε τη σύνδεση με τις γραμμές μέσα από τις σχετικές εγγραφές του παραστατικού.

Οι τρεις γραμμές ανήκουν σε δύο διαφορετικές δραστηριότητες, κατά συνέπεια η συγκεκριμένη οικονομική εγγραφή εμφανίζεται και στις σχετικές οικονομικές εγγραφές της δραστηριότητας “Main Villa Cutleryrr” αλλά και της δραστηριότητας “Προμήθεια Printer και αναλώσιμα”