Εισπρακτικές υποθέσεις - Collection Cases - Galaxy ERP

 

Τι είναι

Οι “Εισπρακτικές υποθέσεις” (Collection cases) είναι ένας μηχανισμός διαχείρισης είσπραξης των ληξιπρόθεσμων οφειλών του πελάτη. Μέσω αυτού καταγράφονται λεπτομερώς και παρακολουθούνται οι ενέργειες – δραστηριότητες που ακολουθούνται για την εξέλιξη - πορεία μιας είσπραξης (π.χ. πρώτη τηλεφωνική επικοινωνία με τον πελάτη, από τον οποίο ζητήθηκε επανάληψη της κλήσης μετά από 5 ημέρες, δεύτερη επικοινωνία - δόθηκε υπόσχεση πληρωμής, τρίτη – ορίστηκε ραντεβού για είσπραξη κ.ο.κ.) .

Με τον τρόπο αυτό μπορείτε να διαχειριστείτε αποτελεσματικά μια οικονομική υπόθεση του πελάτη (ανεξόφλητα υπόλοιπα) αλλά και μια είσπραξη που μπορεί να μην αφορά σε εξόφληση πραγματικής οφειλής αλλά ενός ποσού, π.χ. προκαταβολή για κάποιο έργο που δεν έχει τιμολογηθεί (έχει υλοποιηθεί μερικώς).

Ένας ειδικός σε θέματα διαχείρισης οφειλών εκ μέρους της εταιρίας, επικοινωνεί με τον υπεύθυνο πληρωμών του οφειλέτη, στοχεύοντας, βάσει προγραμματισμού είσπραξης, στην επίτευξη καλύτερων από πλευράς εισπραξιμότητας αποτελεσμάτων .

Μέσω της νέας λειτουργικότητας, προσαρμόσιμης στις ανάγκες κάθε εταιρίας, εξασφαλίζεται έλεγχος των πιστώσεων, ποσοστό επιτυχούς τακτοποίησης των υποθέσεων των οφειλετών, γεγονός που συντελεί στην αποφυγή προβλημάτων ρευστότητας .

Η λειτουργία των “Εισπρακτικών υποθέσεων” απαιτεί την συνεργασία του Galaxy ERP και “Galaxy CRM”.

 Ροή εργασιών
  1. Παραμετροποίηση 
  • Δήλωση στον Πελάτη ότι “Συμμετέχει σε εισπράξεις” (σε επίπεδο πελάτη ή υποκαταστήματος)
  • Καταχώριση του Πόρου στο Galaxy CRM (Επαφές/Πόροι -> Διαχείριση πόρων) που θα αναλάβει να διαχειριστεί για λογαριασμό της εταιρίας, την είσπραξη των ληξιπρόθεσμων χρεών του πελάτη
  • Δημιουργία της Σχετικής Επαφής του πελάτη (Πελάτης -> Ενέργειες -> Επαφή Crm)
  • Ενημέρωση Διαχειριστή οφειλών (εισπράκτορα πληρωμής) & Επαφής (υπεύθυνο πληρωμών) στον πελάτη
  • Δημιουργία Τύπων Δραστηριοτήτων (Οργάνωση δραστηριότητας), στους οποίους έχει δηλωθεί ότι θα συμμετέχουν σε Collection Cases (π.χ. κλήση, εργασία)
  1. Καταχώριση Εισπρακτικής υπόθεσης 
  • Εισαγωγή των ανοικτών κινήσεων του πελάτη στην εισπρακτική υπόθεση (μπορούν να συνδεθούν μόνο όσες δεν συμμετέχουν σε άλλη υπόθεση)
  • Ορισμός δραστηριοτήτων στην οθόνη του Collection με κάθε δραστηριότητα να αντιστοιχεί σε συγκεκριμένη ενέργεια - βήμα (π.χ. τηλεφωνική κλήση, δέσμευση οφειλέτη)
  1. Δημιουργία εισπρακτικών υποθέσεων (μαζική διαδικασία)
  1. Αναφορά “Collection Cases”

Που βρίσκεται

Η νέα λειτουργικότητα βρίσκεται ενσωματωμένη στο μενού “Εισπράξεις απαιτήσεων” της “Οικονομικής Διαχείρισης”.

Παραμετροποίηση

Καλέστε Συναλλασσόμενοι -> Λίστα πελατών

Από τη λίστα πελατών επιλέξτε τον Πελάτη που θέλετε να συμμετέχει σε εισπρακτικές υποθέσεις και παραμετροποιήστε τον κατάλληλα :

Μεταβείτε στη σελίδα “Οικονομικά” της καρτέλας του και δηλώστε “Ναι” στο πεδίο “Συμμετέχει σε εισπράξεις”

ή

επιλέξτε “Ανά υποκ/μα” στην περίπτωση που επιθυμείτε η διαχείριση εισπράξεων να γίνεται σε επίπεδο υποκαταστήματος πελάτη

Σημείωση : Επαναλάβετε το ίδιο για όσους πελάτες θέλετε.

Συνεχίστε ορίζοντας τα εμπλεκόμενα μέρη της εισπρακτικής υπόθεσης :

  • τον διαχειριστή οφειλών, από την πλευρά της εταιρίας
  • τον υπεύθυνο πληρωμών, από την πλευρά του πελάτη

Πως

Καταχώριση του Διαχειριστή οφειλών (Galaxy CRM)

Πατήστε στη σελίδα “Οικονομικά” και επιλέξτε “Εισπράκτορας πληρωμής”

Σημείωση : ο ορισμός του διαχειριστή οφειλών μπορεί να γίνει καλώντας “Πόροι” από το μενού Διαχείριση Πόρων των Επαφών/Πόρων του “Galaxy CRM”

Στην οθόνη των “Πόρων” δημιουργήστε νέο τμήμα, έστω π.χ. “Εισπρακτικό” και ενεργοποιήστε “Νέος κόμβος” ώστε να εντάξετε τον πόρο σε αυτό, εναλλακτικά πατήστε σε ένα υφιστάμενο τμήμα

Προχωρήστε στη συμπλήρωση των βασικών στοιχείων του πόρου :

  • Επιλέξτε ως Τύπο πόρου “Υπάλληλος”
  • Πληκτρολογήστε στο “Εμφανιζόμενο όνομα” το όνομα του υπαλλήλου – του εισπράκτορα πληρωμής
  • Επιλέξτε το χρήστη της εφαρμογής
  • Θέστε ένδειξη στην παράμετρο “Δ/στής οφειλών”

Δημιουργία της επαφής του πελάτη (Galaxy CRM)

Από τις “Ενέργειες” της οθόνης του πελάτη ενεργοποιήστε “Επαφή CRM”

Στη φόρμα των επαφών που ανοίγει πατήστε στη σελίδα “Σχετικές επαφές” για τον ορισμό σχετικών επαφών για το συγκεκριμένο πελάτη – επαφή .

Πατήστε το πλήκτρο “Προσθήκη”, για τη συμπλήρωση των κατάλληλων πεδίων που αφορούν στην εισαγωγή μιας σχετικής επαφής που έχει χαρακτηριστεί ως “φυσικό πρόσωπο” (όχι λογαριασμός)

Για κάθε σχετική επαφή συμπληρώστε τα παρακάτω πεδία :

  • Σχετική επαφή : επιλέξτε την επαφή – χαρακτηρισμένη ως “Φυσικό Πρόσωπο”
  • Θέση εργασίας : προσδιορίστε τη θέση που κατέχει η σχετική επαφή (π.χ. υπεύθυνος λογιστηρίου, διευθυντής κ.λπ.).
  • Σχέση : δηλώστε τη σχέση μεταξύ της επαφής-πελάτη και της σχετικής επαφής (π.χ. υπάλληλος κ.λπ.) .
  • Κύρια : δηλώστε αν η σχετική επαφή είναι “κύρια” επαφή του λογαριασμού, οπότε θα έχει προτεραιότητα έναντι των άλλων
  • Σχετική διεύθυνση της επαφής
  • Είδος σχέσης

Ενημέρωση διαχειριστή οφειλών και επαφής στον πελάτη

Ενημερώστε τα σχετικά πεδία του πελάτη με τον διαχειριστή οφειλών και τη σχετική επαφή (υπεύθυνο πληρωμών) .

Δημιουργία Τύπων δραστηριότητας που θα μετέχουν σε εισπρακτικές υποθέσεις

Ο Τύπος δραστηριότητας απαραίτητος στην καταχώριση των ειδών δραστηριότητας, που θα χρησιμοποιηθούν στο Σύστημα των Εισπρακτικών υποθέσεων (Collection cases) .

Για την καταχώριση ενός τύπου δραστηριότητας,

  • συμπληρώστε κατά τα γνωστά στα σχετικά πεδία του παραθύρου τον κωδικό/την περιγραφή, τον τύπο δραστηριότητας (μπορεί να αφορά σε “εργασία”, σε “κλήση” κ.ά.)

συνεχίστε στη σελίδα “Άλλες επιλογές 1/2”

  • θέστε τσεκ στο πεδίο “Συμμετοχή σε εισπρακτικές υποθέσεις”
  • Επιλέξτε στο πεδίο “Κατάσταση εισπρακτικής υπόθεσης” σε ποια κατάσταση θα μεταβεί η εισπρακτική υπόθεση εκτελώντας δραστηριότητα αυτού του τύπου (π.χ. κλήση).

Οι δυνατές τιμές του πεδίου είναι :

  • Δεν έχει αρχίσει
  • Σε εξέλιξη
  • Υπόσχεση
  • Ολοκληρώθηκε

Διαθέσιμες καταστάσεις δραστηριότητας

Επιλέξτε τις καταστάσεις στις οποίες μπορεί να περιέλθει η δραστηριότητα του συγκεκριμένου τύπου:

  • Καταστάσεις: Επιλογή από τη λίστα των καταστάσεων. Συνιστάται οι τύποι δραστηριότητας που συμμετέχουν σε εισπρακτικές υποθέσεις να έχουν μόνο 2 τύπους καταστάσεων όπως 1.δεν έχει αρχίσει, 2.ολοκληρώθηκε
  • Προεπιλεγμένο για τον τύπο: Καθορίστε συγκεκριμένη κατάσταση ως προεπιλεγμένη για κάθε τύπο κατάστασης. Παράδειγμα: στην περίπτωση που έχω δύο καταστάσεις σε μια τηλεφωνική επικοινωνία με τον πελάτη (1. Δεν έχει αρχίσει, 2. Ολοκληρώθηκε) επιλέγετε μία εξ αυτών ως προεπιλεγμένη
  • Σειρά εμφάνισης: Προσδιορίστε τη σειρά εμφάνισης των καταστάσεων κατά την καταχώριση της δραστηριότητας αυτού του τύπου
  • Προηγούμενη κατάσταση: Ορίστε την προαπαιτούμενη κατάσταση της δραστηριότητας του συγκεκριμένου τύπου

Καταχώριση μιας εισπρακτικής υπόθεσης

Για να καταχωρίσετε μια υπόθεση είσπραξης επιλέξτε “Εισπρακτική υπόθεση” από το μενού της οικονομικής διαχείρισης .

Μόλις εμφανιστεί το ομότιτλο παράθυρο συμπληρώστε :

  • τον κωδικό της εισπρακτικής υπόθεσης (ο κωδικός θα μπορούσε να προτείνεται αυτόματα εάν ενεργοποιηθεί η οντότητα εισπρακτική υπόθεση στις οντότητες αυτόματης αρίθμησης)
  • τον κωδικό ενός πελάτη στον οποίο η εισπρακτική υπόθεση θα αφορά
  • συμπληρώνονται αυτόματα τα σχετικά πεδία του παραθύρου π.χ. ο Δ/στής οφειλών (που θα διαχειριστεί την είσπραξη)

Μέσω της επιλογής “Προσθήκη ανοικτών κινήσεων” από τις “Ενέργειες” της υπόθεσης ορίζονται οι ανοιχτές κινήσεις (ανεξόφλητα τιμολόγια) τα οποία η εισπρακτική υπόθεση θα αφορά.

Με την κλήση της εμφανίζεται η λίστα των “Αντιστοιχίσεων πελάτη” με τα παραστατικά που είναι ανεξόφλητα και φέρουν το όνομά του.