Εισπρακτικές υποθέσεις - Collection Cases - Galaxy ERP

 

Τι είναι

Οι “Εισπρακτικές υποθέσεις (Collection cases) είναι ένας μηχανισμός διαχείρισης είσπραξης των ληξιπρόθεσμων οφειλών του πελάτη. Μέσω αυτού καταγράφονται λεπτομερώς και παρακολουθούνται οι ενέργειες – δραστηριότητες που ακολουθούνται για την εξέλιξη - πορεία μιας είσπραξης (π.χ. πρώτη τηλεφωνική επικοινωνία με τον πελάτη, από τον οποίο ζητήθηκε επανάληψη της κλήσης μετά από 5 ημέρες, δεύτερη επικοινωνία - δόθηκε υπόσχεση πληρωμής, τρίτη ορίστηκε ραντεβού για είσπραξη κ.ο.κ.) .

Με τον τρόπο αυτό μπορείτε να διαχειριστείτε αποτελεσματικά μια οικονομική υπόθεση του πελάτη (ανεξόφλητα υπόλοιπα) αλλά και μια είσπραξη που μπορεί να μην αφορά σε εξόφληση πραγματικής οφειλής αλλά ενός ποσού, π.χ. προκαταβολή για κάποιο έργο που δεν έχει τιμολογηθεί (έχει υλοποιηθεί μερικώς).

Ένας ειδικός σε θέματα διαχείρισης οφειλών εκ μέρους της εταιρίας, επικοινωνεί με τον υπεύθυνο πληρωμών του οφειλέτη, στοχεύοντας, βάσει προγραμματισμού είσπραξης, στην επίτευξη καλύτερων από πλευράς εισπραξιμότητας αποτελεσμάτων .

Μέσω της νέας λειτουργικότητας, προσαρμόσιμης στις ανάγκες κάθε εταιρίας, εξασφαλίζεται έλεγχος των πιστώσεων, ποσοστό επιτυχούς τακτοποίησης των υποθέσεων των οφειλετών, γεγονός που συντελεί στην αποφυγή προβλημάτων ρευστότητας .

Η λειτουργία των “Εισπρακτικών υποθέσεων” απαιτεί την συνεργασία του Galaxy ERP και “Galaxy CRM”.

 Ροή εργασιών

  1. Παραμετροποίηση 
  • Δήλωση στον Πελάτη ότι “Συμμετέχει σε εισπράξεις” (σε επίπεδο πελάτη ή υποκαταστήματος)
  • Καταχώριση του Πόρου στο Galaxy CRM (Επαφές/Πόροι -> Διαχείριση πόρων) που θα αναλάβει να διαχειριστεί για λογαριασμό της εταιρίας, την είσπραξη των ληξιπρόθεσμων χρεών του πελάτη
  • Δημιουργία της Σχετικής Επαφής του πελάτη (Πελάτης -> Ενέργειες -> Επαφή Crm)
  • Ενημέρωση Διαχειριστή οφειλών (εισπράκτορα πληρωμής) & Επαφής (υπεύθυνο πληρωμών) στον πελάτη
  • Δημιουργία Τύπων Δραστηριοτήτων (Οργάνωση δραστηριότητας), στους οποίους έχει δηλωθεί ότι θα συμμετέχουν σε Collection Cases (π.χ. κλήση, εργασία)
  1. Καταχώριση Εισπρακτικής υπόθεσης 
  • Εισαγωγή των ανοικτών κινήσεων του πελάτη στην εισπρακτική υπόθεση (μπορούν να συνδεθούν μόνο όσες δεν συμμετέχουν σε άλλη υπόθεση)
  • Ορισμός δραστηριοτήτων στην οθόνη του Collection με κάθε δραστηριότητα να αντιστοιχεί σε συγκεκριμένη ενέργεια - βήμα (π.χ. τηλεφωνική κλήση, δέσμευση οφειλέτη)
  1. Δημιουργία εισπρακτικών υποθέσεων (μαζική διαδικασία)
  1. Αναφορά “Collection Cases”

Που βρίσκεται

Η νέα λειτουργικότητα βρίσκεται ενσωματωμένη στο μενού “Εισπράξεις απαιτήσεων” της “Οικονομικής Διαχείρισης”.

Παραμετροποίηση

Καλέστε Συναλλασσόμενοι -> Λίστα πελατών

Από τη λίστα πελατών επιλέξτε τον Πελάτη που θέλετε να συμμετέχει σε εισπρακτικές υποθέσεις και παραμετροποιήστε τον κατάλληλα :

Μεταβείτε στη σελίδα “Οικονομικά” της καρτέλας του και δηλώστε Ναι στο πεδίο “Συμμετέχει σε εισπράξεις”

ή

επιλέξτε Ανά υποκ/μα στην περίπτωση που επιθυμείτε η διαχείριση εισπράξεων να γίνεται σε επίπεδο υποκαταστήματος πελάτη

Σημείωση : Επαναλάβετε το ίδιο για όσους πελάτες θέλετε.

Συνεχίστε ορίζοντας τα εμπλεκόμενα μέρη της εισπρακτικής υπόθεσης :

  • τον διαχειριστή οφειλών, από την πλευρά της εταιρίας
  • τον υπεύθυνο πληρωμών, από την πλευρά του πελάτη

Πως

Καταχώριση του Διαχειριστή οφειλών (Galaxy CRM)

Πατήστε στη σελίδα “Οικονομικά” και επιλέξτε “Εισπράκτορας πληρωμής”

Σημείωση : ο ορισμός του διαχειριστή οφειλών μπορεί να γίνει καλώντας “Πόροι” από το μενού Διαχείριση Πόρων των Επαφών/Πόρων του Galaxy CRM

Στην οθόνη των “Πόρων” δημιουργήστε νέο τμήμα, έστω π.χ. “Εισπρακτικό” και ενεργοποιήστε “Νέος κόμβος” ώστε να εντάξετε τον πόρο σε αυτό, εναλλακτικά πατήστε σε ένα υφιστάμενο τμήμα

Προχωρήστε στη συμπλήρωση των βασικών στοιχείων του πόρου :

  • Επιλέξτε ως Τύπο πόρου “Υπάλληλος”
  • Πληκτρολογήστε στο “Εμφανιζόμενο όνομα” το όνομα του υπαλλήλου – του εισπράκτορα πληρωμής
  • Επιλέξτε το χρήστη της εφαρμογής
  • Θέστε ένδειξη στην παράμετρο “Δ/στής οφειλών”

Δημιουργία της επαφής του πελάτη (Galaxy CRM)

Από τις “Ενέργειες” της οθόνης του πελάτη ενεργοποιήστε “Επαφή CRM”

Στη φόρμα των επαφών που ανοίγει πατήστε στη σελίδα “Σχετικές επαφές” για τον ορισμό σχετικών επαφών για το συγκεκριμένο πελάτη – επαφή .

Πατήστε το πλήκτρο “Προσθήκη”, για τη συμπλήρωση των κατάλληλων πεδίων που αφορούν στην εισαγωγή μιας σχετικής επαφής που έχει χαρακτηριστεί ως “φυσικό πρόσωπο” (όχι λογαριασμός)

Για κάθε σχετική επαφή συμπληρώστε τα παρακάτω πεδία :

  • Σχετική επαφή : επιλέξτε την επαφή – χαρακτηρισμένη ως “Φυσικό Πρόσωπο”
  • Θέση εργασίας : προσδιορίστε τη θέση που κατέχει η σχετική επαφή (π.χ. υπεύθυνος λογιστηρίου, διευθυντής κ.λπ.).
  • Σχέση : δηλώστε τη σχέση μεταξύ της επαφής-πελάτη και της σχετικής επαφής (π.χ. υπάλληλος κ.λπ.) .
  • Κύρια : δηλώστε αν η σχετική επαφή είναι “κύρια” επαφή του λογαριασμού, οπότε θα έχει προτεραιότητα έναντι των άλλων
  • Σχετική διεύθυνση της επαφής
  • Είδος σχέσης

Ενημέρωση διαχειριστή οφειλών και επαφής στον πελάτη

Ενημερώστε τα σχετικά πεδία του πελάτη με τον διαχειριστή οφειλών και τη σχετική επαφή (υπεύθυνο πληρωμών) .

Δημιουργία Τύπων δραστηριότητας που θα μετέχουν σε εισπρακτικές υποθέσεις

Ο Τύπος δραστηριότητας απαραίτητος στην καταχώριση των ειδών δραστηριότητας, που θα χρησιμοποιηθούν στο Σύστημα των Εισπρακτικών υποθέσεων (Collection cases) .

Για την καταχώριση ενός τύπου δραστηριότητας,

  • συμπληρώστε κατά τα γνωστά στα σχετικά πεδία του παραθύρου τον κωδικό/την περιγραφή, τον τύπο δραστηριότητας (μπορεί να αφορά σε “εργασία”, σε “κλήση” κ.ά.)

συνεχίστε στη σελίδα “Άλλες επιλογές 1/2”

  • θέστε τσεκ στο πεδίο “Συμμετοχή σε εισπρακτικές υποθέσεις”
  • Επιλέξτε στο πεδίο “Κατάσταση εισπρακτικής υπόθεσης” σε ποια κατάσταση θα μεταβεί η εισπρακτική υπόθεση εκτελώντας δραστηριότητα αυτού του τύπου (π.χ. κλήση).

Οι δυνατές τιμές του πεδίου είναι :

  • Δεν έχει αρχίσει
  • Σε εξέλιξη
  • Υπόσχεση
  • Ολοκληρώθηκε

Διαθέσιμες καταστάσεις δραστηριότητας

Επιλέξτε τις καταστάσεις στις οποίες μπορεί να περιέλθει η δραστηριότητα του συγκεκριμένου τύπου:

  • Καταστάσεις: Επιλογή από τη λίστα των καταστάσεων. Συνιστάται οι τύποι δραστηριότητας που συμμετέχουν σε εισπρακτικές υποθέσεις να έχουν μόνο 2 τύπους καταστάσεων όπως 1.δεν έχει αρχίσει, 2.ολοκληρώθηκε
  • Προεπιλεγμένο για τον τύπο: Καθορίστε συγκεκριμένη κατάσταση ως προεπιλεγμένη για κάθε τύπο κατάστασης. Παράδειγμα: στην περίπτωση που έχω δύο καταστάσεις σε μια τηλεφωνική επικοινωνία με τον πελάτη (1. Δεν έχει αρχίσει, 2. Ολοκληρώθηκε) επιλέγετε μία εξ αυτών ως προεπιλεγμένη
  • Σειρά εμφάνισης: Προσδιορίστε τη σειρά εμφάνισης των καταστάσεων κατά την καταχώριση της δραστηριότητας αυτού του τύπου
  • Προηγούμενη κατάσταση: Ορίστε την προαπαιτούμενη κατάσταση της δραστηριότητας του συγκεκριμένου τύπου

Καταχώριση μιας εισπρακτικής υπόθεσης

Για να καταχωρίσετε μια υπόθεση είσπραξης επιλέξτε “Εισπρακτική υπόθεση” από το μενού της οικονομικής διαχείρισης .

Μόλις εμφανιστεί το ομότιτλο παράθυρο συμπληρώστε :

  • τον κωδικό της εισπρακτικής υπόθεσης (ο κωδικός θα μπορούσε να προτείνεται αυτόματα εάν ενεργοποιηθεί η οντότητα εισπρακτική υπόθεση στις οντότητες αυτόματης αρίθμησης)
  • τον κωδικό ενός πελάτη στον οποίο η εισπρακτική υπόθεση θα αφορά
  • συμπληρώνονται αυτόματα τα σχετικά πεδία του παραθύρου π.χ. ο Δ/στής οφειλών (που θα διαχειριστεί την είσπραξη)

Μέσω της επιλογής “Προσθήκη ανοικτών κινήσεων” από τις “Ενέργειες” της υπόθεσης ορίζονται οι ανοιχτές κινήσεις (ανεξόφλητα τιμολόγια) τα οποία η εισπρακτική υπόθεση θα αφορά.

Με την κλήση της εμφανίζεται η λίστα των “Αντιστοιχίσεων πελάτη” με τα παραστατικά που είναι ανεξόφλητα και φέρουν το όνομά του.

Αμέσως μετά την επιλογή τους, εισάγονται στη σελίδα “Οφειλές” της εισπρακτικής υπόθεσης

Παρατηρήστε τις αλλαγές που επιφέρει η εισαγωγή των ανοικτών κινήσεων, τα πεδία “Αξία οφειλής” των ανεξόφλητων παραστατικών και “Αξία υπόθεσης” στην επικεφαλίδα της εισπρακτικής υπόθεσης ενημερώνονται αντίστοιχα.

Η αξία οφειλής της εισπρακτικής υπόθεσης ενημερώνεται με το σύνολο των ανεξόφλητων αξιών των επιλεγμένων ανοικτών κινήσεων.

Οι επιλεγμένες ανοικτές κινήσεις εξαφανίζονται από τη λίστα των αντιστοιχίσεων πελάτη ώστε να μην μπορούν να πάρουν μέρος σε άλλες εισπρακτικές υποθέσεις .

Δραστηριότητες στην εισπρακτική υπόθεση

  • Κάθε φορά που υπάρχει τηλεφωνική επικοινωνία με τον πελάτη, σε σχέση με την εκπλήρωση των υποχρεώσεων του, αυτή καταγράφεται στη σελίδα “Δραστηριότητες” της εισπρακτικής υπόθεσης με την ημερομηνία έναρξης και λήξης και το ποσό της υπόθεσης

  • Μια εισπρακτική υπόθεση μπορεί να περιλάβει περισσότερες από μια δραστηριότητες- ενέργειες
  • Με την καταχώριση μιας δραστηριότητας-ενέργειας (π.χ. τηλεφωνική κλήση) ακολουθεί η επόμενη (π.χ. ραντεβού) αν υποτεθεί ότι υπάρχει άλλη μεταγενέστερή της

Παράδειγμα εφαρμογής εισπρακτικής υπόθεσης

Από τις ενέργειες του παραθύρου της επιλέξτε “Προσθήκη ανοικτών κινήσεων”. Θα εμφανιστεί το παράθυρο των αντιστοιχίσεων.

Από τις εμφανιζόμενες ανοικτές κινήσεις του πελάτη επιλέξτε τις ενδεδειγμένες, έστω το παραστατικό “000262” και “000305” με αξία οφειλής “534,96” και “1.148,14” αντίστοιχα

Μεταβείτε στη σελίδα “Οφειλές” της υπόθεσης και δείτε κάθε κίνηση να εμφανίζεται με την ημερομηνία λήξης της, το παραστατικό της, το ποσό οφειλής

Μεταβείτε στη σελίδα “Δραστηριότητες”

Ενεργοποιήστε το πλήκτρο της “Προσθήκης” και ακολουθήστε τα βήματα :

  • Επιλέξτε ένα συγκεκριμένο τύπο δραστηριότητας έστω για παράδειγμα τηλεφωνική κλήση για είσπραξη
  • Στο θέμα καταχωρείτε κάποια σύντομη περιγραφή της τηλεφωνικής επικοινωνίας. Αρχικά συμπληρώνεται με την περιγραφή της τρέχουσας δραστηριότητα έχει π.χ. τηλεφωνική κλήση
  • Δ/στής οφειλών : ενημερώνεται το πρόσωπο διεκδίκησης των οφειλών, ορισμένο στην επικεφαλίδα της εισπρακτικής υπόθεσης
  • Ομοίως και η σχετική επαφή του πελάτη
  • Έναρξη της δραστηριότητας, επιλέγοντας ημερομηνία και ώρα από το ημερολόγιο
  • Ποσό : ενημερώνεται αυτόματα με την αξία της υπόθεσης

Πατήστε “Προσθήκη” για να περάσετε στην επόμενη δραστηριότητα, έστω υπόσχεση πληρωμής

Συνεχίστε συμπληρώνοντας τα πεδία που υποδείξαμε παραπάνω και επιπλέον τη λήξη δραστηριότητας και το συμφωνημένο ποσό, έστω 1200

Επιστρέψτε στη σελίδα των οφειλών και δείτε τον καταμερισμό του ποσού ανά παραστατικό. Το συμφωνημένο ποσό θα κατανεμηθεί αυτόματα από την εφαρμογή ανάμεσα στα παραστατικά.

Σημειώσεις εισπρακτικής

Στο τμήμα “Σημειώσεις” υπάρχει η δυνατότητα καταχώρισης ενός οποιουδήποτε διευκρινιστικού σχολίου για την εισπρακτική υπόθεση .

Σχετικές παρατηρήσεις

Συνοψίζουμε παρακάτω μερικά ενδιαφέροντα σημεία σχετικά με τα Collections :

  • Με την καταχώριση μιας δραστηριότητας στο πλέγμα δραστηριοτήτων της εισπρακτικής, ενημερώνεται αυτόματα το αρχείο των Δραστηριοτήτων του Galaxy CRM

  • Επιλέγοντας μια δραστηριότητα από τη λίστα δραστηριοτήτων της εισπρακτικής υπόθεσης και πατώντας το σύμβολο του φακού ανοίγει αυτόματα στην οθόνη σας το παράθυρο της δραστηριότητας

  • Με τη διαγραφή μιας εισπρακτικής, εμφανίζεται σχετικό μήνυμα για τη διαγραφή, από τη λίστα δραστηριοτήτων του Galaxy CRM, όσων δραστηριοτήτων την απαρτίζουν

  • Στο Ημερολόγιο δραστηριοτήτων (από το μενού “Δραστηριότητες” του Galaxy CRM) μπορείτε να δείτε τις δραστηριότητες του πόρου (διαχειριστή οφειλών) που σχετίζονται με εισπρακτικές υποθέσεις
  • Το Status μιας εισπρακτικής, που δεν έχει ολοκληρωθεί (π.χ. δεν έχει αρχίσει) καταγράφεται στη στήλη “Κατάσταση εισπρ.υποθέσεων” της διαχείρισης πληρωμών

  • Με διπλό κλικ επί του status (Δεν έχει αρχίσει) ανοίγει το παράθυρο της Εισπρακτικής υπόθεσης
  • Όσα ανεξόφλητα παραστατικά συνδέονται σε μια εισπρακτική υπόθεση θεωρούνται δεσμευμένα και δεν μπορούν να συμμετέχουν και σε άλλες εισπρακτικές υποθέσεις

Ενεργοποίηση εισπρακτικών υποθέσεων πελάτη

Οι εισπρακτικές υποθέσεις μπορούν, εκτός από το παράθυρο “Εισπρακτική υπόθεση”, να οριστούν και από άλλα σημεία της εφαρμογής. Δίνουμε παρακάτω τα δυνατά σημεία ενεργοποίησής τους.

Πρώτο σημείο,

Από το παράθυρο “Εισπρακτικές υποθέσεις πελάτη” που καλείται μέσω σχετικής επιλογής από το μενού “Διαχείριση” της “Οικονομικής Διαχείρισης

Η εφαρμογή καταγράφει στην οθόνη των εισπρακτικών υποθέσεων πελάτη μία σειρά χρήσιμων πληροφοριών, όπως αυτές προκύπτουν από τις κινήσεις του πελάτη. Τις πληροφορίες αυτές προβάλλει σε κατάλληλα ομαδοποιημένα τμήματα .

Τα πεδία του πρώτου τμήματος “Οικ. πληροφορίες” σας πληροφορούν για την οικονομική κατάσταση του πελάτη. Κάθε πεδίο του αντιστοιχεί και σε μία οικονομική πληροφορία, λογιστικό υπόλοιπο του πελάτη, σε καθυστέρηση, ανοικτές χρεώσεις/πιστώσεις, συνολικός τζίρος, όρος πληρωμής συνδεδεμένος με τον επιλεγμένο πελάτη, διαχειριστής οφειλών του πελάτη.

Υπό μορφή γραφήματος αποτυπώνεται η ενηλικίωση ανοικτών υπολοίπων του πελάτη στο δεύτερο τμήμα του “Ενηλικίωση ανοικτών υπολοίπων” (π.χ. εμφανίζει τις οφειλές του πελάτη κατά χρονικά διαστήματα μήκους 30 ημερών το καθένα).

Λίστα με όλες τις εισπρακτικές υποθέσεις του επιλεγμένου πελάτη (ποια collection cases έχουν “τρέξει” για αυτόν) παρατίθεται στο τρίτο τμήμα του. Tα στοιχεία της λίστας τίθενται διαθέσιμα προς επισκόπηση ή επεξεργασία.

Συνεπώς :

Αν ενδιαφέρεστε να επεξεργαστείτε μια εισπρακτική υπόθεση, μπορείτε να την επιλέξετε και να πατήσετε το πλήκτρο Edit.

Θα εμφανιστεί το παράθυρο της εισπρακτικής υπόθεσης με όλα τα στοιχεία της.

Εκτός από το πλήκτρο “Edit”, η λίστα εισπρακτικών υποθέσεων περιέχει και το πλήκτρο Add, ενεργοποιώντας το ανοίγει η φόρμα της εισπρακτικής υπόθεσης για καταχώριση νέας.

Δεύτερο σημείο,

Από την επιλογή “Υποθέσεις πελάτη”, ενσωματωμένο στις ενέργειες της εισπρακτικής υπόθεσης

Τρίτο σημείο,

Από τις Ενέργειεςτης Λίστας υποθέσεων είσπραξης

Τέταρτο σημείο,

Από τις Ενέργειεςτης Λίστας αντιστοιχίσεων πελατών του μενού Αντιστοιχίσεις των Συναλλασσομένων

Λεπτομερής αναφορά εδώ

Δημιουργία εισπρακτικών υποθέσεων (μαζικά)

Μια ακόμη δυνατότητα της εφαρμογής, διαθέσιμη στο μενού “Εισπράξεις απαιτήσεων” της “Οικονομικής Διαχείρισης”, είναι η Δημιουργία εισπρακτικών υποθέσεων μαζικά.

Βασικός ρόλος της διαδικασίας αποτελεί η συγκέντρωση των ανοικτών κινήσεων πελατών με σκοπό τη μαζική δημιουργία, γρήγορα και αξιόπιστα, “εισπρακτικών υποθέσεων”, βάσει καθορισμένου φίλτρου.

H διαδικασία εκτελείται για την επιλεγμένη εταιρία και υποκαταστήματα αυτής.

Η εργασία “Δημιουργία εισπρακτικών υποθέσεων” εκτελείται μέσω διαδοχικών οθονών (τύπου Wizard) οι οποίες παρατίθενται :

Οθόνες Δημιουργίας εισπρακτικών υποθέσεων

  • Προσδιορίστε τα κριτήρια επιλογής ανοιχτών κινήσεων
  • Προσδιορίστε τα κριτήρια επιλογής πελατών
  • Προσδιορίστε τα στοιχεία ενημέρωσης εισπρακτικών υποθέσεων
  • Σύνοψη

1η Οθόνη “Προσδιορίστε τα κριτήρια για την επιλογή των ανεξόφλητων παραστατικών

Στην πρώτη οθόνη καθορίστε τα κριτήρια συγκέντρωσης των ανοικτών κινήσεων πελατών

  • την εταιρία : το πεδίο ενημερώνεται αυτόματα με βάση την επιλεγμένη στο “Προφίλ Χρήστη” εταιρία και υποδεικνύει ποιας εταιρίας τα ανεξόφλητα υπόλοιπα πελάτη ή υποκαταστήματος πελάτη θα συγκεντρωθούν
  • το υποκατάστημα της επιλεγμένης εταιρίας
  • την ημερομηνία λήξης (από – έως) : τα όρια των ημερομηνιών λήξης των ανοικτών κινήσεων πελατών σύμφωνα με το οποίο θα γίνει η συγκέντρωσή τους
  • το διαχειριστή των ληξιπρόθεσμων οφειλών των πελατών

2η Οθόνη “Προσδιορίστε τα κριτήρια επιλογής πελατών

Στην οθόνη αυτή συμπληρώστε το εύρος πελατών που θα ληφθεί υπόψη στη διαδικασία

3η Οθόνη Προσδιορίστε τα στοιχεία ενημέρωσης εισπρακτικών υποθέσεων

Στην 3η οθόνη προσδιορίστε τα στοιχεία ενημέρωσης των εισπρακτικών υποθέσεων που θα παραχθούν :

  • την ημερομηνία έναρξης που θα έχουν οι εισπρακτικές υποθέσεις
  • αναθέστε συγκεκριμένο διαχειριστή των υποθέσεων των οφειλετών

Τσεκάρετε τις παραμέτρους :

  • Δημιουργία νέων εισπρακτικών υποθέσεων, αν θέλετε η διαδικασία να δημιουργήσει νέες εισπρακτικές υποθέσεις
  • Δημιουργία ανά υποκατάστημα πελάτη, αν θέλετε οι εισπρακτικές υποθέσεις που θα παραχθούν να αφορούν σε επίπεδο υποκαταστήματος πελάτη
  • Ενημέρωση εισπρακτικών υποθέσεων που δεν έχουν ξεκινήσει : η εφαρμογή αναζητά εισπρακτικές υποθέσεις με κατάσταση “δεν έχει αρχίσει”, αν βρει τις διαγράφει και δημιουργεί νέες με την ίδια κατάσταση
  • Ολοκλήρωση υποθέσεων που έχουν εισπραχθεί : η εφαρμογή διενεργεί έλεγχο αν οι ανοικτές κινήσεις, συνδεδεμένες με την εισπρακτική υπόθεση, έχουν όλες κλείσει και μεταβάλλει το status της σε “Ολοκληρώθηκε”

4η Οθόνη “Σύνοψη”

Στην τελευταία οθόνη εμφανίζεται συνοπτική ενημέρωση σχετικά με τη διαδικασία δημιουργίας εισπρακτικών υποθέσεων .

Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας και βάσει των επιλεγμένων κριτηρίων η εφαρμογή θα δημιουργήσει εισπρακτικές υποθέσεις στην επιλεγμένη ημερομηνία, τις οποίες θα εμφανίσει στη λίστα εισπρακτικών υποθέσεων της οικονομικής διαχείρισης .

Λίστα εισπρακτικών υποθέσεων

Η λίστα χρησιμοποιείται για την παράθεση των εισπρακτικών υποθέσεων που έχουν καταχωριστεί για κάθε πελάτη. Όπως φαίνεται και από τις στήλες της, κάθε εισπρακτική υπόθεση εμφανίζεται με τον κωδικό της, την ημερομηνία έναρξής της, την κατάστασή της (δεν έχει αρχίσει, ολοκληρώθηκε κ.λπ.), τον πελάτη στον οποίο αφορά, τον διαχειριστή οφειλών ο οποίος έχει αναλάβει τη διαχείριση είσπραξης των καθυστερημένων οφειλών του συγκεκριμένου πελάτη, το ποσό της υπόθεσης (στήλη τρέχον ποσό), την επόμενη δραστηριότητα (ενέργεια) που πρέπει να ακολουθηθεί για την είσπραξη των οφειλόμενων (π.χ. μετά την υπόσχεση αποπληρωμής, έλεγχος κατάθεσης) κ.λπ..

Κατάσταση εισπρακτικών υποθέσεων

H αναφορά “Κατάσταση εισπρακτικών υποθέσεων” σας παρέχει άμεση εικόνα της πορείας των εισπρακτικών υποθέσεων των πελατών σύμφωνα με τα δηλωμένα στην οθόνη ορισμού της εκτύπωσης, κριτήρια. Οι εισπρακτικές υποθέσεις εμφανίζονται ομαδοποιημένες ανά διαχειριστή οφειλών .

Από την αναφορά αντλείτε την πληροφορία του πελάτη, της κατάστασης της εισπρακτικής υπόθεσης (π.χ. δεν έχει αρχίσει, έναρξη, σε εξέλιξη, υπόσχεση, ολοκληρώθηκε) της αξίας της εισπρακτικής υπόθεσης, του διαχειριστή οφειλών, της ημερομηνίας έναρξης της εισπρακτικής, της ημερομηνίας έναρξης της επόμενης ενέργειας (δραστηριότητας), του θέματος κάθε ενέργειας – δραστηριότητας, της επαφής από τη μεριά του οφειλέτη με την οποία διαπραγματεύεται ο διαχειριστής οφειλών ως εκπρόσωπος της εταιρίας, πιθανών σημειώσεων - σχολίων για την εισπρακτική υπόθεση.