SingularLogic e-invoicing - Galaxy

Σύντομη περιγραφή

H SingularLogic, στα πλαίσια της συνεργασίας της με την IMPACTκορυφαίο πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης στη Νοτιοανατολική Ευρώπη, ενσωματώνει στις λύσεις της τις εξειδικευμένες υπηρεσίες ηλεκτρονικής τιμολόγησης, αρχειοθέτησης, ανταλλαγής και διαχείρισης παραστατικών, (συμβατές με την Ελληνική και Ευρωπαϊκή νομοθεσία), για να καλύψει πλήρως τις απαιτήσεις των επιχειρήσεων ανεξαρτήτως μεγέθους και κλάδου δραστηριότητας.

Δείτε σχετικά εδώ

Ροή εργασιών

  • Εγκατάσταση της νέας έκδοσης του φορολογικού συστήματος SFP
  • Παραμετροποίηση του Φορολογικού Συστήματος SFP
  • Παραμετροποίηση στην Εφαρμογή
    • Παραμετροποίηση Εταιρίας
      • Ρυθμίσεις SFP/Εκτυπωτή
    • Παραμετροποίηση Ομάδων Μονάδων Μέτρησης
    • Παραμετροποίηση Τύπων Παραστατικών
      • Επίσημος τύπος παρ/κού
      • Τύπος εγγραφών ηλεκτρ. Τιμολόγησης
      • Ιδιότητες φόρμας εκτύπωσης
    • Παραμετροποίηση Πελάτη
  • Λειτουργία Εφαρμογής
    • 1η περίπτωση Ηλεκτρονική Τιμολόγηση παραστατικών
    • 2η περίπτωση Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση παραστατικών

 

Αναλυτική περιγραφή

Εγκατάσταση της νέας έκδοσης του φορολογικού συστήματος (SFP)

Μετά την επιτυχή εκτέλεση του sfp_2_Setup_release.msi εγκαθίσταται ο “Singular Fiscal Processor” (έκδοση 6.1.0.390 ή μεταγενέστερη), ενώ προβάλλεται στο “Tray” το σχετικό εικονίδιο του SFP .

 

Παραμετροποίηση του φορολογικού συστήματος (SFP)

Για την παραμετροποίηση του φορολογικού συστήματος (SFP) θα χρειαστεί να εκτελέσετε συγκεκριμένες ενέργειες από την οθόνη των Ρυθμίσεων του Φορολογικού Συστήματος.

Λεπτομερής αναφορά στην ενότητα SingularLogic e-invoicing – Παραμετροποίηση SFP.

 

Παραμετροποίηση στην εφαρμογή

Παραμετροποίηση Εταιρίας

Μεταφερθείτε στο τμήμα e-Invoice credentials στη σελίδα “Επιπλέον πληροφορίες” της “Εταιρίας” και συμπληρώστε :

το Email αποστολέα στο πεδίο “Email αποστολέα (για άλλους παρόχους)”

cid:image001.png@01D613EF.25F8EB70

Ρυθμίσεις SFP/Εκτυπωτή

Δηλώστε τον εκτυπωτή (που θα χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία των PDF της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης) και καθορίστε το φορολογικό μηχανισμό.

Πως ;

  • Μεταβείτε στην οντότητα “Εταιρία” και ενεργοποιήστε την επιλογή “Ρυθμίσεις SFP/Εκτυπωτή”, ενσωματωμένη στις “Ενέργειες”. Energeies
  • Επιλέξτε στο Σύστημα τον εκτυπωτή συνδέοντας σωστά το ψευδώνυμο εκτυπωτή με τον εκτυπωτή του Συστήματος (SingularLogic PDF Printer) .

  • Καθορίστε στη σελίδα “Σήμανση Φορολ. μηχανισμού”, το φορολογικό μηχανισμό (διαδρομή) συνδέοντας με συγκεκριμένη θέση εργασίας καθώς και με τη συσκευή φορολογικού μηχανισμού που θα χρησιμοποιήσετε.

Παραμετροποίηση Ομάδων Μονάδων μέτρησης

Καλέστε την επιλογή Ομάδες μονάδων μέτρησης (από το μενού “Πίνακες 2” της “Οργάνωσης Βασικής Δομής” ή από το σχετικό τμήμα της οντότητας των “Ειδών”)

  • Πατήστε το δεξί βέλος velosστη νέα στήλη “Μ.Μ. ηλεκτρ. τιμολόγησης”

MonadesMetrisis

  • Ανοίγει το παράθυρο Μ.Μ. ηλεκτρ. Τιμολόγησης . Η λίστα του παραθύρου είναι προσωρινά κενή περιεχομένου.
  • Πατήστε το πλήκτρο “Ενημέρωση από ηλεκτρ. τιμολόγηση”, το Σύστημα γεμίζει τη λίστα με τις όλες ανεξαιρέτως τις μονάδες μέτρησης της SingularLogic e-invoicing, ταξινομημένες αλφαβητικά .

  • Επιστρέψτε στο παράθυρο “Ομάδες μονάδων μέτρησης” και αντιστοιχίστε τις μονάδες μέτρησης του “Galaxy” με τις μονάδες μέτρησης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης ης SingularLogic e-invoicing) .

MonadesMetrisis

Παραμετροποίηση Τύπων Παραστατικών

Μεταφερθείτε στους τύπους παραστατικών και παραμετροποιήστε κατάλληλα όσους τύπους θα χρησιμοποιήσετε στην ηλεκτρονική τιμολόγηση.

Επίσημος τύπος παρ/κού

Επιλέξτε στο πεδίο “Επίσημος τύπος παρ/κού της σελίδας “Ηλεκτρονική διαβίβαση” τον κωδικό του επίσημου τύπου παραστατικού. Ο κωδικός αυτός καθίσταται απαραίτητος αφού αποτελεί υποχρεωτικό πεδίο του αρχείου e.txt, που παράγεται από το φορολογικό μηχανισμό . Το πεδίο “πρόσημο” καθορίζει τις αξίες των παραστατικών στο e.txt, (αν θα είναι θετικές, αρνητικές ή μηδενικές), ενώ το “είδος”, τον τύπο του παραστατικού (κανονικό, αντίτυπο) .

Τύπος εγγραφών ηλεκτρ. τιμολόγησης

Ενεργοποιήστε τον υπερσύνδεσμο “Ηλεκτρονική τιμολόγηση”.

Η λίστα του παραθύρου “Τύπος εγγραφών ηλεκτρονικής τιμολόγησης” (που ανοίγει) είναι αρχικά κενή. Πατήστε “Ενημέρωση από ηλεκτρ. τιμολόγηση” για να ενημερωθεί με όλους τους τύπους παραστατικών που υποστηρίζονται από την SingularLogic e-invoicing υπηρεσία.

Στη συνέχεια:

Αντιστοιχίστε τον τύπο παραστατικού του Galaxy με τον ενδεδειγμένο τύπο παραστατικού της SingularLogic e-invoicing υπηρεσίας .

Ιδιότητες φόρμας εκτύπωσης (στις Ενέργειες του Τύπου παραστατικών)

Καλέστε την επιλογή “Φόρμες εκτύπωσης” στις Ενέργειες του Τύπου Παραστατικών

FormesEktyposis,

Πατήστε δεξί βέλος στο πεδίο “Ιδιότητες φόρμας εκτύπωσης”

EtairiaFormesEktyposis

Στο παράθυρο που ανοίγει, δηλώστε :

  • τον πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης (Impact)

Στις “Ιδιότητες αντιγράφου” της φόρμας εκτύπωσης προς αποστολή στη SingularLogic e-invoicing προσδιορίστε :

  • το Χαρακτηριστικό αντιγράφου : το λόγο έκδοσης του αντιγράφου (π.χ. Έδρα, Λογιστήριο).
  • τη Ψηφιακή Υπογραφή : αν το πρώτο αντίγραφο θα λάβει “ψηφιακή υπογραφή” ή “όχι”. Για τα υπόλοιπα αντίγραφα :
  • δεν λαμβάνει υπογραφή, έχει την ίδια με το πρώτο αντίγραφο, εφόσον στο πρώτο έχει επιλεγεί “λήψη ψηφιακής υπογραφής” ή λαμβάνει νέα φορολογική υπογραφή, εφόσον στο πρώτο αντίγραφο είναι επιλεγμένη η τιμή “λήψη υπογραφής”.
  • το Ψευδώνυμο εκτυπωτή : τον εκτυπωτή που θα πραγματοποιείται η εκτύπωση του παραστατικού

Προχωρήστε στο πεδίο :

  • Αποστολή ηλεκτρ. Τιμολόγησης και γνωστοποιήστε την οντότητα/οντότητες στην οποία/οποίες θα ανατρέξει η εφαρμογή προκειμένου να αντλήσει την πληροφορία της διεύθυνσης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης του συναλλασσόμενου στον οποίο και θα αποσταλεί το παραστατικό.

Στην :

  • Οντότητα κεφαλίδας : το Σύστημα θα διαβάσει τη διεύθυνση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης του παραλήπτη από το αντίστοιχο πεδίο του καθορισμένου υποκαταστήματος της επικεφαλίδας του παραστατικού .
  • Οντότητα παραγγελίας : το Σύστημα θα ανατρέξει, για την εύρεση της διεύθυνσης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, στο υποκατάστημα, καθορισμένο στο τμήμα “Παραγγελία από” στα “Λοιπά στοιχεία παραστατικού .
  • Οντότητα αποστολής : Το Σύστημα θα προβεί σε αναζήτηση της διεύθυνσης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης στο επιλεγμένο, στα “Λοιπά στοιχεία παραστατικού Αποστολή σε”, υποκατάστημα .

Σημείωση : Μόνο η φόρμα στην οποία έχει δηλωθεί “Αποστολή ηλεκτρονικής τιμολόγησης” εμφανίζεται κατά την αποθήκευση παραστατικού .

Δηλώστε:

  • “Μόνο αρχειοθέτηση” για την αρχειοθέτηση αντιγράφων στην πλατφόρμα της Impact (δεν συμμετέχουν στη διαδικασία της ηλεκτρονικής τιμολόγησης).

Σημείωση : Ένα μόνο αντίγραφο μπορείτε να ορίσετε για ηλεκτρονική τιμολόγηση αλλά παραπάνω από ένα αντίγραφα για αρχειοθέτηση .

Παραμετροποίηση Πελάτη

Για την ηλεκτρονική αποστολή του παραστατικού στον πελάτη της επιλογής σας θέστε ένδειξη στο πεδίο “Ενεργοποίηση ηλεκτρ. τιμολόγησης”, στο τμήμα Ρυθμίσεις myGalaxy (στη σελίδα “Στοιχεία συναλ/νου” της οντότητας του Πελάτη) και πληκτρολογήστε στο πεδίο “Διεύθυνση” τη διεύθυνση eInvoice της εταιρίας – πελάτη σας, στον οποίο και θα αποστείλετε τα παραστατικά ηλεκτρονικά.

Pelatis

 

Λειτουργία Εφαρμογής

Η όλη διαδικασία απαιτεί μια σειρά βημάτων τα οποία και παραθέτουμε .

 

Βήματα

Προχωρήστε σε καταχώριση παραστατικού για το οποίο ισχύουν οι ακόλουθες συνθήκες:

  • ο συνδεμένος τύπος παραστατικού αφορά σε ηλεκτρονική τιμολόγηση, περιλαμβάνει δηλαδή:
    • επίσημο τύπο παρ/κού
    • τύπο εγγραφών ηλεκτρονικής τιμολόγησης
    • φόρμα εκτύπωσης, οι ιδιότητες της οποίας έχουν παραμετροποιηθεί κατάλληλα
  • το παραστατικό είναι σε κατάσταση “ενημερωμένο”

με την αποθήκευσή του :

  • το παραστατικό μπορεί να εκτυπωθεί άμεσα, αν η παραμετροποίηση του το προβλέπει, χωρίς αυτό να είναι δεσμευτικό. Μπορείτε δηλαδή να ακυρώσετε την απευθείας εκτύπωση και να προβείτε στην ενέργεια αυτή σε επόμενο χρόνο

1η περίπτωση Ηλεκτρονική Τιμολόγηση παραστατικών

Προχωρήστε σε καταχώριση ενός παραστατικού πώλησης

  • Επιλέξτε τον τύπο του παραστατικού ο οποίος αφορά σε ηλεκτρονική τιμολόγηση και σχετίζεται με “σειρά” που πρωτίστως έχετε παραμετροποιήσει κατάλληλα .

Συγκεκριμένα στη σειρά που θα χρησιμοποιηθεί πρέπει :

  • στο πεδίο τύπος εκτύπωσης να οριστεί “αυτόματη εκτύπωση” ή “εκτύπωση με ερώτηση μετά την καταχώριση”
  • Στο πεδίο τύπος email να οριστεί μια από τις τιμές :”αυτόματη αποστολή” ή “ερώτηση για αποστολή” για την αποστολή και email

  • Επιλέξτε τον πελάτη του παραστατικού στον οποίο έχετε ενεργοποιήσει την παράμετρο “Ενεργοποίηση ηλεκτρ. τιμολόγησης” και έχετε πληκτρολογήσει το “email αποστολής”.

Σημείωση : Aν ΔΕΝ οριστούν στον πελάτη, και υπάρχει παραμετροποίηση για ηλεκτρονική αποστολή, ΔΕΝ θα γίνει ηλεκτρονική αποστολή αλλά μόνο αρχειοθέτηση SLG e-Invoicing του παραστατικού εφόσον και η σχετική επιλογή έχει ενεργοποιηθεί.

  • Επιλέξτε εκτύπωση παραστατικού.
  • Ανοίγει η οθόνη “Παράμετροι εκτύπωσης παραστατικού” στην οποία όπως θα παρατηρήσατε ένα αντίγραφο θα συμμετέχει στη διαδικασία της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, ενώ το άλλο θα αρχειοθετηθεί στην πλατφόρμα της IMPACT.

Σημείωση : Τα πεδία “Αποστολή Ηλεκτρονικού τιμολογίου” και “Μόνο Αρχειοθέτηση” έρχονται ή όχι τσεκαρισμένα σύμφωνα με ό,τι έχει δηλωθεί στις ιδιότητες της φόρμας εκτύπωσης.

Πατήστε “Αποδοχή” για να κατευθυνθούν στον εκτυπωτή ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Σύμφωνα με το παράδειγμά μας οι παραγόμενες εκτυπώσεις PDF είναι δύο  (ο εκτυπωτής είναι PDF) με τα συνοδευτικά a, b txt αρχεία.

O SFP θα αποστείλει βάσει παραμετροποίησης τα αρχεία στην πλατφόρμα της IMPACT για Ηλεκτρονική αποστολή και Αρχειοθέτηση.

Μετά την εκτύπωση του παραστατικού το πεδίο “Κατάσταση ηλεκτρονικής τιμολόγησης (στη σελίδα “Επιπλέον πληροφορίες” στα “Λοιπά στοιχεία παραστατικού”) ενημερώνεται με τις τιμές Uploaded & archived. 

 

Επιπλέον,

το πεδίο “Κατάσταση ηλεκτρ. τιμολόγησης” μπορείτε να το προσθέσετε στη “Λίστα παραστατικών πωλήσεων” μέσω Column Chooser”.

 

Από τη πλατφόρμα της Impact, μπορείτε να δείτε πληροφορίες για το ηλεκτρονικό παραστατικό:

  • τον πελάτη στο όνομα του οποίου έχει εκδοθεί το παραστατικό
  • το ΑΦΜ του πελάτη
  • την ημερομηνία έκδοσης του παραστατικού
  • τον αριθμό του παραστατικού
  • τη σειρά /τον τύπο του παραστατικού
  • την ημερομηνία έκδοσης
  • την αξία της κίνησης
  • τα αντίγραφα με ή χωρίς ψηφιακή υπογραφή
  • το πλήθος αντιγράφων
  • ενημέρωση της κατάστασης αποστολής με ένδειξη “Αποστάλθηκε”

Ενέργειες από την πλατφόρμα της Impact

Με δεξί κλικ επί της λίστας ενεργοποιείται λίστα επιλογής με όλες τις δυνατές ενέργειες που μπορείτε να πράξετε από εδώ, άνοιγμα των αρχείων, εκτύπωση/αποθήκευση αυτών και εξαγωγή σε excel

 

2η περίπτωση Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση παραστατικών

Προχωρήστε στην καταχώριση του παραστατικού, επιλέγοντας, όπως ακριβώς και στην προηγούμενη ενότητα, τύπο παραστατικού κατάλληλα παραμετροποιημένο, πελάτη κ.λπ. .

Επιλέξτε εκτύπωση παραστατικού

Εμφανίζεται η οθόνη “Παράμετροι εκτύπωσης παραστατικού/εγγραφής” στην οποία όπως θα παρατηρήσατε τα δύο αντίγραφα (έδρα, λογιστήριο) σύμφωνα με το παράδειγμά μας, έχουν τσεκ στο πεδίο “Μόνο αρχειοθέτηση”.

Αυτό σημαίνει ότι θα αρχειοθετηθούν στην πλατφόρμα της IMPACT αλλά ΔΕΝ θα συμμετέχουν στη διαδικασία της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης (έχουν λάβει στις ιδιότητες της φόρμας εκτύπωσης τσεκ στην παράμετρο “Μόνο Αρχειοθέτηση)”.

Μετά την εκτύπωση του παραστατικού ενημερώνεται το πεδίο “Κατάσταση ηλεκτρονικής τιμολόγησης (στη σελίδα “Επιπλέον πληροφορίες” στα “Λοιπά στοιχεία παραστατικού”) με την τιμή Archived. Για να ενημερωθεί σε archived πρέπει όλα τα αντίγραφα να είναι για αρχειοθέτηση.

Στη συνέχεια, μπορείτε, από τη πλατφόρμα της Impact, να δείτε πληροφορίες για το παραστατικό που αρχειοθετήθηκε :

  • την ημερομηνία έκδοσης του παραστατικού
  • τον αριθμό του παραστατικού
  • τη σειρά/τον τύπο του παραστατικού
  • την ημερομηνία έκδοσης
  • την αξία της κίνησης
  • τα αντίγραφα με ή χωρίς ψηφιακή υπογραφή
  • το πλήθος αντιγράφων
  • ενημέρωση της κατάστασης αποστολής με ένδειξη “Δεν έχει αποσταλεί”

Ενέργειες από τη λίστα παραστατικών πωλήσεων

Εκτύπωση (σε μεταγενέστερο χρόνο)

Mέσω της επιλογής “Εκτύπωση” μπορείτε να προχωρήσετε σε μεταγενέστερη, εκτύπωση των μη εκτυπωμένων παραστατικών.

Send invoice / Archive

Δυνατότητα αποστολής στην πλατφόρμα της Impact σύμφωνα με το πρότυπο χωρίς την εμφάνιση της εκτύπωσης του παραστατικού σε PDF μορφή.

Αποστολή επίσημου email

Σε περίπτωση που το παραστατικό δεν έχει εκτυπωθεί, τότε με τη συγκεκριμένη επιλογή, η εφαρμογή ενεργοποιεί τη διαδικασία εκτύπωσης, ενώ αποστέλλει στο email αποστολής την εκτύπωση του παραστατικού σε PDF μορφή με τα txt αρχεία.

Στοιχεία ηλεκτρονικής τιμολόγησης

Η επιλογή εμφάνισης/ενημέρωσης πληροφοριών ηλεκτρονικής Τιμολόγησης (ημερομηνία, ώρα αποστολής του παραστατικού, διεύθυνση παραλήπτη ηλεκτρονικής τιμολόγησης, κατάσταση παραστατικού) είναι διαθέσιμη μόνο για παραστατικά που έχουν αποσταλεί ηλεκτρονικά μέσω myGalaxy.

 

Παρατηρήσεις σχετικά με την Ηλεκτρονική τιμολόγηση

  • Η ηλεκτρονική τιμολόγηση ενεργοποιείται είτε για το πρωτότυπο είτε για οποιοδήποτε αντίγραφο. Ο λόγος είναι ότι η έννοια ηλεκτρονική τιμολόγηση χρησιμοποιείται και για την ηλεκτρονική αποστολή. Η ενεργοποίηση αυτή μπορεί να γίνει σε μία κόπια της φόρμας (πρωτότυπο ή αντίγραφο).
  • Η αρχειοθέτηση ενεργοποιείται ανεξάρτητα αν ο πελάτης συμμετέχει σε ηλεκτρονική τιμολόγηση ή “όχι” .
  • Το πρωτότυπο ή το αντίγραφο που αποστέλλεται ηλεκτρονικά αρχειοθετείται υποχρεωτικά οπότε ΔΕΝ ενεργοποιείται η παράμετρος “μόνο για αρχειοθέτηση” (στις ιδιότητες της φόρμας) .
  • Αν η παραμετροποίηση του παραστατικού προβλέπει ηλεκτρονική τιμολόγηση αλλά ο πελάτης δεν έχει ενεργοποιημένη την ηλεκτρονική τιμολόγηση ενεργοποιείται αυτόματα η αρχειοθέτηση του παραστατικού.
  • Κάθε παραστατικό το οποίο έχει αποσταλεί ηλεκτρονικά χαρακτηρίζεται ως “uploaded & archived” - “ηλεκτρονική τιμολόγηση”.
  • Κάθε παραστατικό το οποίο έχει αποσταλεί για αρχειοθέτηση χαρακτηρίζεται ως “archived” - “αρχειοθετημένο”.

  • Η ηλεκτρονική τιμολόγηση ή/και αρχειοθέτηση είναι εφικτή πέραν των τιμολογίων και για άλλα παραστατικά πωλήσεων (π.χ. παραγγελιών, δελτίων αποστολής).
  • Παραστατικό το οποίο έχει εκδοθεί για ηλεκτρονική τιμολόγηση “uploaded & archived” δεν μπορεί να :
    • να επαναεκτυπωθεί επίσημα (νέα υπογραφή)
    • να ακυρωθεί
    • να διαγραφεί
  • Παραστατικό το οποίο έχει αρχειοθετηθεί “archived” δεν μπορεί να επαναεκτυπωθεί επίσημα (νέα υπογραφή).
  • Παραστατικό το οποίο έχει αρχειοθετηθεί “archived” μπορεί να ακυρωθεί και να αποσταλεί το ακυρωτικό για αρχειοθέτηση.
  • Παραστατικό το οποίο έχει, για οποιοδήποτε λόγο, εκτυπωθεί επίσημα (έχει λάβει ψηφιακή υπογραφή) και δεν έχει αποσταλεί για ηλεκτρονική τιμολόγηση ή για αρχειοθέτηση δεν μπορεί να αποσταλεί σε δεύτερο χρόνο.
  • Κατά τη μεταβολή εγγραφών, χαρακτηρισμένες ως “uploaded & archived” - “ηλεκτρονική τιμολόγηση” (uploaded) ή “αρχειοθετημένο” (archived) εμφανίζεται σχετικό μήνυμα ώστε να αποφασίσει ο χρήστης την οριστική μεταβολή.
  • Κατά τη διαγραφή εγγραφών, χαρακτηρισμένες ως “archived” - “αρχειοθετημένο” εμφανίζεται σχετικό μήνυμα ώστε ο χρήστης να αποφασίσει την οριστική διαγραφή.
  • Αν κατά την εκτύπωση δημιουργηθεί κάποιο πρόβλημα .χ. ανύπαρκτος εκτυπωτής), τότε εφόσον έχει γίνει λήψη υπογραφής, συνεχίζεται κανονικά η ηλεκτρονική αποστολή ή η αρχειοθέτηση (με την προϋπόθεση ότι υπάρχει η ανάλογη παραμετροποίηση) και ενημερώνεται η κατάσταση ηλ. Τιμολόγησης του παραστατικού (uploaded & archived - “ηλεκτρονική τιμολόγηση” ή archived - “αρχειοθετημένο”).

 

Γενικές Παρατηρήσεις

  • Αν κατά την αποστολή παραστατικού, χαθεί η σύνδεση με το internet, τότε η αποστολή θα εκτελεστεί όταν αυτή αποκατασταθεί .
  • Αδυναμία αποστολής στη SingularLogic e-invoicing υπηρεσία, ο SFP το αποθηκεύει μέχρι να αποκατασταθεί η σύνδεση.