Συμβάσεις Υπηρεσιών | Galaxy CRM

Εισαγωγή

Υλοποιήθηκε η ενότητα των Συμβάσεων Υπηρεσιών με κύρια χαρακτηριστικά τη δημιουργία και παρακολούθηση συμβολαίων συντήρησης και των εργασιών που αφορούν στη συντήρηση. Με βάση αυτές τις εργασίες παρέχεται η δυνατότητα γρήγορης δημιουργίας, ομαδοποίησης και παρακολούθησης των δραστηριοτήτων που αφορούν στη διεκπεραίωση των συγκεκριμένων εργασιών.

Βασική οντότητα Σύμβασης υπηρεσιών

Η βασική οντότητα των Συμβάσεων υπηρεσιών ενεργοποιείται από το μενού “Συμβάσεις υπηρεσιών” της ενότητας “Επαφές/Πόροι”.

Graphical user interface, text, application</p>
<p>Description automatically generated

Στην οθόνη “Συμβάσεις υπηρεσιών” ορίζεται εξ’ ολοκλήρου το σύνολο των παραμέτρων και των υπηρεσιών που αφορούν στη σύμβαση.

Graphical user interface, application</p>
<p>Description automatically generated

Παραθέτουμε αναλυτική περιγραφή των τμημάτων που απαρτίζουν την σύμβαση:

Στοιχεία σύμβασης

  • Κωδικός: Ένα σύντομο αναγνωριστικό
  • Περιγραφή της σύμβασης, υποχρεωτικό προς συμπλήρωση πεδίο
  • Έναρξη/Λήξη: Ημερομηνιακό διάστημα ισχύος της σύμβασης (υποχρεωτικό προς συμπλήρωση πεδίο)
  • Λογαριασμός : Από τη λίστα των επαφών επιλέγετε την επαφή για την οποία αφορά η σύμβαση (υποχρεωτικό προς συμπλήρωση πεδίο)
  • Πρόσωπο: Το άτομο/ επαφή επικοινωνίας του λογαριασμού
  • Περίοδος ανανέωσης : Η συχνότητα ανανέωσης της σύμβασης:
  • μήνας
  • τρίμηνο
  • εξάμηνο
  • έτος
  • Ημ/νία ανανέωσης : Πρόκειται για την ημερομηνία ανανέωσης της σύμβασης. Το πεδίο αυτό συμπληρώνεται αυτόματα με την τρέχουσα ημερομηνία όταν δημιουργείται ERP Εμπορικό παραστατικό
  • Υπεύθυνος σύμβασης : Αφορά στον πόρο που είναι υπεύθυνος για την σύμβαση
  • Κατάσταση: Επιλογή μίας από τις 4 καταστάσεις της σύμβασης:
    • Ενεργό
    • Ανενεργό
    • Ακυρωμένο
    • Υπό Ανανέωση
  • Κατηγορία σύμβασης : Μια από τις λειτουργίες που παρέχουν οι κατηγορίες είναι η γρήγορη αποστολή email ή SMS από έτοιμα templates που ορίζονται σε αυτές.

Graphical user interface, application, Word</p>
<p>Description automatically generated

Σημείωση : Οι κατηγορίες αυτές ορίζονται από το μενού Οργάνωση επαφών| Είδη επαφής | Κατηγορίες σύμβασης υπηρεσιών

Graphical user interface, application</p>
<p>Description automatically generated

Χρεώσεις

  • Πρότυπη υπηρεσία: Η αρχική υπηρεσία έναρξης της σύμβασης. Είναι το είδος που θα μπει στην αρχική ευκαιρία πώλησης ή στο τιμολόγιο, που θα δημιουργηθεί από την σύμβαση.
  • Κόστος : Το κόστος του είδους για την αρχική ευκαιρία πώλησης ή το τιμολόγιο
  • Πρότυπη υπηρεσία ανανέωσης : Η υπηρεσία ανανέωσης
  • Αξία ανανέωσης : Το κόστος του είδους ανανέωσης
  • Όρος πληρωμής : Ο τρόπος πληρωμής για τις ευκαιρίες πώλησης και τα παραστατικά που δημιουργούνται από την σύμβαση

Graphical user interface, application</p>
<p>Description automatically generated

Επιπλέον πληροφορίες

  • Συνεργάτης : Η επαφή συνεργάτης για το συμβόλαιο αυτό. Προστίθεται και ως συνεργάτης στις δραστηριότητες που δημιουργούνται από αυτό το συμβόλαιο
  • Πρόσωπο συνεργάτη: Το άτομο της επαφής συνεργάτη. Ισχύουν τα προαναφερόμενα
  • Τύπος Δραστηριότητας: Ο πρότυπος τύπος δραστηριότητας που θα χρησιμοποιηθεί για όσες δραστηριότητες δημιουργούνται από υπηρεσίες της σύμβασης, σε περίπτωση που δεν ορισθούν διαφορετικά ανά υπηρεσία.
  • Ημερολόγιο : Το ημερολόγιο εργασίας που θα χρησιμοποιηθεί το οποίο καθορίζει ποιες ημέρες θεωρούνται εργάσιμες
  • Ακολουθεί αργίες : Αν οι δραστηριότητες που θα δημιουργούνται από τις υπηρεσίες θα ακολουθούν τις αργίες του ημερολογίου
  • Έργο: Το έργο που αφορά την σύμβαση
  • Εργασία έργου : Η εργασία του έργου
  • Εταιρία: Ποια εταιρία αφορά η σύμβαση
  • Υποκατάστημα : Το υποκατάστημα της παραπάνω εταιρίας

Graphical user interface, application</p>
<p>Description automatically generated

Σημειώσεις

  • Οποιοδήποτε σχόλιο ή γενικές σημειώσεις

Λεπτομέρειες Σύμβασης

Διευθύνσεις και υπηρεσίες

  • Διευθύνσεις: Ορίζονται αρχικά οι διευθύνσεις του Λογαριασμού που συμμετέχουν στην σύμβαση και για τις οποίες θα ορισθούν υπηρεσίες. Σε κάθε μία από αυτές μπορείτε να ορίσετε ποιος πόρος είναι υπεύθυνος για κάθε διεύθυνση. Οι διαθέσιμοι πόροι είναι αυτοί που δηλώνονται στις λεπτομέρειες των πόρων (βλ. παρακάτω).

Επίσης από το σημείο αυτό μπορείτε να δημιουργήσετε μαζικά υπηρεσίες για τη διεύθυνση που θέλετε πατώντας το κουμπί “Προσθήκη” στη στήλη “Υπηρεσίες”.

Graphical user interface, application, Word</p>
<p>Description automatically generated

Θα εμφανιστεί η φόρμα επιλογών στην οποία μπορείτε να επιλέξετε για ποια Είδη επαφής θα δημιουργηθούν υπηρεσίες (τα contact items αυτά είναι όσα έχουν καθορισμένη τη συγκεκριμένη διεύθυνση της επαφής) καθώς και τα διάφορα πεδία των υπηρεσιών με τα οποία θα συμπληρωθούν κατά τη δημιουργία τους.

Graphical user interface, application</p>
<p>Description automatically generated

  • Είδος επαφής: Μπορείτε να επιλέξετε ένα από τα είδη επαφής που έχουν οριστεί στην επιλεγμένη διεύθυνση.
    • Πρότυπο αποτελέσματος : το πρότυπο των activities results που θα προστεθούν στις δραστηριότητες.
    • Τύπος περιόδου : Ο τύπος της συχνότητας των δραστηριοτήτων (ημέρα, μήνας ή έτος).
    • Περίοδος : Σε συνδυασμό με τον τύπο περιόδου εκφράζει κάθε πότε θα δημιουργούνται οι δραστηριότητες. Για παράδειγμα με τύπο περιόδου “ημέρα” και περίοδο “7”, θα δημιουργούνται δραστηριότητες κάθε 7 ημέρες.
    • Προτιμώμενες ημέρες: Αφορά στις προτιμώμενες ημέρες για δημιουργία των δραστηριοτήτων. Θα επηρεάσει το κάθε πότε θα δημιουργούνται οι δραστηριότητες, αν με βάση τις παραπάνω περιόδους η ημερομηνία δεν συμπίπτει με κάποια ορισμένη προτιμώμενη ημέρα, θα δημιουργηθεί στην πλησιέστερη ημερομηνία που πέφτει η εν λόγω ημέρα.
    • Ημερομηνία έναρξης: Πότε θα είναι η πρώτη δραστηριότητα που θα δημιουργηθεί για αυτή την υπηρεσία. Αν συμπληρωθεί, υπερτερεί του πεδίου “Έναρξη” του συμβολαίου.
    • Πόρος : Ο πόρος που θα ανατεθεί στις δραστηριότητες αυτής της υπηρεσίας. Υπερτερεί του πόρου της διεύθυνσης, αν έχει συμπληρωθεί.
    • Ώρες αποτελέσματος : Πόσες ώρες θα καταχωριστούν στα αποτελέσματα δραστηριότητας αυτής της υπηρεσίας.
    • Είναι χρεώσιμο: Αν αυτή η υπηρεσία μπορεί να χρεωθεί ξεχωριστά αν δημιουργηθούν δραστηριότητες.
    • Τύπος δραστηριότητας : Ο τύπος δραστηριότητας που θα δημιουργηθεί για αυτή την υπηρεσία. Αν δεν συμπληρωθεί, τότε θα δημιουργηθεί ο τύπος που ορίζεται στο header της σύμβασης
    • Δημιουργήθηκαν δραστηριότητες: Το πεδίο αυτό υποδεικνύει ότι έχουν δημιουργηθεί δραστηριότητες για αυτή την υπηρεσία.
    • Κωδικός : Ένα σύντομο αναγνωριστικό για αυτή την υπηρεσία. Μπορεί να ενεργοποιηθεί κ με auto code και να χρησιμοποιηθεί και στο θέμα της δραστηριότητας που θα δημιουργηθεί.

Πόροι

Η σελίδα αυτή εμφανίζει λίστα με τους πόρους που θα συμμετέχουν στην σύμβαση. Επιλέγοντάς τους στο σημείο αυτό, γίνονται διαθέσιμοι προς επιλογή στα αντίστοιχα πεδία των πόρων στις διευθύνσεις ή στις υπηρεσίες.

Ιστορικό ανανεώσεων

Εμφανίζεται το ιστορικό των ανανεώσεων της σύμβασης, όπως προκύπτουν από τα σχετικά παραστατικά ή τις ευκαιρίες πώλησης που δημιουργήθηκαν.

A picture containing table</p>
<p>Description automatically generated

Σύνολο υπηρεσιών

Η σελίδα “Σύνολο υπηρεσιών” εμφανίζει μία συνοπτική λίστα με όλες τις υπηρεσίες του συμβολαίου καθώς και με το πλήθος των δραστηριοτήτων που έχουν δημιουργηθεί για κάθε μία από αυτές αλλά και πόσες από τις δραστηριότητες έχουν ολοκληρωθεί.

Για να εμφανιστούν αυτές οι υπηρεσίες και τα στατιστικά τους, είναι απαραίτητο να πατήσετε το πλήκτρο Ανανέωση συνόλων που βρίσκεται στο πάνω μέρος της λίστας .

Table</p>
<p>Description automatically generated

Ενέργειες σύμβασης

Εμφανίζονται όλες οι δυνατές ενέργειες που μπορείτε να εκτελέσετε μέσα από αυτό και αφορούν στη δημιουργία ευκαιριών πώλησης ή ERP εμπορικών παραστατικών καθώς και στις δραστηριότητες των υπηρεσιών της σύμβασης.

Δημιουργία δραστηριοτήτων για τη σύμβαση

Εμφάνιση της οθόνης αυτόματης μαζικής δημιουργίας δραστηριοτήτων για τη διεκπεραίωση των εργασιών της σύμβασης. Οι επιλογές που θα δηλωθούν εδώ υπερτερούν των ήδη επιλεγμένων, είτε αυτές είναι ορισμένες στο header γενικά είτε συγκεκριμένα σε κάποια υπηρεσία.

Από την οθόνη αυτή μπορείτε να ορίσετε τα εξής :

  • Για ποια υποκαταστήματα θα δημιουργηθούν δραστηριότητες (αριστερή λίστα)
  • Από/Έως: Πότε θα είναι η πρώτη δραστηριότητα και η μέγιστη ημερομηνία που θα μπορεί να δημιουργηθεί
  • Ομαδοποίηση αποτελεσμάτων. Η διαδικασία θα προσπαθήσω να ομαδοποιήσει σε ένα activity, τα results που αφορούν στην ίδια ημέρα κ τον ίδιο Contact address.

Με “Αποδοχή” ξεκινάει η διαδικασία δημιουργίας των δραστηριοτήτων για τις επιλεγμένες εργασίες.

Για να λειτουργήσει η συγκεκριμένη διαδικασία θα πρέπει να έχουν επιλεγεί τα εξής:

  • Τύπος δραστηριότητας: επιλογή τύπου δραστηριότητας είτε στο συμβόλαιο είτε στις υπηρεσίες ξεχωριστά
  • Τύπος περιόδου/Τιμή περιόδου: επιλογή τύπου και τιμής περιόδου είτε σε κάθε υπηρεσία είτε στη φόρμα επιλογών της δημιουργίας δραστηριοτήτων
  • Πόρος: Αν δεν επιλεγεί πόρος σε κάθε υπηρεσία θα χρησιμοποιηθεί ο γενικός πόρος της διεύθυνσης στην οποία ανήκει η υπηρεσία. Αν δεν συμπληρωθεί και αυτό το πεδίο θα χρησιμοποιηθεί ο “μη ανατεθειμένος” που ορίζεται στις γενικές ρυθμίσεις των Service Contracts.

Σχετικές δραστηριότητες

Εμφανίζει λίστα με τις δραστηριότητες που έχουν δημιουργηθεί για αυτή την σύμβαση. Από τις ενέργειες της λίστας μπορείτε να προχωρήσετε στη ακύρωσή τους μαζικά με την επιλογή «Ακύρωση επιλεγμένων δραστηριοτήτων»

Δημιουργία δραστηριότητας για επιλεγμένη υπηρεσία

Εμφανίζει φόρμα επιλογής τύπου δραστηριότητας για τη δημιουργία αυτής με βάση τα στοιχεία της επιλεγμένης υπηρεσίας. Δεν γίνεται αυτόματη αποθήκευση της δραστηριότητας, παρά μόνο η εμφάνισή της.

Σχετικές ευκαιρίες πώλησης

Εμφανίζει λίστα με τις ευκαιρίες πώλησης που έχουν δημιουργηθεί για αυτό το συμβόλαιο.

Σχετικά παραστατικά

Εμφανίζει τα εμπορικά παραστατικά που έχουν δημιουργηθεί για αυτό το συμβόλαιο.

Έναρξη σύμβασης

Αυτό το group επιλογών περιέχει ενέργειες που αφορούν στη δημιουργία των αρχικών ευκαιριών πώλησης και παραστατικών:

Ευκαιρία πώλησης έναρξης

Δημιουργία δραστηριότητας τύπου ευκαιρία πώλησης για την αρχική σύμβαση του συμβολαίου. Για να εκτελεστεί χρειάζεται να έχει επιλεγεί :

  • τύπος δραστηριότητας Sale Opportunity για Initial Service στις γενικές ρυθμίσεις (CRM γενικές ρυθμίσεις | Καρτέλα Service Contracts)
  • είδος για Initial Service από την καρτέλα Contract Charges

Παραστατικό έναρξης

Δημιουργία εμπορικό παραστατικο ERP για τη σύμβαση.

Για να εκτελεστεί αυτή η διαδικασία πρέπει να έχουν συμπληρωθεί τα εξής πεδία:

  • Αρχική υπηρεσία
  • Όρος πληρωμής
  • Εταιρία
  • Υποκατάστημα
  • Τύπος παραστατικού από τις γενικές ρυθμίσεις -> Συμβάσεις υπηρεσιών

Ανανέωση

Αυτό το group επιλογών περιέχει ενέργειες που αφορούν στη δημιουργία των ευκαιριών πώλησης και παραστατικών για ανανέωση της σύμβασης. Είναι παρόμοιο με το παραπάνω group, με τη διαφορά ότι χρησιμοποιεί τα πεδία ανανέωσης, αντί για τα Έναρξης.

Ημερολόγιο υπηρεσιών

Εμφάνιση ημερολογίου με όλες τις δραστηριότητες που έχουν δημιουργηθεί για αυτό το συμβόλαιο. Από εδώ μπορείτε να μεταφέρετε τις δραστηριότητες σε άλλο πόρο ή ημερομηνία, να δείτε τις δραστηριότητες στον “μη ανατεθειμένο πόρο” και να τις μεταφέρετε σε κάποιον διαθέσιμο πόρο.

Δείτε σχετικά εδώ

Graphical user interface, application</p>
<p>Description automatically generated

Προσθήκη υπηρεσιών στις διευθύνσεις

Η λειτουργικότητα αυτή είναι η ίδια με τη διαδικασία μαζικής προσθήκης υπηρεσιών από το grid των διευθύνσεων, με τη διαφορά ότι παρέχεται η δυνατότητα να προσθέσετε υπηρεσίες για όλες τις διευθύνσεις.

Graphical user interface, application</p>
<p>Description automatically generated

Αποστολή SMS/Email

Αποστολή SMS ή email από το συμβόλαιο. Αν έχετε επιλέξει κατηγορία στην οποία υπάρχει default template για κείμενο SMS ή email, τότε αυτό θα συμπληρωθεί αυτόματα.

Σχετικά SMS/Emails

Εμφάνιση λίστας με τα SMS ή email που έχουν αποσταλεί για το συγκεκριμένο συμβόλαιο.

Γενικές ρυθμίσεις Συμβάσεις υπηρεσιών

Στη σελίδα “Συμβάσεις υπηρεσιών” των “Ρυθμίσεων CRM” μπορείτε να ορίσετε παραμέτρους με γενική ισχύ:

  • Πρότυπος τύπος κατάστασης : Ο τύπος κατάστασης που θα ανατεθεί στις δραστηριότητες των υπηρεσιών, αν είναι διαθέσιμος στον τύπο δραστηριότητάς της.
  • Πρότυπη υπηρεσία/Πρότυπη υπηρεσία ανανέωσης : Αν τα πεδία συμπληρωθούν θα ανατίθενται αυτόματα στα αντίστοιχα πεδία των νέων Service Contracts.
  • Ενδιάμεσος χρόνος Δραστηριοτήτων (min): Πρόκειται για το χρόνο ανάμεσα στις δραστηριότητες που δημιουργούνται στην ίδια μέρα στον ίδιο πόρο για κάθε υπηρεσία.
  • Διαμόρφωση θέματος Δραστηριότητας : Το θέμα που θα δημιουργείται σε κάθε δραστηριότητα.

Αν μείνει κενό συμπληρώνεται εξ ορισμού ως:

[Περιγραφή συμβολαίου] [περιγραφή διεύθυνσης] [κωδικός υπηρεσίας] [αριθμός δραστηριότητας]/[σύνολο δραστηριοτήτων υπηρεσίας] [κωδικός συμβολαίου]

  • Επιλογή του τύπου εμπορικού παραστατικού που θα δημιουργηθεί, για “αρχική” ή “ανανέωση” διαδικασίες
  • Επιλογή του τύπου ευκαιρίας πώλησης που θα δημιουργηθεί, για “αρχική” ή “ανανέωση” διαδικασίες

Graphical user interface, text, application, email</p>
<p>Description automatically generated

 

Ημερολόγιο δραστηριοτήτων συμβολαίων

Για την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων που δημιουργούνται για τις εργασίες των συμβολαίων, εύκολα και γρήγορα, ενσωματώθηκε νέα φόρμα ημερολογίου που απεικονίζει τις δραστηριότητες αυτές, ενώ παρέχει και κάποιες δυνατότητες εύκολης επεξεργασίας αυτών.

Είναι διαθέσιμο στο μενού Επαφές/Πόροι | Συμβάσεις Υπηρεσιών | Ημερολόγιο Σύμβασης υπηρεσιών

Graphical user interface, text, application, email</p>
<p>Description automatically generated

Σημείωση : Αν ανοίξετε το ημερολόγιο από την καρτέλα κάποιας σύμβασης, τότε αυτόματα ως φίλτρο θα εμφανισθούν τα δεδομένα αυτης.

Περιοχή Φίλτρων ημερολογίου

Τα φίλτρα χρησιμοποιούνται για την εύκολη αναζήτηση της ζητούμενης πληροφορίας.

Τα πεδία των ημερομηνιών (από - έως) συμμετέχουν στη διαδικασία αναζήτησης συγκεκριμένων ημερομηνιών. Το ημερομηνιακό κριτήριο είναι τα όρια “Έναρξη” και “Λήξη” οποιουδήποτε φορτωμένου συμβολαίου ή η τρέχουσα εβδομάδα (αν δεν υπάρχει κάποιο).

Άλλες παράμετροι, χρήσιμες στο φιλτράρισμα των επαφών (για τις οποίες η αναζήτηση συμβολαίων αφορά), είναι ο “Λογαριασμός” και οι “Συλλογές επαφών”.

Ένα άλλο φίλτρο, η “Σύμβαση υπηρεσιών” θα σας φανεί χρήσιμο στην επιλογή του συμβολαίου, (τις δραστηριότητες του οποίου θέλετε να δείτε) .

Το πεδίο “Focus on actual dates” θέτει τα όρια της αναζήτησης (από και έως) στο ημερολόγιο. Αν για παράδειγμα έχετε δηλώσει από 01/06 μέχρι 15/06 το ημερολόγιο θα εμφανίζει δύο εβδομάδες.

σημείωσηΣΗΜΕΙΩΣΗ

Αν το πεδίο είναι ανενεργό, η εμφάνιση ημερομηνίας ΔΕΝ θα αλλάξει (αν για παράδειγμα είχατε επιλέξει να εμφανίζει μια εβδομάδα, θα παραμείνει ως έχει). Το ημερολόγιο θα αλλάξει μόνο την ημερομηνία έναρξης εμφανίζοντας αυτή που έχετε επιλέξει (θα προβάλει σύμφωνα με το παράδειγμά μας μόνο πέντε εργάσιμες ημέρες με πρώτη ημερομηνία την 01/06, παρόλο που έχει φορτώσει δραστηριότητες μέχρι και 15/06).

 

Στη σελίδα των “Πόρων” μπορείτε να επιλέξετε τους πόρους για τους οποίους θα φορτωθούν δραστηριότητες.

Το πεδίο “Εμφάνιση μη ανατεθειμένων” εμφανίζει τις δραστηριότητες που πληρούν τα κριτήρια φίλτρου (ημερομηνίες, λογαριασμούς, σύμβασεις υπηρεσιών) αλλά ο πόρος τους είναι ο “μη ανατεθειμένος”.

Graphical user interface, text, application</p>
<p>Description automatically generated

Η λίστα, ακριβώς κάτω από το ημερολόγιο, εμφανίζει όλες τις δραστηριότητες που έχουν φορτωθεί. Επιλέγοντας μία από αυτές, το ημερολόγιο πάει αυτόματα σε αυτήν.

Graphical user interface, application, table, Excel</p>
<p>Description automatically generated

Μπορείτε να επιλέξετε μία δραστηριότητα και να τη σύρετε σε έναν πόρο και ημερομηνία μέσα στο ημερολόγιο για τη γρήγορη ανάθεσή τους σε αυτήν.

Επιπρόσθετα, έχετε τη δυνατότητα της γρήγορης αλλαγής ημερομηνίας και πόρου σε κάποια δραστηριότητα αρκεί να την σύρετε στον επιθυμητό συνδυασμό.