Εισαγωγή
Υλοποιήθηκε νέα λειτουργικότητα στο Πλάνο επισκέψεων του Galaxy CRM. Πρόκειται για ένα νέο τύπο του Πλάνου επισκέψεων, τον “Επαναλαμβανόμενο (Recurring)”, που έρχεται να καλύψει σενάρια δημιουργίας πλάνου συναντήσεων, που βασίζονται σε παραμέτρους επισκεψιμότητας .
Ένα Visit plan μπορεί να δημιουργηθεί είτε από τη λίστα των διευθύνσεων επαφών είτε από τη λίστα των επαφών.
Για τη δημιουργία ενός πλάνου επισκέψεων,
- Μεταβείτε στη Λίστα διευθύνσεων επαφών από το μενού “Επαφές/Πόροι” και επιλέξτε τις επιθυμητές διευθύνσεις επαφών
- Ενεργοποιήστε από τις “Ενέργειες” της λίστας την επιλογή “Πλάνο επισκέψεων”
Η ίδια λογική δημιουργίας πλάνου ισχύει και από τη “Λίστα επαφών”. Κάθε επιλεγμένη επαφή, θα χρησιμοποιηθεί ως λογαριασμός στις δραστηριότητες που θα δημιουργηθούν.
Νέα επιλογή στον “Τύπο πλάνου” του πλάνου επισκέψεων
Στον οδηγό παραμετροποίησης του πλάνου επισκέψεων ενσωματώθηκε στο πεδίο “Τύπος πλάνου” η επιλογή “ Επαναλαμβανόμενο (Recurring)”.
Νέες παράμετροι στις διευθύνσεις επαφών
Για κάθε διεύθυνση επαφής (και την κύρια) μια νέα σελίδα με τίτλο “Ημερολόγια εργασίας” (Working calendars) ενσωματώνει κάποιες παραμέτρους στις οποίες βασίζεται η δημιουργία του πλάνου.
Οι παράμετροι αυτές είναι:
- Τύπος: Οι διαθέσιμες τιμές του πεδίου είναι “Ημερολόγιο” και “Ημερολόγιο προτίμησης”. Αντί να επιλεγεί κάποιο συγκεκριμένο ημερολόγιο μπορεί να οριστούν οι ημέρες προτίμησης επισκεψιμότητας της διεύθυνσης.
- Ημέρες προτίμησης : Αν στον τύπο δηλωθεί “Ημέρες προτίμησης”, στο πεδίο αυτό ορίζονται οι ημέρες προτίμησης.
- Ώρα έναρξης και Ώρα λήξης : Αν στον τύπο δηλωθεί “Ημέρες προτίμησης”, ορίζεται η αρχική ώρα και η τελική ώρα των ημέρων προτίμησης.
- Περίοδος επισκεψιμότητας: Οι δυνατές τιμές του πεδίου είναι “εβδομάδα” και “μήνας”. Δηλώνεται αν το χρονικό διάστημα του πλάνου θα κατατμηθεί σε κομμάτια των 7 ημερών, αν αφορά σε εβδομάδα, ή των 30 ημερών αν αφορά σε μήνα.
- Κύκλοι επισκεψιμότητας : Δηλώνεται η συχνότητα των επισκέψεων. Σε συνδυασμό με την προηγούμενη παράμετρο υπολογίζεται το διάστημα μέσα στο οποίο θα προγραμματιστούν οι επισκέψεις. Έτσι για παράδειγμα αν έχει οριστεί σε ένα ημερολόγιο εργασίας περίοδος επισκεψιμότητας “εβδομάδα” και κύκλοι επισκεψιμότητας “2”, τότε οι επισκέψεις θα επαναλαμβάνονται “1” φορά ανά “2” εβδομάδες. Δηλαδή ο αριθμός των επαναλήψεων επισκεψιμότητας στο διάστημα ενός μήνα είναι : 30ήμερες/(7ήμερες(εβδομάδα περίοδος επισκεψιμότητας) x 2(κύκλοι επισκεψιμότητας)) = 2 επαναλήψεις.
Σημείωση : Παραθέτουμε στη συνέχεια παραδείγματα ώστε να το κατανοήσετε καλύτερα .
-
Δημιουργία : Πεδίο με δύο επιλογές :
- Όλες τις επιλεγμένες ημέρες : η επίσκεψή θα πραγματοποιηθεί σε όλες τις επιλεγμένες ημέρες προτίμησης (είτε του ημερολογίου είτε των ημερών προτίμησης)
- Μια από τις επιλεγμένες ημέρες : η επίσκεψή θα πραγματοποιηθεί σε μία οποιαδήποτε από τις επιλεγμένες ημέρες προτίμησης (είτε του ημερολογίου είτε των ημερών προτίμησης)
- Προτεραιότητα: Οι διευθύνσεις, που έχουν ημερολόγιο εργασίας με επιλεγμένο το πεδίο “Προτεραιότητα”, στο διάστημα του πλάνου πρέπει να εξυπηρετηθούν πρώτες.
Παραδείγματα υλοποίησης
Έστω ότι για τις επαφές έχουν οριστεί τα ημερολόγια εργασίας :
Στη διεύθυνση “spiti” του “AB Shop&Go” υπάρχει ένα ημερολόγιο εργασίας στο οποίο έχουν δηλωθεί: περίοδος επισκεψιμότητας “εβδομάδα”, κύκλοι επισκεψιμότητας 2 και “Δημιουργία” για “ όλες τις επιλεγμένες ημέρες”. Αυτό πρακτικά σημαίνει ότι ανά 2 (κύκλοι επισκεψιμότητας) εβδομάδες (“εβδομάδα” περίοδος επισκεψιμότητας) θα δημιουργηθούν 2 επισκέψεις, μία τη Δευτέρα και μία την Τρίτη.
Στην κύρια διεύθυνση του Agelis Vasilis, στο ημερολόγιο εργασίας έχουν δηλωθεί περίοδος επισκεψιμότητας “εβδομάδα”, κύκλοι επισκεψιμότητας 2 και δημιουργία “μια από τις επιλεγμένες ημέρες”. Αυτό σημαίνει ότι ανά 2 (κύκλοι επισκεψιμότητας) εβδομάδες (“εβδομάδα” περίοδο επισκεψιμότητας) θα δημιουργηθεί 1 επίσκεψη είτε την Τρίτη είτε την Τετάρτη, όπου χωρέσει στο πλάνο στο πρώτο διαθέσιμο ραντεβού.
Στην κύρια διεύθυνση του AlfaCompany SA υπάρχει ένα ημερολόγιο εργασίας με περίοδο επισκεψιμότητας “μήνα”, κύκλο επισκεψιμότητας 1 και δημιουργία για “όλες τις επιλεγμένες ημέρες”. Αυτό σημαίνει ότι ανά 1 (κύκλοι επισκεψιμότητας) μήνα (“μήνα” περίοδο επισκεψιμότητας) θα δημιουργηθούν 2 επισκέψεις, μία τη Δευτέρα και μία την Τετάρτη.
Επιλέγοντας τις διευθύνσεις αυτές στη λίστα διευθύνσεων επαφών και εκτελώντας την ενέργεια “Πλάνο επισκέψεων”,
ανοίγει ο “οδηγός” για δημιουργία πλάνου.
Συμπληρώστε, κατά τα γνωστά, τα πεδία :
- της “περιγραφής” του πλάνου
- των “ημερομηνιών” έναρξης/λήξης του πλάνου (καθορίζουν το διάστημα μέσα στο οποίο θα δημιουργηθούν όλες οι δραστηριότητες)
δηλώστε στο πεδίο “Τύπος” Reccuring και
ενημερώστε προαιρετικά το πεδίο “Πεδίο ομαδοποίησης”
ΣΗΜΕΙΩΣΗ
Κάποια πεδία, όπως το θέμα της, ο τύπος, ο κάτοχος, η κατάσταση κ.α. τίθενται αυτόματα.
Κατά τη δημιουργία του πλάνου, αν ενεργοποιηθεί η παράμετρος “Βέλτιστη διαδρομή”, εμφανίζεται και μια δεύτερη οθόνη με τις πρόσθετε παραμέτρους προς συμπλήρωση (με βασικότερη την “Τύπο σημείου έναρξης” και δυνατές τιμές : Υποκατάστημα εταιρίας, Διεύθυνση υπευθύνου, Σημείο λήξης προηγούμενης ημέρας) Δείτε σχετικά εδώ
Πατήστε “Τέλος” για να εκτελεστεί ο οδηγός και να δημιουργηθεί το πλάνο με τις δραστηριότητες σύμφωνα με τα Ημερολόγια των διευθύνσεων.
Παράδειγμα χρήσης:
Για τη διεύθυνση “spiti” του “AB Shop&Go”, με περίοδο επισκεψιμότητας “εβδομάδα”, και κύκλους επισκεψιμότητας 2, το διάστημα πλάνου 31 ημέρες, από 30/05 έως 30/06 θα χωριστεί σε 31/(7*2) = 2 επιμέρους διαστήματα των 7*2 = 14 ημερών. (Άρα επίσκεψη κάθε 2 εβδομάδες)
Έτσι στο πρώτο διάστημα από 30/5 έως 12/6 δημιουργήθηκαν 2 δραστηριότητες, μία τη Δεύτερα 30/5/2022 και μία την Τρίτη 31/5/2022 αφού το πεδίο “Δημιουργία” έχει τιμή “όλες τις επιλεγμένες ημέρες”. Στο δεύτερο διάστημα από 13/6 έως 26/6 δημιουργήθηκαν 2 δραστηριότητες, μία τη Δευτέρα 13/6/2022 και μία την Τρίτη 14/6/2022.
Για την κύρια διεύθυνση του “Agelis Vasilis” με περίοδο επισκεψιμότητας “εβδομάδα” και κύκλους επισκεψιμότητας 2, το διάστημα του πλάνου 31 ημέρες, από 30/05 έως 30/06 θα χωριστεί σε 31/(7*2) = 2 επιμέρους διαστήματα των 7*2 = 14 ημερών.
Έτσι στο πρώτο διάστημα από 30/5 έως 12/6 δημιουργήθηκε μία δραστηριότητα την Τρίτη 31/5/2022 αφού το πεδίο “Δημιουργία” έχει τιμή “Μία από τις επιλεγμένες ημέρες”. Στο δεύτερο διάστημα από 13/6 έως 26/6 δημιουργήθηκε μία δραστηριότητα την Τρίτη 14/6/2022.
Για την κύρια διεύθυνση του “AlfaCompany SA” με περίοδο επισκεψιμότητας “μήνα” και 1 κύκλο επισκεψιμότητας, το διάστημα του πλάνου των 31 ημέρες, από 30/05 έως 30/06 θα χωριστεί σε 31/(30*1) = 1 επιμέρους διαστήματα των 30*1 = 30 ημερών. (Άρα ένα κάθε μήνα)
Έτσι για το πρώτο διάστημα από 30/5 έως 30/6 δημιουργήθηκαν 2 δραστηριότητες, μία τη Δευτέρα 30/5/2022 και μία την Τετάρτη 01/6/2022 αφού το πεδίο “Δημιουργία” έχει τιμή “Όλες τις επιλεγμένες ημέρες”.
Η σειρά με την οποία καταχωρίζονται οι δραστηριότητες σε μια ημέρα εξαρτάται από τη σειρά με την οποία εμφανίζονται στη λίστα διευθύνσεων.
Σύμφωνα με το παράδειγμά μας, δημιουργήθηκαν πρώτα οι δραστηριότητες για τον “AB Shop&Go”, έπειτα για τον “Agelis Vasilis” και τέλος για τον “AlfaCompany SA”. Τη Δευτέρα 30/5 π.χ. δημιουργήθηκε πρώτα το ραντεβού του “AB Shop&Go” και μετά του “AlfaCompany SA”.
Παράμετρος πεδίο ομαδοποίησης στον οδηγό του πλάνου
Σε περίπτωση που θελήσετε διαφορετική σειρά καταχώρισης μπορείτε να επιλέξετε στον “οδηγό” ένα πεδίο ομαδοποίησης σύμφωνα με το οποίο θα γίνει ταξινόμηση των διευθύνσεων.
Εξαίρεση του παραπάνω κανόνα, όσο αφορά στη σειρά καταχώρισης των δραστηριοτήτων, αποτελούν όσες διευθύνσεις έχουν στο “Ημερολόγιο εργασίας” επιλεγμένο το πεδίο “Προτεραιότητα” στο διάστημα του πλάνου - πρέπει να εξυπηρετηθούν πρώτες.
Για αυτό πριν τη δημιουργία του πλάνου, και αφού γίνει το sorting του πεδίου ομαδοποίησης (group field), γίνεται και ταξινόμηση βάσει προτεραιότητας ώστε να δημιουργηθούν πρώτα τα ραντεβού αυτών των διευθύνσεων.
Recurring plan με Βέλτιστη διαδρομή
Το Recurring plan μπορεί να συνδυαστεί και με τη “Βέλτιστη διαδρομή”. Έτσι αν επιλεγεί στον οδηγό του πλάνου, αφού υπολογιστεί με βάση τα Ημερολόγια ποιες δραστηριότητες πάνε σε ποια ήμερα, για κάθε ημέρα εφαρμόζεται ο υπολογισμός της βέλτιστης διαδρομής και ο χρόνος μεταξύ των δραστηριοτήτων της ημέρας αλλάζει με βάση τη διάρκεια που θα χρειαστεί κάποιος να κατευθυνθεί από τη μια διεύθυνση στην άλλη.
Όπως προαναφέραμε, αν κάποιος επιλέξει να δημιουργήσει ένα Recurring plan συνδυαστικά με βέλτιστη διαδρομή, τότε πρώτα γίνεται η κατανομή των δραστηριοτήτων αυτών ανά ημέρα με βάση τα ημερολόγια εργασίας των διευθύνσεων και ύστερα για κάθε μέρα του πλάνου εφαρμόζεται η λογική του optimal routing ώστε να αλλάξει η σειρά των επισκέψεων της ημέρας με βάση τη βέλτιστη διαδρομή για τον πόρο.
Υπάρχει περίπτωση, ύστερα από αυτή την ανακατανομή των δραστηριοτήτων της ημέρας, ένα ραντεβού, το οποίο ήταν αρχικά προγραμματισμένο για τις 13:00 το μεσημέρι, λόγω των διαθέσιμων ωρών του ημερολογίου εργασίας της διεύθυνσης, να μεταφερθεί για παράδειγμα στις 11:20 αλλά να μη συμφωνεί με τις διαθέσιμες ώρες της διεύθυνσης. Σε αυτή την περίπτωση δεν εφαρμόζεται βέλτιστη διαδρομή για εκείνη την ημέρα και εμφανίζεται σχετικό προειδοποιητικό μήνυμα.
Μη ανατεθειμένες δραστηριότητες
Όπως και στους άλλους τύπους Visit plan (απλό, cycle), υπάρχει περίπτωση κάποιες δραστηριότητες να μην “χωράνε” στο ωράριο του χρήστη. Σε αυτές τις δραστηριότητες ως “Έναρξη” συμπληρώνεται η τρέχουσα ημερομηνία, ενώ ανατίθενται στον default unassigned resource (μη ανατεθειμένο πόρο) των ρυθμίσεων CRM.
Στο Recurring plan, αυτό δεν συμβαίνει. Θα χρειαστεί να ορίσετε έναν “τύπο κατάστασης” “πρόχειρο” στις διαθέσιμες “καταστάσεις” του τύπου δραστηριότητας
και να τον καταχωρίσετε ως default “Unplanned” status στη σελίδα “Πλάνο επισκέψεων” των ρυθμίσεων CRM.
Έτσι αν δεν χωρέσει στο πλάνο η δραστηριότητα παίρνει σημερινή ημερομηνία αλλά αντί να ανατεθεί default unassigned resource, ανατίθεται σε αυτή default “Unplanned” status.
Στο παρακάτω παράδειγμα η μία από τις δύο δραστηριότητες δεν χώρεσε στο πλάνο οπότε περιήλθε σε κατάσταση “Unplanned” (πρόχειρο) .
Προσθήκες στον πίνακα Ημερολογίου
Στον πίνακα του Ημερολογίου που εμφανίζει τις δραστηριότητες που δεν χώρεσαν, ενσωματώθηκαν οι πληροφορίες “Από Ημερολόγιο” - “Σε Ημερολόγιο” με τις ημερομηνίες που ισχύει το ημερολόγιο εργασίας.
Η στήλη “Ανάλυση ημερολογίου” προβάλει για κάθε μέρα του ημερολογίου τις ώρες του ώστε ο χρήστης να είναι σε θέση να αποφασίσει που θα μεταφέρει (με τη κίνηση drag and drop) τη δραστηριότητα.
Αν μια δραστηριότητα μεταφερθεί στο ημερολόγιο, μεταβάλλεται η κατάστασή της σε “Πρόχειρο” (στο πεδίο “Κατάσταση δραστ/τας” της σελίδας “Πληρ. προγραμματισμού” του Πλάνου επισκέψεων).
