To Σύστημα διαθέτει πλέον έναν κεντρικό μηχανισμό αποστολής email CRM, όπου μέσω αυτού παρέχεται η δυνατότητα:
- του εύκολου προγραμματισμού ημέρας και ώρας αποστολής emails με την εκτέλεση, (χωρίς την παρέμβαση του administrator)
- του ορισμού ρυθμού αποστολής emails για μια καμπάνια ή για πολλές ταυτόχρονα. Για παράδειγμα το πακέτο εγγραφών που θα αποστέλλεται θα είναι 500 emails ανά ώρα
- της εμφάνισης λίστας παραληπτών (πριν την αποστολή). Με την αποστολή σε κάθε παραλήπτη το status της δραστηριότητας μεταβάλλεται σχετικά (σε ολοκληρώθηκε)
- της ενημέρωσης με την ολοκλήρωση της αποστολής
- της εμφάνισης μηνυμάτων λαθών σε περίπτωση αποτυχίας αποστολής
Απαραίτητη προϋπόθεση για την αποστολή emails αποτελεί ο χρονοπρογραμματισμός του νέου schedule action “CRM: Αποστολή email καμπανιών” (το οποίο χρονοπρογραμματίζεται μια φορά στον Server, που θα αποστέλλει τα emails).
Σημείωση : Σε επόμενη έκδοση ο μηχανισμός αποστολής email θα χρησιμοποιηθεί σε όλη την έκταση της εφαρμογής, όπου δηλαδή η αποστολή email απαιτείται .
Εφαρμογή στην πράξη
Η αποστολή emails απαιτεί την εκτέλεση του νέου Wizard αποστολής . Προϋπόθεση για την εμφάνισή του είναι να λάβει κατάλληλη ένδειξη το νέο πεδίο Use new email wizard, στις “Ρυθμίσεις Δραστηριοτήτων” του CRM .
Βήματα διαδικασίας
- Επιλέγετε μια νέα δραστηριότητα τύπου Email (Δραστηριότητες Νέα Δραστηριότητα)
- Με την επιλογή τύπου δραστηριότητας εκκινείται ο οδηγός της δημιουργίας της δραστηριότητας της καμπάνιας
1η Οθόνη “ Παράμετροι Καμπάνιας”
Στη σελίδα αυτή επιλέξτε μια από τις καμπάνιες που είναι ενεργές και έχουν ημερομηνία λήξης μεταγενέστερη από τη σημερινή
Τα στοιχεία της ημερομηνίας (έναρξης - λήξης) προκύπτουν από τα δηλωμένα στην καμπάνια
2η Οθόνη “Πηγή επαφών”
Δηλώστε τον τρόπο συλλογής επαφών :
1. είτε από συλλογές επαφών (δυναμικές/στατικές)
- Επιλέξτε τουλάχιστον μια από τις συλλογές επαφών (κύριες) της επιλεγμένης καμπάνιας
2. είτε από επαφές δραστηριότητας
- Επιλέξτε τις επαφές, από τις επαφές που συμμετέχουν σε δραστηριότητα, που έχει ήδη δημιουργηθεί για αυτή την καμπάνια (π.χ. αποστολή email στις επαφές που έχει ήδη αποσταλεί στα πλαίσια μιας καμπάνιας)
- Καμπάνια : Στο πεδίο “Καμπάνια” έρχεται προτεινόμενη η επιλεγμένη (στην πρώτη σελίδα του wizard) καμπάνια από την οποία θα επιλέξετε τη δραστηριότητα που θα χρησιμοποιηθεί για την άντληση στοιχείων (επαφών) για τη δραστηριότητα που θα δημιουργηθεί
- Φόρτωση δραστηριοτήτων : Ενεργοποιώντας “Φόρτωση δραστηριοτήτων” εμφανίζεται λίστα με τις τελευταίες πενήντα (50) δραστηριότητας της καμπάνιας προκειμένου να επιλέξετε την ενδεδειγμένη από την οποία η εφαρμογή θα αντλήσει τις επαφές. Κατά συνέπεια αντί οι επαφές να προκύπτουν από τις Συλλογές επαφής αντλούνται από τη Δραστηριότητα που έχουν αυτή την καμπάνια .
3. είτε από τον τύπο δραστηριότητας
- Επιλέξτε από τις επαφές που συμμετέχουν σε τύπο δραστηριότητας που έχει ήδη δημιουργηθεί σε καμπάνια (π.χ. αποστολή email στις επαφές για τις οποίες έχουν αποδοθεί επιπλέον πόντοι από μία καμπάνια πιστότητας)
Τα πεδία της οθόνης “Καμπάνια”, “Τύπος δραστηριότητας” εντοπίζουν την πιο πρόσφατη δραστηριότητα αντλώντας τις επαφές από αυτήν
Χρήση λίστας βοήθειας/Χρήση μόνο επαφών που υπάρχουν στη βοηθητική λίστα
Τσεκάρετε το πεδίο “Χρήση λίστας βοήθειας” για τη χρήση δυναμικής λίστας επαφών . Με την επιλογή αυτή ενεργοποιείται το πεδίο “Χρήση μόνο των επαφών που υπάρχουν στη βοηθητική λίστα” ώστε να αποκλείονται όσες επαφές από τις βασικές λίστες δεν βρίσκονται στη βοηθητική .
3η Οθόνη Λίστα βοήθειας
Η οθόνη αυτή εμφανίζεται πάντα με την προϋπόθεση ότι στην αμέσως προηγούμενη, “Πηγή επαφών” έχετε επιλέξει το σχετικό πεδίο .
Εμφανίζονται όλες οι δυναμικές προς επιλογή συλλογές (που υπάρχουν καταχωρισμένες) .