Ηλεκτρονικά βιβλία - Τι πρέπει να προσέξετε (Control)

Παρακάτω αναφέρονται τα σημεία της εφαρμογής που είναι απαραίτητο να παραμετροποιηθούν ώστε τα παραστατικά που καταχωρούνται να περιλαμβάνουν τις απαραίτητες πληροφορίες για την σωστή ενημέρωση των ηλεκτρονικών βιβλίων.

Με την αναβάθμιση στην έκδοση 3.80 είναι απαραίτητο να ελεγχθεί η σύνδεση των τύπων παραστατικών πωλήσεων /αγορών , με τους κωδικούς παραστατικών της ΑΑΔΕ. Ο κωδικός ΑΑΔΕ έχει προστεθεί στα στοιχεία των τύπων παραστατικών.

Σημείωση: Ο κωδικός ΑΑΔΕ προτείνεται στην καταχώρηση παραστατικού, αλλά μπορεί να μεταβληθεί από τον χρήστη. Ανάλογα με την συχνότητα καταχώρησης των ειδών συναλλαγών που παρακολουθούνται διακριτά από την ΑΑΔΕ, χρειάζεται να εξεταστεί η δημιουργία τύπων παραστατικών που θα συνδεθούν με συγκεκριμένο κωδικό ΑΑΔΕ ώστε να μην χρειάζεται να γίνεται μεταβολή σε κάθε κίνηση.

Στους τύπους εγγραφών εσόδων- εξόδων που χρησιμοποιούνται για την καταχώρηση συναλλαγών που δεν αφορούν σε παραστατικά πωλήσεων – και αγορών, είναι απαραίτητο να οριστεί ο κωδικός ΑΑΔΕ στον οποίο αφορούν οι συναλλαγές.

Σημείωση: Ο κωδικός ΑΑΔΕ προτείνεται στην καταχώρηση εγγραφής αλλά μπορεί να μεταβληθεί από τον χρήστη.

Μέσω των εγγραφών εσόδων – εξόδων προτείνεται να καταχωρούνται τα στοιχεία των συναλλαγών που αφορούν σε λοιπά έσοδα ή λοιπά έξοδα (π.χ έξοδα ενοικίων, συνδρομών κλπ).

Στους τύπους λογιστικών άρθρων που χρησιμοποιούνται για την καταχώρηση συναλλαγών που δεν αφορούν σε παραστατικά πωλήσεων – και αγορών, είναι απαραίτητο να οριστεί ο κωδικός ΑΑΔΕ στον οποίο αφορούν οι συναλλαγές.

Σημείωση: Ο κωδικός ΑΑΔΕ προτείνεται στην καταχώρηση λογιστικού άρθρου, αλλά μπορεί να μεταβληθεί από τον χρήστη.

Μέσω των λογιστικών άρθρων προτείνεται να καταχωρούνται τα στοιχεία των συναλλαγών που αφορούν σε λοιπά έσοδα ή λοιπά έξοδα (π.χ έξοδα ενοικίων, συνδρομών κλπ).

Ανάλογα με την κατηγορία βιβλίων που τηρούνται, είναι απαραίτητο να γίνει ανάλυση των λογαριασμών που ενημερώνονται από τις κινήσεις των ειδών, για την ορθή ενημέρωση των στοιχείων του αναλυτικού βιβλίου της ΑΑΔΕ στο οποίο περιλαμβάνονται οι λογιστικές πληροφορίες για κάθε συναλλαγή..

Απλογραφικά βιβλία

Οι λογαριασμοί εσόδων – εξόδων που ενημερώνονται από τις κινήσεις των ειδών σε παραστατικά είναι απαραίτητο να αναλυθούν ανά

    • Κατηγορία ΦΠΑ
    • Φύση συναλλαγής (συναλλαγές: εσωτερικού, ενδοκοινοτικές, τρίτων χωρών)
    • Φύση είδους

 

Εκτός από την ανάλυση των λογαριασμών στις διαστάσεις που αναφέρονται παραπάνω είναι απαραίτητο να οριστούν τα χαρακτηριστικά των λογαριασμών για την ενημέρωση εντύπων. Η ενημέρωση του αναλυτικού βιβλίου βασίζεται στα χαρακτηριστικά των λογαριασμών για την ενημέρωση των εντύπων.

Για τον τρόπο ενημέρωσης των χαρακτηριστικών μπορείτε να δείτε τις οδηγίες εδώ

Απλογραφικά βιβλία

Οι λογαριασμοί λογιστικού σχεδίου που ενημερώνονται από τις κινήσεις των ειδών σε παραστατικά είναι απαραίτητο να αναλυθούν ανά

    • Κατηγορία ΦΠΑ
    • Φύση συναλλαγής (συναλλαγές: εσωτερικού, ενδοκοινοτικές, τρίτων χωρών)
    • Φύση είδους

 

Εκτός από την ανάλυση των λογαριασμών στις διαστάσεις που αναφέρονται παραπάνω είναι απαραίτητο να οριστούν τα χαρακτηριστικά των λογαριασμών για την ενημέρωση εντύπων. Η ενημέρωση του αναλυτικού βιβλίου βασίζεται στα χαρακτηριστικά των λογαριασμών για την ενημέρωση των εντύπων.

Για τον τρόπο ενημέρωσης των χαρακτηριστικών μπορείτε να δείτε τις οδηγίες εδώ

Παρακρατήσεις – Λοιποί φόροι – Τέλη – Χαρτόσημα – Κρατήσεις

Εφόσον ο λογαριασμός αφορά σε κάποια παρακράτηση,- Λοιπό Φόρο- Τέλος – Χαρτόσημο που παρακολουθούνται διακριτά στα ηλεκτρονικά βιβλία, είναι απαραίτητο να οριστεί στα στοιχεία του λογαριασμού το είδος παρακράτησης, λοιπού φόρου, τέλους, χαρτόσημου, στον οποίο αναφέρεται ο λογαριασμός.

Για τα απλογραφικά βιβλία, έχει προστεθεί στα στοιχεία των λογαριασμών φόρων το πεδίο «Παρακρατούμενοι Φόροι».

Για τα διπλογραφικά βιβλία, έχουν προστεθεί στα στοιχεία των λογαριασμών λογιστικού σχεδίου, πεδία «Παρακράτηση», «Χαρτόσημο», «Λοιποί Φόροι», «Τέλη» μέσω των οποίων θα γίνει σύνδεση των λογαριασμών με κάποια εγγραφή από τις παραπάνω κατηγορίες.

Σημείωση: Για τους λογαριασμούς που αναφέρονται σε ποσοστιαία κράτηση, που δεν έχει συγκεκριμένη κωδικοποίηση στα ηλεκτρονικά βιβλία, τόσο στα απλογραφικά βιβλία όσο και στα διπλογραφικά βιβλία, θα πρέπει να ενεργοποιηθεί το πεδίο «Παρακράτηση» που υπάρχει στα στοιχεία των λογαριασμών Φόρων (για τα απλογραφικά βιβλία) ή στα στοιχεία των λογαριασμών λογιστικού σχεδίου (για τα διπλογραφικά βιβλία).

Τι πρέπει να προσέξετε συνολικά στην ανάλυση των λογαριασμών είτε απλογραφικών βιβλίων είτε διπλογραφικών βιβλίων.

  • Η ανάλυση των λογαριασμών που ενημερώνονται για την αξία αγορών /πωλήσεων είναι απαραίτητο να γίνει ανά:
    • Κατηγορία ΦΠΑ
    • Φύση συναλλαγής (συναλλαγές: εσωτερικού, ενδοκοινοτικές, τρίτων χωρών)
    • Φύση είδους

Οι λογαριασμοί θα πρέπει να έχουν τα σωστά χαρακτηριστικά για την ενημέρωση του αναλυτικού βιβλίου της ΑΑΔΕ.

  • Στους λογαριασμούς λογιστικού σχεδίου της κατηγορίας ΦΠΑ/ Παθητικού, θα πρέπει να ενημερωθεί ο συντελεστής ΦΠΑ στον οποίο αναφέρεται ο λογαριασμός. (Η πληροφορία αυτή είναι απαραίτητη για να είναι δυνατή η ανάλυση των αξιών των άρθρων λογιστικής ανά συντελεστή ΦΠΑ)

  • Στα στοιχεία των λογαριασμών λογιστικού σχεδίου που ενημερώνονται με την αξία εσόδων / εξόδων θα πρέπει να οριστεί και ο αντίστοιχος λογαριασμός ΦΠΑ. (Η πληροφορία αυτή είναι απαραίτητη για να είναι δυνατή η ανάλυση των αξιών των άρθρων λογιστικής ανά συντελεστή ΦΠΑ)

  • Οι λογαριασμοί που αφορούν σε λοιπά έξοδα ή λοιπά έσοδα θα πρέπει να αναλυθούν, σύμφωνα με την ανάλυση των εξόδων του πίνακα Ζ1, Ζ2 & Ζ3 του εντύπου Ε3.
  • Χρειάζεται να δημιουργηθούν διακριτοί λογαριασμοί για τις κατηγορίες παρακρατούμενων φόρων, λοιπών φόρων, τελών, χαρτοσήμων που παρακολουθούνται διακριτά στα ηλεκτρονικά βιβλία. Ειδικά για τα απλογραφικά βιβλία οι λογαριασμοί αυτοί θα πρέπει να ανοιχθούν στο αρχείο λογαριασμών φόρων είτε σαν λογαριασμοί ειδικών φόρων, είτε σαν λογαριασμοί κρατήσεων. Οι λογαριασμοί θα πρέπει να συνδεθούν με κάποια εγγραφή από τον πίνακα «Παρακρατούμενων φόρων».
  • Στους λογαριασμούς που αφορούν σε λοιπές κρατήσεις για τις οποίες δεν υπάρχει κωδικοποίηση για τα ηλεκτρονικά βιβλία, χρειάζεται να ενεργοποιηθεί η παράμετρος «Παρακράτηση» που υπάρχει τόσο στα στοιχεία των λογαριασμών λογιστικού σχεδίου όσο και στα στοιχεία των λογαριασμών φόρων (για τα απλογραφικά Βιβλία).

Σημείωση: Ο ορισμός των σωστών χαρακτηριστικών στους λογαριασμούς, και η ανάλυση των λογαριασμών με τους κανόνες που περιγράφηκαν παραπάνω είναι απαραίτητος:

  1. Για να έχουν ένδειξη όλες οι αξίες μίας συναλλαγής για το αν αφορούν σε καθαρή αξία ή ΦΠΑ ή κάποια άλλη αξία που παρακολουθείται διακριτά στα ηλεκτρονικά βιβλία.
  2. Για να προκύπτουν οι σωστοί λογιστικοί χαρακτηρισμοί στο αναλυτικό βιβλίο της ΑΑΔΕ.

Για κάθε συναλλαγή που συμμετέχει στα ηλεκτρονικά βιβλία, αποτελεί απαραίτητη πληροφορία ο τρόπος πληρωμής. Οι τρόποι πληρωμής περιλαμβάνονται στις κωδικοποιημένες από την ΑΑΔΕ πληροφορίες. Ο τρόπος πληρωμής που απαιτείται σαν πληροφορία, θα προκύψει μέσω των οριζόμενων τρόπων πληρωμής.

Για την ενεργοποίηση των οριζόμενων τρόπων πληρωμής θα πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα:

Παράμετροι διαχείρισης πωλήσεων

Στις παραμέτρους διαχείρισης πωλήσεων θα πρέπει στην αντίστοιχη παράμετρο να επιλεγεί ότι χρησιμοποιούνται οι οριζόμενοι τρόποι πληρωμής

Πίνακας οριζόμενων τρόπων πληρωμής

Στον πίνακα οριζόμενων τρόπων θα πρέπει να δημιουργηθούν οι τρόποι πληρωμής που θα χρησιμοποιούνται στις συναλλαγές. Οι οριζόμενοι τρόποι πληρωμής που θα δημιουργηθούν, θα πρέπει να αντιστοιχιστούν με τους τρόπους πληρωμής ΑΑΔΕ.

Σημείωση: με την αναβάθμιση στην έκδοση 3.80, ο πίνακας οριζόμενων τρόπων πληρωμής έχει ενημερωθεί με προτεινόμενους τρόπους πληρωμής.

Λογαριασμοί συναλλασσόμενων

Στα στοιχεία των λογαριασμών συναλλασσόμενων (Πελατών – Προμηθευτών – Χρεωστών –Πιστωτών), εφόσον στις παραμέτρους πωλήσεων ενεργοποιηθούν οι οριζόμενοι τρόποι πληρωμής, μπορεί να οριστεί ο οριζόμενος τρόπος που θα προτείνεται στην καταχώρηση εγγραφής εσόδων - εξόδων

Παραστατικά – εγγραφές εσόδων - εξόδων

Εφόσον ενεργοποιηθούν οι Οριζόμενοι τρόποι πληρωμής είναι διαθέσιμοι οι οριζόμενοι τρόποι πληρωμής στην καταχώρηση παραστατικού & εγγραφής εσόδων – εξόδων.

Κωδικός ΑΑΔΕ.

Κατά την καταχώρηση παραστατικών προτείνεται ο κωδικός παραστατικού ΑΑΔΕ που έχει συμπληρωθεί στα στοιχεία του τύπου παραστατικού και μπορεί να μεταβληθεί.

Ο κωδικός ΑΑΔΕ μπορεί να μεταβληθεί και από την λίστα των παραστατικών, μέσω της επιλογής «Κωδικός ΑΑΔΕ» που είναι διαθέσιμη με δεξί κλικ. Μέσω της επιλογής αυτής, παρέχεται η δυνατότητα είτε να οριστεί κωδικός ΑΑΔΕ σε μία ή περισσότερες εγγραφές, είτε να γίνει καθαρισμός της του κωδικού ΑΑΔΕ από την εγγραφή.

Σημείωση: Τα παραστατικά στα οποία δεν έχει οριστεί «κωδικός ΑΑΔΕ» δεν θα συμμετέχουν στην ενημέρωση των ηλεκτρονικών βιβλίων.

Αυτοτιμολόγηση

Στα παραστατικά αγορών που αφορούν σε παραστατικά αυτοτιμολόγησης, είναι απαραίτητο εκτός από τον κωδικό παραστατικού ΑΑΔΕ να οριστεί τιμή «Ναι» στο πεδίο «Αυτοτιμολόγηση» που έχει προστεθεί.

Άρθρο απαλλαγής ΦΠΑ

Για τα παραστατικά πωλήσεων που αφορούν σε πωλήσεις με μηδενικό συντελεστή ΦΠΑ, είναι απαραίτητο να συμπληρωθεί το άρθρο απαλλαγής ΦΠΑ. Για τις συναλλαγές που απαλλάσσονται του ΦΠΑ είναι απαραίτητο να οριστεί το άρθρο ΦΠΑ για το οποίο ισχύει η απαλλαγή ΦΠΑ.

Εγγραφές εσόδων – εξόδων

Κωδικός ΑΑΔΕ.

Κατά την καταχώρηση εγγραφών εσόδων – εξόδων προτείνεται ο κωδικός παραστατικού ΑΑΔΕ που έχει συμπληρωθεί στα στοιχεία του τύπου εγγραφής και μπορεί να μεταβληθεί.

Ο κωδικός ΑΑΔΕ μπορεί να μεταβληθεί και από την λίστα των εγγραφών εσόδων – εξόδων, μέσω της επιλογής «Κωδικός ΑΑΔΕ» που είναι διαθέσιμη με δεξί κλικ. Μέσω της επιλογής αυτής, παρέχεται η δυνατότητα είτε να οριστεί κωδικός ΑΑΔΕ σε μία ή περισσότερες εγγραφές, είτε να γίνει καθαρισμός της του κωδικού ΑΑΔΕ από την εγγραφή.

Σημείωση: Οι εγγραφές στις οποίες δεν έχει οριστεί «κωδικός ΑΑΔΕ» δεν θα συμμετέχουν στην ενημέρωση των ηλεκτρονικών βιβλίων.

Συνίσταται, μέσω των εγγραφών εσόδων – εξόδων να καταχωρούνται συναλλαγές που αφορούν σε λοιπά έσοδα και λοιπά έξοδα. Οι συναλλαγές που αφορούν Αγορές ή πωλήσεις θα πρέπει να καταχωρούνται στα παραστατικά αγορών / πωλήσεων.

Αυτοτιμολόγηση

Στις εγγραφές εξόδων που αφορούν παραστατικά αυτοτιμολόγησης, είναι απαραίτητο εκτός από τον κωδικό παραστατικού ΑΑΔΕ να οριστεί τιμή «Ναι» στο πεδίο «Αυτοτιμολόγηση» που έχει προστεθεί στα στοιχεία της εγγραφής

ΚΑΔ/ Δραστηριότητα

Στα ηλεκτρονικά βιβλία είναι απαραίτητο για κάθε κίνηση να προκύπτει πληροφορία για την δραστηριότητα στην οποία αναφέρεται η κίνηση. Επιπλέον τα έσοδα πρέπει να αναλύονται και ανά ΚΑΔ της επιχείρησης. Η πληροφορία του ΚΑΔ αποτελεί απαραίτητη πληροφορία και για το έντυπο Ε3, όπου χρειάζεται να γίνει ανάλυση των πωλήσεων ανά δραστηριότητα και ΚΑΔ. Δείτε τον τρόπο με τον οποίο θα προκύπτει η πληροφορία τόσο της δραστηριότητας όσο και των ΚΑΔ εδώ

Λογιστικά Άρθρα

Κωδικός ΑΑΔΕ.

Κατά την καταχώρηση Λογιστικού άρθρου προτείνεται ο κωδικός παραστατικού ΑΑΔΕ που έχει συμπληρωθεί στα στοιχεία του τύπου άρθρου και μπορεί να μεταβληθεί.

Ο κωδικός ΑΑΔΕ μπορεί να μεταβληθεί και από την λίστα των λογιστικών άρθρων, μέσω της επιλογής «Κωδικός ΑΑΔΕ» που είναι διαθέσιμη με δεξί κλικ. Μέσω της επιλογής αυτής, παρέχεται η δυνατότητα είτε να οριστεί κωδικός ΑΑΔΕ σε ένα ή περισσότερα άρθρα, είτε να γίνει καθαρισμός του κωδικού ΑΑΔΕ από το λογιστικό άρθρο

Σημείωση: Οι εγγραφές στις οποίες δεν έχει οριστεί «κωδικός ΑΑΔΕ» δεν θα συμμετέχουν στην ενημέρωση των ηλεκτρονικών βιβλίων.

Συνίσταται, μέσω των λογιστικών άρθρων να καταχωρούνται συναλλαγές που αφορούν σε λοιπά έσοδα και λοιπά έξοδα. Οι συναλλαγές που αφορούν Αγορές ή πωλήσεις θα πρέπει να καταχωρούνται στα παραστατικά αγορών / πωλήσεων.

Αυτοτιμολόγηση

Στα λογιστικά άρθρα που αφορούν παραστατικά αυτοτιμολόγησης, είναι απαραίτητο εκτός από τον κωδικό παραστατικού ΑΑΔΕ να οριστεί τιμή «Ναι» στο πεδίο «Αυτοτιμολόγηση» που έχει προστεθεί στα στοιχεία του άρθρου

Οριζόμενος τρόπος πληρωμής

Στα λογιστικά άρθρα μπορεί πλέον να οριστεί οριζόμενος τρόπος πληρωμής. Διαθέσιμη επιλογή αποτελούν οι οριζόμενοι τρόποι πληρωμής που έχουν καταχωρηθεί στον αντίστοιχο πίνακα.

ΚΑΔ/ Δραστηριότητα

Στα ηλεκτρονικά βιβλία είναι απαραίτητο για κάθε κίνηση να προκύπτει πληροφορία για την δραστηριότητα στην οποία αναφέρεται η κίνηση. Επιπλέον τα έσοδα πρέπει να αναλύονται και ανά ΚΑΔ της επιχείρησης. Η πληροφορία του ΚΑΔ αποτελεί απαραίτητη πληροφορία και για το έντυπο Ε3, όπου χρειάζεται να γίνει ανάλυση των πωλήσεων ανά δραστηριότητα και ΚΑΔ. Δείτε τον τρόπο με τον οποίο θα προκύπτει η πληροφορία τόσο της δραστηριότητας όσο και των ΚΑΔ  εδώ

Ο υπολογισμός των παρακρατούμενων φόρων που αφορούν αμοιβές επιχειρηματικής δραστηριότητας, τόκους, μερίσματα, δικαιώματα τόσο για την δημιουργία του αρχείου jl10 όσο και την υποβολή της προσωρινής δήλωσης παρακρατούμενων φόρων, δεν έχει αλλάξει. Μπορείτε να δείτε τα βήματα που θα πρέπει να ακολουθήσετε για τον υπολογισμό των απαραίτητων αξιών εδώ

Προσοχή: Πλέον είναι απαραίτητο για τις αξίες που αναφέρονται σε κάποια κατηγορία παρακράτησης, λοιπού φόρου, τέλους, χαρτόσημου, να έχουν δημιουργηθεί διακριτοί λογαριασμοί και να έχουν συνδεθεί με κάποια εγγραφή από τον πίνακα παρακρατούμενων φόρων.

Για τα ηλεκτρονικά βιβλία απαραίτητη πληροφορία αποτελούν και οι συσχετισμοί των παραστατικών. Για παράδειγμα για ένα παραστατικό που αφορά στον κωδικό ΑΑΔΕ «Πιστωτικό Τιμολόγιο» θα πρέπει να αναφέρεται και το «Σχετικό παραστατικό», δηλαδή το παραστατικό στο οποίο αναφέρεται το παραστατικό, δηλαδή το «Τιμολόγιο» στο οποίο αφορά.

Οι «Συσχετισμοί» των κινήσεων που συμμετέχουν στα ηλεκτρονικά βιβλία, θα ενημερώνονται μέσω της επιλογής «Συνδέσεις παραστατικών /Εγγραφών εσόδων – εξόδων / Λογιστικών άρθρων» που είναι διαθέσιμη τόσο μέσα στα στοιχεία των παραστατικών / εγγραφών /λογιστικών άρθρων, όσο και στην λίστα των παραστατικών / λογιστικών άρθρων / εγγραφών εσόδων – εξόδων.

Σημείωση: Μέσω της διαδικασίας των μετασχηματισμών των παραστατικών ενημερώνονται αυτόματα οι συσχετισμοί των παραστατικών Εάν δεν χρησιμοποιείται η διαδικασία των μετασχηματισμών, οι συσχετισμοί των παραστατικών θα πρέπει να δημιουργούνται χειροκίνητα.