Εισαγωγή

To “Online Accounting” είναι υπηρεσία του οικοσυστήματος του Epsilon Services. Προσφέρει real – time επικοινωνία των εμπορικών εφαρμογών των επιχειρήσεων με τις εφαρμογές του λογιστικού γραφείου.

Το “Galaxy” αναλαμβάνει να “ανεβάσει” (upload) στην υπηρεσία Online Accounting κρυπτογραφημένο αρχείο .xml με τις κινήσεις Πώλησης και Αγοράς που προκύπτουν από τα Εμπορικά παραστατικά και τις Οικονομικές εγγραφές.

Το “Online Accounting” αφορά στις εφαρμογές των εταιριών του Ομίλου της Epsilon Net και σήμερα υποστηρίζεται από τις:

• Εμπορικές Εφαρμογές: PYLON και Galaxy
• Λογιστικές Εφαρμογές: Extra, Hyper και Academia

Πριν προχωρήσετε στη διαδικασία βεβαιωθείτε ότι έχετε ακολουθήσει τα βήματα της εργασίας “Εξαγωγή προς Epsilon”.

1ο βήμα – ρυθμίσεις σύνδεσης (διαπιστευτήρια)

Kαλέστε “Εταιρία” (από το μενού της Βασικής δομής) και ενεργοποιήστε από τις “Ενέργειες” της εταιρίας την επιλογή “Φορολ/κά στοιχεία”.

Από τη σελίδα “Κωδικός Πρόσβασης Taxis” επιλέξτε “ Online Accounting ” και ενημερώστε κατάλληλα τα πεδία :

• Χρήστης, κωδικός και κλειδί : Τα στοιχεία εισόδου – όνομα χρήστη, κωδικός πρόσβασης και μοναδικό κλειδί αυθεντικοποίησης, στην πλατφόρμα.
• Σύνδεση : δηλώστε αν η ενημέρωση θα γίνεται στο οριστικό ή στο δοκιμαστικό περιβάλλον. Προτείνεται να γίνουν πρώτα κινήσεις στο δοκιμαστικό περιβάλλον πριν μεταβείτε στο κανονικό.

2ο βήμα – OnLine accounting Πρότυπο

Καλέστε Βασική Δομή | Εξαγωγή | Online accounting και προχωρήστε στη δημιουργία Προτύπου. Το πρότυπο συλλέγει τις εγγραφές που θα εξαχθούν.

Περιέχει μια σειρά κριτηρίων που φυλάσσονται έτσι ώστε να μην χρειάζεται να τα δηλώσετε κάθε φορά.

Εκτός του Κωδικού και της Περιγραφής συμπληρώστε :

• Εταιρία: η εταιρία των προς εξαγωγή εγγραφών, προτείνεται η επιλεγμένη στο προφίλ χρήστη εταιρία .
• Υποκαταστήματα: πεδίο πολλαπλής επιλογής, εμφανίζονται εξ’ ορισμού επιλεγμένα τα υποκαταστήματα της εταιρίας προφίλ.
• Είδη κίνησης : πολλαπλή επιλογή μεταξύ των: Οικονομική εγγραφή, Παραστατικό πώλησης, Παραστατικό αγοράς, Παραστατικό παγίου (μόνο όταν η κατηγορία βιβλίων είναι Διπλογραφικά).
• Από – Έως ημερομηνία : το ημερομηνιακό διάστημα των επικείμενων προς εξαγωγή εγγραφών. Εξετάζεται η επίσημη ημερομηνία τους.
• Να συμπεριληφθούν παραστατικά που έχουν ήδη εξαχθεί : οι εγγραφές που εξάγονται μαρκάρονται ώστε να αποφευχθεί η επανεξαγωγή τους στην περίπτωση που ζητηθεί η εξαγωγή εγγραφών του ίδιου ημερομηνιακού διαστήματος. Αν ενεργοποιηθεί, θα εξαχθούν όλες ανεξαιρέτως οι εγγραφές.
• Να συμπεριληφθούν συναλλασσόμενοι : αν ενεργοποιηθεί, το αρχείο εξαγωγής θα περιλάβει και τους συναλλασσόμενους των παραστατικών με τα πλήρη στοιχεία τους προκειμένου να δημιουργηθούν στην εφαρμογή προορισμού, εφόσον δεν έχουν ανοιχθεί.
• Να συμπεριληφθούν οι λογαριασμοί λογιστικής / οικονομικοί : αν ενεργοποιηθεί, στο αρχείο εξαγωγής θα περιλαμβάνονται και οι λογαριασμοί που μετέχουν στα άρθρα που εξάγονται, έτσι ώστε να δημιουργηθούν στην εφαρμογή προορισμού, αν δεν υπάρχουν. Η επιλογή αυτή εμφανίζεται όταν η εταιρία τηρεί στη χρήση Διπλογραφικά βιβλία. Αν η κατηγορία βιβλίων είναι Απλογραφικά τότε το κριτήριο αλλάζει ονομασία σε “Να συμπεριληφθούν οι οικονομικοί λογαριασμοί” και αναφέρεται στην εξαγωγή των οικονομικών λογαριασμών που μετέχουν στις εγγραφές που εξάγονται.
• Λογαριασμοί Πελατών & Προμηθευτών: αν η κατηγορία των βιβλίων είναι Απλογραφικά τότε προτείνονται οι λογαριασμοί λογιστικής για Πελάτη και Προμηθευτή.
• Τύποι παραστατικών : πολλαπλή επιλογή ανάμεσα στους τύπους εμπορικών παραστατικών, οικονομικών εγγραφών και εγγραφών παγίων (μόνο όταν η κατηγορία βιβλίων αφορά σε Διπλογραφικά) σύμφωνα με την επιλογή του “Είδη κίνησης”.

Ενέργειες επί του προτύπου

Ενσωματωμένη στις “Ενέργειες” του προτύπου βρίσκεται η . Η ενέργεια αυτή χρησιμεύει για την ενημέρωση της πλατφόρμας με τα στοιχεία του πρότυπου. ΔΕΝ αποτελεί απαραίτητο βήμα στη διαδικασία ενημέρωσης διότι με την ολοκλήρωσή της αποστέλλεται και το πρότυπο.

3ο βήμα - OnLine accounting Εργασία

Τελευταίο βήμα της παραμετροποίησης είναι η δημιουργία μιας “Online accounting Εργασίας”. Η εργασία περιλαμβάνει ένα πρότυπο.

Εκτός από τα κριτήρια του Προτύπου που λειτουργούν ως φίλτρα για τη δημιουργία του αρχείου υπάρχουν και τα πεδία :

• Να συμπεριληφθούν παραστατικά που έχουν ήδη εξαχθεί: η παράμετρος αυτή παρόλο που εμπεριέχεται στα πεδία του προτύπου, στην Εργασία έχει αποδεσμευθεί από το Πρότυπο, ώστε να μπορείτε να την επηρεάζετε απευθείας από την Εργασία.
• Φόρτωση αρχείου: αν ενεργοποιηθεί, με την ολοκλήρωση της εργασίας το αρχείο με τις εγγραφές που θα παραχθεί, θα φορτωθεί στην πλατφόρμα “Online accounting”. Διαφορετικά, αν δεν ενεργοποιηθεί, η φόρτωση του αρχείου μπορεί να γίνει από σχετική ενέργεια στην “Ειδοποίηση” που δημιουργείται.

Εκτέλεση της εργασίας μέσω χρονοπρογραμματισμού

Για να εκτελείται αυτόματα, ανά τακτά χρονικά διαστήματα, η φόρτωση του αρχείου μπορείτε να θέσετε τους κανόνες της χρονοδρομολόγησης στην οθόνη του χρονοπρογραμματιστή.