Ενημέρωση Epsilon Λογιστική Διαχείριση |Galaxy EPR /Commercial

Εισαγωγή

Η “Ενημέρωση Epsilon Λογιστική Διαχείριση” απευθύνεται σε εγκαταστάσεις που έχουν επιλέξει για την παρακολούθηση των βιβλίων τους ξεχωριστή εφαρμογή την οποία ενημερώνουν διαβιβάζοντας αρχεία με κινήσεις που καταχωρίζονται στο Galaxy.

Για την ενημέρωση της αντίστοιχης λογιστικής εφαρμογής Epsilon σωστά, εύκολα και γρήγορα, ενσωματώθηκε στο Galaxy νέα διαδικασία “Εξαγωγή προς Epsilon.

Το Σύστημα:

  • ανιχνεύει την κατηγορία βιβλίων (διπλογραφικά ή απλογραφικά),
  • δημιουργεί το κατάλληλης γραμμογράφησης αρχείο,

προκειμένου να

  • το εισάγει στις εφαρμογές Λογιστικής Epsilon Extra, Hyper, Pylon καθώς και στην Academia Financials της Data Communication

.

Το αρχείο δημιουργείται κωδικοποιημένο και μπορεί να αποκωδικοποιηθεί μόνο από τις αντίστοιχες εφαρμογές που θα εισαχθεί.

 

Που βρίσκεται

Η νέα λειτουργικότητα βρίσκεται ενσωματωμένη στο μενού “Διαδικασίες” της “Βασικής δομής”.

 

Πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία ενημέρωσης Epsilon λογιστική διαχείριση, θα πρέπει να επιβεβαιωθούν:


Διπλογραφικά βιβλία (άρθρα Γενικής λογιστικής)

  • Για την ορθή ενημέρωση των εγγραφών οι λογαριασμοί που κινούνται στις εγγραφές πρέπει να είναι ίδιοι με τους λογαριασμούς της εφαρμογής προορισμού.
  • Οι κωδικοί των Τύπων άρθρων που θα χρησιμοποιηθούν στις εγγραφές Λογιστικής πρέπει να συμφωνούν απόλυτα με το “Είδος κίνησης” της εφαρμογής προορισμού π.χ. 12 για Αγορές – Έξοδα και 13 για Πωλήσεις.
  • Αν στο παραστατικό, που δημιούργησε το άρθρο, έχει συμπληρωθεί το πεδίο “Σχετικό παραστατικό”, τότε στο αρχείο εξαγωγής εμφανίζεται αυτή η πληροφορία, αλλιώς εμφανίζεται “Σχετικό παραστατικό” του άρθρου.

Απλογραφικά βιβλία (Οικονομικές εγγραφές)

  • Στις γραμμές των οικονομικών εγγραφών μπορεί να χρησιμοποιηθεί και το πεδίο Λογαριασμός λογιστικής, πληκτρολογώντας ολόκληρο τον λογαριασμό που πρέπει να ενημερωθεί στην εφαρμογή προορισμού. Το Σύστημα κατά την εξαγωγή εφόσον βρει το πεδίο αυτό συμπληρωμένο θα εξάγει αυτόν ως λογαριασμό της γραμμής, αλλιώς θα εξαχθεί ο κωδικός του οικονομικού λογαριασμού. Παρόλο που παρέχεται αυτή η δυνατότητα, για διευκόλυνση του χρήστη προτείνεται οι οικονομικοί λογαριασμοί της εγκατάστασης να έχουν τον ίδιο κωδικό με τον αντίστοιχο λογαριασμό της εφαρμογής προορισμού. Εξαίρεση αυτού του κανόνα αποτελούν οι λογαριασμοί ΦΠΑ, διότι αυτοί δεν εξάγονται.
  • Στην περίπτωση που συμπληρωθεί το πεδίο “Σχετικό παραστατικό” της επικεφαλίδας, τότε αυτό θα εξαχθεί ως παραστατικό κατά την εξαγωγή. Αλλιώς θα χρησιμοποιηθεί το πεδίο “Παραστατικό”.

 

Ισχύει στα Διπλογραφικά και Απλογραφικά βιβλία

Για την εξαγωγή του κωδικού Συναλλασσόμενων χρησιμοποιείται ως κωδικός το πεδίο "Αριθμητικός Κωδικός". Για να ενεργοποιηθεί ο κωδικός αυτός σε κάθε συναλλασσόμενο απαιτείται πρώτα η ενεργοποίηση της επιλογής "Ενεργοποίηση αριθμητικού κωδικού συναλλασσόμενων" των Ρυθμίσεων Λογιστικής. Έτσι το Σύστημα θα ενημερώσει τους υπάρχοντες συναλλασσόμενους με έναν Αριθμητικό κωδικό. Ο κωδικός αυτός πρέπει ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΑ να συμφωνηθεί με την αντίστοιχη εφαρμογή προορισμού πριν την αποστολή των κινήσεων.

 

 

Ανάλυση εργασιών

Ορισμός κατηγορίας βιβλίων

Για να επιλεγεί η κατάλληλη μορφή ενημέρωσης πρέπει να οριστεί ποια είναι η κατηγορία των βιβλίων που παρακολουθούνται στην εφαρμογή προορισμού. Την κατηγορία βιβλίων υποδεικνύει το πεδίο “Τήρηση βιβλίου εσόδων – εξόδων” της τρέχουσας οικονομικής χρήσης (Βασική Δομή | Εταιρία | Χρήση). Αν το πεδίο είναι ενεργοποιημένο, η κατηγορία βιβλίων της οικονομικής χρήσης αφορά στα Απλογραφικά. Στην αντίθετη περίπτωση, στα Διπλογραφικά.

σημείωσηΣΗΜΕΙΩΣΗ


Αμέσως μετά, την ενεργοποίηση της παραμέτρου Τήρηση βιβλίου εσόδων – εξόδων, θα πρέπει απαραίτητα να καθορίσετε τουλάχιστον έναν συντελεστή καθαρού κέρδους.

Στη σελίδα “Μ.Σ.Κ.Κ.” εισάγετε όσους συντελεστές καθαρού κέρδους επιθυμείτε να είναι ενεργοί για αυτή την οικονομική χρήση της εταιρίας.

Η επιλογή του “κωδικού” συντελεστή καθαρού κέρδους επιφέρει στο πλέγμα των συντελεστών την εμφάνιση της “περιγραφής” καθώς και του “ποσοστού του Μ.Σ.Κ.Κ. αγορών/πωλήσεων” που αφορά στις αγορές και πωλήσεις αντίστοιχα.

Για την ενεργοποίηση συντελεστή αρκεί να μεταβείτε στον πίνακα “Μοναδικοί συντελεστές καθαρού κέρδους” (πατώντας το βέλος με κατεύθυνση προς τα δεξιά) και να θέσετε τσεκ στη στήλη “Ενεργό” του επιθυμητού συντελεστή.

Για την ενημέρωση εγγραφών αρκεί η ενεργοποίηση έστω ενός, ακόμα και του μηδενικού.

 

Εγγραφές που εξάγονται

Για να εξαχθούν οι σωστές πληροφορίες πρέπει τα παραστατικά και οι κινήσεις να δημιουργούν άρθρα στη “Γενική λογιστική” ή “Οικονομικές εγγραφές” σύμφωνα με την κατηγορία βιβλίων.

Έτσι, ανάλογα με την κατηγορία βιβλίων της χρήσης, εξάγονται:

  • Για Διπλογραφικά βιβλία : από τα άρθρα Γενικής Λογιστικής που δημιουργούνται από Εμπορικά παραστατικά Πωλήσεων/Αγορών, παραστατικά Παγίων και Οικονομικές εγγραφές (είδους Έσοδα, Αναλυτικά Έσοδα, Έξοδα και Αναλυτικά Έξοδα). Δεν απαιτείται η ύπαρξη της Γενικής Λογιστικής στην εγκατάσταση διότι ο μηχανισμός ενημέρωσης γενικής λογιστικής είναι εκτός των λειτουργειών του module.
  • Για Απλογραφικά βιβλία : από Οικονομικές εγγραφές “είδους” Έσοδα, Αναλυτικά Έσοδα, Έξοδα και Αναλυτικά Έξοδα που έχουν προέλθει είτε από εμπορικά παραστατικά Πωλήσεων/Αγορών, είτε από απευθείας καταχώριση.

Η δημιουργία άρθρων σε Γενική λογιστική και η Ενημέρωση οικονομικής διαχείρισης αναλύονται στις αντίστοιχες ενότητες “Ενημέρωση Λογιστικής” και “Οικονομικής Διαχείρισης” (στο εγχειρίδιο χρήσης της εφαρμογής).

 

Δημιουργία αρχείου

Ο οδηγός Εξαγωγή εγγραφών προς Epsilon αναλαμβάνει την εξαγωγή των εγγραφών σε μορφή αρχείου .xml.

Η κατηγορία βιβλίων της εγκατάστασης εμφανίζεται στον τίτλο της φόρμας έτσι ώστε να γίνεται αντιληπτό με την πρώτη ματιά ποια μορφή θα χρησιμοποιηθεί.

Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας τα άρθρα / οι εγγραφές μαρκάρονται ότι έχουν εξαχθεί.

Συγκεκριμένα,

http://findicons.com/files/icons/566/isimple_system/48/app_info.png Η ολοκλήρωση της διαδικασίας απαιτεί δύο βήματα:

  • Προσδιορισμός εγγραφών που θα εξαχθούν
  • Δημιουργία αρχείου εξαγωγής

 

1ο βήμα

Προσδιορισμός εγγραφών που θα εξαχθούν στα κριτήρια του οδηγού


1η οθόνη

Στην πρώτη οθόνη του οδηγού, καλείστε να καθορίσετε τα κριτήρια εξαγωγής :

  • Εταιρία: η εταιρία των προς εξαγωγή εγγραφών, προτείνεται η επιλεγμένη εταιρία στο προφίλ χρήστη.
  • Υποκαταστήματα: πεδίο πολλαπλής επιλογής, εμφανίζονται εξ’ ορισμού επιλεγμένα τα υποκαταστήματα της εταιρίας προφίλ.
  • Είδη κίνησης : πολλαπλή επιλογή μεταξύ των Οικονομική εγγραφή, Παραστατικό πώλησης, Παραστατικό αγοράς, Παραστατικό παγίου (μόνο όταν η κατηγορία βιβλίων είναι Διπλογραφικά).
  • Από Έως ημερομηνία : το ημερομηνιακό διάστημα των επικείμενων προς εξαγωγή εγγραφών. Εξετάζεται η επίσημη ημερομηνία τους.
  • Να συμπεριληφθούν παραστατικά που έχουν ήδη εξαχθεί : οι εγγραφές που εξάγονται μαρκάρονται ώστε να αποφευχθεί η επανεξαγωγή τους στην περίπτωση που ζητηθεί η εξαγωγή εγγραφών του ίδιου ημερομηνιακού διαστήματος. Αν ενεργοποιηθεί, θα εξαχθούν όλες ανεξαιρέτως οι εγγραφές.
  • Να συμπεριληφθούν συναλλασσόμενοι : αν ενεργοποιηθεί, το αρχείο εξαγωγής θα περιλάβει και τους συναλλασσόμενους των παραστατικών με τα πλήρη στοιχεία τους προκειμένου να δημιουργηθούν στην εφαρμογή προορισμού, εφόσον δεν έχουν ανοιχθεί.
  • Να συμπεριληφθούν οι λογαριασμοί λογιστικής / οικονομικοί : αν ενεργοποιηθεί τότε στο αρχείο εξαγωγής θα περιλαμβάνονται και οι λογαριασμοί που μετέχουν στα άρθρα που εξάγονται, έτσι ώστε να δημιουργηθούν στην εφαρμογή προορισμού, αν δεν υπάρχουν. Η επιλογή αυτή εμφανίζεται όταν η εταιρία τηρεί στη χρήση Διπλογραφικά βιβλία. Αν η κατηγορία βιβλίων είναι Απλογραφικά τότε το κριτήριο αλλάζει ονομασία σε “Να συμπεριληφθούν οι οικονομικοί λογαριασμοί και αναφέρεται στην εξαγωγή των οικονομικών λογαριασμών που μετέχουν στις εγγραφές που εξάγονται.
  • Λογαριασμοί Πελατών & Προμηθευτών: αν η κατηγορία των βιβλίων είναι Απλογραφικά τότε προτείνονται οι λογαριασμοί λογιστικής για Πελάτη και Προμηθευτή.

2η οθόνη

  • Ορίστε τους τύπους παραστατικών : πολλαπλή επιλογή ανάμεσα στους τύπους εμπορικών παραστατικών, οικονομικών εγγραφών και εγγραφών παγίων (μόνο όταν η κατηγορία βιβλίων αφορά σε Διπλογραφικά) σύμφωνα με την επιλογή του “Είδη κίνησης” (στην 1η οθόνη του οδηγού).

3η οθόνη

  • Στην τελευταία οθόνη, στη “Σύνοψη” θα λάβετε μια συνοπτική ενημέρωση για τη διαδικασία της εξαγωγής προς Epsilon που πρόκειται να εκτελεστεί.

 

2ο βήμα

Δημιουργία αρχείου εξαγωγής


Με το πάτημα του πλήκτρου “Finish”, το σύστημα επεξεργάζεται τις εγγραφές, τις “ανασύρει” βάσει των κριτηρίων που δηλώθηκαν και δημιουργεί μια νέα ειδοποίηση στο μενού των ειδοποιήσεων μέσω της οποίας μπορείτε να αντλήσετε πληροφορίες για την επιτυχή ή “όχι” ανάσυρση των εγγραφών.

Αυτή την ειδοποίηση πρέπει να επιλέξετε και να δημιουργήσετε το αρχείο εξαγωγής μέσω του πλήκτρου ενεργειών Αποτέλεσμα εξαγωγής προς Epsilon όπου μεταφέρεται στην αποθήκευση του αρχείου xml.