Ενημέρωση Epsilon Λογιστική Διαχείριση |Galaxy EPR /Commercial

Εισαγωγή

Η “Ενημέρωση Epsilon Λογιστική Διαχείριση” απευθύνεται σε εγκαταστάσεις που έχουν επιλέξει για την παρακολούθηση των βιβλίων τους ξεχωριστή εφαρμογή την οποία ενημερώνουν διαβιβάζοντας αρχεία με κινήσεις που καταχωρίζονται στο Galaxy.

Για την ενημέρωση της αντίστοιχης λογιστικής εφαρμογής Epsilon σωστά, εύκολα και γρήγορα, ενσωματώθηκε στο Galaxy νέα διαδικασία “Εξαγωγή προς Epsilon.

Το Σύστημα:

  • ανιχνεύει την κατηγορία βιβλίων (διπλογραφικά ή απλογραφικά),
  • δημιουργεί το κατάλληλης γραμμογράφησης αρχείο,

προκειμένου να

  • το εισάγει στις εφαρμογές Λογιστικής Epsilon Extra, Hyper, Pylon καθώς και στην Academia Financials της Data Communication

Το αρχείο δημιουργείται κωδικοποιημένο και μπορεί να αποκωδικοποιηθεί μόνο από τις αντίστοιχες εφαρμογές που θα εισαχθεί.

 

Που βρίσκεται

Η νέα λειτουργικότητα βρίσκεται ενσωματωμένη στο μενού “Εξαγωγή” της “Βασικής δομής”.

Πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία ενημέρωσης Epsilon λογιστική διαχείριση, θα πρέπει να επιβεβαιωθούν:


Διπλογραφικά βιβλία (άρθρα Γενικής λογιστικής)

  • Οι λογαριασμοί που κινούνται στα λογιστικά άρθρα που αποστέλλονται στις λογιστικές εφαρμογές Epsilonπρέπει να είναι ίδιοι με τους λογαριασμούς της εφαρμογής (προορισμού) που θα εισαχθούν τα άρθρα.
  • Οι κωδικοί των Τύπων άρθρων που θα χρησιμοποιηθούν στις εγγραφές Λογιστικής πρέπει να συμφωνούν απόλυτα με το “Είδος κίνησης” της εφαρμογής προορισμού . 
   

11

Συμψηφιστική για Τακτοποιητικές εγγραφές

12

Αγορών – Εξόδων για Παραστατικά Αγοράς και Εξόδων

13

Πωλήσεων για Παραστατικά Πωλήσεων και Εσόδων

14

Ταμειακή για Εισπράξεις, Πληρωμές και Εμβάσματα

 

  • Αν στο παραστατικό, που δημιούργησε το άρθρο, έχει συμπληρωθεί το πεδίο “Σχετικό παραστατικό”, τότε στο αρχείο εξαγωγής εμφανίζεται αυτή η πληροφορία, αλλιώς εμφανίζεται “Σχετικό παραστατικό” του άρθρου.

 Πληροφορίες

Για την κάλυψη των αναγκών εφαρμογών διπλογραφικών βιβλίων της Data Communication, υπάρχει ο “Κωδικός εξαγωγής” στους “Τύπους παραστατικών” Πώλησης, Αγοράς και Οικονομικών εγγραφών.

Στον πίνακα που ακολουθεί παραθέτουμε παράδειγμα συμπλήρωσης του “Κωδικού εξαγωγής” ανά είδος παραστατικού

Κωδικός εξαγωγής

Είδος παραστατικού

ΔΑ-ΤΙΜ      

ΔΕΛΤΙΟ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ - ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ

ΤΙΜ         

ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ

ΑΛΠ         

ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΛΙΑΝΙΚΗΣ ΠΩΛΗΣΗΣ

ΤΠΥ         

ΤΙΜ.ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ

ΑΠΥ         

ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ

ΠΤ          

ΠΙΣΤΩΤΙΚΟ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ

ΔΕΛ         

ΔΕΛΤΙΟ ΕΠΙΣΤΡΟΦΗΣ ΛΙΑΝΙΚΗΣ

ΑΠΕ         

ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΕΝΟΙΚΙΟΥ

ΑΠ-ΕΙΣ      

ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ

ΑΠ-ΠΛΗΡ     

ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΠΛΗΡΩΜΗΣ

ΛΟΓ.ΕΓΓΡΑΦΗ 

ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΕΓΓΡΑΦΗ

ΔΑΠ.-ΛΟΓ.   

ΔΑΠΑΝΗ - ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ

ΕΑΣ (ΔΑ-ΤΙΜ)

ΕΙΔΙΚΟ ΑΚΥΡΩΤΙΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ (ΔΑ - ΤΙΜ)

ΕΑΣ (ΤΙΜ) 

ΕΙΔΙΚΟ ΑΚΥΡΩΤΙΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ (ΤΙΜ)

ΕΑΣ (ΤΠΥ) 

ΕΙΔΙΚΟ ΑΚΥΡΩΤΙΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ (ΤΠΥ)

ΕΑΣ (ΑΠΥ) 

ΕΙΔΙΚΟ ΑΚΥΡΩΤΙΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ (ΑΠΥ)

ΕΑΣ (ΠΤ) 

ΕΙΔΙΚΟ ΑΚΥΡΩΤΙΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ (ΠΤ)

 

Απλογραφικά βιβλία (Οικονομικές εγγραφές)

  • Στις γραμμές των οικονομικών εγγραφών μπορεί να χρησιμοποιηθεί και το πεδίο Λογαριασμός λογιστικής, πληκτρολογώντας ολόκληρο τον λογαριασμό που πρέπει να ενημερωθεί στην εφαρμογή προορισμού. Το Σύστημα κατά την εξαγωγή εφόσον βρει το πεδίο αυτό συμπληρωμένο θα εξάγει αυτόν ως λογαριασμό της γραμμής, αλλιώς θα εξαχθεί ο κωδικός του οικονομικού λογαριασμού. Παρόλο που παρέχεται αυτή η δυνατότητα, για διευκόλυνση του χρήστη προτείνεται οι οικονομικοί λογαριασμοί της εγκατάστασης να έχουν τον ίδιο κωδικό με τον αντίστοιχο λογαριασμό της εφαρμογής προορισμού. Εξαίρεση αυτού του κανόνα αποτελούν οι λογαριασμοί ΦΠΑ, διότι αυτοί δεν εξάγονται.
  • Στην περίπτωση που συμπληρωθεί το πεδίο “Σχετικό παραστατικό” της επικεφαλίδας, τότε αυτό θα εξαχθεί ως παραστατικό κατά την εξαγωγή. Αλλιώς θα χρησιμοποιηθεί το πεδίο “Παραστατικό”.

 

Συναλλασσόμενοι - Ισχύει στα Διπλογραφικά και Απλογραφικά βιβλία

Για την εξαγωγή του κωδικού Συναλλασσόμενων χρησιμοποιείται ως κωδικός το πεδίο "Αριθμητικός Κωδικός". Για να ενεργοποιηθεί ο κωδικός αυτός σε κάθε συναλλασσόμενο απαιτείται πρώτα η ενεργοποίηση της επιλογής "Ενεργοποίηση αριθμητικού κωδικού συναλλασσόμενων" των Ρυθμίσεων Λογιστικής. Έτσι το Σύστημα θα ενημερώσει τους υπάρχοντες συναλλασσόμενους με έναν Αριθμητικό κωδικό. Ο κωδικός αυτός πρέπει ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΑ να συμφωνηθεί με την αντίστοιχη εφαρμογή προορισμού πριν την αποστολή των κινήσεων.

Επιπλέον απαραίτητο στοιχείο για τη σωστή ενημέρωση ενός συναλλασσόμενου είναι και το ΑΦΜ του που πρέπει να είναι συμπληρωμένο. Στην περίπτωση που υπάρχουν συναλλασσόμενοι με ασυμπλήρωτο ΑΦΜ ή λανθασμένο, προτείνεται κατά την εισαγωγή στην εφαρμογή Epsilon και συγκεκριμένα στη σελίδα Συναλλασσόμενοι του Fast Import  η ενεργοποίηση της παραμέτρου "Ενημέρωση του πεδίου Α.Φ.Μ. (00000000) εφόσον o Α.Φ.Μ. είναι λάθος".

 

Ανάλυση εργασιών

Ορισμός κατηγορίας βιβλίων

Για να επιλεγεί η κατάλληλη μορφή ενημέρωσης πρέπει να οριστεί ποια είναι η κατηγορία των βιβλίων που παρακολουθούνται στην εφαρμογή προορισμού. Την κατηγορία βιβλίων υποδεικνύει το πεδίο “Τήρηση βιβλίου εσόδων – εξόδων” της τρέχουσας οικονομικής χρήσης (Βασική Δομή | Εταιρία | Χρήση). Αν το πεδίο είναι ενεργοποιημένο, η κατηγορία βιβλίων της οικονομικής χρήσης αφορά στα Απλογραφικά. Στην αντίθετη περίπτωση, στα Διπλογραφικά.

σημείωσηΣΗΜΕΙΩΣΗ


Αμέσως μετά, την ενεργοποίηση της παραμέτρου Τήρηση βιβλίου εσόδων – εξόδων, θα πρέπει απαραίτητα να καθορίσετε τουλάχιστον έναν συντελεστή καθαρού κέρδους.

Στη σελίδα “Μ.Σ.Κ.Κ.” εισάγετε όσους συντελεστές καθαρού κέρδους επιθυμείτε να είναι ενεργοί για αυτή την οικονομική χρήση της εταιρίας.

Η επιλογή του “κωδικού” συντελεστή καθαρού κέρδους επιφέρει στο πλέγμα των συντελεστών την εμφάνιση της “περιγραφής” καθώς και του “ποσοστού του Μ.Σ.Κ.Κ. αγορών/πωλήσεων” που αφορά στις αγορές και πωλήσεις αντίστοιχα.

Για την ενεργοποίηση συντελεστή αρκεί να μεταβείτε στον πίνακα “Μοναδικοί συντελεστές καθαρού κέρδους” (πατώντας το βέλος με κατεύθυνση προς τα δεξιά) και να θέσετε τσεκ στη στήλη “Ενεργό” του επιθυμητού συντελεστή.

Για την ενημέρωση εγγραφών αρκεί η ενεργοποίηση έστω ενός, ακόμα και του μηδενικού.

 

Εγγραφές που εξάγονται

Το επόμενο βήμα είναι η δημιουργία των εγγραφών που θα εξαχθούν.Αν τηρούνται Διπλογραφικά βιβλία, τότε πρέπει απαραίτητα να δημιουργηθούν τα Λογιστικά άρθρα από τα παραστατικά και τις οικονομικές εγγραφές, μέσω της διαδικασίας Ενημέρωση Λογιστικής. Αντίθετα αν τηρούνται Απλογραφικά βιβλία στην εγκατάσταση, τότε πρέπει να έχουν πρώτα δημιουργηθεί οι οικονομικές εγγραφές από τα παραστατικά μέσω της διαδικασίας "Ενημέρωση Οικονομικής Διαχείρισης".

Έτσι, ανάλογα με την κατηγορία βιβλίων της χρήσης, εξάγονται:

  • Για Διπλογραφικά βιβλία : από τα άρθρα Γενικής Λογιστικής που δημιουργούνται από Εμπορικά παραστατικά Πωλήσεων/Αγορών, παραστατικά Παγίων και Οικονομικές εγγραφές (είδους Έσοδα, Αναλυτικά Έσοδα, Πληρωμές, Εισπράξεις, Τακτοποιητική και Έμβασμα). Δεν απαιτείται η ύπαρξη της Γενικής Λογιστικής στην εγκατάσταση διότι ο μηχανισμός ενημέρωσης γενικής λογιστικής είναι εκτός των λειτουργιών του module.

 Πληροφορίες

Στα άρθρα που εξάγονται περιλαμβάνονται και αυτά που προέκυψαν από οικονομικές εγγραφές τύπου Εισπράξεις και Πληρωμές. Οι σχετικοί τύποι εγγραφών περιλαμβάνονται στα κριτήρια της διαδικασίας.

 

  • Για Απλογραφικά βιβλία : από Οικονομικές εγγραφές “είδους” Έσοδα, Αναλυτικά Έσοδα, Έξοδα και Αναλυτικά Έξοδα που έχουν προέλθει είτε από εμπορικά παραστατικά Πωλήσεων/Αγορών, είτε από απευθείας καταχώριση.

Η δημιουργία άρθρων σε Γενική λογιστική και η Ενημέρωση οικονομικής διαχείρισης αναλύονται στις αντίστοιχες ενότητες “Ενημέρωση Λογιστικής” και “Οικονομικής Διαχείρισης” (στο εγχειρίδιο χρήσης της εφαρμογής).

 

Δημιουργία αρχείου

Ο οδηγός Εξαγωγή εγγραφών προς Epsilon αναλαμβάνει την εξαγωγή των εγγραφών σε μορφή αρχείου .xml.

 

Απλογραφικά & Διπλογραφικά βιβλία

  • Η ενέργεια δημιουργίας αρχείου προς εφαρμογές της Epsilon καλείται από τη Λίστα Λογιστικών άρθρων ή από τη Λίστα Οικονομικών εγγραφών (αν στην εταιρία τηρούνται απλογραφικά βιβλία).

Με την επιλογή άρθρου/ων ή οικονομικής εγγραφής και την κλήση της ενέργειας “Εξαγωγή προς Epsilon” (ExporttoEpsilon),

εμφανίζεται ο διάλογος της εξαγωγής χωρίς τα κριτήρια που αφορούν στην επιλογή παραστατικών (Τύποι παραστατικών, ημερομηνιακό διάστημα) και οι εγγραφές εξάγονται σύμφωνα με τη διαδικασία. Απαραίτητη προϋπόθεση τα επιλεγμένα άρθρα να είναι στην ίδια οικονομική χρήση.

  • Κατά την εξαγωγή των εγγραφών ελέγχεται η συμπλήρωση του Τύπου λογιστικού άρθρου και της ενεργοποίησης του Αριθμητικού κωδικού στους συναλλασσόμενους. Σε περίπτωση μη συμπλήρωσης, ενημερώνεται ο χρήστης με σχετικό μήνυμα.

Απλογραφικά βιβλία:

  • Στα κριτήρια της διαδικασίας εξαγωγής εγγραφών, τα ενσωματωμένα πεδία επιτρέπουν τον ορισμό ξεχωριστών λογαριασμών Πελάτες Λιανικής και Πελάτες χονδρικής.
  • Διατίθεται η δυνατότητα να εξάγονται και οι εγγραφές που αφορούν σε είσπραξη ή πληρωμή του παραστατικού. Αφορά μόνο σε παραστατικά που έχουν εξοφληθεί “Τοις μετρητοίς” και όχι σε μεμονωμένες εισπράξεις και πληρωμές.

 

  • Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας τα άρθρα / οι εγγραφές μαρκάρονται ότι έχουν εξαχθεί.

 

Αναλυτικά η διαδικασία εξαγωγής :


Η κατηγορία βιβλίων της εγκατάστασης εμφανίζεται στον τίτλο της φόρμας έτσι ώστε να γίνεται αντιληπτό με την πρώτη ματιά ποια μορφή θα χρησιμοποιηθεί.

Η διαδικασία απαιτεί δύο βήματα:

  • Προσδιορισμός εγγραφών που θα εξαχθούν
  • Δημιουργία αρχείου εξαγωγής

 

1ο βήμα

Προσδιορισμός εγγραφών που θα εξαχθούν στα κριτήρια του οδηγού


1η οθόνη

Στην πρώτη οθόνη του οδηγού, καλείστε να καθορίσετε τα κριτήρια εξαγωγής :

  • Εταιρία: η εταιρία των προς εξαγωγή εγγραφών, προτείνεται η επιλεγμένη εταιρία στο προφίλ χρήστη.
  • Υποκαταστήματα: πεδίο πολλαπλής επιλογής, εμφανίζονται εξ’ ορισμού επιλεγμένα τα υποκαταστήματα της εταιρίας προφίλ.
  • Είδη κίνησης : πολλαπλή επιλογή μεταξύ των Οικονομική εγγραφή, Παραστατικό πώλησης, Παραστατικό αγοράς, Παραστατικό παγίου (μόνο όταν η κατηγορία βιβλίων είναι Διπλογραφικά).
  • Από Έως ημερομηνία : το ημερομηνιακό διάστημα των επικείμενων προς εξαγωγή εγγραφών. Εξετάζεται η επίσημη ημερομηνία τους.
  • Να συμπεριληφθούν παραστατικά που έχουν ήδη εξαχθεί : οι εγγραφές που εξάγονται μαρκάρονται ώστε να αποφευχθεί η επανεξαγωγή τους στην περίπτωση που ζητηθεί η εξαγωγή εγγραφών του ίδιου ημερομηνιακού διαστήματος. Αν ενεργοποιηθεί, θα εξαχθούν όλες ανεξαιρέτως οι εγγραφές.
  • Να συμπεριληφθούν συναλλασσόμενοι : αν ενεργοποιηθεί, το αρχείο εξαγωγής θα περιλάβει και τους συναλλασσόμενους των παραστατικών με τα πλήρη στοιχεία τους προκειμένου να δημιουργηθούν στην εφαρμογή προορισμού, εφόσον δεν έχουν ανοιχθεί.
  • Να συμπεριληφθούν οι λογαριασμοί λογιστικής / οικονομικοί : αν ενεργοποιηθεί τότε στο αρχείο εξαγωγής θα περιλαμβάνονται και οι λογαριασμοί που μετέχουν στα άρθρα που εξάγονται, έτσι ώστε να δημιουργηθούν στην εφαρμογή προορισμού, αν δεν υπάρχουν. Η επιλογή αυτή εμφανίζεται όταν η εταιρία τηρεί στη χρήση Διπλογραφικά βιβλία. Αν η κατηγορία βιβλίων είναι Απλογραφικά τότε το κριτήριο αλλάζει ονομασία σε “Να συμπεριληφθούν οι οικονομικοί λογαριασμοί και αναφέρεται στην εξαγωγή των οικονομικών λογαριασμών που μετέχουν στις εγγραφές που εξάγονται.
  • Λογαριασμοί Πελατών & Προμηθευτών: αν η κατηγορία των βιβλίων είναι Απλογραφικά τότε προτείνονται οι λογαριασμοί λογιστικής για Πελάτη και Προμηθευτή.