Segment Management - Galaxy CRM

Η λειτουργία Segment διευρύνει τα αποτελέσματα της αναζήτησης επαφών καθώς τα ανακτώμενα αποτελέσματα μπορούν πλέον να περιλάβουν συνδυασμό κριτηρίων από διάφορες οντότητες της εφαρμογής .

Παρέχει αναμφίβολα την πλέον ολοκληρωμένη λύση εύρεσης εξειδικευμένων ομάδων επαφών, στηριζόμενο σε εξαιρετικά σύνθετα σενάρια αναζήτησης. Μέσω της λειτουργίας οι επαφές χωρίζονται σε διακριτές ομάδες με κάθε ομάδα να συγκεντρώνει ομοειδή χαρακτηριστικά, με τα οποία αναγνωρίζεται και ταυτόχρονα διαφοροποιείται από τις επαφές άλλων ομάδων.

Η γνώση των χαρακτηριστικών των ομάδων επαφών, οδηγεί στην καλύτερη προσέγγισή τους, ενώ παρέχει αμφίπλευρα οφέλη, τόσο για την επιχείρηση (π.χ. καλύτερη αξιοποίηση των πόρων), όσο και για τις επαφές (ικανοποίηση των αναγκών)

Κύριο κριτήριο κατάταξης μιας επαφής σε συγκεκριμένη ομάδα είναι :

• τα Γεωγραφικά χαρακτηριστικά (περιοχή, μέγεθος πόλης, πληθυσμός κ.λπ.)
• τα Δημογραφικά χαρακτηριστικά (ηλικία, φύλο, εκπαίδευση, εισόδημα, μορφωτικό επίπεδο, καταγωγή, οικογενειακή κατάσταση κ.λπ.),
• η Καταναλωτική συμπεριφορά (ύψος αγορών, συχνότητα χρήσης προϊόντος, πιστότητα κ.λπ.)

Κατά συνέπεια, στην ενότητα αυτή θα βρείτε μια αρκετά εκτεταμένη ανάλυση για το πώς θα δημιουργήσετε Segments, εκμεταλλευόμενοι κατά τον καλύτερο τρόπο τα διαθέσιμα πεδία που αντιστοιχούν σε κολόνες των Data Base Views (π.χ. δημογραφικά, γεωγραφικά κ.λπ.) . Έτσι η επιχείρηση θα αντλεί ανά πάσα στιγμή σωστή πληροφόρηση, κατευθύνοντας τις προσπάθειες και πόρους της εκεί όπου υπάρχει μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα .

Η νέα λειτουργία είναι αρκετά φιλική και εύκολη, ιδιαίτερα στους μη εξοικειωμένους με τη γλώσσα SQL, χρήστες, αφού δεν υπάρχει ανάγκη σχεδιασμού SQL ερωτημάτων.

Για τη δημιουργία Segment,

• Καλέστε από την ενότητα “Αναζήτηση επαφών” των “Επαφών/Πόρων” την ομότιτλη εργασία
• Πληκτρολογήστε στο πεδίο “Segment” μια περιγραφή. Με την κίνηση αυτή αποεπιλέγεται αμέσως το πεδίο “Πρόχειρο”
• Επιλέξτε τη σελίδα “Segment”. Εμφανίζεται λίστα Δυναμικά κριτήρια – (Views) σε οντότητες της εφαρμογής (π.χ. Επαφές, Δραστηριότητες, Συμβόλαια κ.λπ.)
• Πατήστε στην επιθυμητή οντότητα και ενεργοποιήστε το σύμβολο του σταυρού στα δεξιά της

• για να βρεθείτε στη λίστα με τα χαρακτηριστικά, κριτήρια επιλογής τα οποία θα ικανοποιούν οι επαφές ώστε να επιλεγούν.

Στη λίστα “Χαρακτηριστικό”

• Επιλέξτε λοιπόν το επιθυμητό “Χαρακτηριστικό” (πεδίο) που θα συμμετέχει ως κριτήριο επιλογής επαφών (θέτοντας κατάλληλη ένδειξη στα αριστερά του). Το επιλεγμένο χαρακτηριστικό μεταφέρεται αυτόματα στο διπλανό τμήμα (ορισμού κριτηρίων). Επαναλάβετε το βήμα αυτό για το σύνολο των χαρακτηριστικών (πεδίων) που επιθυμείτε να ορίσετε ως κριτήρια .

          Σημείωση : Μπορείτε ελεύθερα να αφαιρέσετε κάποιο χαρακτηριστικό από τη λίστα, απλά αποεπιλέγοντάς το .

Στο τμήμα ορισμού κριτηρίων συμπληρώστε :

τον Τελεστή όπου θα χρησιμοποιηθεί στην εφαρμογή του κριτηρίου

• την Τιμή : συμπληρώστε την τιμή του πεδίου βάσει της οποίας θα γίνει η επιλογή των επαφών και στην οποία θα εφαρμοστούν οι τελεστές και οι συναρτήσεις. Επιτρέπεται η συμπλήρωση ολόκληρου ή μέρους της τιμής. Για τη μερική συμπλήρωση πληκτρολογήστε κάποιο γράμμα του ελληνικού ή λατινικού αλφάβητου (μικρά και κεφαλαία) ή κάποιον αριθμό και το χαρακτήρα % . Ο χαρακτήρας % δηλώνει στο Σύστημα να αγνοήσει τις θέσεις από το δεύτερο χαρακτήρα και πέρα. Έστω για παράδειγμα ότι αναζητάτε όλες τις επαφές σας που αρχίζουν από "Α”, για τον εντοπισμό τους, πρέπει στο πεδίο “Τιμή” να πληκτρολογήσετε : Α% . Το Σύστημα θα βρει επαφές, των οποίων το πρώτο γράμμα του ονόματός τους ταυτίζονται με τη δηλωμένη “τιμή” στο πεδίο αυτό .
• τη Συνάρτηση : Επιλέξτε μεταξύ των τιμών :
  • Καμιά
  • Άθροισμα των τιμών (για αριθμητικό κριτήριο)
  • Αριθμός, πλήθος των τιμών (για αριθμητικό κριτήριο)
  • Μέγιστο/Μικρότερο : εντοπίζει την minimum και maximum τιμή
  • Μ.Ο. : άθροισμα των στοιχείων διαιρεμένο με το πλήθος τους
• την Εμφάνιση στις επαφές : Αν το πεδίο λάβει ένδειξη, το όνομα του χαρακτηριστικού (τίτλος) θα εμφανίζεται στα αποτελέσματα .
• τη Χρήση μεταβλητής : Με την επιλογή του πεδίου, το πεδίο “Μεταβλητή” ενημερώνεται με την αντίστοιχη παράμετρο π.χ. @DATEFIELD_1, ενώ εσείς δηλώνετε την τιμή της παραμέτρου (06/11/2016) ώστε να σας επιστρέψει όσες επαφές έχουν δημιουργηθεί στη δηλωθείσα ημερομηνία.

Με τον τρόπο αυτό, κάθε φορά που εκτελείτε το Segment, αλλάζοντας την τιμή της παραμέτρου, παράγονται διαφορετικά αποτελέσματα .

• Τύπος παραμέτρου : Η συμπλήρωση του πεδίου έχει νόημα μόνο αν στο κριτήριο επιλογής έχετε δηλώσει “Χρήση μεταβλητής”. Στην περίπτωση αυτή καθορίζετε την προέλευση των τιμών, την πηγή δηλαδή από την οποία το Σύστημα θα αναζητήσει τιμές για το επιλεγμένο κριτήριο επιλογής επαφών .

Πως θα το πετύχετε

Συμπληρώστε απλώς τα πεδία της οθόνης “Τύπος παραμέτρου”, την οποία θα καλέσετε είτε πατώντας το βελάκι (δεξιά του πεδίου) είτε από το μενού “Γενικά” της “Οργάνωσης Επαφών”.

Τα πεδία του τύπου παραμέτρου είναι :

• Όνομα τύπου παραμέτρου
• Οντότητα προέλευσης : Οι δυνατές τιμές του πεδίου είναι :
  • Λίστα αναζήτησης (browser)
  • Πίνακας τιμών (Lookup)
  • Δενδρική μορφή (Tree)
  • Αρίθμηση (Enumeration)
  • Οριζόμενη από το χρήστη (Custom)
  • SQL
• Τιμή προέλευσης : Το Σύστημα θα βασίζεται πάνω στην επιλεγμένη οντότητα προέλευσης (π.χ. browsers) για να εμφανίσει αποτελέσματα στο συγκεκριμένο πεδίο (π.χ. όλους τους browsers του Galaxy CRM)
• Οριζόμενη προέλευση : Το πεδίο ενεργοποιείται μόνο στην περίπτωση που έχει δηλωθεί στο πεδίο “Οντότητα προέλευσης” η τιμή “Οριζόμενη από το χρήστη”
• Κείμενο SQL : η επιλογή αυτή ενεργοποιείται μόνο στην περίπτωση που έχει δηλωθεί SQL στην “Οντότητα προέλευσης”
• Κατά συνέπεια, με βάση την ορισμένη στον “Τύπο Παραμέτρου”, παραμετροποίηση μπορείτε αντί της χειροκίνητης καταχώρισης της μεταβλητής, να δημιουργήσετε έναν “Τύπο παραμέτρου”,

• να τον επιλέξετε στο ομότιτλο πεδίο του Segment

• να ενημερώσετε τη μεταβλητή (στηριζόμενοι στα δεδομένα του “Τύπου παραμέτρου”), επιλέγοντας μεταξύ :
  • του πίνακα τιμών
  • των λιστών οντοτήτων
  • των Custom οντοτήτων (που έχουν οριστεί από το χρήστη)
  • της δενδρικής μορφής π.χ. στις “κατηγορίες ειδών” επιλέξτε ένα είδος το οποίο αποτελεί υποκατηγορία της επιλεγμένης κατηγορίας

Αυτόματο : Κάθε φορά που επιλέγετε χαρακτηριστικό η εφαρμογή παράγει αυτόματα την “περιγραφή” του κριτηρίου επιλογής επαφών

Ωστόσο τίποτα δεν σας δεσμεύει να προβείτε στην αποεπιλογή του πεδίου “Αυτόματο” και να καταχωρίσετε τη δική σας “περιγραφή”, η οποία αντιστοιχεί στη φυσική γλώσσα του χρήστη .

Μόλις τελειώσετε επιλέξτε “Αποθήκευση κριτηρίων” για την αποδοχή των ενεργειών σας. Το Σύστημα θα κλείσει το παράθυρο του ορισμού κριτηρίων και θα σας επιστρέψει στην αρχική οθόνη Segment (με τις οντότητες – δυναμικά πεδία).

Προσέξτε ότι στη λίστα των κριτηρίων της σελίδας Segment θα έχουν ήδη εμφανιστεί τα κριτήρια .

Σε όποιο κριτήριο έχει δηλωθεί χρήση μεταβλητών, η μεταβλητή εμφανίζεται έντονα φωτισμένη (υπερσύνδεσμος), 

 ώστε πατώντας πάνω της να μπορείτε να εισάγετε διαφορετική από την ορισμένη τιμή.

• Όρος : Ο όρος θα περιλάβει όλες τις επιμέρους συνθήκες (γεωγραφική περιοχή, εισόδημα, ηλικία) που πρέπει να συντρέχουν, με κάποιο συνδυασμό, προκειμένου να εμφανιστούν αποτελέσματα . Έστω ότι θέλετε να εντοπίσετε συγκεκριμένες επαφές της επιχείρησης. Η τμηματοποίηση μπορεί να γίνει με βάση τη γεωγραφική περιοχή των επαφών (π.χ. μεγάλα αστικά κέντρα, π.χ. Θεσσαλονίκη), την ηλικία τους (25 άνω), το εισόδημά τους (1000 έως 1500 €). Στην περίπτωση δηλαδή που ο όρος είναι σύνθετος, για να υπάρξει αποτέλεσμα θα πρέπει να επιτευχθεί είτε το σύνολο των συνθηκών (προϋποθέσεων) που αποτελούν τον όρο είτε μέρος αυτών ανάλογα πάντα με έναν παράγοντα τη σύνταξη του όρου (Και/Η – and/or).

• Αν για παράδειγμα ο όρος έχει λάβει την τιμή “And”, τότε για την εμφάνιση επαφών θα πρέπει να υφίστανται και οι δύο προϋποθέσεις. Αν η σύνταξη του όρου αφορά στο “Or” το Σύστημα θα εμφανίσει αποτελέσματα με την εύρεση έστω και μιας προϋπόθεσης - συνθήκης (θα προχωρήσει διαζευτικά).

Επιπλέον ο όρος μπορεί να περιλάβει :

• τις τιμές : Έχει/Και δεν έχει προκειμένου να εξυπηρετήσει σύνθετα υποερωτήματα, όπως για παράδειγμα, τις επαφές που αγόρασαν το είδος “Α” ή δεν αγόρασαν το είδος “Α”)

καθώς και

• την τιμή “και όχι” : Έχει ως αποτέλεσμα την ανάκτηση αποτελεσμάτων που περιλαμβάνουν τον πρώτο όρο αλλά όχι το δεύτερο (π.χ. εντόπισε τις επαφές που είναι άνω των 25 ετών και δεν είναι άρρενες) .

• Πλήθος (επαφών) : Εμφανίζει το σύνολο των επαφών που πληρούν το κριτήριο

Επαναλάβετε τα βήματα για το σύνολο των χαρακτηριστικών (πεδίων) οποιασδήποτε οντότητας θέλετε να συμμετέχουν ως κριτήρια στην εύρεση επαφών .

Πατήστε “Εκτέλεση”

Η σελίδα “Επαφές” θα γεμίσει με το αναμενόμενο αποτέλεσμα, τις επαφές δηλαδή που ικανοποιούν όλα τα κριτήρια .

• Αν δεν εντοπιστούν επαφές, θα πρέπει να επαναλάβετε τη διαδικασία ή να γίνετε πιο συγκεκριμένος κατά τη συμπλήρωση των κριτηρίων.

Πλήκτρα ενεργειών

Το παράθυρο είναι εφοδιασμένο με τα κατάλληλα πλήκτρα ενεργειών (κάτω μέρος) που σας δίνουν τη δυνατότητα :

• της ομαδοποίησης επιλεγμένων : Η δημιουργία ομάδας, στην οποία θα εντάξετε τα κριτήρια, ουσιαστικά δηλώνει τη δημιουργία λογικών συνθηκών π.χ. “φέρε” όλες τις επαφές που αρχίζουν από “Κα” και εντόπισε όσες είναι “πρόσωπο” ή “εταιρία” (τα κριτήρια “is person” or “is company” είναι ενταγμένα στην ομάδα)
• της απομαδοποίησης επιλεγμένων : Αντίστροφη της προηγούμενης κίνησης
• της επεξεργασίας (τροποποίησης των στοιχείων ενός κριτηρίου)
• της διαγραφής κριτηρίου
• του υπολογισμού πλήθους επαφών : Επιλέξτε κριτήριο, από τα διαθέσιμα αναζήτησης επαφών, και πατήστε το πλήκτρο “Υπολογισμός πλήθους”, το Σύστημα θα υπολογίσει το πλήθος επαφών για το επιλεγμένο αλλά και για όσα κριτήρια ακολουθούν του επιλεγμένου

Μετά τη δημιουργία του Segment, αυτό γίνεται διαθέσιμο στη “Λίστα segment” .

Ενέργειες Segment

Αποθήκευση σε αρχείο

Με την εργασία αυτή εξασφαλίζεται η εξαγωγή του Segment, (σε ένα αρχείο*.dat) και η αποθήκευσή του σε κάποιο κατάλογο του σκληρού δίσκου του υπολογιστή σας, με σκοπό τη μελλοντική του χρήση του .

Φόρτωση από αρχείο

Η επιλογή αυτή σας επιτρέπει να εισάγετε εύκολα Segment, που έχουν εξαχθεί με την παραπάνω διαδικασία και αντλούνται από την ίδια βάση δεδομένων αλλά και άλλα που η τροφοδότηση τους γίνεται από άλλη βάση (π.χ. από προγράμματα άλλων κατασκευαστών σε Galaxy).

Ενέργειες Κριτηρίων

• Αποθήκευση Κριτηρίου : Το κριτήριο αποθηκεύεται στη λίστα με τα “Δυναμικά κριτήρια” (Views) στην (επιλεγμένη) οντότητα της εφαρμογής
• Διαγραφή Κριτηρίου : Το κριτήριο διαγράφεται από τη λίστα με τα “Δυναμικά κριτήρια” (Views) στην (επιλεγμένη οντότητα)
• Δυναμικά κριτήρια : Στο εσωτερικό του πίνακα εμφανίζονται τα Δυναμικά Κριτήρια” (Views) σε οντότητες του Συστήματος (Επαφές, Δραστηριότητες, Συμβόλαια κ.λπ.)

Έχετε τη δυνατότητα :

• της ομαδοποίησης των δυναμικών κριτηρίων σε διακριτές κατηγορίες

Για να το πετύχετε αυτό φροντίστε :

Στην οθόνη “Κατηγορίες Δυναμικών κριτηρίων” (καλείται από το μενού “Οργάνωση επαφών”) να ορίσετε όσες διαφορετικές κατηγορίες δυναμικών κριτηρίων σας εξυπηρετούν, και κατατάξτε τα δυναμικά κριτήρια (views) με κοινά χαρακτηριστικά.

Πως :

Πληκτρολογήσετε απλά τιμές στα πεδία “Σειρά” και “Περιγραφή”

Στη συνέχεια,

Μεταβείτε στον πίνακα των “Δυναμικών κριτηρίων” και εντάξτε τα δυναμικά κριτήρια (π.χ. ανάλογα με τη σημασία που τους αποδίδετε) σε γενικές ή ειδικές κατηγορίες (π.χ. τους “πελάτες πιστότητας” στην κατηγορία “Επαφές”)

• Ο αύξων αριθμός στη στήλη “Σειρά” (Order) δίνει σε ένα δυναμικό κριτήριο σειρά προτεραιότητας εμφάνισης στο Segment έναντι των άλλων (πρώτα ταξινομούνται σε επίπεδο κατηγοριών και μετά σε επίπεδο δυναμικών κριτηρίων) .
• Τσεκάρετε τη ρύθμιση “Χρήση στο Segment” (Include in segment) για να εμφανιστούν τα δυναμικά κριτήρια στο Segment . Με αυτόν τον τρόπο αποκτάτε την ευελιξία να απεικονίζετε στη λίστα Segment μόνο τα views που σας είναι απαραίτητα

Συμπερασματικά θα μπορούσαμε να πούμε ότι η ομαδοποίηση των δυναμικών κριτηρίων σε κατηγορίες σας δίνει το πλεονέκτημα διαφορετικού οπτικού αποτελέσματος στο Segment .

.

Ενέργειες Επαφής

Αν θέλετε την εισαγωγή των επαφών σε λίστα επιλέξτε “Επιλογή όλων”

Στη συνέχεια επιλέξτε μια εκ των επιλογών :

• Προσθήκη σε υπάρχουσα στατική συλλογή
• Προσθήκη σε νέα στατική συλλογή
• Προσθήκη σε νέα ενεργή συλλογή
• Προσθήκη σε Δυναμική Συλλογή

Προσθήκη σε υπάρχουσα στατική συλλογή

Στο παράθυρο “Συλλογές Επαφών” επιλέξτε το όνομα της Συλλογής Επαφών στην οποία θα προστεθούν οι Επαφές και το πεδίο Κοινόχρηστο (Public) ώστε να είναι δυνατή η χρήση του από όλους τους χρήστες .

Πατώντας “Αποδοχή” ενημερώνεται η Συλλογή .

Προσθήκη σε νέα στατική συλλογή

Στο παράθυρο “Συλλογές Επαφών” επιλέγετε το όνομα της νέας Συλλογής Επαφών που θα δημιουργηθεί καθώς και το πεδίο Κοινόχρηστο (Public) ώστε να είναι δυνατή η χρήση του από όλους τους χρήστες.

Με το πλήκτρο “Αποδοχή” δημιουργείται η νέα Συλλογή Επαφών .

Προσθήκη σε νέα ενεργή συλλογή

Στο παράθυρο “Συλλογές Επαφών” συμπληρώνετε το όνομα της νέας Συλλογής Επαφών καθώς και το πεδίο Κοινόχρηστο (Public) ώστε να είναι δυνατή η χρήση του από όλους τους χρήστες. Πατώντας “Αποδοχή” δημιουργείται η νέα Συλλογή .

Το Σύστημα θα δημιουργήσει μια νέα ενεργή συλλογή στην οποία θα αποθηκεύσει τα επιλεγμένα κριτήρια ως sql query.