Galaxy CRM - Social Connector

Εισαγωγή

Στην ενότητα αυτή περιγράφεται αναλυτικά η διαχείριση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης στο “Galaxy CRM” μέσω του εξωτερικού παρόχου “Hootsuite”. Για τη διαχείριση αυτή ενσωματώθηκε λειτουργικότητα στο νέο module “Social Connector” στο Galaxy CRM, αλλά και ειδικό app addin στη πλατφόρμα του Hootsuite.

Μπορείτε να δημιουργήσετε δραστηριότητες στο “Galaxy” από την πλατφόρμα του Hootsuite και επιπλέον μέσα από το “Galaxy” να δείτε τη λίστα με τις δραστηριότητες αυτές και να δημιουργήσετε επαφές.

Παραμετροποίηση στο hootsuite

Επισκεφτείτε το site το Hootsuite εδώ και ακολουθήστε τα βήματα που απαιτούνται.

Βήματα

1. Δημιουργία λογαριασμού

Ενεργοποιώντας “sign up”, το site σας παραπέμπει να δημιουργήσετε ένα paid account με professional plan. Για τη δημιουργία free plan πατήστε εδώ. Το free plan έχει κάποιους περιορισμούς όπως για παράδειγμα τη διαχείριση μέχρι “2” λογαριασμών κοινωνικής δικτύωσης.

2. Προσθήκη λογαριασμών κοινωνικής δικτύωσης

Αρχικά πρέπει να εισαχθούν στο dashboard του χρήστη οι λογαριασμοί κοινωνικής δικτύωσης που θέλει να διαχειρίζεται. Η παρούσα υλοποίηση αφορά στο Instagram (μόνο business account), Facebook και Twitter.

3. Εγκατάσταση Galaxy social connector app

Πατώντας το εικονίδιο my profile κάτω αριστερά και κατόπιν το Install Hootsuite apps μπορείτε να πλοηγηθείτε σε όλες τις διαθέσιμες προς εγκατάσταση εφαρμογές.

Πληκτρολογώντας στο search “Galaxy social connector” και πατώντας το πλήκτρο “install” γίνεται η εγκατάσταση της εφαρμογής.

Παραμετροποίηση στο Galaxy

Στις γενικές ρυθμίσεις του Galaxy CRM, στη σελίδα “Εξωτερικοί πάροχοι” ενσωματώνεται η σελίδα “Social” για την παραμετροποίηση του “Hootsuite”.

Η παραμετροποίηση αφορά κυρίως στη δημιουργία δραστηριοτήτων από την πλατφόρμα του Hootsuite.

Εκεί υπάρχει ένας πίνακας που ορίζει ανά κατηγορία ποιος θα είναι ο τύπος της δραστηριότητας που θα δημιουργείται.

Οι Διαθέσιμες κατηγορίες δραστηριότητας είναι:

• Task (Εργασία)
• Request (Αίτημα)
• Sales Opportunity (Ευκαιρίες Πώλησης)
• Appointment (Ραντεβού)

Το πεδίο “Create account if not found” (Δημιουργία επαφής αν δεν υπάρχει) αφορά στη δημιουργία νέας επαφής. Όταν δημιουργείται μια δραστηριότητα από το Hootsuite, η δραστηριότητα αυτή περιέχει κάποιες πληροφορίες σχετικά με ένα post ή comment σε ένα μέσο κοινωνικής δικτύωσης. Στις πληροφορίες αυτές περιλαμβάνονται και τα στοιχεία του χρήστη του μέσου κοινωνικής δικτύωσης που έκανε το post/comment.

Αν υπάρχει contact με αυτά τα social account info, τότε ορίζεται ως account της δραστηριότητας που δημιουργείται. Αλλιώς, αν το check αυτό είναι ενεργοποιημένο, δημιουργείται νέος contact με αυτά τα social account info και ορίζεται ως account της δραστηριότητας που δημιουργείται. Αν το check αυτό είναι ενεργοποιημένο τότε ένα από τα “Is Account” (Λογαριασμός) και “Is Person” (Πρόσωπο) πρέπει να είναι επίσης ενεργοποιημένο, ώστε ο νέος contact (επαφή) που δημιουργείται να είναι κάτι από τα “2”.

Αν το πεδίο “Acquaintance source” (πηγές γνωριμίας) έχει τιμή, τότε η δραστηριότητα αλλά και η επαφή που δημιουργούνται, θα έχουν την ίδια τιμή στο αντίστοιχο “Acquaintance source” πεδίο τους.

Λειτουργικότητα στην πλατφόρμα του Hootsuite

Μόλις ο χρήστης του “Hootsuite” συνδέσει τους λογαριασμούς κοινωνικής δικτύωσης, που επιθυμεί να διαχειρίζεται, δημιουργείται ένα board για καθένα από αυτούς.

Τα boards αυτά ενσωματώνονται στο dashboard του hootsuite, στο μενού δεξιά, στην επιλογή streams (εικονίδιο με τα 4 τετραγωνάκια).

Το board ενός λογαριασμού κοινωνικής δικτύωσης περιέχει posts, comments, tweets κ.λπ. ανάλογα με το τι προσφέρει το κάθε social network. Στο εξής θα αναφέρονται όλα ως social post.

Σε ένα Facebook post για παράδειγμα, πατώντας το κουμπί more options, εμφανίζεται ένα menu με επιλογές.

Σε αυτές τις επιλογές εμφανίζεται και το “Send to Galaxy Connector”, αφού ο χρήστης έχει εγκαταστήσει το Galaxy social connector App (βήμα 3 παραμετροποίησης Hootsuite).

Την πρώτη φόρα που θα επιλεγεί, χρειάζεται να γίνει η παραμετροποίηση των στοιχείων του Galaxy. Τα στοιχεία αυτά είναι η διεύθυνση που βρίσκεται ο application server και τα login credentials (διαπιστευτήρια) του χρήστη του Galaxy.

Αφού γίνει η αποθήκευση των στοιχείων αυτών, την επόμενη φορά που θα πατηθεί το “Send to Galaxy Connector”, θα ανοίξει μια pop οθόνη με preview του social post και 4 επιλογές για δημιουργία Δραστηριοτήτων:

• Task
• Request
• Sales Opportunity και
• Appointment

Τα στοιχεία σύνδεσης αποθηκεύονται στο Hootsuite για το μέγιστο δυνατό διάστημα (ένας χρόνος) και με το πέρας αυτού πρέπει ο χρήστης να τα ορίσει εκ νέου.

Σε περίπτωση που θελήσει να τα τροποποιήσει νωρίτερα υπάρχει η δυνατότητα από την ενέργεια “Change Configuration”, πατώντας πάνω δεξιά στη μπάρα με το σύμβολο τρεις τελείες.

Στοιχεία του social post στο galaxy

Κατά τη δημιουργία δραστηριότητας από το hootsuite στο Galaxy, αποθηκεύονται σε αυτήν κάποιες πληροφορίες του social post.

Οι πληροφορίες αυτές είναι:

• Activity Subject: Στο subject αποθηκεύεται το κείμενο του social post.
  Στην παραπάνω για παράδειγμα οθόνη το subject είναι “this is the first post every one”. Αν το κείμενο αυτό είναι πάνω από 100 χαρακτήρες, τότε το subject θα πάρει τους 100 πρώτους.
• Activity Start: Στο Start αποθηκεύεται η ημερομηνία του social post.
  Στο παραπάνω screenshoot για παράδειγμα το Start είναι το 11/11/2021 (2 months ago).
• Activity Type: Το Activity Type που έχει οριστεί στα settings του galaxy.
• Activity Acquaintance source: Το Acquaintance source που έχει δηλωθεί στα settings του galaxy.
• Activity social info: Για το Activity δημιουργείται μια γραμμή στον πίνακα cmActSocialInfo. Στον πίνακα αυτόν αποθηκεύονται οι λεπτομέρειες του social post για ένα Activity.

Τα πεδία του πίνακα αυτού είναι:

• cmSocialNetwork: αφορά στο μέσο κοινωνικής δικτύωσης που ανήκει το social post. Διαθέσιμες τιμές :
  • Facebook = 1,
  • Twitter = 2,
  • Instagram = 3.
• cmCreated: το Datetime που δημιουργείται η εγγραφή.
• cmLogInfo: σε περίπτωση που αποτύχει η δημιουργία του activity, αποθηκεύονται σε αυτό το πεδίο τα error messages για logging.
• cmPayload: περιέχει την πληροφορία του social post σε μορφή Json. Στο τέλος του εγγράφου υπάρχει Παράρτημα Json Payloads.
• cmTweetPayload: περιέχει την πληροφορία του Tweet post σε μορφή Json. Υπάρχει ξεχωριστό πεδίο για το Twitter συγκεκριμένα γιατί to Hootsuite, δεν δίνει απευθείας την όλη την πληροφορία ενός Tweet. Ο Galaxy Social Connector, κάνει ξεχωριστό call στο API του Twitter. Η μορφή του Json που επιστρέφει το call αυτό είναι διαφορετική γι’ αυτό και την κρατάμε σε άλλο πεδίο.
• cmPostLink: το web page Link που οδηγεί στο social post. Εντοπίζεται μέσα από το Payload, αλλά αποθηκεύεται ξεχωριστά για να εντοπίζεται με ευκολία.
• cmUserID: το ID του χρήστη που δημιούργησε το social post. Το Instagram δεν παρέχει για όλους τους χρήστες του userID, αλλά μόνο για τα business accounts. Εντοπίζεται μέσα από το Payload, αλλά αποθηκεύεται ξεχωριστά για να εντοπίζεται με ευκολία.
• cmUsername: το username του χρήστη που δημιούργησε το social post. Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, το Instagram δεν παρέχει για όλους τους χρήστες του userID, όμως παρέχει το Username το οποίο είναι μοναδικό για κάθε χρήστη. Εντοπίζεται μέσα από το Payload, αλλά αποθηκεύεται ξεχωριστά για να εντοπίζεται με ευκολία.
• cmContactID: Αν υπάρχει κάποιος contact που στο detail του Contact external social (cmContExtSocial) έχει το userID ή Username του social post, τότε το πεδίο αυτό παίρνει το ID του και επιλέγεται σαν account του activity. Αν δεν βρεθεί, αλλά είναι ενεργοποιημένο στα Settings του Galaxy το “Create account if not found”, τότε δημιουργείται ένας νέος contact (person ή account ανάλογα την παραμετροποίηση) με όνομα το usermane από το payload. Για αυτόν τον contact δημιουργείται επίσης στο detail του Contact external social (cmContExtSocial) πληροφορία για το συγκεκριμένο SocialNetwork με το usename και το userID του. Ο Contact αυτός ορίζεται ύστερα σαν account του activity.

Λειτουργικότητα στο Galaxy

Στο μενού του Galaxy CRM, Contacts / Resources | Contact management | Social activity contacts, δημιουργήθηκε νέα λίστα που περιέχει τις δραστηριότητες που δημιουργήθηκαν από τη πλατφόρμα του “Hootsuite”.

Αν κατά τη δημιουργία του activity, δεν εντοπίστηκε επαφή που στο detail της external social (cmContExtSocial) δεν είχε το userID ή Username του social post και το “Create account if not found” δεν ήταν ενεργοποιημένο, τότε το Activity δεν θα έχει account.

Στην παραπάνω για παράδειγμα λίστα τέτοιες είναι δραστηριότητες που έχουν προέλθει από Tweets του χρήστη με όνομα “Η ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΗ”. Για αυτές τις δραστηριότητες έχει δημιουργηθεί το Action “Create activity account” με επιλογή για δημιουργία είτε Account είτε Contact person.

Ενεργοποιώντας το, ανοίγει η οθόνη “Create contact with social info” που περιέχει τις πληροφορίες του social network χρήστη.

Πατώντας το create τρέχει ασύγχρονη διαδικασία που δημιουργεί νέα επαφή με τα στοιχεία Name, TIN, Phone και Εmail, που ενδεχομένως συμπληρώθηκαν στην προηγούμενη οθόνη. Για το νέο contact δημιουργείται επίσης στο detail του external social (cmContExtSocial) πληροφορία για το συγκεκριμένο Social network με το usename και το userID του.

Εκτός από τη δημιουργία της νέας επαφής η ασύγχρονη διαδικασία εντοπίζει όλες τις δραστηριότητες που δεν έχουν συμπληρωμένο Account και έχουν εγγραφή στον πίνακα Activity social info (cmActSocialInfo) με τις ίδιες πληροφορίες για το χρήστη που έκανε το social post (ίδιο usename, userID και social network enumeration).

Σε αυτές τις δραστηριότητες τίθεται ως Account η νέα επαφή που δημιουργήθηκε.

Η οθόνη “Create contact with social info” εκτός από τη δυνατότητα του Create παρέχει και τη δυνατότητας του Update. Αν ο χρήστης πατήσει το πλήκτρο “Search” και εμφανιστεί στο πίνακα των αποτελεσμάτων κάποιος contact με το ίδιο Name τότε μπορεί να τον επιλέξει και να πατήσει “Update”. Έτσι αντί να δημιουργηθεί νέος contact θα προστεθεί στο detail του external social (cmContExtSocial) εγγραφή για το συγκεκριμένο Social network με το usename και το userID του.

Και σε αυτή την περίπτωση θα εντοπιστούν όλες οι δραστηριότητες που δεν έχουν συμπληρωμένο Account και έχουν εγγραφή στον πίνακα Activity social info (cmActSocialInfo) με τις ίδιες πληροφορίες για το χρήστη που έκανε το social post (ίδιο usename, userID και social network enumeration) και θα ενημερωθεί ο Account τους.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Οι πίνακες Activity social info (cmActSocialInfo) και Contact external social (cmContExtSocial), που περιέχουν πληροφορίες Social για το Activity και για τον Contact αντίστοιχα, δεν φαίνονται κάπου μέσα στο Galaxy εκτός από κάποια πεδία του Activity social info που εμφανίζονται σε στήλες της λίστας “Social activity contacts”. Οι πληροφορίες τους μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε reports.