Galaxy CRM - Έκδοση 28 - Βελτιώσεις

Δραστηριότητα

Αυτόματη ανανέωση λιστών και ημερολογίου δραστηριοτήτων (ανά πόρο)

Το Σύστημα προβαίνει αυτόματα σε ανανέωση λιστών και “Ημερολογίου δραστηριοτήτων”, αν η σχετικές παράμετροι, ενσωματωμένες στη σελίδα “Αυτόματη ανανέωση” στις “Ρυθμίσεις Δραστηριοτήτων” έχουν λάβει κατάλληλη ένδειξη .

Στους πόρους το νέο πεδίο “Παράβλεψη αυτόματης ανανέωσης λιστών”, μπορεί, αν τσεκαριστεί, να αποκλείσει το συγκεκριμένο πόρο από την αυτόματη ανανέωση που ορίζεται στις παραμέτρους .

Παράβλεψη δικαιωμάτων στους τύπους δραστηριοτήτων

Δύο νέες παράμετροι “Παράβλεψη στους τύπους δραστηριοτήτων” & “Παράβλεψη στις λίστες” στο τμήμα “Δικαιώματα” των “ρυθμίσεων Δραστηριοτήτων” του CRM, οι οποίες αν συμπληρωθούν κατάλληλα, αγνοούνται δικαιοδοσίες (στους τύπους δραστηριοτήτων, στις λίστες), που είχατε εκχωρήσει σε συγκεκριμένους ρόλους (Οργάνωση επαφών Συστήματα ασφαλείας Δικαιώματα πρόσβασης) .

Η ύπαρξη των παραμέτρων διευκολύνει ώστε να έρχονται ταχύτητα οι εγγραφές στις λίστες (όταν ο όγκος των εγγραφών είναι μεγάλος) .

Αποστολή “υπενθυμίσεων” και “σημειώσεων” στους κατόχους της δραστηριότητας

Στη νέα έκδοση παρέχεται η δυνατότητα αποστολής “υπενθύμισης” και “σημείωσης” στον κάτοχο της δραστηριότητας, όταν η δραστηριότητα περιέλθει σε κατάσταση “δεν έχει αρχίσει”, “σε εξέλιξη” .

Κατά την αποθήκευση μιας δραστηριότητας, προϋπόθεση για τη δημιουργία υπενθυμίσεων, αποτελεί :

• Η ύπαρξη στη δραστηριότητα ενός τουλάχιστον πόρου με απόκριση <> της τιμής “απόρριψη”
• Μέσα στη δραστηριότητα να υπάρχει υπενθύμιση <> της τιμής “καμιά”
• Αν ο τύπος δραστηριότητας προβλέπει υπολογισμό υπενθύμισης βάσει έναρξης δραστηριότητας τότε η έναρξη πρέπει να έχει τιμή
• Αν ο τύπος δραστηριότητας προβλέπει υπολογισμό δραστηριότητας βάσει λήξης δραστηριότητας τότε η λήξη πρέπει υποχρεωτικά να έχει τιμή
• Η δραστηριότητα να μην έχει περιέλθει σε “ακυρωμένο” ή “ολοκληρώθηκε”
• Η υπολογισμένη ώρα της υπενθύμισης να μην είναι προγενέστερη της τρέχουσας ώρας

Κατά την αποθήκευση μιας δραστηριότητας για να αποσταλούν σημειώσεις θα πρέπει να ισχύουν τα παρακάτω:

• Μέσα στη δραστηριότητα να υπάρχει έστω ένας πόρος με απόκριση <> της τιμής “απόρριψη”
• Η δραστηριότητα να μην έχει περιέλθει σε κατάσταση “ακυρωμένο” ή “ολοκληρώθηκε”
• Από τον τύπο δραστηριότητας να έχει επιλεγεί αποστολή κατά την :
  • Εισαγωγή
  • Εισαγωγή και ενημέρωση

Ανενεργοί πόροι στο ημερολόγιο δραστηριοτήτων

Δραστηριότητες -> Ημερολόγιο δραστηριοτήτων

Αν θέσετε έναν πόρο ανενεργό,

• αποεπιλέγοντας το πεδίο στη σελίδα “Γενικά” των Πόρων (Επαφές/Πόροι Διαχείριση πόρων)

• και επιλέγοντας την παράμετρο “Show only active resources in lists” (προβολή μόνο των ενεργών πόρων στις λίστες) στις “ρυθμίσεις Δραστηριοτήτων” CRM,

και μεταβείτε στο “Ημερολόγιο δραστηριότητας”, ο πόρος αυτός δεν θα εμφανίζεται προς επιλογή στη λίστα των πόρων του ημερολογίου .

Δυνατότητα σύνδεσης συγκεκριμένων δραστηριοτήτων με συγκεκριμένες εργασίες του έργου

Στη νέα έκδοση παρέχεται η δυνατότητα σύνδεσης δραστηριότητας με συγκεκριμένες εργασίες του έργου, αρκεί από τις “Ενέργειες” του έργου να επιλέξετε “Επιτρεπτοί τύποι δραστηριότητας” και να ορίσετε στην οθόνη “Επιτρεπτοί τύποι δραστηριότητας” (που ανοίγει) τους επιθυμητούς τύπους .

Στη συνέχεια, από τις “ενέργειες” του έργου επιλέγετε “Ανάθεση σε”

και εμφανίζονται οι δηλωμένοι τύποι δραστηριότητας για τη δημιουργία δραστηριότητας .

Άνοιγμα φακέλου μετά τη δημιουργία επιστολής από δραστηριότητα

Κατά τη δημιουργία επιστολής από δραστηριότητα (Δραστηριότητες Νέα δραστηριότητα Επιστολή Δημιουργία νέας καμπάνιας επιστολών), επιλέγοντας στην 4η σελίδα του οδηγού το νέο πεδίο “Άνοιγμα φακέλου μετά τη δημιουργία” και δηλώνοντας στο πεδίο “Θέση Αποθήκευσης” το φάκελο αποθήκευσης των παραγόμενων αρχείων, πατώντας “Finish” στην τελευταία οθόνη του οδηγού, ανοίγει αυτόματα ο φάκελος με τα παραγόμενα αρχεία .

Επιπλέον στην τελευταία οθόνη (Σύνοψη) του οδηγού “Δημιουργία νέας καμπάνιας Επιστολών” επιλέγοντας “Εξαγωγή σε Excel” και προσδιορίζοντας το φάκελο αποθήκευσης του αρχείου στο πεδίο “Θέση αποθ. εξαγωγής”, η εφαρμογή πατώντας “Finish”, εξάγει τα παραγόμενα αρχεία της διαδικασίας και σε αρχείο τύπου “Excel”, το οποίο ανοίγει αυτόματα στην οθόνη σας .

Αποστολή email μέσω Outlook και εμφάνιση στα απεσταλμένα του Outlook

Στη σελίδα “Γενικά” της οθόνης “Νέο email” προστέθηκε το πεδίο “Αποστολή από το Outlook” ώστε η αποστολή email να γίνεται μέσω Outlook και όχι από τους προκαθορισμένους SMTP λογαριασμούς .

Τα emails που έχουν αποσταλεί προβάλλονται στα απεσταλμένα του Outlook

Πιστότητα

Ημερομηνία λήξης στα Vouchers

Αν κατά τη δημιουργία Vouchers, (με τη χρήση του οδηγού “Δημιουργία Vouchers” από το μενού Πιστότητα Καμπάνιες Πιστότητας), το πεδίο “Ημερομηνία λήξης” των Vouchers που θα δημιουργηθούν μείνει ασυμπλήρωτο, ενώ το επιλεγμένο στο “Πρότυπο” προνόμιο έχει διάρκεια ισχύος σε μήνες π.χ. τρίμηνο, τότε όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία δημιουργίας Vouchers (ανοίξει η φόρμα των δραστηριοτήτων με τα δημιουργημένα ανά επαφή Vouchers) και από τη “Λίστα Voucher” (Προπληρωμένες & Vouchers της Πιστότητας) μπείτε σε κάποιο από αυτά, θα παρατηρήσετε ότι η “Ημερομηνία Λήξης” εμφανίζεται κενή .

Όταν η κατάσταση της δραστηριότητας γίνει “ολοκληρώθηκε”, η εφαρμογή θέτει την ημερομηνία λήξης του Voucher, προσθέτοντας στην ημερομηνία λήξης της δραστηριότητας τους μήνες που έχουν δηλωθεί στο προνόμιο .

Για παράδειγμα αν η ημερομηνία “Λήξης” της δραστηριότητας είναι 13/3,

και στο πεδίο “Διάρκεια σε μήνες” του προνομίου έχει δηλωθεί τρίμηνο, τότε στο πεδίο “Ημερομηνία Λήξης” του Voucher θα βλέπετε την ημερομηνία 13/06/2016. Στην ημερομηνία λήξης της δραστηριότητας προστίθεται το 3μηνο, ορισμένο στο προνόμιο .

Με αυτόν τον τρόπο η ημερομηνία λήξης των Vouchers προκύπτει από το συνδυασμό “προνόμιο” και “ημερομηνία λήξης δραστηριότητας”.

Αποστολή δοκιμαστικού email καμπάνιας

Πιστότητα->Καμπάνιες πιστότητας

Στην “Προεπισκόπηση κειμένων καμπάνιας”, ενσωματωμένη στις “Ενέργειες” της καμπάνιας προστέθηκε το πλήκτρο “Αποστολή δοκιμαστικού email”, η ενεργοποίηση του οποίου έχει ως αποτέλεσμα την αποστολή ενός δοκιμαστικού email στην ορισμένη στο σημείο αυτό διεύθυνση με το κείμενο της καμπάνιας .

Διαχείριση καρτών στόλου

Πιστότητα Διαχείριση στόλου -> Λίστα καρτών στόλου

Δείτε πώς θα δημιουργήσετε κάρτες στόλου τις οποίες θα χρησιμοποιήσετε στις συναλλαγές σας στα σημεία πώλησης (σημεία πώλησης, OTP) .

Δυνατότητα εξαργύρωσης του συνόλου πόντων σε αξία

Θα υπάρχει δυνατότητα, αν η επαφή έχει κερδίσει ένα σύνολο πόντων, με κατάλληλη παραμετροποίηση του κανόνα εξαργύρωσης, να εξαργυρώσει ένα ποσοστό επί των πόντων, σε μορφή έκπτωσης στη συναλλαγή .

Έστω ότι η επαφή κερδίζει κατά τη συναλλαγή 100 πόντους . Σε επόμενη συναλλαγή υπάρχει η δυνατότητα εξαργύρωσης ενός ποσοστού επί των πόντων, έστω 20% . Άρα η εξαργύρωση θα εφαρμοστεί ως έκπτωση 20% στη συναλλαγή .

Βήματα παραμετροποίησης :

• Δημιουργία προνομίου πιστότητας, όπου στον “τύπο προνομίου” δηλώνετε “έκπτωση αξίας” η οποία θα αποδοθεί στην επαφή κατά την εξαργύρωση πόντων
• Καταχώριση κανόνα εξαργύρωσης, όπου στο νέο πεδίο “Πόντοι % προς έκπτωση” συμπληρώνετε κάποιο %, έστω 20

• Καταχώριση κίνησης (από Εμπορική Διαχείριση του “Galaxy ERP”). Το σύνολο των χορηγούμενων πόντων για την επαφή στη συναλλαγή είναι 500. Κατά την καταχώριση της κίνησης αν οι πόντοι ξεπεράσουν τους 400, θα εφαρμόζεται ο κανόνας εξαργύρωσης πόντων σε μελλοντική συναλλαγή εξαργύρωσης (αν έχει οριστεί στην κίνηση πιστότητας)
• Καταχώριση επόμενου παραστατικού (“Galaxy ERP”) . Με την καταχώριση του παραστατικού ανοίγει η οθόνη με τα προνόμια πιστότητας,

όπου η επαφή μπορεί να εξαργυρώσει το δηλωμένο ποσοστό (20%) στους συνολικούς πόντους (700), 140 πόντοι δηλαδή, οι οποίοι αντιστοιχούν σε έκπτωση 140 €

Μετά τη συναλλαγή οι αναλισκόμενοι πόντοι (σύμφωνα με τον κανόνα εξαργύρωσης) αφαιρούνται .

Αλλαγή PIN στις κάρτες στόλου

Κατά τη δημιουργία μιας κάρτας στόλου εισάγεται (από την εφαρμογή) ένα default PIN . Το πεδίο τσεκάρεται υποδεικνύοντας ότι στην κάρτα αντιστοιχεί το εξ ορισμού PIN. Το PIN αυτό δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί για συναλλαγή κάρτας στόλου, αλλά μόνο για τη διαδικασία αλλαγής PIN. Η δόκιμη διαδικασία (αλλαγής PIN) είναι να εκτελείται από τρίτα συστήματα (π.χ. OTR) με επέμβαση του τελικού πελάτη .

Διατίθεται όμως και μέσα από το “Galaxy CRM” μέσω της νέας επιλογής “Αλλαγή PIN”, ενσωματωμένης στις “Ενέργειες” των καρτών στόλου.

Μετά τον ορισμό του PIN της κάρτας (από το χρήστη) αποεπιλέγεται αυτόματα το πεδίο .

Μια άλλη επιλογή, η “Επαναφορά PIN”, στις ενέργειες της κάρτας στόλου διαγράφει το καθορισμένο από εσάς PIN, επαναφέροντας το εξ ορισμού (από την εφαρμογή), με σκοπό τον επαναπροσδιορισμό του, χρησιμοποιώντας και πάλι την επιλογή “Αλλαγή PIN” .

Επαφές

Νέα φίλτρα στη λίστα συμβολαίων

Επαφές/Πόροι Είδη επαφής Λίστα συμβολαίων

Στη “Λίστα συμβολαίων” προστέθηκαν μια σειρά νέων φίλτρων “ώρες”, “ποσό”, “επισκέψεις”, “μονάδες”. Τα φίλτρα αυτά γίνονται ορατά αν ενεργοποιήσετε το σύνδεσμο “Πρόσθετα φίλτρα” (κάτω αριστερό τμήμα της φόρμας). Η εφαρμογή εμφανίζει, αν συμπληρωθούν, μόνο τα συμβόλαια που βρίσκονται εντός των ορίων τους αποκλείοντας όλα τα υπόλοιπα .