SingularLogic e-invoicing - SEn

Σύντομη περιγραφή

H SingularLogic, στα πλαίσια της συνεργασίας της με την IMPACT, κορυφαίο πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης στη Νοτιοανατολική Ευρώπη, ενσωματώνει στις λύσεις της τις εξειδικευμένες υπηρεσίες ηλεκτρονικής τιμολόγησης, αρχειοθέτησης, ανταλλαγής και διαχείρισης παραστατικών, (συμβατές με την Ελληνική και Ευρωπαϊκή νομοθεσία), για να καλύψει πλήρως τις απαιτήσεις των επιχειρήσεων ανεξαρτήτως μεγέθους και κλάδου δραστηριότητας.

Δείτε σχετικά εδώ

 

Ροή εργασιών

  • Εγκατάσταση της έκδοσης του φορολογικού συστήματος SFP
  • Παραμετροποίηση του Φορολογικού Συστήματος SFP
  • Παραμετροποίηση στo SEn
    • Παράμετροι PDF/SFP
    • Ηλεκτρονική τιμολόγηση (εφαρμογή)
      • Παραμετροποίηση Τύπων
      • Παραμετροποίηση Σειρών
      • Παραμετροποίηση Πελατών
      • Πρότυπα Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης
    • Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση (εφαρμογή)

 

Αναλυτική περιγραφή

Εγκατάσταση της νέας έκδοσης του φορολογικού συστήματος (SFP)

Μετά την επιτυχή εκτέλεση του sfp_2_Setup_release.msi εγκαθίσταται ο “Singular Fiscal Processor” (έκδοση 6.1.0.390 ή μεταγενέστερη), ενώ προβάλλεται στο “Tray” το σχετικό εικονίδιο του SFP .

 

Παραμετροποίηση του φορολογικού συστήματος (SFP)

Για την παραμετροποίηση του φορολογικού συστήματος (SFP) θα χρειαστεί να εκτελέσετε συγκεκριμένες ενέργειες από την οθόνη των Ρυθμίσεων του Φορολογικού Συστήματος.

Λεπτομερής αναφορά στην ενότητα SingularLogic e-invoicing – Παραμετροποίηση SFP .

 

Παραμετροποίηση στο SΕn

Παράμετροι PDF/SFP

Οργάνωση Εφαρμογής->Παραμετροποίηση Εταιρίας -> Αρχεία ->Γενικά ->Παράμετροι

Στη σελίδα “Παράμετροι PDF/SFP” της παρούσας οθόνης δηλώνετε τους εκτυπωτές που θα χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία των PDF της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης . Όλοι οι εκτυπωτές που θα καθορίσετε στο σημείο αυτό οφείλουν να είναι PDF, να έχουν δηλαδή προέλθει με εγκατάσταση του SingularLogicPDF .

Ο προκαθορισμένος φορολογικός (καθώς και εκείνοι που θα επιλέξετε για συγκεκριμένες σειρές) θα πρέπει να είναι επιπλέον φορολογικοί (να έχουν δημιουργηθεί από τον SFP με υπόβαθρο έναν εκτυπωτή που έχει προέλθει από τον SingularLogicPDF).

Στην περίπτωση ηλεκτρονικής τιμολόγησης ή αρχειοθέτησης, η εφαρμογή δρομολογεί την εκτύπωση σε κάποιον από τους δηλωθέντες ανωτέρω εκτυπωτές, ανεξάρτητα με το τι έχετε δηλώσει κατά την εκτύπωση.

 Σημείωση : το όνομα του παραγομένου αρχείου πρέπει να δηλωθεί ως ακολούθως:

XXXXXXXXXXX\<titile>.pdf .

Το XXXXXXXXXXX είναι ο κατάλογος στον οποίο θα γίνει η αποθήκευση των pdf αρχείων, δηλωμένος τόσο στις παραμέτρους του SFP

Image2.png

όσο και στις παραμέτρους του SingularLogicPDF

Image3.png

 

Το SEn μέσω κατάλληλης παραμετροποίησης σας δίνει τη δυνατότητα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης και ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης των παραστατικών στην πλατφόρμα “WeDoConnect” της IMPACT.

Σας παραθέτουμε τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε κατά περίπτωση :

1η περίπτωση Ηλεκτρονική Τιμολόγηση παραστατικών

Παραμετροποίηση

Τύποι παραστατικών

Παραμετροποιήστε κατάλληλα τους τύπους παραστατικών που θα χρησιμοποιηθούν στην ηλεκτρονική τιμολόγηση.

  • Θέστε ένδειξη στην παράμετρο : Ηλεκτρονική Τιμολόγηση

TypoiParastatikon.JPG

Σειρές παραστατικών

Στις “Σειρές παραστατικών” θέστε ένδειξη στα πεδία :

  • Ηλεκτρονική Τιμολόγηση

και

  • SLG e-Invoicing

 Σημείωση : Στις Σειρές με ένδειξη Ηλ. Τιμολόγησης και SLG e-Invoicing δεν επιτρέπεται να ορίσετε ακυρωτική σειρά. Σε περίπτωση που το επιχειρήσετε εμφανίζεται σχετικό μήνυμα.

Πελάτες

Για την ηλεκτρονική αποστολή θέστε τσεκ στην παράμετρο “Ηλεκτρονική Τιμολόγηση” και πληκτρολογήσετε στο πεδίο “email αποστολής” την ηλεκτρονική διεύθυνση (e-invoice της εταιρίας) του παραλήπτη. Μπορεί να είναι μια κλασική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

 Σημείωση : ΔΕΝ χρειάζεται να κάνετε αυτή τη ρύθμιση για την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση .

Πρότυπα Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης

Οργάνωση Εφαρμογής -> Παραμετροποίηση Εταιρίας -> Αρχεία -> Γενικά -> Πρότυπα Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης

Στα πρότυπα ηλεκτρονικής τιμολόγησης καθορίστε :

  • Ηλεκτρονική Διεύθυνση Αποστολέα : Την ηλεκτρονική διεύθυνση του αποστολέα.
  • Ηλεκτρονική Διεύθυνση Παραλήπτη : Την ηλεκτρονική διεύθυνση του παραλήπτη εφόσον θέλετε όλα τα e-invoice να τα αποστέλλετε σε έναν συγκεκριμένο αποδέκτη ή “Ανάκτηση e-mail” για να λαμβάνεται το δηλωθέν στον πελάτη/προμηθευτή e-mail.
  • Θέμα : Το κείμενο που θα εμφανίζεται στη SingularLogic e-invoicing. Το κείμενο μπορεί να είναι στατικό ή και να περιλαμβάνει δυναμικά στοιχεία από τα πεδία του παραστατικού που αποστέλλετε. Με δεξί click στο πεδίο μπορείτε να δείτε τα διαθέσιμα δυναμικά στοιχεία.

Εφαρμογή

Προχωρήστε σε καταχώριση ενός παραστατικού πώλησης

  • Επιλέξτε τον τύπο του παραστατικού ο οποίος έχει τσεκ στην παράμετρο “Ηλεκτρονική Τιμολόγηση” και σχετίζεται με σειρά που πρωτίστως έχετε παραμετροποιήσει κατάλληλα (με ενεργοποιημένα τα πεδία : Ηλεκτρονική τιμολόγηση και SLG e-Invoicing).
  • Επιλέξτε τον πελάτη του παραστατικού στον οποίο έχετε ενεργοποιήσει την παράμετρο “Ηλεκτρονική Τιμολόγηση” και έχετε πληκτρολογήσει το “email αποστολής”.

 Σημείωση : Aν δεν οριστούν στον πελάτη, και υπάρχει παραμετροποίηση για ηλεκτρονική αποστολή, ΔΕΝ θα γίνει ηλεκτρονική αποστολή αλλά μόνο αρχειοθέτηση SLG e-Invoicing του παραστατικού εφόσον και η σχετική επιλογή έχει ενεργοποιηθεί.

  • Επιλέξτε εκτύπωση παραστατικού (κανονική)

  • Επιλέξτε στην οθόνη “Επιλογή Εκτυπωτή” κάποιο “Πρότυπο” εκτύπωσης και καθορίστε τους εκτυπωτές για τη δημιουργία των εκτυπώσεων μέσω του φορολογικού συστήματος sfp

Αν πατήσετε τις τρεις τελίτσες, δεξιά του πεδίου “Πρότυπο”, ανοίγει η οθόνη του προτύπου εκτύπωσης παραστατικών στην οποία εμφανίζονται τα πεδία “SLG e-Invoicing” και “Ηλεκτρονική Αποστολή”.

Τα πεδία αυτά έρχονται τσεκαρισμένα με √ ή “όχι” εφόσον το έχετε δηλώσει στην παραμετροποίηση της σειράς του τύπου παραστατικού.

Ο τρόπος δηλαδή με τον οποίο “φιλτράρονται” οι εγγραφές των προτύπων εξαρτάται από τους ορισμούς που έχει η επιλεγμένη σειρά σχετικά με την ηλεκτρονική τιμολόγηση και αρχειοθέτηση.

Επιλέξτε το πρότυπο και δείτε τα αντίγραφα του προτύπου εκτύπωσης παραστατικών, τέσσερα (4) σύμφωνα με το παράδειγμά μας (έδρα, λογιστήριο, αποθήκη, χωρίς), τα οποία θα δρομολογηθούν στους κατάλληλους εκτυπωτές ηλεκτρονικής τιμολόγησης .

Όλα τα αντίγραφα, πλην του τελευταίου, λαμβάνουν ψηφιακή υπογραφή. Τα δύο πρώτα (έδρα, λογιστήριο), για τα οποία έχει ορισθεί “Κωδικός Προτύπου Ηλ. Τιμολόγησης”, θα συμμετέχουν στη διαδικασία της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης. Τα άλλα δύο (αποθήκη, χωρίς) θα αρχειοθετηθούν στην πλατφόρμα της IMPACT.

cid:image002.png@01D60E87.67EA4AF0

 Σημείωση: Αν στην παραμετροποίηση του προτύπου Ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι ενεργοποιημένη η παράμετρος “Ανάκτηση e-mail”, η ηλεκτρονική διεύθυνση του παραλήπτη θα προκύπτει από το παραστατικό (διεύθυνση πελάτη στο όνομα του οποίου εκδίδεται το τιμολόγιο). Διαφορετικά, θα ορίζεται από την καθορισμένη στο πεδίο “Ηλ. Διεύθυνση Παραλήπτη” του προτύπου Ηλ. Αποστολής.

Συμπερασματικά, αν στη σειρά του τύπου παραστατικού υπάρχει ένδειξη Ηλ. Τιμολόγησης και SLG e-Invoicing τότε:

  • τα αντίγραφα του προτύπου εκτύπωσης για τα οποία έχει ορισθεί πρότυπο ηλεκτρονικής τιμολόγησης δρομολογούνται στους κατάλληλους εκτυπωτές ηλεκτρονικής τιμολόγησης
  • ο SFP συλλέγει τα PDF από τις παραγόμενες εκτυπώσεις, ενσωματώνει τα αρχεία των ψηφιακών υπογραφών και δημιουργεί το τελικό αρχείο του eInvoice που το αποστέλλει στο SingularLogic e-invoicing ώστε να αποσταλεί στους τελικούς παραλήπτες.

 

Από τη πλατφόρμα της Impact, μπορείτε να δείτε πληροφορίες για το ηλεκτρονικό παραστατικό:

  • τον πελάτη στο όνομα του οποίου έχει εκδοθεί το παραστατικό
  • το ΑΦΜ του πελάτη
  • την ημερομηνία έκδοσης του παραστατικού
  • τον αριθμό του παραστατικού
  • τη σειρά /τον τύπο του παραστατικού
  • την ημερομηνία έκδοσης
  • την αξία της κίνησης
  • τα αντίγραφα με ή χωρίς ψηφιακή υπογραφή
  • το πλήθος αντιγράφων (4 σύμφωνα με το παράδειγμα)
  • ενημέρωση της κατάστασης αποστολής με ένδειξη “Αποστάλθηκε”

Ενέργειες

Με δεξί κλικ επί της λίστας ενεργοποιείται λίστα επιλογής με όλες τις δυνατές ενέργειες που μπορείτε να πράξετε από εδώ, άνοιγμα των αρχείων, εκτύπωση/αποθήκευση αυτών και εξαγωγή σε excel

Ακύρωση παραστατικού ηλεκτρονικής τιμολόγησης

Τα παραστατικά που έχουν αποσταλεί ηλεκτρονικά δεν μπορούν να ακυρωθούν από την εφαρμογή. Για το λόγο αυτό, η σχετική ενέργεια εμφανίζεται ανενεργή και το πάτημά της δεν επιφέρει κανένα αποτέλεσμα.

2η περίπτωση Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση παραστατικών

Παραμετροποίηση

Παραμετοποιήστε κατάλληλα τον τύπο παραστατικού (όπως και στην ηλεκτρονική τιμολόγηση)

Επιλέξτε “Σειρά παραστατικού” για αρχειοθέτηση

  • Θέστε ένδειξη στο πεδίο “SLG e-Invoicing”
  • Ακυρωτική Σειρά : Η δήλωση ακυρωτικής σειράς μπορεί να γίνει στη σειρά αρχειοθέτησης. Οπότε επιλέξτε την ακυρωτική σειρά της σειράς αρχειοθέτησης ώστε να έχετε τη δυνατότητα να ακυρώσετε παραστατικά που έχουν αρχειοθετηθεί στην IMPACT.

Εφαρμογή

Προχωρήστε στην καταχώριση του παραστατικού, επιλέγοντας, όπως ακριβώς και στην προηγούμενη ενότητα, τύπο παραστατικού κατάλληλα παραμετροποιημένο, συνδεδεμένο με σειρά αρχειοθέτησης, πελάτη κ.λπ. .

  • Επιλέξτε εκτύπωση παραστατικού (κανονική)

  • Επιλέξτε στην οθόνη “Επιλογή Εκτυπωτή” το “Πρότυπο” εκτύπωσης και καθορίστε τους εκτυπωτές για τη δημιουργία των εκτυπώσεων μέσω του φορολογικού συστήματος sfp.

Αν πατήσετε τις τρεις τελίτσες, δεξιά του πεδίου “Πρότυπο”, εμφανίζεται η οθόνη του προτύπου εκτύπωσης παραστατικών στην οποία το πεδίο “SLG e-Invoicing” εμφανίζεται τσεκαρισμένο αφού αυτό έχει δηλωθεί στην παραμετροποίηση της σειράς του τύπου παραστατικού.

Επιλέξτε το πρότυπο και δείτε τα αντίγραφα του προτύπου εκτύπωσης παραστατικών, δύο σύμφωνα με το παράδειγμά μας (έδρα, λογιστήριο), τα οποία θα δρομολογηθούν στους κατάλληλους εκτυπωτές ηλεκτρονικής τιμολόγησης .

cid:image004.png@01D60E88.2EA4ED30

Και τα δύο αντίγραφα λαμβάνουν ψηφιακή υπογραφή. Αρχειοθετούνται στην πλατφόρμα της IMPACT (έχουν τσεκ στο πεδίο “SLG e-Invoicing”) αλλά ΔΕΝ συμμετέχουν στη διαδικασία της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης (δεν έχουν συνδεθεί τα αντίγραφα του προτύπου εκτύπωσης με “Κωδικό Προτύπου Ηλ. Τιμολόγησης”).

Στη συνέχεια, μπορείτε, από τη πλατφόρμα της Impact, να δείτε πληροφορίες για το παραστατικό που αρχειοθετήθηκε :

  • την ημερομηνία έκδοσης του παραστατικού
  • τον αριθμό του παραστατικού
  • τη σειρά /τον τύπο του παραστατικού
  • την ημερομηνία έκδοσης
  • την αξία της κίνησης
  • τα αντίγραφα με ή χωρίς ψηφιακή υπογραφή
  • το πλήθος αντιγράφων (2 στο παράδειγμά μας)
  • ενημέρωση της κατάστασης αποστολής με ένδειξη “Δεν έχει αποσταλεί”

Αποχαρακτηρισμός Αρχειοθέτησης

Αν θελήσετε να επαναλάβετε την εκτύπωση ενός παραστατικού που έχει ήδη αρχειοθετηθεί, μπορείτε μέσω της ενέργειας “Αποχαρακτηρισμός Αρχειοθέτησης”. Την επιλογή αυτή θα την χρειαστείτε μόνο αν διαπιστώσετε ότι το παραστατικό, εξαιτίας τεχνικού προβλήματος, δεν έχει παραληφθεί από την εφαρμογή SLG e-invoicing, ώστε να το αποστείλετε εκ νέου .

Από το σύστημα ασφαλείας δύναται να καθορισθούν οι ρόλοι που θα έχουν δικαίωμα εκτέλεσης της εργασίας αποχαρακτηρισμού αρχειοθέτησης.

 

Παρατηρήσεις σχετικά με την Ηλεκτρονική τιμολόγηση

  1. Πέραν των τιμολογίων είναι εφικτή η αρχειοθέτηση και άλλων παραστατικών πωλήσεων (π.χ. παραγγελιών, δελτίων αποστολής)
  2. Απαγορεύεται η επανεκτύπωση παραστατικών που έχουν ήδη αρχειοθετηθεί. Αν το επιχειρήσετε θα εμφανιστεί απαγορευτικό μήνυμα:

cid:image001.png@01D609AD.CF327130

  1. Σε απενημέρωση παραστατικού που έχει αρχειοθετηθεί εμφανίζεται σχετικό μήνυμα :

4) Ακύρωση παραστατικού:

Έλεγχοι στη σειρά:

  • Σειρές που η παραμετροποίησή τους επιτρέπει ηλεκτρονική αποστολή και αρχειοθέτηση δεν μπορούν να ακυρωθούν.
  • Αν στη σειρά δηλωθεί μόνο για αρχειοθέτηση, η ακύρωση είναι επιτρεπτή.
  • Αν στη σειρά δηλωθεί μόνο για ηλεκτρονική τιμολόγηση, η ακύρωση είναι επιτρεπτή (για να μπορεί να λειτουργεί μέσω myGalaxy eInvoice).

Γενικές Παρατηρήσεις

  • Αν κατά την αποστολή παραστατικού, χαθεί η σύνδεση με το internet, τότε η αποστολή θα εκτελεστεί όταν αυτή αποκατασταθεί .
  • Αδυναμία αποστολής στη SingularLogic e-invoicing υπηρεσία, ο SFP το αποθηκεύει μέχρι να αποκατασταθεί η σύνδεση.
Enterprise ERP (SEN)