Με τη διαδικασία της εισαγωγής βαρδιών και προγραμματισμού εργασίας, μπορείτε να ενημερώσετε το Galaxy Payroll με το πρόγραμμα εργασίας των εργαζομένων μέσω excel αρχείου. Το αποτέλεσμα της διαδικασίας είναι η ενημέρωση του ατομικού προγραμματισμού εργασίας των απασχολήσεων και η δημιουργία των σχετικών προτύπων βάρδιας .
Δείτε παρακάτω τα βήματα της διαδικασίας :
1. Εισαγωγή βαρδιών και προγραμματισμού εργασίας
1.1 Αρχείο προγραμματισμού εργασίας
1.1.1 Μορφή αρχείου
Το αρχείο περιέχει δυο φύλλα εργασίας :
- Το πρώτο φύλλο ενσωματώνει τα χαρακτηριστικά των βαρδιών και έχει ονομαστεί στο σενάριο ως Βάρδιες
- Το δεύτερο φύλλο περιέχει τον ατομικό προγραμματισμό των εργαζομένων και έχει ονομαστεί στο σενάριο ως Πρόγραμμα
Αν επιλέξετε άλλη ονομασία στα φύλλα εργασίας, θα πρέπει να φροντίσετε να ορίσετε τα νέα ονόματα στην ενότητα “Πηγή δεδομένων” του σεναρίου
Το σενάριο περιλαμβάνει δύο βήματα :
- Tο πρώτο αφορά στην εισαγωγή των βαρδιών
και
- Το δεύτερο στην εισαγωγή του προγραμματισμού εργασίας
Οι στήλες που πρέπει το πρώτο φύλλο εργασίας (Βάρδιες) του αρχείου να περιλάβει όπως και η σημασία τους παρατίθενται ως εξής :
- Κωδικός βάρδιας : ο κωδικός της βάρδιας στο galaxy-payroll
- Έναρξη πρώτου μέρους : η ώρα έναρξης του πρώτου μέρους της βάρδιας (π.χ. 09:00:00 ή 09:00)
- Λήξη πρώτου μέρους : η ώρα λήξης του πρώτου μέρους της βάρδιας (π.χ. 17:30:00 ή 17:30)
- Έναρξη δεύτερου μέρους : η ώρα έναρξης του δεύτερου μέρους της βάρδιας (εφόσον υφίσταται)
- Λήξη δεύτερου μέρους : η ώρα λήξης του δεύτερου μέρους της βάρδιας (εφόσον υφίσταται)
- Ώρα έναρξης διαλείμματος : η ώρα έναρξης του διαστήματος στο οποίο μπορεί να πραγματοποιηθεί το διάλειμμα (εφόσον υπάρχει διάλειμμα)
- Ώρα λήξης διαλείμματος : η ώρα λήξης του διαστήματος στο οποίο μπορεί να πραγματοποιηθεί το διάλειμμα (εφόσον υπάρχει διάλειμμα)
- Διάρκεια διαλείμματος: η διάρκεια του διαλείμματος (εφόσον υπάρχει διάλειμμα)
- Είδος: Το είδος της βάρδιας, δηλαδή εργασία (1) ή ανάπαυση (2)
Τις στήλες που το δεύτερο φύλλο εργασίας (Πρόγραμμα) του αρχείου πρέπει να περιλάβει καθώς και η σημασία που αποδίδεται σε καθεμιά, θα δούμε αμέσως παρακάτω:
- Κωδικός εταιρίας: ο κωδικός της εταιρίας στο galaxy-payroll
- Κωδικός υποκαταστήματος: ο κωδικός υποκαταστήματος στο galaxy-payroll
- Κωδικός προσώπου: ο κωδικός του προσώπου στο galaxy-payroll
- Επώνυμο προσώπου: το επώνυμο του προσώπου στο galaxy-payroll
- Όνομα προσώπου: το όνομα του προσώπου στο galaxy-payroll
- Ημερομηνία βάρδιας: η ημερομηνία στην οποία θα καταχωριστεί η βάρδια
- Κωδικός βάρδιας: ο κωδικός βάρδιας στο galaxy payroll
- Ασφαλίσιμη: τιμές 0 και 1 (μη ασφαλίσιμη και ασφαλίσιμη αντίστοιχα)
- Μήνας: συμπληρώνεται αυτόματα με το μήνα της ημερομηνίας βάρδιας
- Έτος: συμπληρώνεται αυτόματα με το έτος της ημερομηνίας βάρδιας
Όλα τα πεδία είναι υποχρεωτικά
1.2 Εισαγωγή στοιχείων
1.2.1 Προετοιμασία
Αποθηκεύστε το αρχείο shiftsPlan.gxdt
Μεταφερθείτε στην εταιρία σας στο Galaxy-payroll
- Επιλέξτε Χρήστης/διαχειριστής |Ενέργειες |Λίστα σεναρίων DataTalk
- Επιλέξτε Ενέργειες |Εισαγωγή
- Επιλέξτε το σενάριο shiftsPlan από την περιοχή που το έχετε αποθηκεύσει
- Πατήστε Open και στη συνέχεια Αποδοχή
- Επιλέξτε Παραμετροποίηση |Σύνδεση |Ρυθμίσεις και στη συνέχεια το excel αρχείο που θέλετε να εισάγετε. Το αρχείο πρέπει να είναι αποθηκευμένο στην επιφάνειας εργασίας
- Πατήστε Αποδοχή και στη συνέχεια Αποθήκευση
- Επιλέξτε Ενέργειες |Φόρτωση δεδομένων. Εφόσον η διαδικασία ολοκληρωθεί επιτυχώς θα λάβετε αντίστοιχο μήνυμα . Πατήστε Αποδοχή
- Επιλέξτε Προεπισκόπηση κάθε βήματος αν θέλετε να δείτε τις βάρδιες και το πρόγραμμα εργασίας που θα εισαχθούν
- Επιλέξτε Ενέργειες |Εκτέλεση. Εφόσον η διαδικασία ολοκληρωθεί επιτυχώς θα λάβετε αντίστοιχο μήνυμα. Πατήστε Αποδοχή
1.2.2 Παρατηρήσεις
- Αν κάποιος εργαζόμενος έχει προσληφθεί μέσα στο μήνα, τότε στο αρχείο πρέπει να ορίζονται οι βάρδιες του και για το διάστημα πριν από την ημερομηνία πρόσληψης
- Αν υπάρχουν παραπάνω από μια απασχολήσεις για το ίδιο πρόσωπο τις οποίες ο προγραμματισμός αφορά, οι ημέρες του προγράμματος εισάγονται στην ενεργή απασχόληση
- Αν εισάγεται πρόγραμμα εργασίας για μήνα που ήδη υπάρχει, τότε αν αυτό δεν είναι οριστικό, ενημερώνεται. Αν είναι οριστικό δημιουργείται νέο με ημερομηνία γνώσης την ημερομηνία εισαγωγής
- Αν το αρχείο περιέχει βάρδιες που δεν υπάρχουν καταχωρισμένες στο Galaxy Payroll, εισάγονται αυτόματα στο πρώτο βήμα της διαδικασίας
