Με τη διαδικασία της μεταφοράς δεδομένων μπορείτε να μεταφέρετε τα βασικά στοιχεία των εργαζομένων και να ενημερώσετε το Galaxy Payroll. Τα συστήματα που υποστηρίζονται ως πηγές δεδομένων είναι το Personnel NG και το Manpower. Το αποτέλεσμα της διαδικασίας είναι η ενημέρωση των βασικών οντοτήτων “Πρόσωπο” και “Απασχόληση”.
Ροή εργασιών
Αναλυτική περιγραφή
1.1 Personnel-NG
1.1.1 Εξαγωγή στοιχείων
Κωδικοποίηση πεδίων βάσει της προτεινόμενης παραμετροποίησης
Προκειμένου να αντιστοιχιστούν αυτόματα τα στοιχεία των εργαζομένων θα πρέπει πριν την εξαγωγή των αρχείων να ελέγξετε (και να τροποποιήσετε ανάλογα, εφόσον χρειάζεται, στο Personnel - NG), τα παρακάτω:
- Τρόπος πληρωμής : Οι κωδικοί των τρόπων πληρωμής που χρησιμοποιείτε να είναι σύμφωνοι με τους αντίστοιχους κωδικούς στο Galaxy-payroll
- Τράπεζα : Η περιγραφή της τράπεζας που χρησιμοποιείτε να συμφωνεί με την αντίστοιχη περιγραφή της τράπεζας των πρότυπων εταιρειών ELW/ELL
- Κωδικοί πακέτων κάλυψης ΙΚΑ : Οι κωδικοί πρέπει να είναι καταχωρισμένοι βάσει του πίνακα ΟΣΥΚ (παράδειγμα ΚΠΚ 101 και όχι 0101)
Εργαζόμενοι (υποχρεωτικά πεδία)
- Ημερομηνία γέννησης : συμπληρώνεται υποχρεωτικά σε όλους τους εργαζόμενους καθώς αποτελεί απαραίτητο στοιχείο για τον υπολογισμό της μισθοδοσίας
- Ημερομηνία εγγραφής στο ΙΚΑ : συμπληρώνεται υποχρεωτικά σε όλους τους εργαζόμενους, ασφαλισμένους στο ΙΚΑ
- Αριθμός φορολογικού μητρώου: συμπληρώνεται υποχρεωτικά σε όλους τους εργαζόμενους
Εξαγωγή αρχείου
Μεταφερθείτε στην εταιρία σας και επιλέξτε:
- Εργασίες ->Περιοδικές εργασίες -> Μεταβίβαση εργαζομένων στο Galaxy-payroll
-
Επιλέξτε τους εργαζομένους, τα στοιχεία των οποίων θέλετε να εξαχθούν, δίνοντας :
- Από κωδικό:[******]
- Έως κωδικό
- *Από κατάσταση: Ενεργός
- *Έως κατάσταση: Εκκαθάριση
- **Αρχείο παραμετροποίησης: C\:PNG\USER\ELW.txt (ή ELL.txt ανάλογα με την πρότυπη εταιρία που χρησιμοποιείτε)
- Αρχείο δεδομένων: C:\datatalk\ELWtoplx.txt (ή ELLtoplx.txt ανάλογα με την πρότυπη εταιρία που χρησιμοποιείτε)
- Επιλέξτε το συνδυασμό Alt-Σ για συνέχεια
Μετά το τέλος της διαδικασίας το αρχείο με τα αποτελέσματα αποθηκεύεται στον κατάλογο C:\datatalk με το όνομα που έχετε επιλέξει.
*Εάν δεν επιθυμείτε να εξάγετε όλους τους εργαζόμενους επιλέξτε τις τιμές που σας ενδιαφέρουν. Λάβετε υπόψη σας ότι η διαδικασία εξαιρεί αυτόματα τους ανενεργούς εργαζόμενους.
**Το Αρχείο παραμετροποίησης που θα ακολουθήσετε δεν απαιτεί να έχετε πρότυπη εταιρία ELW/ELL, αλλά η εταιρία σας να έχει δημιουργηθεί από μια από αυτές για να συμφωνούν οι θέσεις των πεδίων στις καρτέλες των εργαζομένων.
Παρατηρήσεις
- Η ημερομηνία ισχύος των πεδίων Ημερομηνία λήξης και αιτία λήξης απασχόλησης είναι η ημερομηνία λήξης απασχόλησης. Όλα τα υπόλοιπα δεδομένα εισάγονται με ημερομηνία ισχύος την ημερομηνία πρόσληψης των εργαζομένων.
- Το πεδίο “Ονοματεπώνυμο” εργαζόμενου στο personnel-NG είναι καταχωρισμένο σε ένα πεδίο, ενώ στο Galaxy-payroll σε δυο ξεχωριστά πεδία “Όνομα” και “Επώνυμο”. Για το διαχωρισμό των πεδίων κατά την εισαγωγή τους στο Galaxy-payroll, λαμβάνεται υπόψη το κενό που υπάρχει μεταξύ τους . Το ίδιο ισχύει και για το πεδίο “Διεύθυνση” το οποίο ενημερώνει τα πεδία “Οδός” και “Αριθμός”.
Παραδείγματα:
- Ονοματεπώνυμο : Γεωργίου Πετροπούλου Μαρία, πρέπει να είναι καταχωρισμένο ως Γεωργίου-Πετροπούλου Μαρία
- Ονοματεπώνυμο : Παπανικολάου Άννα Μαρία, πρέπει να είναι καταχωρισμένο ως Παπανικολάου Άννα-Μαρία
- Το προτεινόμενο σχέδιο είναι παραμετροποιημένο βάσει των πεδίων των πρότυπων εταιρειών ELW/ELL
- Τα πεδία που περιέχονται στο προτεινόμενο σχέδιο εξαγωγής καθώς και η αντιστοίχιση τους με τα πεδία του Galaxy-payroll αναφέρονται αναλυτικά στο Παράρτημα Ι.
1.1.2 Εισαγωγή στοιχείων
Προετοιμασία
Κατάλογος αποθήκευσης αρχείων datatalk
- Δημιουργήστε στο δίσκο C:\ έναν κατάλογο με όνομα datatalk
- Αποθηκεύστε στον κατάλογο C:\datatalk που δημιουργήσατε τα αρχεία: PLXMigration.exe, PLXDesingsMigration.xml, png_ell_scenario.gxd και png_elw_scenario.gxdt
Μεταφερθείτε στην εταιρία σας στο Galaxy-payroll
- Επιλέξτε Οργάνωση βασικής δομής -> Γεωγραφικές πληροφορίες -> Νομοί
- Ελέγξτε αν υπάρχει Νομός με περιγραφή “Άγνωστος” και χώρα “Ελλάδα”. Αν όχι καταχωρίστε τον με κωδικό “9999”.
- Επιλέξτε Βασική δομή -> Σύστημα ->Οντότητες αυτόματης αρίθμησης -> Μισθοδοσία -> Πίνακες Ελέγξτε αν είναι επιλεγμένος ο αυτόματος κωδικός στους πίνακες “Θέση μισθοδοσίας” και “Ειδικότητες μισθοδοσίας”. Αν όχι, επιλέξτε τον.
- Επιλέξτε Χρήστης/Διαχειριστής -> Ενέργειες ->Λίστα σεναρίων DataTalk
- Επιλέξτε Ενέργειες ->Εισαγωγή
- Επιλέξτε την περιοχή C:\datatalk και από εκεί το σενάριο PNG_ELW Payroll scenario
- Πατήστε Open και στη συνέχεια Αποδοχή
- Επαναλάβετε τη διαδικασία για να εισάγετε και το σενάριο PNG_ELL Payroll scenario
- Ανοίξτε το σενάριο που επιθυμείτε ανάλογα με την πρότυπη εταιρία που χρησιμοποιείται (PNG_ELW Payroll scenario ή PNG_ELL Payroll scenario)
- Επιλέξτε Παραμετροποίηση
- Στη σελίδα Ρυθμίσεις οντότητας (των Ρυθμίσεων βήματος) επιλέξτε την εταιρία και το υποκατάστημα που θα εισαχθούν οι εργαζόμενοι
- Στη σελίδα “Πεδία” και στο το πεδίο “Νομός” επιλέξτε στη στήλη προκαθορισμένη αξία το Νομό “Άγνωστος”
- Πατήστε Αποδοχή και στη συνέχεια Αποθήκευση
- Επιλέξτε Ενέργειες -> Φόρτωση δεδομένων. Εφόσον η διαδικασία ολοκληρωθεί επιτυχώς θα λάβετε αντίστοιχο μήνυμα . Πατήστε Αποδοχή
- Επιλέξτε Προεπισκόπηση αν θέλετε να δείτε τους εργαζόμενους που θα μεταφερθούν
- Επιλέξτε Ενέργειες ->Εκτέλεση. Εφόσον η διαδικασία ολοκληρωθεί επιτυχώς θα λάβετε αντίστοιχο μήνυμα. Πατήστε Αποδοχή
Παρατηρήσεις
Αν έχετε επιλέξει διαφορετικό κατάλογο για την αποθήκευση των αρχείων datatalk, φροντίστε να τον δηλώσετε και στο σενάριο που θα χρησιμοποιήσετε (Επιλέξτε το σενάριο και στη συνέχεια Παραμετροποίηση ->Σύνδεση -> Ρυθμίσεις και Σύνδεση ->Μετατροπή).
1.1.3 Ενέργειες μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας εισαγωγής στοιχείων
- Αν έχετε εργαζόμενους που δικαιούνται επίδομα ισολογισμού, ενημερώστε την καρτέλα τους με το αντίστοιχο ποσοστό (Απασχόληση ->Μισθοδοτικά ->Επίδομα Ισολογισμού Ποσοστό επιδόματος)
- Αν έχετε εργαζόμενους που ασφαλίζονται σε τεκμαρτό ημερομίσθιο ΙΚΑ (π.χ. πωλητές) ενημερώστε την καρτέλα τους με την ασφαλιστική κλάση στην οποία ανήκουν (Απασχόληση ->Κύρια ασφάλιση ->ΙΚΑ Ασφαλιστική κλάση)
- Προκειμένου να προχωρήσετε στη διαδικασία υπολογισμού μισθοδοσίας θα πρέπει να εκτελέσετε τη διαδικασία “Σχεδιασμός απασχόλησης προσωπικού” για τους εργαζόμενους και την περίοδο που επιθυμείτε (Μισθοδοσία ->Διαδικασίες -> Σχεδιασμός βαρδιών απασχόλησης)
Παρατηρήσεις
‘Όλοι οι εργαζόμενοι έχουν ενημερωθεί :
- Με το πρότυπο βάρδιας Β1 (εργαζόμενοι πλήρους απασχόλησης 09:00-17:30)
- Με το μοντέλο απασχόλησης Π1 [Πλήρης απασχόληση (Έμμισθοι)] για τους έμμισθους, και Π2 [Πλήρης απασχόληση (Ημερομίσθιοι)] για τους ημερομίσθιους εργαζόμενους
- Με το μοντέλο υπολογισμού 1101001 – ‘Έμμισθοι/ημερομίσθιοι πλήρους απασχόλησης
1.2 Manpower
1.2.1 Εξαγωγή στοιχείων
Προετοιμασία
Κατάλογος αποθήκευσης αρχείων datatalk
- Δημιουργήστε στο δίσκο C:\ έναν κατάλογο με όνομα datatalk
- Αποθηκεύστε στον κατάλογο C:\datatalk που δημιουργήσατε τα αρχεία: PLXMigration.exe, PLXDesingsMigration.xml και ManPower_scenario.gxdt
Εργαζόμενοι (υποχρεωτικά πεδία)
- Ημερομηνία γέννησης: συμπληρώνεται υποχρεωτικά σε όλους τους εργαζόμενους γιατί είναι απαραίτητο στοιχείο για τον υπολογισμό της μισθοδοσίας
- Για τους εργαζόμενους που δικαιούνται Επίδομα Ισολογισμού πρέπει να είναι συμπληρωμένα τα πεδία Επίδομα Ισολογισμού [Χ] και οι ημέρες Επιδόματος Ισολογισμού στα Διοικητικά στοιχεία του εργαζόμενου
Ασφαλιστικά ταμεία
Προκειμένου να αντιστοιχιστούν αυτόματα τα ασφαλιστικά ταμεία των εργαζομένων, θα πρέπει να δηλώσετε στα ταμεία που χρησιμοποιείτε στο Manpower, το πεδίο “Τύπος Ταμείου”.
Επιλέξτε Εργασίες έναρξης -> Συμβάσεις -> Όροι Συμβάσεων -> Ασφ. Ταμεία ->Λοιπά στοιχεία και στο πεδίο Τύπος ταμείου επιλέξτε μια από τις παρακάτω τιμές (Πίνακας 216 Τύποι Ταμείων).
Εξαγωγή αρχείου
Μεταφερθείτε στην εταιρία και επιλέξτε :
Εργασίες έναρξης -> Προσωπικό -> Εξαγωγή προς Galaxy payroll
- Στο πεδίο “Διαδρομή”, επιλέξτε την περιοχή C:\datatalk στην οποία θα αποθηκευτεί το παραγόμενο αρχείο και πατήστε F10.
Παρατηρήσεις
Η ημερομηνία ισχύος των πεδίων Ημερομηνία λήξης και αιτία λήξης απασχόλησης είναι η ημερομηνία λήξης απασχόλησης. Όλα τα υπόλοιπα δεδομένα εισάγονται με ημερομηνία ισχύος την ημερομηνία πρόσληψης των εργαζομένων.
1.2.2 Εισαγωγή στοιχείων
Προετοιμασία
Μεταφερθείτε στην εταιρία σας στο Galaxy-payroll
- Επιλέξτε Βασική δομή -> Οργάνωση ->Γεωγραφικές πληροφορίες ->Νομοί
- Ελέγξτε αν υπάρχει Νομός με περιγραφή “Άγνωστος” και χώρα “Ελλάδα”. Αν όχι καταχωρίστε τον με κωδικό “9999”.
- Επιλέξτε Βασική δομή ->Ενέργειες ->Σύστημα ->Οντότητες αυτόματης αρίθμησης Μισθοδοσία ->Πίνακες . Ελέγξτε αν είναι επιλεγμένος ο αυτόματος κωδικός στους πίνακες “Θέση μισθοδοσίας” και “Ειδικότητες μισθοδοσίας”. Αν όχι, επιλέξτε τον.
- Επιλέξτε Χρήστης/Διαχειριστής ->Ενέργειες ->Λίστα σεναρίων DataTalk
- Επιλέξτε Ενέργειες ->Εισαγωγή
- Επιλέξτε την περιοχή C:\datatalk και από εκεί το σενάριο ManPower_scenario.gxdt
- Πατήστε Open και στη συνέχεια Αποδοχή
- Ανοίξτε το σενάριο και επιλέξτε Παραμετροποίηση. Στην ενότητα Ρυθμίσεις οντότητας επιλέξτε την εταιρία και το υποκατάστημα όπου θα εισαχθούν οι εργαζόμενοι
- Στη σελίδα “Πεδία” και στο πεδίο “Νομός” επιλέξτε στη στήλη προκαθορισμένη αξία το Νομό “Άγνωστος”
- Πατήστε Αποδοχή και στη συνέχεια Αποθήκευση
- Επιλέξτε παραμετροποίηση και επιλέξτε Φόρτωση δεδομένων
- Στη συνέχεια, στην ενότητα Αντιστοιχίσεις, επιλέξτε τις αντιστοιχίσεις των Δ.Ο.Υ.
- Πατήστε Ορισμός αντιστοιχίσεων ώστε να εκτελεστούν οι κανόνες αυτόματης αντιστοίχισης. (Αντιστοιχίστε τις τιμές που δεν ταυτοποιήθηκαν από τη διαδικασία). Πατήστε Αποδοχή
- Στην ίδια ενότητα, επιλέξτε τις αντιστοιχίσεις των Τραπεζών, αντιστοιχίστε την τράπεζά σας με αυτήν του Galaxy-payroll και πατήστε Αποδοχή
- Πατήστε Αποδοχή και στη συνέχεια Αποθήκευση
- Επιλέξτε Προεπισκόπηση αν θέλετε να δείτε τους εργαζόμενους που θα μεταφερθούν
- Επιλέξτε Ενέργειες ->Εκτέλεση. Εφόσον η διαδικασία ολοκληρωθεί επιτυχώς θα λάβετε αντίστοιχο μήνυμα. Πατήστε Αποδοχή
Παρατηρήσεις
Αν έχετε επιλέξει διαφορετικό κατάλογο για την αποθήκευση των αρχείων datatalk, τότε πρέπει να φροντίσετε να τον δηλώσετε και στο σενάριο που θα χρησιμοποιήσετε (Επιλέξτε το σενάριο και στη συνέχεια Παραμετροποίηση-> Σύνδεση ->Ρυθμίσεις και Σύνδεση ->Μετατροπή).
1.2.3 Ενέργειες μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας εισαγωγής στοιχείων
Για να προχωρήσετε στη διαδικασία υπολογισμού μισθοδοσίας θα πρέπει να εκτελέσετε τη διαδικασία “Σχεδιασμός απασχόλησης προσωπικού” για τους εργαζόμενους την επιθυμητή περίοδο . Η διαδικασία καλείται από το μενού “Σχεδιασμός βαρδιών απασχόλησης” από τις “Διαδικασίες” της “Μισθοδοσίας”.
