Με τη διαδικασία της μεταφοράς απουσιών μπορείτε να ενημερώσετε το Galaxy Payroll με Άδειες/Ασθένειες/ Απουσίες από άλλα συστήματα. Το αποτέλεσμα της διαδικασίας είναι η ενημέρωση της οντότητας των αδειών του συστήματος .
Αναλυτικά :
1. Μεταφορά αδειών / ασθενειών / απουσιών
1.1 Αρχείο αδειών ασθενειών απουσιών
1.1.1 Μορφή αρχείου
Το φύλλο εργασίας που θα περιέχει τα στοιχεία των αδειών έχει ονομαστεί στο σενάριο ως sheet1. Αν επιλέξετε άλλη ονομασία, φροντίσετε να ορίσετε το νέο όνομα στην ενότητα “Πηγή δεδομένων” του σεναρίου.
Οι στήλες, που το αρχείο πρέπει να περιλάβει καθώς και η σημασία που αποδίδεται στην καθεμιά, παρατίθενται ως εξής :
- Κωδικός απασχόλησης: Ο κωδικός της απασχόλησης στο galaxy-payroll
- Κατηγορία άδειας / ασθένειας / απουσίας: Ο κωδικός της κατηγορίας άδειας όπως αυτός είναι καταχωρισμένος στο galaxy-payroll. Π.χ. ΚΑΑΔ για την κανονική άδεια, ΑΣΘ για την ασθένεια κ.α. Μπορείτε να δείτε τους σχετικούς κωδικούς στο galaxy payroll επιλέγοντας Οργάνωση μισθοδοσίας -> Άδειες ασθένειες απουσίες -> Λίστα κατηγοριών απουσίας
- Διάρκεια Η διάρκεια της άδειας στη μονάδα μέτρησής της. Αν δεν συμπληρωθεί, η εισαγόμενη άδεια συμπληρώνεται αυτόματα από τη διαδικασία βάσει της ημερομηνία έναρξης και λήξης της άδειας Αν συμπληρωθεί με τιμή που δεν συμφωνεί με τη διάρκεια που προκύπτει βάσει της ημερομηνίας έναρξης και λήξης, αγνοείται.
- Επιδότηση εργοδότη : Το ποσό της επιδότησης από τον εργοδότη εφόσον υπάρχει.
- Επιδότηση ασφαλιστικού φορέα : Το ποσό της επιδότησης του ασφαλιστικού φορέα εφόσον (π.χ. επιδότηση σε περίπτωση ασθένειας).
- Ημερομηνία έναρξης/λήξης : Η ημερομηνία έναρξης και λήξης της άδειας
- Ώρα έναρξης: Η ώρα έναρξης της άδειας εφόσον πρόκειται για ωριαία άδεια
- Ώρα λήξης: Η ώρα λήξης της άδειας εφόσον πρόκειται για ωριαία άδεια
- Ενδιάμεση ημερομηνία: Χρησιμοποιείται στις περιπτώσεις αδειών κυοφορίας λοχείας για τον αυτόματο υπολογισμό έναρξης και λήξης της άδειας
- Ημερομηνία αίτησης: Η ημερομηνία αίτησης της άδειας. Αν δεν συμπληρωθεί, η άδεια ενημερώνεται αυτόματα από τη διαδικασία, με την προηγούμενη ημέρα, από την ημέρα έναρξης της άδειας.
- Μονάδα μέτρησης: Η μονάδα μέτρησης της άδειας. Διαθέσιμες τιμές: 1: Ώρες, 2:ημέρες (ημερολογιακές), 3: ημέρες εργασίας, 4: εβδομάδες, 5: μήνες, 6: έτη. Αν δεν συμπληρωθεί, η εισαγόμενη άδεια ενημερώνεται με τη μονάδα μέτρησης που είναι ορισμένη στην κατηγορία της άδειας. Αν συμπληρωθεί με διαφορετική τιμή από αυτή που είναι ορισμένη στην κατηγορία της συγκεκριμένης άδειας, εμφανίζεται σχετικό μήνυμα λάθους και η άδεια δεν εισάγεται
- Φάση: Η φάση της άδειας. Διαθέσιμες τιμές: 1: Αίτηση, 2: Εγκεκριμένη, 3: Απορριφθείσα, 4: Ακύρωση. Αν δεν συμπληρωθεί, τότε συμπληρώνεται αυτόματα από τη διαδικασία με την τιμή που έχει οριστεί στο πεδίο "Αρχική φάση" της συγκεκριμένης κατηγορίας άδειας
1.2 Εισαγωγή στοιχείων
1.2.1 Προετοιμασία
Αποθηκεύστε το αρχείο Absence_scenario.gxdt.
Μεταφερθείτε στην εταιρία σας στο Galaxy-payroll
- Επιλέξτε Χρήστης/διαχειριστής -> Ενέργειες ->Λίστα σεναρίων DataTalk
- Επιλέξτε Ενέργειες -> Εισαγωγή
- Επιλέξτε από την περιοχή που έχετε αποθηκεύσει το σενάριο Absence import scenario
- Πατήστε Open και στη συνέχεια Αποδοχή
- Επιλέξτε Παραμετροποίηση. Στην ενότητα Ρυθμίσεις οντότητας επιλέξτε την εταιρία και το υποκατάστημα όπου θα εισαχθούν οι άδειες / ασθένειες / απουσίες
- Πατήστε Αποδοχή και στη συνέχεια Αποθήκευση
- Επιλέξτε Παραμετροποίηση ->Σύνδεση ->Ρυθμίσεις και επιλέξτε το excel αρχείο που θέλετε να εισάγετε. Το αρχείο πρέπει να είναι αποθηκευμένο στην επιφάνειας εργασίας
- Πατήστε Αποδοχή και στη συνέχεια Αποθήκευση
- Επιλέξτε Ενέργειες ->Φόρτωση δεδομένων. Εφόσον η διαδικασία ολοκληρωθεί επιτυχώς θα λάβετε αντίστοιχο μήνυμα . Πατήστε Αποδοχή
- Επιλέξτε Προεπισκόπηση αν θέλετε να δείτε τις άδειες/ασθένειες/απουσίες που θα μεταφερθούν
- Επιλέξτε Ενέργειες ->Εκτέλεση. Εφόσον η διαδικασία ολοκληρωθεί επιτυχώς θα λάβετε αντίστοιχο μήνυμα. Πατήστε Αποδοχή
1.2.2 Παρατηρήσεις
- Το αρχείο excel των αδειών/ασθενειών/απουσιών πρέπει να είναι αποθηκευμένο στην επιφάνειας εργασίας.
- Προκειμένου να εισαχθούν οι άδειες/ασθένειες/απουσίες θα πρέπει να υπάρχει ο αντίστοιχος ατομικός προγραμματισμός για τις απασχολήσεις και τις περιόδους που αυτές αφορούν. Διαφορετικά, κατά την εισαγωγή θα εμφανιστεί σχετικό μήνυμα λάθους.
- Αν κατά την εισαγωγή μιας άδειας, κάποιο λάθος προκύψει η διαδικασία διακόπτεται και δεν εισάγονται η άδεια στην οποία εντοπίστηκε το πρόβλημα καθώς και όλες οι άδειες που ακολουθούν. Αυτό συμβαίνει προκειμένου να διασφαλιστεί η ορθή ενημέρωση του υπολοίπου άδειας κάθε απασχόλησης.
Επισυναπτόμενα Αρχεία:
