Επικοινωνία με Δι@ύγεια

Στο site του προγράμματος Δι@ύγεια αναρτώνται κινήσεις διαφόρων θεματικών ενοτήτων από τους υπόχρεους Φορείς (Δημόσιο, Νομικά Πρόσωπα Δημοσίου Δικαίου, Οργανισμοί Τοπικής Αυτοδιοίκησης κ.λπ.).

Το “Galaxy” διαθέτει ένα μηχανισμό, αυτόν της “Διαύγειας” για τη μεταβίβαση του Προϋπολογισμού κατά την έγκριση του, των κινήσεων Δέσμευσης (ΑΥΔ), της Αναμόρφωσης Προϋπολογισμού και των Πληρωμών (Πληρωμή εντάλματος). Χάρη στο μηχανισμό αυτό, υπάρχει και η δυνατότητα διαβίβασης των εγγράφων PDF, επιλογής του χειριστή.

Που βρίσκεται

Η νέα λειτουργικότητα βρίσκεται ενσωματωμένη στο κεντρικό μενού του “Galaxy” και περιλαμβάνει ό,τι απαιτείται για να μπορέσει να λειτουργήσει με επιτυχία η επικοινωνία με το site του προγράμματος Διαύγεια .

Ένας πίνακας συγκεντρώνει τις απαιτητές προς διαβίβαση πληροφορίες στη “Διαύγεια”. Ενημερώνεται δε έπειτα από κάθε καταχώριση – τροποποίηση των κινήσεων .

Ας δούμε πώς ακριβώς λειτουργεί

Για την επίτευξη επικοινωνίας με το πρόγραμμα “Διαύγεια” απαιτούνται μια σειρά από ρυθμίσεις στις επιμέρους οντότητες της εφαρμογής.

Ρυθμίσεις Διαύγειας (Οργάνωση Διαύγειας)

• Εταιρία: ανά εταιρία ορίζονται οι ρυθμίσεις για τη σύνδεση με τη Διαύγεια
• Url: το url της Διαύγειας
• Χρήστης & Συνθηματικό: τα διαπιστευτήρια-credentials όνομα χρήστη και κωδικός πρόσβασης του χρήστη για τη σύνδεση με τη Διαύγεια. O χρήστης αυτός πρέπει πρωτίστως να δημιουργηθεί στην πλατφόρμα της Διαύγειας μετά από σχετική αίτηση του φορέα
• Κωδικός φορέα: ο κωδικός του φορέα στη Διαύγεια
• Αποθήκευση PDF: κάθε ανάρτηση συνοδεύει ένα έγγραφο PDF που αποτελεί το κύριο έγγραφο της. Καθορίζεται το σημείο αποθήκευσης των εγγραφών ανάρτησης. Οι διαθέσιμες επιλογές του πεδίου είναι:
  • Καμία
  • Στη βάση
  • Σε φάκελο 
  • Στη βάση και σε φάκελο

• Πάροχος εγγράφου: εμφανίζονται οι διαθέσιμοι προς επιλογή πάροχοι εγγράφων του συστήματος (Azure storage FTP, Sharepoint, Δίκτυο, SSH FTP document provider) για την αποθήκευση των εγγράφων (Οργάνωση Χρήστη/Διαχειριστή | Οργάνωση παροχών εγγράφων)
• Όνομα παρόχου: με τον ορισμό παρόχου, επιλέγονται οι λεπτομέρειες του
• Ανάρτηση προϋπολογισμού: ενεργοποιείται έτσι ώστε να γίνεται ανάρτηση του Προϋπολογισμού με την έγκριση του (Κατάσταση = Εγκεκριμένος)
• Είδος προϋπολογισμού: επιλογή ανάμεσα σε Φορέα ή Κρατικός

Εικόνα 1 - Ρυθμίσεις Δι@υγειας

Συγχρονισμός δεδομένων

Ο Συγχρονισμός Δεδομένων (καλείται από το μενού Διαύγεια|Διαδικασίες) ενημερώνει το σύστημα με τις πληροφορίες που υπάρχουν στη Διαύγεια για τις Οργανωτικές Μονάδες Φορέα, Υπογράφοντες Φορέα, Οργανωτικές Θέσεις Φορέα, Διαθέσιμους Τύπους Πράξεων και Θεματικές κατηγορίες.

Τα στοιχεία αυτά τίθενται διαθέσιμα στις εγγραφές ανάρτησης για συμπλήρωση πριν την ανάρτηση.

Εικόνα 2 - Συγχρονισμός δεδομένων Δι@υγειας

Φόρμες PDF (Οργάνωση Διαύγειας)

Αναλυτικός ορισμός όλων των φορμών PDF ώστε να παράγεται το έγγραφο προς ανάρτηση.

Αναθέσεις Τιμών (Οργάνωση Διαύγειας)

Η σύνταξη των κανόνων ανάθεσης τιμών γίνεται από την επιλογή “Αναθέσεις τιμών” που ενσωματώνεται στις “Παραμέτρους” της “Οργάνωσης Διαύγειας”. Οι Αναθέσεις Τιμών χρησιμοποιούνται από το Σύστημα για το συνδυασμό των επιμέρους στοιχείων έτσι ώστε να δημιουργούνται οι προς ανάρτηση εγγραφές .

Συγκεκριμένα :

• Εταιρία: όλες οι αναθέσεις τιμών γίνονται σε επίπεδο εταιρίας – φορέα
• Τομέας: επιλογή των κινήσεων για τις οποίες θα δημιουργηθεί εγγραφή ανάρτησης. Οι διαθέσιμες προς επιλογή είναι : Προϋπολογισμός, Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης, Πληρωμή, Σύμβαση και Αναμορφώσεις
• Τύπος παραστατικού: ανάλογα με τον επιλεγμένο τομέα, το Σύστημα “φιλτράρει” και εμφανίζει προς επιλογή τους αντίστοιχους τύπους οικονομικών εγγραφών. Η εμφάνιση γίνεται με βάση το “Είδος κίνησης” του Τύπου κίνησης προϋπολογισμού και με την προϋπόθεση ότι έχει επιλεγεί το πεδίο “Ανάρτηση στην Διαύγεια” στον “Τύπο οικονομικής εγγραφής”
• Τύπος σύμβασης: για την περίπτωση που επιλεγεί ως Τομέας “Σύμβαση”, τότε αντί της επιλογής Τύπου παραστατικού καθίσταται απαιτητός ο τύπος σύμβασης. Ως τύπος μπορεί να οριστεί Σύμβαση ιδιωτικού δικαίου ορισμένου χρόνου, Σύμβαση ιδιωτικού δικαίου αορίστου χρόνου ή Σύμβαση έργου και εάν είναι Συγχρηματοδοτούμενο.
• Τύπος πράξης: επιλογή από τους Τύπους πράξης που συγχρονίζονται από τη “Διαύγεια”
• Τύπος προϋπολογισμού: επιλέγεται ο Τύπος του προϋπολογισμού που καταρτίζει ο φορέας. Οι δυνατές τιμές του πεδίου είναι :
  • Τακτικός προϋπολογισμός
  • Πρόγραμμα δημοσίων επενδύσεων και
  • Ίδια έσοδα
• Είδος προϋπολογισμού: επιλογή ανάμεσα σε “Φορέα” ή “Κρατικός”
• Τα στοιχεία στις σελίδες “Οργανωτικές μονάδες”, “Θεματικές κατηγορίες” και Υπογράφοντες πρέπει απαραίτητα να είναι συμπληρωμένα πριν την ανάρτηση. Πρόκειται για πίνακες που τα δεδομένα τους συγχρονίζονται με τα αντίστοιχα της “Διαύγειας”
• Φόρμες PDF: δηλώνονται (ανά τύπο εγγραφής, Νέα εγγραφή, Τροποποίηση και Άλλο) οι φόρμες εκτύπωσης που θα χρησιμοποιηθούν για την παραγωγή του PDF συνοδευτικού εγγράφου ανάρτησης

Εικόνα 3 - Αναθέσεις Τιμών

Χρήστες (Βασική δομή – Σύστημα ασφαλείας)

Ένας χειριστής μπορεί να διεκπεραιώσει την εργασία ανάρτησης μιας πράξης εφόσον έχει εξουσιοδοτηθεί γι’ αυτό.

Αυτό προϋποθέτει την ενεργοποίηση του πεδίου “Ανάρτηση στην Διαύγεια”.

Τύπος εγγραφής

Όταν το πεδίο “Ανάρτηση στη Διαύγεια” στη σελίδα “Προϋπολογισμός” του Τύπου Οικονομικής εγγραφής, είναι ενεργοποιημένο, τότε κατά την αποθήκευση νέας ή τη μεταβολή υφιστάμενης εγγραφής δημιουργείται η αντίστοιχη “Κίνηση ανάρτησης”.

Τύπος σύμβασης

Στον Τύπο σύμβασης υπάρχει ένδειξη για την ενημέρωση ή “όχι” της Διαύγειας με τις συμβάσεις του τύπου αυτού.

Εγγραφές Ανάρτησης

Στη Λίστα των Κινήσεων Ανάρτησης απεικονίζονται όλες οι ενέργειες που μπορείτε να εκτελέσετε μέσω του πλήκτρου “Ενεργειών” (μπορείτε να επιλέξετε μια ή και περισσότερες εγγραφές – μαζική διαδικασία).

Τις ίδιες ακριβώς ενέργειες μπορείτε να εκτελέσετε και μέσα από το ενεργό παράθυρο της “Κίνησης ανάρτησης”, με τη μόνη διαφορά ότι εδώ αφορούν αποκλειστικά στην επιλεγμένη κίνηση.

Οι ενέργειες συνοψίζονται στις εξής :

• Ανάρτηση στη Διαύγεια: το επόμενο βήμα για τις εγγραφές ανάρτησης με κατάσταση “Προς ανάρτηση” και “Τροποποιηθέν προς ανάρτηση” είναι να αναρτηθούν στο site. Αυτό γίνεται με την Ενέργεια “Ανάρτηση στην Διαύγεια”. Με την επιτυχή υποβολή συμπληρώνονται τα πεδία: Σχετική ΑΔΑ, Ημερομηνία ανάρτησης, Χρήστης ανάρτησης, Version ανάρτησης.
• Υποβολή αιτήματος ανάκλησης: για την επιλεγμένη κίνηση ανάρτησης, δημιουργείται αίτημα ανάκλησης
• Έλεγχος ορθότητας: διενεργείται πλήρης έλεγχος ορθότητας συμπλήρωσης των πεδίων για κινήσεις πριν την ανάρτηση
• Επισύναψη εγγράφων: σε μια κίνηση ανάρτησης μπορεί να γίνει επισύναψη επιπλέον εγγράφων διαφόρων τύπων (PDF, Word, Excel, Text) ως Συνοδευτικά έγγραφα στις κινήσεις ανάρτησης που δημιουργούνται από οντότητες του Συστήματος. Σε κινήσεις ανάρτησης που καταχωρίζει ο χρήστης μπορεί να επισυνάψει και έγγραφο ως Κύριο
• Επιπλέον πεδία: ανάλογα με το Τομέα της κίνησης ανάρτησης, χρειάζεται να συμπληρωθούν επιπλέον στοιχεία. Αυτά εμφανίζονται μέσω της επιλογής “Επιπλέον πεδία”
• Προβολή PDF από τη Διαύγεια: το Σύστημα συνδέεται με τη Διαύγεια και “κατεβάζει” εμφανίζοντας στην οθόνη σας το κυρίως έγγραφο της κίνησης ανάρτησης
• Προβολή PDF από τη βάση: το Σύστημα συνδέεται με τη Διαύγεια και προβάλει το κυρίως έγγραφο της κίνησης ανάρτησης
• Εμφάνιση κίνησης: εμφανίζεται η αντίστοιχη κίνηση που έχει “ανέβει” στη Διαύγεια
• Προεπισκόπηση εκτύπωσης προς ανάρτηση: μια κίνηση πριν αναρτηθεί, μπορεί να εκτυπωθεί προκειμένου να ελεγχθεί

Διαδικασία

Με την καταχώριση μιας εγγραφής της οποίας ο “Τύπος” έχει ενεργοποιημένο το πεδίο “Ανάρτηση στην Διαύγεια”, δημιουργείται και η Κίνηση ανάρτησης. Στην τροποποίηση της Οικονομικής εγγραφής, μεταβάλλεται η Κίνηση ανάρτησης (βλέπε Σύνοψη ενεργειών εγγραφών).

Η Κίνηση Ανάρτησης είναι συνδεδεμένη με την οικονομική εγγραφή. Αυτό πρακτικά σημαίνει ότι μέσα από μια εγγραφή ο χρήστης μεταβαίνει στην κίνηση ανάρτησης (Ενέργειες | Αναρτήσεις Διαύγειας) και ενώ βρίσκεται σε μια κίνηση ανάρτησης μεταβαίνει στην κίνηση που τη δημιούργησε (Ενέργειες | Εμφάνιση κίνησης).

Πώς δημιουργείται η ανάρτηση

Από τη λίστα των Κινήσεων ανάρτησης ο χειριστής επιλέγει μία ή περισσότερες εγγραφές, καλεί την ενέργεια “Ανάρτηση στη Διαύγεια” και ενεργοποιείται η επικοινωνία. Αποστέλλονται οι επιλεγμένες εγγραφές μαζί με το/τα έγγραφα PDF με χρήση του Web Service που αναπτύχθηκε για το σκοπό αυτό.

Το κυρίως έγγραφο PDF παράγεται με την Αποστολή και ουσιαστικά είναι η “εκτύπωση” της εγγραφής μέσω της φόρμας εκτύπωσης της.

Για κάθε εγγραφή που αποθηκεύεται με επιτυχία στη Διαύγεια, παράγεται (από τη Διαύγεια) ο κωδικός ΑΔΑ, που καταχωρίζεται στο αντίστοιχο PDF file της εγγραφής. Το PDF αποθηκεύεται στη βάση ή σε καθορισμένο φάκελο ανάλογα με το τι έχει δηλωθεί στις “Ρυθμίσεις Διαύγειας”. Ο κωδικός ΑΔΑ ενημερώνει και την αντίστοιχη Κίνηση ανάρτησης που το αφορά.

Με την ανάρτηση κάθε εγγραφή που αποστέλλεται στη Διαύγεια, μεταβαίνει σε Status “Αναρτημένο”.

Ο χειριστής δεν μπορεί να διαγράψει επιλεκτικά ή μαζικά εγγραφές από το συγκεκριμένο πίνακα κινήσεων ανάρτησης παρά μόνο αν η κίνηση δεν έχει αναρτηθεί και διαγραφεί η εγγραφή που τη δημιούργησε.

Αν πρέπει να τροποποιηθούν βασικά στοιχεία ενός αναρτημένου παραστατικού π.χ. ημερομηνία έκδοσης, οικονομικός ή χρηματικός λογαριασμός, ποσά, CPV κ.λπ., ο χρήστης θα χρειαστεί να μεταβάλλει την οικονομική εγγραφή. Με την αποθήκευση της εγγραφής, το status της Κίνησης ανάρτησης αλλάζει σε “Τροποποιημένο”. Παράλληλα δημιουργείται μια νέα κίνηση ανάρτησης με κατάσταση “Τροποποιηθέν προς ανάρτηση”. Η κίνηση αυτή θα πρέπει να επιλεγεί από το χρήστη και μέσω της ενέργειας “Ανάρτηση” να αποσταλεί. Όταν η διαδικασία ολοκληρωθεί επιτυχώς η κατάσταση της θα αλλάξει σε “Αναρτημένο”.

Σε κάθε Κίνηση ανάρτησης, αποθηκεύονται κατά περίπτωση (με Read Only ιδιότητες) :

• ο ΑΔΑ
• ο Χρήστης που έκανε την ανάρτηση
• η Ημερομηνία και ώρα ανάρτησης
• η Version της Διαύγειας
• η Υποβολή ανάκλησης και
• Version ανάκλησης

Σύνοψη ενεργειών εγγραφών

• Νέα εγγραφή: αμέσως μετά την αποθήκευση της εγγραφής (νέας), π.χ. Ανάληψης υποχρέωσης δαπάνης, δημιουργείται μια εγγραφή στις “Κινήσεις Αναρτήσεων” (Διαύγεια) σε κατάσταση “Προς Ανάρτηση”. Η εγγραφή αυτή μπορεί να αναρτηθεί στο site του προγράμματος Δι@ύγεια μέσω της ειδικής ενέργειας “Ανάρτηση στην Διαύγεια”.
• Τροποποίηση: όταν μεταβάλλεται μια εγγραφή που έχει δημιουργήσει Κίνηση Ανάρτησης, αλλά ΔΕΝ έχει ακόμα αναρτηθεί, τότε μεταβάλλεται και αυτή χωρίς όμως να αλλάζει η κατάστασή της. Αντίθετα, αν έχει ήδη αναρτηθεί η Κατάσταση της αλλάζει σε “Τροποποιημένο”. Παράλληλα δημιουργείται μια νέα κίνηση ανάρτησης, με κατάσταση “Τροποποιηθέν προς ανάρτηση”, η οποία πρέπει να συμπεριληφθεί από το χρήστη στις προς ανάρτηση κινήσεις με τα νέα δεδομένα.
• Διαγραφή: αν διαγραφεί μια Οικονομική εγγραφή που η συνδεμένη της Κίνηση ανάρτησης δεν έχει αναρτηθεί, τότε διαγράφεται και αυτή. Αν έχει αναρτηθεί δεν είναι επιτρεπτή η διαγραφή της .