Οδηγίες Κλεισίματος έτους 2019 - Galaxy Hotel

Εργασίες Τέλους Χρήσης

Στο τέλος χρήσης διενεργούνται εργασίες στην εφαρμογή απαραίτητες για την ομαλή λειτουργία της.

Παραθέτουμε αναλυτικά τις διαδικασίες για τον τερματισμό και την έναρξη της νέας χρήσης στο “Galaxy Hotel”.

Πριν το κλείσιμο ημέρας της 31/12 :

  • Νέα οικονομική χρήση : Αν δεν έχει ανοιχθεί, θα πρέπει να ορισθεί η επόμενη χρήση (από το μενού Βασική δομή –> Χρήση –> Δημιουργία οικονομικής χρήσης).

 

  • Για τις κρατήσεις που αναχωρούν 31/12, ΔΕΝ χρειάζεται να γίνει κάποια διαφορετική εργασία πέραν της αναχώρησής τους την ώρα που θα αποχωρήσουν από το ξενοδοχείο.
  • Αν υπάρχουν στην εγκατάσταση και POS, θα πρέπει να προηγηθεί το κλείσιμο ημέρας για αυτά, όπως οποιασδήποτε άλλης μέρας του χρόνου.

Ειδικότερα για τις κρατήσεις του ξενοδοχείου που αναχωρούν είτε την 01/01/2020 είτε μετά την 01/01 πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα:

Εργασίες για κρατήσεις που αναχωρούν την 01/01/2020

  • Κάντε προχρέωση των κρατήσεων μόνο για την 31η/12/2019 και έκδοση τιμολογίων από ενδιάμεσο λογαριασμό (λεπτομέρειες για τη διαδικασία της προχρέωσης μπορείτε να αντλήσετε από την ενότητα που ακολουθεί) .

Όσοι πελάτες δεν έχουν εξοφλήσει, τους εξοφλείτε με τρόπο πληρωμής “ΕΠΙ ΠΙΣΤΩΣΕΙ” (Debtor).

Εργασίες για κρατήσεις που αναχωρούν μετά την 01/01/2020

  • Κάντε προχρέωση των κρατήσεων μόνο για την 31η/12/2019 και έκδοση τιμολογίων από ενδιάμεσο λογαριασμό (δείτε παρακάτω λεπτομέρειες για τη διαδικασία της προχρέωσης), τα παραστατικά αυτά φυλάσσονται για να δοθούν μαζί με το τελικό παραστατικό που θα εκδοθεί κατά την αναχώρηση της κράτησης.

Οι πελάτες που δεν έχουν εξοφλήσει, τους εξοφλείτε με τρόπο πληρωμής “ΕΠΙ ΠΙΣΤΩΣΕΙ” (Debtor).

 

Μετά την ολοκλήρωση των εργασιών ακολουθεί το Κλείσιμο ημέρας (close day) όπως οποιασδήποτε άλλης ημέρας του χρόνου.

Παραθέτουμε τα βήματα για τη διαδικασία προχρέωσης :

Διαδικασία προχρέωσης κράτησης

Στις “Ενέργειες” μιας κράτησης επιλέγετε “Προχρέωση” (από τις Ενέργειες Λογαριασμού).

Εμφανίζεται λίστα με τις διανυκτερεύσεις της κράτησης, επιλέγετε μόνο την 31η/12/2019 (οι ημερομηνίες στα παραδείγματα είναι ενδεικτικές).

Διαχείριση Group

Group με αναχώρηση 1/1/2020

Σε περίπτωση Group που αναχωρούν 1/1/2020, τότε στις 31/12/2019 προχρεώνετε όλες τις κρατήσεις για τη διαμονή στις 31/12/2019 και από Ταμείο -> Εκτύπωση λογαριασμού Group θέτοντας ως ημερομηνία την 1/1/2020 εμφανίζει το group για να εκδοθεί το παραστατικό.