Εργασίες Τέλους Χρήσης
Στο τέλος χρήσης διενεργούνται εργασίες στην εφαρμογή απαραίτητες για την ομαλή λειτουργία της.
Παραθέτουμε αναλυτικά τις διαδικασίες για τον τερματισμό και την έναρξη της νέας χρήσης στο “Galaxy Hotel”.
Πριν το κλείσιμο ημέρας της 31/12 :
- Νέα οικονομική χρήση : Αν δεν έχει ανοιχθεί, θα πρέπει να ορισθεί η επόμενη χρήση (από το μενού Βασική δομή –> Χρήση –> Δημιουργία οικονομικής χρήσης).
- Για τις κρατήσεις που αναχωρούν 31/12, ΔΕΝ χρειάζεται να γίνει κάποια διαφορετική εργασία πέραν της αναχώρησής τους την ώρα που θα αποχωρήσουν από το ξενοδοχείο.
- Αν υπάρχουν στην εγκατάσταση και POS, θα πρέπει να προηγηθεί το κλείσιμο ημέρας για αυτά, όπως οποιασδήποτε άλλης μέρας του χρόνου.
Ειδικότερα για τις κρατήσεις του ξενοδοχείου που αναχωρούν είτε την 01/01/2020 είτε μετά την 01/01 πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα:
Εργασίες για κρατήσεις που αναχωρούν την 01/01/2020
- Κάντε προχρέωση των κρατήσεων μόνο για την 31η/12/2019 και έκδοση τιμολογίων από ενδιάμεσο λογαριασμό (λεπτομέρειες για τη διαδικασία της προχρέωσης μπορείτε να αντλήσετε από την ενότητα που ακολουθεί) .
Όσοι πελάτες δεν έχουν εξοφλήσει, τους εξοφλείτε με τρόπο πληρωμής “ΕΠΙ ΠΙΣΤΩΣΕΙ” (Debtor).
Εργασίες για κρατήσεις που αναχωρούν μετά την 01/01/2020
- Κάντε προχρέωση των κρατήσεων μόνο για την 31η/12/2019 και έκδοση τιμολογίων από ενδιάμεσο λογαριασμό (δείτε παρακάτω λεπτομέρειες για τη διαδικασία της προχρέωσης), τα παραστατικά αυτά φυλάσσονται για να δοθούν μαζί με το τελικό παραστατικό που θα εκδοθεί κατά την αναχώρηση της κράτησης.
Οι πελάτες που δεν έχουν εξοφλήσει, τους εξοφλείτε με τρόπο πληρωμής “ΕΠΙ ΠΙΣΤΩΣΕΙ” (Debtor).
Μετά την ολοκλήρωση των εργασιών ακολουθεί το Κλείσιμο ημέρας (close day) όπως οποιασδήποτε άλλης ημέρας του χρόνου.
Παραθέτουμε τα βήματα για τη διαδικασία προχρέωσης :
Διαδικασία προχρέωσης κράτησης
Στις “Ενέργειες” μιας κράτησης επιλέγετε “Προχρέωση” (από τις Ενέργειες Λογαριασμού).
Εμφανίζεται λίστα με τις διανυκτερεύσεις της κράτησης, επιλέγετε μόνο την 31η/12/2019 (οι ημερομηνίες στα παραδείγματα είναι ενδεικτικές).
Διαχείριση Group
Group με αναχώρηση 1/1/2020
Σε περίπτωση Group που αναχωρούν 1/1/2020, τότε στις 31/12/2019 προχρεώνετε όλες τις κρατήσεις για τη διαμονή στις 31/12/2019 και από Ταμείο -> Εκτύπωση λογαριασμού Group θέτοντας ως ημερομηνία την 1/1/2020 εμφανίζει το group για να εκδοθεί το παραστατικό.
Group με αναχώρηση μετά την 1/1/2020
Σε περίπτωση Group που αναχωρούν μετά την 1/1/2020, τότε στις 31/12/2019 προχρεώνετε όλες τις κρατήσεις για τη διαμονή στις 31/12/2019 και από Ταμείο-> Εκτύπωση λογαριασμού Group θέτοντας ως ημερομηνία την ημερομηνία αναχώρησης του Group εμφανίζεται το προς έκδοση παραστατικό .
Για τις υπόλοιπες ημέρες κατά την αναχώρηση του Group επιλέγετε Ταμείο -> εκτύπωση λογαριασμού για την εκτύπωση του παραστατικού με τις υπόλοιπες χρεώσεις.
Ύπαρξη προκαταβολών είτε σε κρατήσεις είτε σε Group
1η Περίπτωση
Προκαταβολή με μικρότερη αξία από τις χρεώσεις μέχρι και 31/12/2019 ανεξάρτητα αν η κράτηση είναι είτε μέχρι την 1/1/2020 είτε με αναχώρηση μεγαλύτερη της 1/1/2020
Στην περίπτωση αυτή προχωρήστε κανονικά στην έκδοση του παραστατικού επιλέγοντας τον τρόπο εξόφλησης για το υπόλοιπο. Αν δεν το γνωρίζετε επιλέγετε “επί πίστωση”.
2η Περίπτωση
Προκαταβολή μεγαλύτερης αξίας από τις χρεώσεις μέχρι και 31/12/2019 για κρατήσεις με αναχώρηση μεγαλύτερη της 1/1/2020
Στην περίπτωση αυτή κάντε μια αρνητική πίστωση αξίας ίση με το υπόλοιπο μέσα στον λογαριασμό είτε της κράτησης είτε του group με ημερομηνία 31/12/2019 και προβείτε στην έκδοση του παραστατικού.
Μετά την έκδοση του παραστατικού ξαναπερνάτε την πίστωση με θετική αξία και ημερομηνία 31/12/2019.
Πληρωμές των παραστατικών που εκδόθηκαν σαν “επί πίστωση” για τις κρατήσεις που είτε αναχωρούσαν την 1/1/2020 είτε σε μεταγενέστερο χρόνο
Από Λίστα Προφίλ αναζητάτε είτε τον πελάτη είτε τον χρεώστη που εκδόθηκε το παραστατικό και αφού ανοίξετε την καρτέλα (από ενέργειες -> Πιστωτικές κινήσεις) βάζετε τις πληρωμές.
Προσοχή στην περίπτωση που ο πελάτης κατά την έκδοση του παραστατικού αποδίδει και το ποσό για το πρώτο παραστατικό για το διάστημα προ της 1/1, τότε εκδίδετε και το 2ο ως “επί πίστωση” και στις πιστωτικές κινήσεις καταχωρίζετε όλο το ποσό της πληρωμής.
Βήματα :
Υπόλοιπα συναλλασσόμενων & χρηματικών λογαριασμών
Το Galaxy έχει τη δυνατότητα εμφάνισης των εκ μεταφοράς υπολοίπων των συναλλασσομένων (πελατών, προμηθευτών κ.λπ.) και των χρηματικών λογαριασμών (ταμεία, τραπεζικοί λογαριασμοί) στην επόμενη χρήση, χωρίς τη δημιουργία εγγραφών έναρξης. Προτείνεται όμως η δημιουργία τους για να είναι πιο εύκολη η ανεύρεση κάθε φορά του υπολοίπου. Παρακαλώ για λεπτομέρειες ανατρέξτε στα αντίστοιχα έγγραφα με οδηγίες.
Συναλλασσόμενοι
Η διαδικασία μεταφοράς [Διαχείριση Συναλλασσομένων/Διαδικασίες] δημιουργεί οικονομικές εγγραφές τύπου τακτοποιητικές των επιλεγμένου τύπου, ανάλογα το υπόλοιπο (θετικό, αρνητικό) και το ρόλο του λογαριασμού (πελάτης, προμηθευτής, Χρεώστης, Πιστωτής).
Να τονιστεί ότι τα υπόλοιπα των λογαριασμών εμφανίζονται κανονικά σε καταστάσεις της νέας χρήσης, χωρίς να πραγματοποιηθεί μεταφορά υπολοίπων. Η μόνη διαφορά είναι ότι για τα “εκ μεταφοράς” ενημερώνεται από κινήσεις της προηγούμενης χρήσης και όχι από την απογραφή έναρξης που θα λάμβανε στην περίπτωση που είχε πραγματοποιηθεί μεταφορά υπολοίπου.
Χρηματικοί Λογαριασμοί
Μεταφορά υπολοίπου πραγματοποιείται για όλους τους λογαριασμούς εκτός από εκείνους που αφορούν σε αξιόγραφα & πιστωτικές κάρτες. Η διαδικασία [Οικονομική διαχείριση/ Διαδικασίες/Μεταφορά Υπολοίπου/Χρηματικών Λογαριασμών] δημιουργεί οικονομικές εγγραφές τύπου εμβάσματος του επιλεγμένου τύπου, ανάλογα το υπόλοιπο (θετικό, αρνητικό) και τη κατηγορία του λογαριασμού (τραπεζικός λογαριασμός, λογαριασμός μετρητών).
Να τονιστεί ότι τα υπόλοιπα των λογαριασμών εμφανίζονται κανονικά σε καταστάσεις της νέας χρήσης, χωρίς να πραγματοποιηθεί μεταφορά υπολοίπων. Η μόνη διαφορά είναι ότι για τα “εκ μεταφοράς” ενημερώνεται από κινήσεις της προηγούμενης χρήσης και όχι από την απογραφή έναρξης που θα λάμβανε στην περίπτωση που είχε πραγματοποιηθεί μεταφορά υπολοίπου.
