Export Activities to 3rd party App

CRM 3rd party Connector

Μέσω μιας εύχρηστης και φιλικής διαδικασίας της CRM 3rd party Connector, παρέχεται η δυνατότητα της αυτόματης εισαγωγής δεδομένων στο “Galaxy CRM”, η πηγή προέλευσης των οποίων είναι κάποια άλλη εφαρμογή είτε της “SingularLogic” είτε άλλου “Κατασκευαστή”.

Η εισαγωγή/ενημέρωση δεδομένων από μια άλλη εφαρμογή στο “Galaxy CRM” επιτυγχάνεται αξιοποιώντας τη δυνατότητα που σας παρέχει η εγκατάσταση του SQL Server και της επιλογής Linked Server (σύνδεση διαφορετικών servers για την εκτέλεση ερωτημάτων στις βάσεις δεδομένων, οι οποίες είναι απομακρυσμένες από την εγκατάσταση της βάσης του “Galaxy”).

Εκτός από τη διαδικασία εισαγωγής δεδομένων εξυπηρετείται και η περίπτωση εξαγωγής, όπως για παράδειγμα η εξαγωγή των δραστηριοτήτων (activities) του “Galaxy CRM” σε άλλα εξωτερικά συστήματα .

 

Κατά συνέπεια αξιοποιώντας τη νέα διαδικασία CRM 3rd party Connector και σε συνεργασία πάντα με τον Linked Server του SQL μπορείτε εύκολα και γρήγορα :

  • Να εισάγετε δεδομένα στο “Galaxy CRM” από άλλες εφαρμογές (π.χ. τιμή είδους στην ευκαιρία πώλησης από τιμοκατάλογο εξωτερικού συστήματος)
  • Να εξάγετε δεδομένα, π.χ. δραστηριότητες του “Galaxy CRM” σε άλλα συστήματα

Η όλη διαδικασία απαιτεί μια σειρά βημάτων την οποία πρέπει οπωσδήποτε να εκτελέσετε.

Παραθέτουμε στη συνέχεια τα βήματα που απαιτούνται :

Δημιουργήστε έναν Linked Server :

  • για SQL Server, δείτε εδώ πως

ή

  • για Oracle Server, δείτε εδώ πως

 

Παραμετροποίηση

Για την εισαγωγή :

  • Μεταβείτε στο “Galaxy”
  • Καλέστε το μενού CRM 3rd party Connector

  • Εμφανίζεται η οθόνη “Setup” με συγκεκριμένη δομή,
  • Στη σελίδα “Connection Setup” συμπληρώστε κατάλληλα τις ρυθμίσεις σύνδεσης :
    • στο πεδίο Link Server, το όνομα του Linked Server
    • στο πεδίο DataBase Link, τα στοιχεία της βάσης σύνδεσης (όνομα βάσης)

Συνεχίστε αντιστοιχίζοντας (αν θέλετε) τις τιμές που τηρεί η εξωτερική εφαρμογή με τις τιμές των πεδίων του “Galaxy”.

Συσχετίστε, για παράδειγμα, τις μονάδες μέτρησης, το καθεστώς ΦΠΑ, τις κατηγορίες κλπ. του εξωτερικού συστήματος με του “Galaxy” .

cid:image004.png@01D4DF14.33089F10

Ενημέρωση τιμής πώλησης είδους στη δραστηριότητα

Έστω π.χ. ότι στις γραμμές μιας δραστηριότητες, ευκαιρίας πώλησης καταχωρίζετε ένα είδος, την τιμή πώλησης του οποίου θέλετε να αντλήσετε από τιμοκατάλογο άλλης εφαρμογής (π.χ. από το Atlantis).

Μέσω της Custom εργασίας εκτελείται αυτόματα η ενημέρωση της τιμής πώλησης του είδους που κινείται στην ευκαιρία πώλησης από τον τιμοκατάλογο εξωτερικής εφαρμογής.

Εξαγωγή δραστηριοτήτων (activities) από το “Galaxy CRM”

Καλώντας τον οδηγό εξαγωγής “Export quotes to 3rd party App” (του μενού “Process”) μπορείτε να εξαγάγετε τις δραστηριότητες από το “Galaxy CRM”.

Η εργασία εξαγωγής εκτελείται μέσω διαδοχικών οθονών (τύπου Wizard) .

1η Οθόνη

Στην πρώτη οθόνη της διαδικασίας καθορίστε τα κριτήρια εξαγωγής (τύπος δραστηριότητας, κατάσταση, ημερομηνιακό εύρος, κατάσταση ενημέρωσης) και πατήστε “Next”

2η Οθόνη

Εμφανίζεται λίστα με τις προς εξαγωγή δραστηριότητες σύμφωνα με τα κριτήρια του φίλτρου.

Τσεκάρετε με την κατάλληλη ένδειξηόλες τις εμφανιζόμενες ή επιλεκτικά ορισμένες μόνο.

3η Οθόνη

Η διαδικασία ξεκινά πατώντας “Finish” στην παρούσα οθόνη.

Με την ολοκλήρωσή της, τα δεδομένα θα κατευθυνθούν σε ένα ενδιάμεσο πίνακα (προσωρινό) και από εκεί θα εισαχθούν στην εφαρμογή προορισμού (σε οποιοδήποτε τύπο παραστατικού π.χ. παραστατικό παραγγελίας).

Σενάριο DataTalk για master οντότητες

Πως γίνεται η εισαγωγή “Βασικών οντοτήτων”

H εισαγωγή βασικών οντοτήτων ειδών, πελατών, προμηθευτών κ.λπ. καθώς και οντοτήτων συναλλαγής (κινήσεις απογραφής ειδών, πελατών, λογαριασμών λογιστικής, αξιογράφων εισπρακτέων/πληρωτέων) στο “Galaxy” επιτυγχάνεται μέσω ενός Σεναρίου DataTalk.

cid:image001.png@01D4DF1C.A8557C40

Στον παρακάτω πίνακα παρατίθενται επιγραμματικά τα βήματα εισαγωγής μέσω DataTalk :

 

1. Δημιουργία Σεναρίου Data Talk

  • Επιλογή σεναρίου ή οριζόμενο από το χρήστη
  • Ορισμός ρυθμίσεων σύνδεσης (παράμετροι σύνδεσης με τη βάση δεδομένων της εφαρμογής)

2. Επιλογή σεναρίου DataTalk (από τη λίστα σεναρίων) & Εισαγωγή σε αυτό

  • Ορισμός ρυθμίσεων σύνδεσης & παραμέτρων
  • Βήματα (Ορισμός βημάτων, Επιλογή βήματος)
  • Παραμετροποίηση Βήματος
    • Αντιστοίχιση των πεδίων προέλευσης με τα πεδία του "Galaxy"
    • Eπεξεργασία πεδίου Epexergasia για εξειδικευμένη επεξεργασία
    • Φόρτωση δεδομένων
    • Αντιστοίχιση μεταξύ των τιμών δεδομένων προέλευσης και των τιμών των δεδομένων προορισμού
  • Προεπισκόπηση (μεταβίβαση στον ενδιάμεσο πίνακα για έλεγχο των προς εισαγωγή εγγραφών)
  • Εκτέλεση σεναρίου (εισαγωγή εγγραφών στο Galaxy) μέσω χρονοπρογραμματιστή

 

Για λεπτομερή ανάλυση ανατρέξτε στη σχετική ενότητα "DataTalk”

Εκτέλεση Σεναρίου DataTalk με Scheduler

Μπορείτε να προγραμματίσετε την εκτέλεση σεναρίου DataTalk, ώστε να εκτελείται αυτόματα σε καθορισμένα χρονικά διαστήματα .

Με τη χρήση του χρονοπρογραμματιστή (Scheduler) έχετε τη δυνατότητα να προγραμματίσετε κάθε πότε θα εκτελείται το σενάριο (για την ενημέρωση του Galaxy με όσες καταχωρίσεις ειδών, πελατών, προμηθευτών κ.λπ. υφίστανται στο εξωτερικό σύστημα) συμπληρώνοντας κατάλληλα τις χρονικές παραμέτρους .

Δείτε εδώ τη διαδικασία σύνταξης των κανόνων χρονοπρογραμματισμού για την ενεργοποίησή του .

Ενημέρωση των οικονομικών στοιχείων οντοτήτων

Με τη χρήση της λειτουργικότητας “Δυναμικές προβολές” του “Galaxy”, όπου διατυπώνοντας ένα SQL ερώτημα (κατά τα συνήθη – καθορισμός πεδίων, ιδιοτήτων των πεδίων, φίλτρων κ.λπ.) και καλώντας τον Linked Server, επιτυγχάνεται online ενημέρωση των οικονομικών στοιχείων των βασικών οντοτήτων.

Πως

Καλέστε από το μενού “Χρήστης” της λίστας προβολής (της οντότητας) την επιλογή “Δυναμικές προβολές” για να μεταβείτε απευθείας στην οθόνη “Δυναμικές προβολές” της προεπιλεγμένης οντότητας με τα πεδία που χρειάζονται και τα φίλτρα που απαιτούνται για τη δόμηση ερωτήματος.

Galaxy Enterprise Suite ERP