Ρυθμίσεις, επιλογές και διαδικασίες
Στην περίπτωση που θελήσετε την αρχειοθέτηση των emails, λόγω μεγάλου όγκου μηνυμάτων, η εφαρμογή σας δίνει τη δυνατότητα μέσω του Εmail archiving system. Μπορείτε να επιλέξετε αυτόματη, με τη χρήση Scheduler ή χειροκίνητη αρχειοθέτηση emails, τη μεταφορά των επισυναπτόμενων (attachments), να δείτε τα αρχειοθετημένα κ.λπ. .
Βήματα
Καλέστε το μενού Επαφές/Πόροι και επιλέξτε Διαχείριση πόρων -> Πόροι
Ανοίγει η οθόνη των Πόρων
Επιλέξτε τη σελίδα “Παράμετροι email” και από εκεί την υποσελίδα “Κύριος λογαριασμός email” και παραμετροποιήστε κατάλληλα τον πρωτεύοντα λογαριασμό του πόρου :
- Αυτόματη αρχειοθέτηση emails: Εφόσον οριστεί scheduler με διαδικασία εκτέλεσης αρχειοθέτησης, η συγκεκριμένη ρύθμιση δηλώνει ότι ο λογαριασμός αυτός θα συμμετάσχει στη διαδικασία. Αν δεν επιλεγεί o scheduler θα αγνοήσει το λογαριασμό αυτό και δεν θα αρχειοθετήσει τα emails του.
- Αρχειοθέτηση emails (πάνω από Ν μήνες)”: Ένα email θα πρέπει να είναι τουλάχιστον τόσους μήνες παλιό για να θεωρηθεί κατάλληλο για αρχειοθέτηση. Η ρύθμιση αυτή αφορά τόσο στην αυτόματη διαδικασία μέσω scheduler όσο και στις χειροκίνητες εκτελέσεις αρχειοθέτησης.
- “Χρήση FTP για αρχειοθέτηση επισυναπτόμενων”: Επιλέγετε αν τα συνημμένα αρχεία σε κάθε αρχειοθετημένο email θα πηγαίνουν σε κάποιον FTP server αντί για αποθήκευση στη βάση.
- Χρήστης FTP αρχειοθέτησης :Επιλέγετε, αν η παραπάνω επιλογή είναι ενεργή, τον FTP server που θα χρησιμοποιηθεί για την αποθήκευση των συνημμένων αρχείων.
Πράξτε ανάλογα για τους δευτερεύοντες λογαριασμούς στην υποσελίδα Λοιποί λογαριασμοί :
Εκτέλεση της εργασίας αρχειοθέτησης με χρονοπρογραμματιστή
Μπορείτε να προγραμματίσετε την εκτέλεση της εργασίας αρχειοθέτησης αυτόματα.
Με τη χρήση του χρονοπρογραμματιστή (Scheduler) έχετε τη δυνατότητα να προγραμματίσετε κάθε πότε θα εκτελείται η εργασία συμπληρώνοντας κατάλληλα τις χρονικές παραμέτρους και επιλέγοντας “CRM: Εκτέλεση εργασίας αρχειοθέτησης”.
Υπενθυμίζουμε ότι η διαδικασία θα εκτελεί μόνο όσους λογαριασμούς (κύριους και δευτερεύοντες) έχουν ενεργή την επιλογή “Αυτόματη αρχειοθέτηση emails”.
Εκτέλεση της εργασίας αρχειοθέτησης από τη Διαχείριση Email (χειροκίνητα)
Εκτός από την αυτόματη εκτέλεση, μπορείτε να προχωρήσετε σε “χειροκίνητη” αρχειοθέτηση, με τη χρήση σχετικής επιλογής στη Διαχείριση Email. Η διαδικασία αυτή σέβεται την επιλογή Αρχειοθέτηση emails (πάνω από Ν μήνες) – το πλήθος των μηνών προς αρχειοθέτηση, που αναφέρθηκε παραπάνω, καθώς και οποιαδήποτε άλλη ρύθμιση αφορά στην αποθήκευση των συνημμένων σε FTP server.
Δείτε πως
Από τη φόρμα της Διαχείρισης Email (του μενού Δραστηριότητες -> Email) επιλέξτε το λογαριασμό που σας ενδιαφέρει (στα αριστερά του παραθύρου) και μεταφερθείτε στο μενού “Γενικές ενέργειες” (General Actions).
Επιλέξτε αρχειοθέτηση emails για το mailbox
Εκτελείται η διαδικασία ασύγχρονα. Με την ολοκλήρωσή της δημιουργείται σχετική ειδοποίηση στις ειδοποιήσεις της εφαρμογής.
Αρχειοθετημένα emails
Επιλέγοντας “Αρχειοθετημένα emails” στις “Ενέργειες” της Διαχείρισης
ανοίγει αυτόματα σχετικό παράθυρο στην οθόνη σας, για να δείτε τα αρχειοθετημένα emails. Υπάρχει η δυνατότητα της άμεσης επαναφοράς των επιλεγμένων emails στον κανονικό φάκελο ή της διαγραφής τους, μέσω των αντίστοιχων επιλογών .
ΣΗΜΕΙΩΣΗ
Το Σύστημα ζητά την άδεια διαγραφής των emails τα οποία έχουν σύνδεση με κάποιο άλλο. Αν δηλώσετε όχι, τότε όσα emails έχουν σχέση με μη επιλεγμένα προς διαγραφή emails δεν θα διαγραφούν. Αν απαντήσετε καταφατικά θα διαγραφούν αυτά που επιλέξατε καθώς και τα σχετιζόμενα με αυτά .
Αρχείο σφαλμάτων email
Μέσω της επιλογής “Αρχείο σφαλμάτων email” στις “Ενέργειες” της Διαχείρισης, μπορείτε να πληροφορηθείτε τα σφάλματα που καταγράφηκαν κατά τη διαδικασία αρχειοθέτησης, επαναφοράς ή διαγραφής των emails.
Επιπλέον,
Στο επάνω δεξί τμήμα της Διαχείρισης emails όπου εμφανίζεται η λίστα των emails, που ανήκουν στον επιλεγμένο φάκελο, μπορείτε να δείτε ποια μεμονωμένα emails έχουν ανενεργή την επιλογή για αρχειοθέτηση μέσω της νέας στήλης “No archive”:
Τα emails για τα οποία η συγκεκριμένη επιλογή είναι τσεκαρισμένη θα αγνοηθούν από οποιαδήποτε διαδικασία αρχειοθέτησης αυτόματη ή χειροκίνητη.
Διαδικασία αρχειοθέτησης
Η διαδικασία αρχειοθέτησης των emails εκτελείται για κάθε λογαριασμό. Επιλέγονται όσα emails είναι παλαιότερα (με βάση την επιλογή της ηλικίας τους) και έχουν ανενεργή την επιλογή “No archive”.
Τα emails για τα οποία καταγράφηκαν σφάλματα θα αγνοηθούν, ενώ θα ενεργοποιηθεί η επιλογή “No archive” αυτόματα. Τα υπόλοιπα θα μεταφερθούν κανονικά στα αρχειοθετημένα.
Τα σφάλματα που θα προκύψουν, θα καταγραφούν στο αρχείο log το οποίο μπορείτε να ελέγξετε από την αντίστοιχη φόρμα.
Τα emails για τα οποία έχει ενεργοποιηθεί η επιλογή “No archive” μπορείτε να τα δείτε από τη Διαχείριση email.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ
Αν κατά τη διαδικασία της αρχειοθέτησης βρεθεί κάποιο email το οποίο σχετίζεται με κάποιο άλλο, τότε αν το άλλο δεν εντάσσεται στη λίστα με τα προς αρχειοθέτηση emails δεν θα αρχειοθετηθεί κανένα από τα δύο. Αν βρεθούν και τα δύο στη λίστα τότε θα εκτελεστεί η διαδικασία και για τα δύο.
Μεταφορά attachments
Εκτός από τις κινήσεις αρχειοθέτησης μηνυμάτων υπάρχει και η επιλογή της μεταφοράς των επισυναπτόμενων (attachments) από τη βάση σε έναν FTP server. Αφορά είτε στα κανονικά emails είτε στα αρχειοθετημένα.
Η μεταφορά επιτυγχάνεται μέσω κατάλληλης παραμετροποίησης (ορισμός του FTP) στη σελίδα “Διαχείριση email” των ρυθμίσεων CRM.
Από που ενεργοποιείται
H Μεταφορά επισυναπτόμενων βρίσκεται ενσωματωμένη στο μενού Email της “Οργάνωσης δραστηριοτήτων”
Η διαδικασία μεταφοράς εκτελείται μέσω διαδοχικών οθονών (τύπου Wizard)
Η επιτυχής έκβαση της διαδικασίας προϋποθέτει τον ορισμό ειδικών κριτηρίων επιλογής επί των οποίων θα εκτελεστεί η διαδικασία όπως τους λογαριασμούς email για τους οποίους θα γίνει μεταφορά, αν η μεταφορά θα αφορά στα κανονικά ή στα αρχειοθετημένα emails, αν θα γίνει μεταφορά επισυναπτόμενων μόνο των emails που στάλθηκαν σε ορισμένη περίοδο ή όλων.
