ΕΡΓΑΝΗ II – Ψηφιακή κάρτα εργασίας - Ψηφιακή οργάνωση χρόνου εργασίας |Galaxy Payroll

Σύντομη περιγραφή

Η εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας που θεσμοθετήθηκε με τον νόμο 4808/2021, ξεκίνησε από 1ης Ιουλίου 2022 για το σύνολο των Τραπεζών της χώρας και τις επιχειρήσεις των Σούπερ Μάρκετ με περισσότερους από 250 εργαζόμενους.

Στα πλαίσια της πρώτης φάσης εφαρμογής του ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ για την Ψηφιακή Οργάνωση του Χρόνου Εργασίας οι επιχειρήσεις αυτές απαιτήθηκε να προχωρήσουν στην απογραφική διαδικασία του Ωραρίου Απασχόλησης για όλους τους εργαζόμενους μισθωτής εξαρτημένης εργασίας.

Σε εφαρμογή των παραπάνω, δημιουργήθηκαν νέες διαδικασίες για την παραγωγή των απαιτούμενων αρχείων δήλωσης εργασιακής σχέσης, ωραρίου και αδειών.

Ακολουθεί αναλυτική περιγραφή των ενεργειών που πρέπει να γίνουν στο “Galaxy Payroll” για την εφαρμογή της απόφασης.

Αναλυτική Περιγραφή

H απογραφική διαδικασία του Ωραρίου Απασχόλησης για όλους τους εργαζόμενους της επιχείρησης είναι απαραίτητη προϋπόθεση για την ένταξη αυτής στο μηχανισμό της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας και την καθημερινή και άμεση (σε πραγματικό χρόνο) κοινοποίηση στο Π.Σ. Εργάνη της έναρξης και λήξης εργασίας για κάθε εργαζόμενο.

Η διαδικασία αυτή αποτελείται από δύο βήματα:

  1. Απογραφική Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης η οποία πρέπει να υποβληθεί άπαξ για το σύνολο των εργαζόμενων της επιχείρησης, πριν την έναρξη της πρώτης φάσης εφαρμογής της Κάρτας Εργασίας (για τις επιχειρήσεις της πρώτης φάσης).
  2. Δήλωση του ωραρίου απασχόλησης είτε ως Σταθερό Εβδομαδιαίο είτε ως Μεταβαλλόμενο ανά Ημέρα, πριν την Ημερομηνία ένταξης κάθε εργαζόμενου στην Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας (σύμφωνα με τη Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων του εργαζόμενου).

Μετά την ολοκλήρωση της απογραφικής διαδικασίας και την επιτυχή ένταξη των εργαζόμενων στον μηχανισμό Ψηφιακής Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας, η υποχρέωση παρακολούθησης του ωραρίου απασχόλησης στο Π.Σ. Εργάνη για αλλαγές στο ωράριο, έκτακτες τροποποιήσεις ωραρίου και άδειες θα γίνεται πλέον με τη νέα διαδικασία Ψηφιακής Οργάνωσης του Χρόνου Εργασίας (Ωράριο Απασχόλησης και Άδειες), καθώς και με την υπάρχουσα διαδικασία στο Π.Σ. Εργάνη για την υποβολή Υπερωριών.

Ομοίως, για πρόσληψη νέου εργαζόμενου από 1/6/2022, η διαδικασία Αναγγελίας Πρόσληψης (Ε3), η οποία περιέχει τα νέα χαρακτηριστικά εργασιακής σχέσης, θα πρέπει να συνοδεύεται από τη δήλωση ωραρίου απασχόλησης σε ψηφιακή μορφή (είτε σταθερό εβδομαδιαίο είτε μεταβαλλόμενο ανά ημέρα).

Τέλος, μετά την ένταξη εργαζόμενου στην Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας, δεν θα χρησιμοποιείται πλέον η διαδικασία υποβολής Ε4 – Συμπληρωματικός Ωραρίου ούτε θα επιτρέπεται να συμπληρωθεί ωράριο για τον εργαζόμενο με άλλον Πίνακα Προσωπικού Ε4.

Προετοιμασία

Απασχόληση

Για τη δημιουργία των σχετικών αρχείων, δημιουργήθηκαν τα παρακάτω νέα ιστορικά πεδία απασχόλησης (Απασχόληση| ιστορικά δεδομένων |Στοιχεία ΣΕΠΕ| Συμπληρωματικά στοιχεία πρόσληψης)

  • Ψηφιακή οργάνωση χρόνου εργασίας : Επιλέξτε “Ναι” μόνο στους εργαζόμενους που εντάσσονται στην ψηφιακή κάρτα εργασίας
  • Κάρτα εργασίας : Επιλέξτε “Ναι” μόνο στους εργαζόμενους που εντάσσονται στην ψηφιακή κάρτα εργασίας,
  • Ευέλικτη προσέλευση : Συμπληρώστε σε λεπτά (όριο 120 λεπτά) πόσο είναι το ελαστικό ωράριο του εργαζόμενου. Για παράδειγμα, σε ωράριο απασχόλησης 09:00 -17:00 όπου έχει συμφωνηθεί ότι ο εργαζόμενος μπορεί να προσέλθει στην εργασία του, το αργότερο έως τις 09:30, καταχωρίστε την τιμή 30.

Ως ημερομηνία ισχύος των καταχωρίσεων, δηλώστε την ημερομηνία ένταξης στην ψηφιακή οργάνωση χρόνου εργασίας.

Graphical user interface, applicationDescription automatically generated

Βάρδιες

Στις βάρδιες που έχετε ορίσει και χρησιμοποιείτε στην εφαρμογή (Οργάνωση μισθοδοσίας| Βάρδια| Λίστα βαρδιών), ελέγξτε ότι έχουν συμπληρωθεί σωστά οι πληροφορίες του διαλείμματος και αν αυτό θεωρείται χρόνος εργασίας.

(Πεδία: Διάλειμμα”, “Διάρκεια διαλείμματος” και “Θεωρείται χρόνος εργασίας”)

Επίσης σε κάθε βάρδια, ενημερώστε το νέο πεδίο Ανάλυση απασχόλησης στην ομάδα ΕΡΓΑΝΗ, με την τιμή που απαιτείται από το Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ, ως ακολούθως :

  • Αν το είδος βάρδιας είναι εργασία, επιλέξτε από τις διαθέσιμες τιμές : Εργασία ή Τηλεργασία.
  • Αν το είδος βάρδιας είναι ανάπαυση, επιλέξτε από τις διαθέσιμες τιμές : Ανάπαυση ή Μη εργασία

(Μη εργασία συμπληρώνετε στις βάρδιες που χρησιμοποιείτε για να δηλώσετε τις ημέρες που δεν εργάζονται οι εργαζόμενοι μερικής ή εκ περιτροπής απασχόλησης).

Graphical user interface, text, applicationDescription automatically generated

 

Δήλωση μεταβολής στοιχείων εργαζομένων

Κατά την απογραφική διαδικασία στα πλαίσια της πρώτης φάσης εφαρμογής του ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ για την Ψηφιακή Οργάνωση του Χρόνου Εργασίας, οι επιχειρήσεις της πρώτης φάσης μπορούν να υποβάλλουν μια απογραφική δήλωση ανά παράρτημα της επιχείρησης (με στοιχεία για το σύνολο των εργαζόμενων στο κάθε παράρτημα) ή περισσότερες δηλώσεις για κάθε παράρτημα, με τις οποίες να απογράφονται τμηματικά οι εργαζόμενοι του παραρτήματος.

Η απογραφική Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης πρέπει να υποβληθεί άπαξ για το σύνολο των εργαζόμενων της επιχείρησης, πριν την έναρξη της πρώτης φάσης εφαρμογής της Κάρτας Εργασίας.

Με αυτή τη διαδικασία ο εργοδότης δηλώνει για κάθε εργαζόμενο μισθωτής εξαρτημένης εργασίας τα γενικά στοιχεία εργασιακής σχέσης που αφορούν στο χρόνο εργασίας.

 

Χαρακτηριστικά


H διαδικασία υποβολής δήλωσης μεταβολής στοιχείων εργασιακής σχέσης, περιέχει τα εξής χαρακτηριστικά :

  • Βασικά στοιχεία δήλωσης
  • Εργοδότης
  • Παράρτημα
  • Ημερομηνία Υποβολής / Μοναδικός Κωδικός Συστήματος
  • Στοιχεία δήλωσης ανά εργαζόμενο
    • Στοιχεία εργαζόμενου: ΑΦΜ, Επώνυμο, Όνομα
    • Ημερομηνία (έναρξης ισχύος) της δήλωσης μεταβολής
    • Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας (Ναι / Όχι)
    • Συμβατικές Εβδομαδιαίες Ώρες Πλήρους Απασχόλησης (ο εβδομαδιαίος χρόνος πλήρους απασχόλησης που καθορίζεται από Συλλογική Σύμβαση (ΣΣΕ) ή Διαιτητική Απόφαση (Δ.Α.) κ.λπ., π.χ. 40)
  • Εβδομαδιαία Απασχόληση (5-ημερη / 6-ημερη)
  • Κάρτα Εργασίας (Ναι, Όχι) (Υποχρεωτικά Ναι για τους εργοδότες της πρώτης φάσης εφαρμογής)
  • Ευέλικτη Προσέλευση (Λεπτά, όριο 120)
  • Διάλειμμα (Λεπτά)
  • Εντός / Εκτός Ωραρίου

 

Δημιουργία αρχείου


Επιλέξτε Υποβολές μισθοδοσίας| Ψηφιακή κάρτα εργασίας| Δήλωση μεταβολής στοιχείων εργασιακής σχέσης.

Η διαδικασία μπορεί επίσης να εκτελεστεί από τις Ενέργειες της λίστας (Λίστα Απασχολήσεων | Ενέργειες| Ψηφιακή κάρτα εργασίας| Δήλωση μεταβολής στοιχείων εργασιακής σχέσης), για συγκεκριμένη ομάδα εργαζομένων, την οποία θα διαμορφώσετε αξιοποιώντας τη λειτουργικότητα φιλτραρίσματος εγγραφών που παρέχει η λίστα.

 

Επιλέξτε την εταιρία /υποκαταστήματα για την οποία θέλετε να δημιουργήσετε το αρχείο και συμπληρώστε επιπλέον τα κριτήρια :

  • Ημερομηνία αλλαγής: Την ημερομηνία ισχύος της δήλωσης
  • Σχόλια: Τυχόν σχόλια που θέλετε να συμπεριληφθούν στο αρχείο

Graphical user interface, application</p>
<p>Description automatically generated

Στο επόμενο βήμα συμπληρώστε τυχόν επιπλέον κριτήρια επιλογής των εργαζομένων και καθορίστε την περιοχή αποθήκευσης του αρχείου.

Graphical user interface</p>
<p>Description automatically generated

Πατώντας “Επόμενο” για την ολοκλήρωση της διαδικασίας τα στοιχεία αυτά, θα συμπεριληφθούν στο τελικό αρχείο το οποίο θα αποθηκευτεί στον επιλεγμένο κατάλογο .

Αν επιθυμείτε να εξάγετε τα στοιχεία του αρχείου και σε excel, επιλέξτε στην τελευταία οθόνη, Εξαγωγή σε Excel.

σημείωση ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Στο αρχείο συμπεριλαμβάνονται οι απασχολήσεις που έχουν τιμή “Ναι” στο πεδίο “Ψηφιακή οργάνωση χρόνου εργασίας”.

 

 

Δήλωση ωραρίου απασχόλησης & αδειών

Για όλες τις επιχειρήσεις που συμμετέχουν στην πρώτη φάση εφαρμογής της κάρτας εργασίας, είναι απαραίτητη η απογραφική διαδικασία του Ωραρίου Απασχόλησης των εργαζομένων.

Με τη διαδικασία αυτή ο εργοδότης δηλώνει για κάθε εργαζόμενο μισθωτής εξαρτημένης εργασίας το ωράριο απασχόλησης σε ψηφιακή μορφή είτε ως σταθερό εβδομαδιαίο είτε ως μεταβαλλόμενο ανά ημέρα καθώς και τις άδειες ανά ημέρα.

 

Δήλωση ωραρίου απασχόλησης

Το Σταθερό Εβδομαδιαίο Ωράριο χρησιμοποιείται για όλες τις σχέσεις μισθωτής εξαρτημένης εργασίας με εβδομαδιαίο πρόγραμμα που παραμένει σταθερό. Σε αυτή την περίπτωση, η δήλωση ωραρίου απασχόλησης μπορεί να υποβληθεί χωρίς “Ημερομηνία Έως” και το δηλωμένο ωράριο θα ισχύει στο διηνεκές και θα εμφανίζεται αυτόματα στην Τρέχουσα Κατάσταση Ψηφιακής Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας μέχρι το τέλος του εκάστοτε επόμενου μήνα.

Το Μεταβαλλόμενο / Τροποποιούμενο ωράριο (ανά ημέρα) χρησιμοποιείται για τις σχέσεις μισθωτής εξαρτημένης εργασίας που δεν μπορούν να αποτυπωθούν με το Σταθερό Εβδομαδιαίο, όπως η εργασία με βάρδιες.

Επίσης, η διαδικασία αυτή δύναται να χρησιμοποιηθεί για τη δήλωση τυχόν μεταβολής στον προγραμματισμό ημέρας και κάθε έκτακτης τροποποίησης για συγκεκριμένο διάστημα (ημέρα, εβδομάδα ή άλλο).

Σε κάθε περίπτωση, ισχύει η πιο πρόσφατη δήλωση ωραρίου για την κάθε ημέρα εφαρμογής.

 

Χαρακτηριστικά


H διαδικασία υποβολής Σταθερού Εβδομαδιαίου Ωραρίου περιέχει τα εξής χαρακτηριστικά:

  • Βασικά στοιχεία δήλωσης
  • Εργοδότης
  • Παράρτημα
  • Ημερομηνία Υποβολής / Μοναδικός Κωδικός Συστήματος
  • Ημερομηνίες Εφαρμογής Ωραρίου
  • Από
  • Έως (Προαιρετικό)
  • Εργαζόμενοι δήλωσης
    • Προσωπικά Στοιχεία: ΑΦΜ, Επώνυμο, Όνομα
    • Ημέρα Εβδομάδας (Δευτέρα - Κυριακή) και Ανάλυση Απασχόλησης Ημέρας
  • Για την Ανάλυση Απασχόλησης Ημέρας υποστηρίζονται οι παρακάτω επιλογές:
    • Εργασία (ώρα από/έως)
    • Τηλεργασία (ώρα από / έως)
  • Ανάπαυση / Ρεπό
  • Μη Εργασία (χρησιμοποιείται στην περίπτωση μερικής απασχόλησης ή εκ περιτροπής)

Είναι υποχρεωτική η αποτύπωση Απασχόλησης Ημέρας για όλες τις ημέρες της εβδομάδας.

Δίνεται επίσης η δυνατότητα πολλαπλού χαρακτηρισμού εντός της ίδιας ημέρας, για την περίπτωση Εργασίας (ή Τηλεργασίας) με διακεκομμένο ωράριο.

Οι επιλογές Ανάπαυση/Ρεπό και Μη Εργασία δεν μπορούν να συνδυάζονται με δηλώσεις διαστήματος Εργασίας ή Τηλεργασίας.

H διαδικασία υποβολής προγράμματος απασχόλησης Μεταβαλλόμενο / Τροποποιούμενο ανά Ημέρα περιέχει τα εξής χαρακτηριστικά :

  • Βασικά στοιχεία δήλωσης
  • Εργοδότης
  • Παράρτημα
  • Ημερομηνία Υποβολής / Μοναδικός Κωδικός Συστήματος
  • Ημερομηνίες Εφαρμογής Ωραρίου
  • Από
  • Έως
  • Εργαζόμενοι δήλωσης
  • Προσωπικά Στοιχεία : ΑΦΜ, Επώνυμο, Όνομα
  • Ημερομηνία και Ανάλυση Απασχόλησης Ημέρας (ομοίως με την προηγούμενη ενότητα)

 

Δημιουργία αρχείου


Επιλέξτε Υποβολές μισθοδοσίας| Ψηφιακή κάρτα εργασίας| Δήλωση ωραρίου/αδειών

Η διαδικασία μπορεί επίσης να εκτελεστεί από τις Ενέργειες της λίστας (Λίστα Απασχολήσεων | Ενέργειες| Ψηφιακή κάρτα εργασίας| Δήλωση ωραρίου/αδειών), για συγκεκριμένη ομάδα εργαζομένων, την οποία θα διαμορφώσετε αξιοποιώντας τη λειτουργικότητα φιλτραρίσματος εγγραφών που παρέχει η λίστα.

 

Επιλέξτε την εταιρία /υποκαταστήματα για την οποία θέλετε να δημιουργήσετε το αρχείο και συμπληρώστε επιπλέον τα κριτήρια :

  • Τύπος αρχείου: “Σταθερό εβδομαδιαίο ωράριο” ή “Μεταβαλλόμενο/τροποποιούμενο ωράριο”, ανάλογα με το αρχείο που θέλετε να δημιουργήσετε
  • Από ημερομηνία: Ημερομηνία εφαρμογής του ωραρίου
  • Έως ημερομηνία: Ημερομηνία έως την οποία ισχύει το ωράριο (υποχρεωτικό αν εκδίδετε αρχείο για Μεταβαλλόμενο / Τροποποιούμενο ωράριο)
  • Σχετικό έντυπο Αριθ. Πρωτ. : Κενό
  • Σχετικό έντυπο ημερομηνία : Κενό
  • Σχόλια: Τυχόν σχόλια που θέλετε να συμπεριληφθούν στο αρχείο

Graphical user interface</p>
<p>Description automatically generated

Στο επόμενο βήμα συμπληρώστε τυχόν επιπλέον κριτήρια επιλογής των εργαζομένων και καθορίστε την περιοχή αποθήκευσης του αρχείου.

Graphical user interface, application</p>
<p>Description automatically generated

Πατώντας “Επόμενο” για την ολοκλήρωση της διαδικασίας τα στοιχεία αυτά, θα συμπεριληφθούν στο τελικό αρχείο το οποίο θα αποθηκευτεί στον επιλεγμένο κατάλογο .

Αν επιθυμείτε να εξάγετε τα στοιχεία του αρχείου και σε excel, επιλέξτε στην τελευταία οθόνη, “Εξαγωγή σε Excel”.

σημείωση ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ

  • Στο αρχείο συμπεριλαμβάνονται οι απασχολήσεις που έχουν τιμή "Ναι” στο πεδίο “Ψηφιακή οργάνωση χρόνου εργασίας”. Για την επιλογή των εργαζομένων που θα συμπεριληφθούν στο αρχείο σταθερού ωραρίου ή μεταβαλλόμενου ωραρίου ελέγχεται αν το πρότυπο βάρδιας τους είναι σταθερού ή μη, αντίστοιχα.
  • Οι δηλώσεις ωραρίου απασχόλησης έχουν ισχύ μόνο στο χρονικό διάστημα που ορίζεται από τις παραμέτρους Ημερομηνία Εφαρμογής Ωραρίου Από και Ημερομηνία Εφαρμογής Ωραρίου Έως (προαιρετικό). Σε περίπτωση υποβολής πολλαπλών δηλώσεων με επικάλυψη διαστημάτων ισχύει η πιο πρόσφατη υποβληθείσα δήλωση για την κάθε ημερομηνία ή χρονικό διάστημα.

 

Δήλωση αδειών

Χαρακτηριστικά


Η διαδικασία υποβολής Δήλωσης Αδειών περιέχει τα εξής χαρακτηριστικά :

  • Βασικά στοιχεία δήλωσης
  • Εργοδότης
  • Παράρτημα
  • Ημερομηνία Υποβολής / Μοναδικός Κωδικός Συστήματος
  • Εργαζόμενοι δήλωσης
    • Προσωπικά Στοιχεία: ΑΦΜ, Επώνυμο, Όνομα
    • Ημερομηνία Από - Ημερομηνία Έως
    • Τύπος Άδειας (επιλογή από προκαθορισμένη λίστα)
    • Ώρα Από – Ώρα Έως (σε περίπτωση τύπου Ωριαίας άδειας)

Οι τύποι άδειας είναι προκαθορισμένοι από το Π.Σ. Εργάνη.

 

Δημιουργία αρχείου


Επιλέξτε Υποβολές μισθοδοσίας| Ψηφιακή κάρτα εργασίας| Δήλωση ωραρίου/αδειών

Η διαδικασία μπορεί επίσης να εκτελεστεί από τις Ενέργειες της λίστας (Λίστα Απασχολήσεων | Ενέργειες| Ψηφιακή κάρτα εργασίας| Δήλωση ωραρίου/αδειών), για συγκεκριμένη ομάδα εργαζομένων, την οποία θα διαμορφώσετε αξιοποιώντας τη λειτουργικότητα φιλτραρίσματος εγγραφών που παρέχει η λίστα.

 

Επιλέξτε την εταιρία /υποκαταστήματα για την οποία θέλετε να δημιουργήσετε το αρχείο και συμπληρώστε επιπλέον τα κριτήρια :

  • Τύπος αρχείου: “Άδειες”
  • Από ημερομηνία - Έως ημερομηνία: Το διάστημα για το οποίο θέλετε να εκδώσετε αρχείο αδειών (υποχρεωτικό)
  • Σχετικό έντυπο Αριθ. Πρωτ.: Κενό ή κωδικός υποβολής της αρχικής δήλωσης
  • Σχετικό έντυπο ημερομηνία.: Κενό ή ημερομηνία υποβολής της αρχικής δήλωσης
  • Σχόλια: Τυχόν σχόλια που θέλετε να συμπεριληφθούν στο αρχείο

Graphical user interface, application</p>
<p>Description automatically generated

Στο επόμενο βήμα συμπληρώστε τυχόν επιπλέον κριτήρια επιλογής των εργαζομένων και καθορίστε την περιοχή αποθήκευσης του αρχείου.

Graphical user interface, application</p>
<p>Description automatically generated

Πατώντας “Επόμενο” για την ολοκλήρωση της διαδικασίας τα στοιχεία αυτά, θα συμπεριληφθούν στο τελικό αρχείο το οποίο θα αποθηκευτεί στον επιλεγμένο κατάλογο .

Αν επιθυμείτε να εξάγετε τα στοιχεία του αρχείου και σε excel, επιλέξτε στην τελευταία οθόνη, Εξαγωγή σε Excel.

σημείωση ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ

  • Σε περίπτωση ωριαίας άδειας, η δήλωση λειτουργεί συμπληρωματικά με τον προγραμματισμό ωραρίου της ημέρας που αφορά η άδεια
  • Σε περίπτωση ολοήμερης άδειας, η δήλωση υπερισχύει έναντι του προγραμματισμένου ωραρίου της ημέρας που αφορά η άδεια
  • Για τη συγκεκριμένη διαδικασία παρέχεται και δυνατότητα ορθής επανάληψης με τη συμπλήρωση του μοναδικού κωδικού και της ημερομηνίας υποβολής της αρχικής. Με την υποβολή της δήλωσης με ορθή επανάληψη, ανακαλείται η αρχική δήλωση και ισχύει μόνο το περιεχόμενο της νέας δήλωσης. Επίσης, δίνεται η δυνατότητα ανάκλησης δήλωσης.

σημείωση ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Κατά τη δημιουργία των αρχείων πραγματοποιείται έλεγχος με βάση το σχετικά αρχεία *.xsd που έχει δημοσιεύσει το σύστημα “Εργάνη”. Εφόσον ο έλεγχος δεν ολοκληρωθεί με επιτυχία, εμφανίζονται μηνύματα που αναφέρονται στα πεδία του αρχείου που δε συμφωνούν σε σχέση με τα χαρακτηριστικά τους, όπως αυτά περιγράφονται στο σχήμα των αρχείων.