Υποβολή SEPA - SEn

Γενικά

Η λειτουργία αφορά στη διαδικασία παραγωγής αρχείου πληρωμής τραπεζών, μορφής ISO 20022 xml, (όπως απαιτείται από το σύστημα πληρωμών SEPA) με τις εξοφλήσεις των υποχρεώσεων της εταιρίας έναντι των προμηθευτών της . Το αρχείο υποβάλλεται χειροκίνητα στα κατάλληλα web sites της κάθε τράπεζας στην οποία η εταιρία τηρεί τραπεζικό λογαριασμό.

Το αρχείο βασίζεται, όπως προαναφέραμε, σε ένα γενικό πρότυπο ISO20022, αλλά παρουσιάζει διαφορές ανά τράπεζα.

Η υπηρεσία myGalaxy τροφοδοτείται με τα δεδομένα πληρωμών που θα διεκπεραιωθούν από την τράπεζα του αποστολέα και παράγει το αρχείο σύμφωνα με τις SEPA προδιαγραφές, ανάλογα με ό,τι υπαγορεύει κάθε τράπεζα. Οι εγγραφές που θα λάβουν μέρος στη διαδικασία θα εξαιρεθούν από μελλοντικές υποβολές .

Προϋπόθεση για να λειτουργήσει η διαδικασία δημιουργίας πληρωμών SEPA αποτελεί:

• Να είστε εγγεγραμμένος χρήστης στο myGalaxy
• Εγγραφή της εταιρίας στο myGalaxy
• Να είστε κάτοχοι της myGalaxy υπηρεσίας “Λογιστικές υπηρεσίες” (δείτε λεπτομέρειες για την απόκτηση/ λειτουργία - εδώ)

Ενημερώσεις εταιρίας myGalaxy

Μετά την είσοδο στις “Λογιστικές υπηρεσίες” για να δημιουργήσετε αρχείο πληρωμής SEPA, απαιτείται να ενημερώσετε την εταιρία με τα στοιχεία :

• της διεύθυνσης κύριου υποκαταστήματος
• των συνεργαζόμενων τραπεζών που αντιστοιχούν στους τραπεζικούς λογαριασμούς της εταιρίας που θα χρεωθούν για την πληρωμή SEPA, με επιμέρους στοιχεία :
  • τον αριθμό λογαριασμού της εταιρίας στην τράπεζα σε μορφή IBAN
  • τον κωδικό πελάτη/κωδικό σύμβασης (όπως τον έχει κοινοποιήσει η τράπεζα)

Παραμετροποίηση στην εφαρμογή

Για την προσαρμογή στα δεδομένα του SEPA, ενσωματώθηκε στην τρέχουσα έκδοση της εφαρμογής νέα διαδικασία που εξασφαλίζει τη δημιουργία αρχείου πληρωμής SEPA για την εξόφληση χρηματοοικονομικών παραστατικών πληρωμών ηλεκτρονικά .

Παραμετροποίηση Λογαριασμών Λογιστικής

Οικονομική Διαχείριση ->Γενική & Αναλυτική Λογιστική-> Αρχεία->  Λογιστικό Σχέδιο->  Διαχείριση

Αντιστοιχίστε τους εταιρικούς τραπεζικούς λογαριασμούς, με τους οποίους συναλλάσσεται η εταιρία, με λογαριασμούς λογιστικής. Για το σκοπό αυτό συμπληρώστε σε νέους ή υφισταμένους λογαριασμούς λογιστικής τα στοιχεία των τραπεζικών λογαριασμών στην αντίστοιχη σελίδα :

• Τράπεζα
• Αριθμος λογαριασμού : Πρόκειται για τον Διεθνή Αριθμό Τραπεζικού Λογαριασμού (IBAN), ο αριθμός λογαριασμού χρέωσης της επιχείρησης στην τράπεζα που θα ενημερώνεται με κάθε κίνηση πληρωμής που κατευθύνετε στη συγκεκριμένη τράπεζα.

Παραμετροποίηση Συναλλασσόμενων

Οικονομική Διαχείριση-> Αρχεία-> Συναλλασσόμενοι-> Διαχείριση

Καταχωρίστε στη σελίδα “Τράπεζες” των “Συναλλασσομένων” τα στοιχεία της τράπεζας συναλλασσόμενου, στα αντίστοιχα πεδία .

Για κάθε τράπεζα πληκτρολογήστε :

• τον Κωδικό του τραπεζικού οργανισμού
• τον Λογαριασμό, τον Διεθνή Αριθμό Τραπεζικού Λογαριασμού (IBAN)

τσεκάρετε το πεδίο :

• Κύριος : Αν ο συναλλασσόμενος έχει περισσότερους από έναν λογαριασμούς ανά τραπεζικό οργανισμό αλλά επιθυμεί τις κατευθυνόμενες προς το συγκεκριμένο τραπεζικό οργανισμό πιστώσεις SEPA να τις λαμβάνει σε συγκεκριμένο λογαριασμό θα πρέπει να το δηλώσετε στο Σύστημα, θέτοντας ένδειξη στο πεδίο “Κύριος”. 

Διαχείριση στην εφαρμογή

Η συνήθης ροή εργασιών για τη δημιουργία αρχείου πληρωμών SEPA περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα:

• Καταχώριση Χρηματοοικονομικού παραστατικού
• Δημιουργία Αρχείου Ηλεκτρονικών Πληρωμών
• Εξαγωγή αρχείου πληρωμών SEPA

Καταχώριση Χρηματοοικονομικών Παραστατικών

Οικονομική Διαχείριση -> Χρηματοοικονομικά Παραστατικά ->Κινήσεις-> Παραστατικά-> Διαχείριση

Καταχωρίστε κάποιο χρηματοοικονομικό παραστατικό (ένταλμα πληρωμής) το οποίο “φέρει” στην επικεφαλίδα του Συναλλασσόμενο (Προμηθευτή) για τον οποίο έχουν δηλωθεί τραπεζικοί λογαριασμοί. Στις γραμμές των χρηματοοικονομικών παραστατικών κινούνται λογαριασμοί λογιστικού σχεδίου με δηλωμένο τραπεζικό λογαριασμό (IBAN χρέωσης της επιχείρησης στην τράπεζα).

Δημιουργία Ηλεκτρονικών Πληρωμών

Οικονομική Διαχείριση-> Χρηματοοικονομικά Παραστατικά-> Δημιουργία Ηλεκτρονικών πληρωμών

Η εφαρμογή για κάθε γραμμή του χρηματοοικονομικού δημιουργεί στοιχεία ηλεκτρονικής πληρωμής. Τα στοιχεία αυτά εντάσσονται σε ομάδες (οι οποίες είτε δηλώνονται επιτόπου, κατά την εκτέλεση της “Δημιουργίαs αρχείου Ηλεκτρονικών Πληρωμών” είτε σε προηγούμενο χρόνο (ώστε να τα επιλέξετε) .

Κατά τη δημιουργία των στοιχείων του εμβάσματος από τα χρηματοοικονομικά παραστατικά δίνεται προτεραιότητα στον τραπεζικό λογαριασμό προμηθευτή δηλωμένος στην ίδια τράπεζα με τον τραπεζικό λογαριασμό που χρεώνεται, ώστε να αποφεύγονται τα διατραπεζικά κόστη (π.χ. λογαριασμός του χρεώστη στην Alpha – λογαριασμός πιστωτή στην Alpha) .

Βήματα δημιουργίας ηλεκτρονικών πληρωμών :

• Συμπληρώστε στη σελίδα “Στοιχεία Χρηματοοικονομικών Παραστατικών” της πρώτης οθόνης του οδηγού τα ημερομηνιακά φίλτρα (έκδοσης/καταχώρισης παραστατικών) και δηλώστε τους τύπους χρηματοοικονομικών παραστατικών που θέλετε να συμπεριληφθούν στη δημιουργία αρχείου ηλεκτρονικών πληρωμών. Το πεδίο “Σειρές παραστατικών” συμπληρώνεται με τη σειρά ή τις σειρές παραστατικών από τις οποίες εκδόθηκαν τα χρηματοοικονομικά παραστατικά .

• Στο φίλτρο της σελίδας “Στοιχεία Προμηθευτών” συμπληρώστε κατάλληλα όρια προμηθευτών/κατηγοριών προμηθευτών

Στη 2^η οθόνη του οδηγού δημιουργίας ηλεκτρονικών πληρωμών θα εμφανιστούν μόνο όσα χρηματοοικονομικά παραστατικά ικανοποιούν ταυτόχρονα όλα τα κριτήρια του φίλτρου.

• Επιλέξτε από τα υποψήφια προς δημιουργία αρχείου ηλεκτρονικών πληρωμών χρηματοοικονομικά, τα ενδεδειγμένα χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα, άνω δεξιά του οδηγού (π.χ. επιλογή όλων , ακύρωση των ήδη επιλεγμένων κ.λπ.) είτε με διπλό κλικ του ποντικιού στο πεδίο "Επιλογή" για κάθε μια εγγραφή
• επιλέξτε στο πεδίο “Ομάδα Ηλεκτρονικών Πληρωμών” την Ομάδα ηλεκτρονικών πληρωμών“ στην οποία θα εντάξετε τις πληρωμές

ή

• Δημιουργήστε νέα ομάδα (δείτε πως) στην οποία θα εντάξετε τις πληρωμές προμηθευτή

• Γυρίστε και πάλι στη λίστα των χρηματοοικονομικών παραστατικών και επιλέξτε “Επόμενη”.

• Στην 3^η οθόνη του οδηγού λαμβάνετε συνοπτική ενημέρωση επί των στοιχείων δημιουργίας εγγραφών ηλεκτρονικών πληρωμών (π.χ. πλήθος παραστατικών).
  • Πατήστε “Δημιουργία”

• Μόλις η διαδικασία ολοκληρωθεί επιτυχώς εμφανίζεται προς ενημέρωσή σας σχετικό μήνυμα .

Σημείωση :

• Αν μια ή περισσότερες από τις επιλεγμένες εγγραφές γραμμών πληρωμής έχουν ήδη ενταχθεί σε ομάδα εμφανίζεται, με σκοπό την ενημέρωσή σας, μήνυμα, ενώ στην ομάδα πληρωμών γίνονται ορατές μόνο όσες προστέθηκαν .
• Η εφαρμογή σας επιτρέπει να επεξεργαστείτε το αρχείο ηλεκτρονικών πληρωμών (προσθήκη, μεταβολή, διαγραφή εγγραφών) μετά τη δημιουργία του και πριν την αποστολή του στο myGalaxy για το μετασχηματισμό του σε αρχείο SEPA .

Ομάδα Ηλεκτρονικών Πληρωμών

Οικονομική Διαχείριση Λοιπά Ηλεκτρονικές πληρωμές Διαχείριση Εντολή Πληρωμής (Έμβασμα)

Με την εκτέλεση της διαδικασίας “Δημιουργία Ηλεκτρονικών πληρωμών” η επιλεγμένη ομάδα πληρωμών στη λίστα Στοιχείων Ηλεκτρονικής Πληρωμής θα ενημερωθεί ως προς τις πληρωμές .

Εξαγωγή αρχείου

Οικονομική Διαχείριση Λοιπά Ηλεκτρονικές πληρωμές Εργασίες Εξαγωγή Αρχείου SEPA

Για την εξαγαγωγή του Αρχείου SEPA συμπληρώστε κατάλληλα τα παρακάτω πεδία:

• Ομάδα Ηλεκτρονικών Πληρωμών : Αφορά στην ομάδα στην οποία έχουν ενταχθεί οι Ηλεκτρονικές πληρωμές
• Αύξων αριθμός : Αφορά στον αύξοντα αριθμό υποβολής του SEPA για την τρέχουσα ημέρα. Αυξάνεται κατά 1 με κάθε υποβολή εντός της ημέρας . Η πρώτη υποβολή εντός της ημέρας είναι 1 κ.ο.κ.
• Αιτιολογία Χρεώστη : Πρόκειται για την αιτιολογία που θα δει ο πιστωτής
• Κατάλογος εξαγωγής του αρχείου: Πρόκειται για τη διαδρομή δημιουργίας του αρχείου SEPA
• Παράμετροι Τραπεζών : Επιλέγεται μόνο στην περίπτωση που οι λογαριασμοί χρέωσης είναι της Alpha Bank

Μετά τη συμπλήρωση του φίλτρου πατήστε “Επόμενη”. Τα δεδομένα του αρχείου ηλεκτρονικών πληρωμών αποστέλλονται στην υπηρεσία myGalaxy, η οποία με τη σειρά της επιστρέφει στη δηλωμένη “Περιοχή” (κατάλογος εξαγωγής) το αρχείο SEPA, σύμφωνα με το πρότυπο ISO 20022 .

Σημείωση : Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας εξαγωγής η εφαρμογή ενημερώνει στην ομάδα την ημερομηνία εξαγωγής . Σε περίπτωση που θελήσετε να δημιουργήσετε νέο αρχείο εξαγωγής για την ίδια ομάδα θα πρέπει να προχωρήσετε σε διαγραφή της ημερομηνίας εξαγωγής .

Στη συνέχεια, ανεβάστε το αρχείο στο δικτυακό τόπο της τράπεζας χειροκίνητα . Η τράπεζα διενεργεί εκείνη τη στιγμή έλεγχο των δεδομένων και αν υπάρξουν προβλήματα εμφανίζονται online .

Δυνατότητα δημιουργίας αρχείου ηλεκτρονικών πληρωμών και από το κύκλωμα του προγραμματισμού πληρωμών

Οικονομική Διαχείριση Προγραμματισμός πληρωμών

Η δυνατότητα Δημιουργίας Ηλεκτρονικών Πληρωμών παρέχεται και από το κύκλωμα του Προγραμματισμού Πληρωμών, μέσω της διαδικασίας “Δημιουργία Ηλεκτρονικών Πληρωμών” (Κινήσεις Πληρωμές Διαχείριση)