Υποβολή SEPA - Galaxy Enterprise Suite - Commercial

Γενικά

Η λειτουργία αφορά στη διαδικασία παραγωγής αρχείου πληρωμής τραπεζών, μορφής ISO 20022 xml, (όπως απαιτείται από το σύστημα πληρωμών SEPA) με τις εξοφλήσεις των υποχρεώσεων της εταιρίας έναντι των προμηθευτών της . Το αρχείο υποβάλλεται χειροκίνητα στα κατάλληλα web sites της κάθε τράπεζας στην οποία η εταιρία τηρεί τραπεζικό λογαριασμό.

Το αρχείο βασίζεται, όπως προαναφέραμε, σε ένα γενικό πρότυπο ISO20022, αλλά παρουσιάζει διαφορές ανά τράπεζα.

Η υπηρεσία myGalaxy τροφοδοτείται με τα δεδομένα πληρωμών που θα διεκπεραιωθούν από την τράπεζα του αποστολέα και παράγει το αρχείο σύμφωνα με τις SEPA προδιαγραφές, ανάλογα με ό,τι υπαγορεύει κάθε τράπεζα.

Προϋπόθεση για να λειτουργήσει η διαδικασία δημιουργίας πληρωμών SEPA αποτελεί:

• Να είστε εγγεγραμμένος χρήστης στο myGalaxy
• Η δημιουργία εταιρίας στο myGalaxy
• Να είστε κάτοχοι της myGalaxy υπηρεσίας “Λογιστικές υπηρεσίες” (δείτε λεπτομέρειες για την απόκτηση/ λειτουργία - εδώ)

Ενημερώσεις εταιρίας myGalaxy

Μετά την είσοδο στις “Λογιστικές υπηρεσίες” για να δημιουργήσετε αρχείο πληρωμής SEPA, απαιτείται να ενημερώσετε την εταιρία με τα στοιχεία :

• της διεύθυνσης κύριου υποκαταστήματος
• των συνεργαζόμενων τραπεζών που αντιστοιχούν στους τραπεζικούς λογαριασμούς της εταιρίας που θα χρεωθούν για την πληρωμή SEPA, με επιμέρους στοιχεία :
  • τον αριθμό λογαριασμού της εταιρίας στην τράπεζα σε μορφή IBAN
  • τον κωδικό πελάτη/κωδικό σύμβασης (όπως τον έχει κοινοποιήσει η τράπεζα)

Ειδικότερα :

Ηλεκτρονική Πληρωμή

Για την προσαρμογή στα δεδομένα του SEPA, ενσωματώθηκε στο μενού Μαζικές πληρωμές της “Οικονομικής Διαχείρισης” νέα διαδικασία “Ηλεκτρ. πληρωμή” που εξασφαλίζει τη δημιουργία αρχείου πληρωμής για την εξόφληση χρηματοοικονομικών παραστατικών (πληρωμών, εμβασμάτων) ηλεκτρονικά, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα από τον κανονισμό SEPA .

Παραθέτουμε συνοπτικό πίνακα με όλες τις εργασίες για τη δημιουργία αρχείων SEPA, που ενεργοποιούνται από το παράθυρο της Ηλεκτρονικής Πληρωμής :

Αναλυτικά

1. Από το μενού “Μαζικές Πληρωμές” της “Οικονομικής Διαχείρισης” επιλέξτε “Ηλεκτρονική πληρωμή",

2. Στο Πρώτο τμήμα του παραθύρου, που ανοίγει, καταχωρίστε :

• τον Κωδικό/Περιγραφή της ηλεκτρονικής πληρωμής
• την Εταιρία : τίθεται αυτόματα από το Σύστημα με βάση την καθορισμένη στο “Προφίλ Χρήστη” και αφορά στην εταιρία – χρεώστη
• την Τράπεζα συναλλαγής, στην οποία θα αποσταλεί το αρχείο
• την Κατάσταση της ηλεκτρονικής πληρωμής (Πρόχειρο, Ολοκληρώθηκε)

3. Μεταβείτε στο τμήμα “Πρόταση” και συμπληρώστε τα πεδία :

• Τραπεζικός λογαριασμός : τον Τραπεζικό λογαριασμό εταιρίας, ο οποίος επιλέγεται από τη λίστα των διαθέσιμων τραπεζικών λογαριασμών της εταιρίας
• Ημ/νία εκτέλεσης : την ημερομηνία πληρωμής του αρχείου
• Πληροφορίες πληρωμής : όποια πληροφορία δηλωθεί εδώ θα είναι ορατή στον πιστωτή

4. Πατήστε “Αποθήκευση”

5. Εκτελέστε για την επιλογή οικονομικών παραστατικών (πληρωμών/εμβασμάτων)

Συγκεκριμένα :

• στην 1^η οθόνη του οδηγού “Φίλτρα οικονομικών εγγραφών” συμπληρώστε τα ημερομηνιακά φίλτρα (έκδοσης παραστατικών) και δηλώστε τους τύπους οικονομικής εγγραφής (πληρωμών & εμβασμάτων). Προσέξτε, το πεδίο “Τραπεζικός λογαριασμός” ενημερώνεται αυτόματα με τον τραπεζικό λογαριασμό, που έχετε δηλώσει στο αντίστοιχο πεδίο της “Ηλεκτρονικής Πληρωμής”

• στη 2^η οθόνη του οδηγού “Φίλτρα συναλλασσομένων οικονομικών εγγραφών” συμπληρώστε (αν θέλετε) κατάλληλα όρια προμηθευτών/πιστωτών

• Στη 3^η οθόνη του οδηγού “Επιλογή παρ/κών” εμφανίζονται όσα χρηματοοικονομικά παραστατικά πληρούν τα κριτήρια του φίλτρου

• Επιλέξτε από τα υποψήφια προς δημιουργία αρχείου ηλεκτρονικών πληρωμών τα ενδεδειγμένα, θέτοντας κατάλληλη ένδειξη στη στήλη “Επιλογή”
• Πατήστε “Finish”

6. Επιστρέψτε στη Σελίδα για να δείτε το αποτέλεσμα της ανωτέρω διαδικασίας

Στην περιοχή των γραμμών της σελίδας “Γραμμές πληρωμών” θα εμφανιστούν οι εγγραφές πληρωμών (υποχρεώσεις) . Από εδώ αντλείτε πληροφορίες σχετικά με το Συναλλασσόμενο, τον τραπεζικό λογαριασμό (στον τραπεζικό οργανισμό), το IBAN (Διεθνή Αριθμό Τραπεζικού Λογαριασμού) του τραπεζικού λογαριασμού για την πίστωση του SEPA, το χρηματοοικονομικό παραστατικό που αφορά, την ημερομηνία εκτέλεσης πληρωμής, την αιτιολογία πληρωμής, το συνολικό ποσό πληρωμής .

Το πεδίο “Ταυτότητα SEPA” μένει προς στιγμή ασυμπλήρωτο, ενημερώνεται σε επόμενο χρόνο, όταν εκτελεστεί η διαδικασία “Δημιουργία αρχείων SEPA” επιτυχώς .

Στο σημείο αυτό μπορείτε :

• να τροποποιήσετε τις τιμές κάποιων πεδίων των εγγραφών πληρωμής όπως π.χ. πληροφορίες πληρωμής της γραμμής, ημερομηνία εκτέλεσης κ.λπ. .
• να εξαιρέσετε κάποιες εγγραφές πληρωμών ώστε να μη συμπεριληφθούν στο αρχείο SEPA
• Απλά επιλέγοντας κάθε μια και πατώντας το πλήκτρο της διαγραφής

Επιπλέον είναι δυνατή ,

η επιτόπου καταχώριση εγγραφών πληρωμών χωρίς την εκτέλεση του οδηγού “Επιλογή παραστατικών” πληρωμών.

Η διαδικασία έχει ως εξής :

• Μεταβείτε στις “Γραμμές Πληρωμών” και επιλέξτε Συναλλασσόμενο (προμηθευτή ή πιστωτή) από τη λίστα συναλλασσομένων που εμφανίζεται
• Με την εμφάνισή του στις γραμμές πληρωμών εμφανίζεται ο τραπεζικός του λογαριασμός, το IBAN του τραπεζικού λογαριασμού, οι πληροφορίες πληρωμής κ.λπ.
• Πληκτρολογήστε το ποσό πληρωμής
• Πατήστε “Αποθήκευση”

7. Πριν τη δημιουργία αρχείων SEPA προχωρήστε σε Επικύρωση ΙΒΑΝ (προαιρετικά)

Πατήστε “Επικύρωση IBAN” (ενσωματωμένη στις “Ενέργειες” της Ηλεκτρονικής Πληρωμής) για να επιβεβαιώσετε τη δομή του IBAN

8. Εκτελέστε τη Δημιουργία αρχείων SEPA

Για τη δημιουργία του Αρχείου SEPA συμπληρώστε κατάλληλα τα παρακάτω πεδία :

• Υπηρεσία Alpha Bank : επιλέγεται μόνο αν οι λογαριασμοί χρέωσης είναι η Alpha Bank
• Πληροφορία πληρωμής : ενημερώνεται αυτόματα με την πληροφορία πληρωμής (αιτιολογία που θα δει ο πιστωτής), δηλωμένη στην “Πρόταση” της “Ηλεκτρονικής Πληρωμής”
• Α/Α υποβολής : αφορά στον αύξοντα αριθμό υποβολής στη myGalaxy Υπηρεσία. Αυξάνεται κατά “1” με κάθε υποβολή
• Διαδρομή αρχείου : αφορά στον κατάλογο δημιουργίας του αρχείου SEPA

Πατήστε Δημιουργία για την εκτέλεση της διαδικασίας

Με την ενεργοποίηση τoυ πλήκτρου ανοίγει η οθόνη “Σύνοψη” στην οποία λαμβάνετε μια συνοπτική ενημέρωση που αφορά στη διαδικασία δημιουργίας αρχείων SEPA, σύμφωνα με τα κριτήρια.

Πατήστε Finish για την εκτέλεση της δημιουργίας αρχείων SEPA .

9. Μεταβείτε στη Σελίδα

Μόλις η διαδικασία δημιουργίας αρχείων SEPA ολοκληρωθεί, το Galaxy γεμίζει την περιοχή των γραμμών της σελίδας “Αρχεία SEPA” με τα δημιουργημένα αρχεία ηλεκτρονικών πληρωμών, τα οποία αποστέλλονται στη myGalaxy Υπηρεσία, προκειμένου η Υπηρεσία να επιστρέψει στη δηλωμένη περιοχή (κατάλογος δημιουργίας) τα αρχεία SEPA σύμφωνα με το πρότυπο ISO 20022.

Στις γραμμές “Αρχεία SEPA”:

Τα αρχεία εμφανίζονται ταξινομημένα ανά ημερομηνία υποβολής .

Αν η διαδικασία δημιουργίας αρχείων SEPA ολοκληρωθεί επιτυχώς, η επιτυχία καταγράφεται ως τέτοια στο πεδίο “Επιτυχώς” (τίθεται κατάλληλη ένδειξη από το Σύστημα). Ενώ, για να σας ενημερώσει για την αποτυχία δημιουργίας, καταγράφει στη στήλη “Μήνυμα” τα σφάλματα που οδήγησαν στην απόρριψη της δημιουργίας (π.χ. το IBAN δεν έχει σωστή μορφή ή το πρόθεμα χώρας δεν έχει αλγόριθμο επικύρωσης ΙΒΑΝ - Όλα τα IBAN πρέπει να είναι ελληνικά, ξεκινούν από GR κ.λπ.), ενώ αφήνει κενά τα πεδία “Όνομα αρχείου” και “Επιτυχώς” .

Ενεργοποιώντας το σύμβολο του φακού , στα δεξιά του αρχείου, βλέπετε αναλυτικά ποιες πληρωμές έχουν συμπεριληφθεί στο συγκεκριμένο αρχείο πληρωμών .

Αυτόματη ενημέρωση πεδίων σε κάθε υποβολή στοιχείων στη myGalaxy Υπηρεσία

Σε κάθε υποβολή ενημερώνονται τα πεδία :

• Ημ/νία υποβολής : Ενημερώνεται με την ημερομηνία τελευταίας υποβολής (σελίδα “Αρχεία SEPA”)
• Α/Α υποβολής : Πρόκειται για τον αύξοντα αριθμό υποβολής στοιχείων στη myGalaxy Υπηρεσία για την επιλεγμένη ηλεκτρονική πληρωμή . Αν υποβάλλετε περισσότερες της μιας φορές εντός της ημέρας, η πρώτη υποβολή θα λαμβάνει τον αριθμό 1, η δεύτερη τον αριθμό 2 κ.ο.κ. (σελίδα “Αρχεία SEPA”)

• Ταυτότητα SEPA – τελευταία (σελίδα “Γραμμές πληρωμών”) : Το όνομα του αρχείου παράγεται από τη myGalaxy Υπηρεσία με βάση τους ανά τράπεζα κανόνες.