Γενικά

Η λειτουργία αφορά στη διαδικασία παραγωγής αρχείου πληρωμής τραπεζών, μορφής ISO 20022 xml, (όπως απαιτείται από το σύστημα πληρωμών SEPA) με τις εξοφλήσεις των υποχρεώσεων της εταιρίας έναντι των προμηθευτών της . Το αρχείο υποβάλλεται χειροκίνητα στα κατάλληλα web sites της κάθε τράπεζας στην οποία η εταιρία τηρεί τραπεζικό λογαριασμό.

Το αρχείο βασίζεται, όπως προαναφέραμε, σε ένα γενικό πρότυπο ISO20022, αλλά παρουσιάζει διαφορές ανά τράπεζα.

Η υπηρεσία myGalaxy τροφοδοτείται με τα δεδομένα πληρωμών που θα διεκπεραιωθούν από την τράπεζα του αποστολέα και παράγει το αρχείο σύμφωνα με τις SEPA προδιαγραφές, ανάλογα με ότι υπαγορεύει κάθε τράπεζα. Οι εγγραφές που θα λάβουν μέρος στη διαδικασία θα εξαιρεθούν από μελλοντικές υποβολές .

Προϋπόθεση για να λειτουργήσει η διαδικασία δημιουργίας πληρωμών SEPA αποτελεί:

• Να είστε εγγεγραμμένος χρήστης στο myGalaxy
• Η δημιουργία εταιρίας στο myGalaxy
• Να είστε κάτοχοι της myGalaxy υπηρεσίας “Λογιστικές υπηρεσίες” (δείτε λεπτομέρειες για την απόκτηση/ λειτουργία - εδώ)

Ενημερώσεις εταιρίας myGalaxy

Μετά την είσοδο στις “Λογιστικές υπηρεσίες” για να δημιουργήσετε αρχείο πληρωμής SEPA, απαιτείται να ενημερώσετε την εταιρία με τα στοιχεία :

• της διεύθυνσης κύριου υποκαταστήματος
• των συνεργαζόμενων τραπεζών που αντιστοιχούν στους τραπεζικούς λογαριασμούς της εταιρίας που θα χρεωθούν για την πληρωμή SEPA, με επιμέρους στοιχεία :
  • τον αριθμό λογαριασμού της εταιρίας στην τράπεζα σε μορφή IBAN
  • τον κωδικό πελάτη/κωδικό σύμβασης (όπως τον έχει κοινοποιήσει η τράπεζα). Ειδικότερα :
    • Για την Εθνική χρειάζεται να συμπληρωθεί μόνο ο κωδικός πελάτη με τον 4-ψήφιο κωδικό ΕθνοCREDITS
    • Για την Πειραιώς χρειάζεται να συμπληρωθεί μόνο ο κωδικός σύμβασης με τον κωδικό συμβολαίου που σας έχει κοινοποιηθεί από την Τράπεζα Πειραιώς 
    • Για την Alpha χρειάζεται να συμπληρωθεί ο κωδικός σύμβασης με τον 6-ψήφιο κωδικό συνδρομητή Alpha Mass Payments (CPAYID) και ο κωδικός πελάτη με τον 5-ψήφιο κωδικό προϊόντος/χρεοπιστώσεων (ΚΧΠ)
    • Για την Eurobank χρειάζεται να συμπληρωθεί μόνο ο κωδικός πελάτη

Παραμετροποίηση στην εφαρμογή

Για την προσαρμογή στα δεδομένα του ΣΕΠΑ, ενσωματώθηκε στην τρέχουσα έκδοση της εφαρμογής νέα διαδικασία που εξασφαλίζει τη δημιουργία αρχείου πληρωμής SEPA για την εξόφληση χρηματοοικονομικών παραστατικών πληρωμών ηλεκτρονικά .

Παραμετροποίηση Στοιχείων λογαριασμού myGalaxy

Business ERP/ Ορίζοντες: Εργαλεία Πλήρης κατάλογος παραμέτρων Παραμετροποίηση Σύστημα Σταθμός εργασίας Στοιχεία σύνδεσης με myGalaxy

Στην οθόνη “Στοιχεία σύνδεσης με myGalaxy” πρέπει απαραίτητα να συμπληρώσετε τα στοιχεία εισόδου σας στη διαδικτυακή υπηρεσία myGalaxy .

Παραμετροποίηση Στοιχείων Εταιρείας

Business ERP: Εργαλεία Πλήρης κατάλογος παραμέτρων Παραμετροποίηση Οργάνωση λειτουργίας Γενικές πληροφορίες Στοιχεία εταιρείας

Ορίζοντες : Εργαλεία Πλήρης κατάλογος παραμέτρων Παραμετροποίηση Εφαρμογή Εταιρεία Στοιχεία εταιρείας

Για τη σύνδεση με τη myGalaxy υπηρεσία απαιτείται η καταχώριση του σωστού Α.Φ.Μ. της εταιρίας στην οθόνη “Διαχείριση Παραμέτρων Λογιστικής” και η ενεργοποίηση του πλήκτρου “Σύνδεση με myGalaxy”

Παραμετροποίηση Τραπεζικών λογαριασμών Εταιρείας

Business ERP: Εργαλεία Πλήρης κατάλογος παραμέτρων Παραμετροποίηση Οικονομική Διαχείριση Χρηματοοικονομικά Τραπεζικοί Λογαριασμοί Εταιρείας

Ορίζοντες: Εργαλεία Πλήρης κατάλογος παραμέτρων Παραμετροποίηση Εφαρμογή Βασικά αρχεία Χρηματικά διαθέσιμα Τραπεζικοί Λογαριασμοί Εταιρείας

Καταχωρίστε τράπεζες και δημιουργήστε τραπεζικούς λογαριασμούς εταιρίας. Συμπληρώστε τα στοιχεία τράπεζας με τα οποία συναλλάσσεται η εταιρία, όπως ζητούνται στα σχετικά πεδία της οθόνης “Τραπεζικός Λογαριασμός Εταιρείας” 

• Περιγραφή
• Τράπεζα
• Υποκατάστημα
• Αριθμός λογαριασμού : Πρόκειται για τον Διεθνή Αριθμό Τραπεζικού Λογαριασμού (IBAN), ο αριθμός λογαριασμού χρέωσης της επιχείρησης στην τράπεζα που θα ενημερώνεται με κάθε κίνηση πληρωμής που κατευθύνεται στη συγκεκριμένη τράπεζα
• Αυτόματη επιλογή αρχείου SEPA : Τσεκάρετε το πεδίο ώστε ο συγκεκριμένος τραπεζικός λογαριασμός της εταιρίας να συμμετέχει στη διαδικασία υποβολής

Παραμετροποίηση Τραπεζικών Λογαριασμοί Προμηθευτή

Business ERP : Οικονομική Διαχείριση Εισπρακτέοι - Πληρωτέοι λ/σμοί Προμηθευτές Καρτέλα Προμηθευτή Ενέργειες Τραπεζικοί λογαριασμοί

Ορίζοντες : Βασικά αρχεία Προμηθευτές-Πιστωτές Ενέργειες Τραπεζικοί λογαριασμοί

Επειδή ανά προμηθευτή επιτρέπεται μόνο ένας τραπεζικός λογαριασμός για την πίστωση SEPA, δηλώστε αποκλειστικά έναν, αν ο προμηθευτής έχει περισσότερους του ενός .

Μεταβείτε στην εγγραφή του τραπεζικού λογαριασμού και θέστε ένδειξη στο νέο πεδίο “Αυτόματη επιλογή αρχείου SEPA” ώστε να επιλέγεται κατά τη δημιουργία του αρχείου αν δεν υπάρχει ήδη τραπεζικός λογαριασμός στη γραμμή του παραστατικού

Διαχείριση στην εφαρμογή

Καταχώριση Χρηματοοικονομικών Παραστατικών

Business ERP : Οικονομική Διαχείριση Χρηματοοικονομικά Παραστατικά Κινήσεις Παραστατικά Διαχείριση

Ορίζοντες: Παραστατικά Πληρωμές Προμηθευτές-Πιστωτές

Καταχωρίστε τα χρηματοοικονομικά παραστατικά πληρωμών που θα χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία του αρχείου πληρωμών SEPA .

Δημιουργία αρχείου πληρωμών SEPA

Business ERP: Οικονομική ΔιαχείρισηΧρηματοοικονομικάΓραμμές πληρωμών προμηθευτών

Ορίζοντες : Παραστατικά Πληρωμές Προμηθευτές-Πιστωτές/Γραμμές Παραστατικών

Η διαδικασία δημιουργίας του αρχείου πληρωμών SEPA συνοψίζεται στις εξής ενέργειες:

• Επιλέξτε “Γραμμές πληρωμών προμηθευτών” (από το μενού χρηματοοικονομικών της οικονομικής διαχείρισης)
• Επιλέξτε, στο παράθυρο "Γραμμή παρ/κού πληρωμών" που θα εμφανιστεί, τις γραμμές των χρηματοοικονομικών παραστατικών πληρωμών προς υποβολή στο SEPA, τύπου χρηματικού λογαριασμού : μετρητά, τράπεζα, άμεσος τρόπος (εξαιρούνται τα μεταχρονολογημένα αξιόγραφα και τα αξιόγραφα αποδοχής τρίτων καθώς και τα ακυρωτικά και ακυρωμένα παραστατικά)

• Πατήστε “Ενέργειες” και επιλέξτε “Δημιουργία αρχείου SEPA”
• Στο παράθυρο “Δημιουργία αρχείου πληρωμών SEPA” (που ανοίγει) καθορίστε:
  • Στο πεδίο “Αριθμός” του τμήματος “Στοιχεία Λογαριασμού” τον Τραπεζικό λογαριασμός εταιρείας, ο οποίος επιλέγεται από τη λίστα των διαθέσιμων ενεργών λογαριασμών της εταιρείας (αν υπάρχει μόνο ένας, επιλέγεται αυτόματα)
  • Στα “Στοιχεία Πληρωμής” προσδιορίζετε αν η πληρωμή του αρχείου θα γίνεται :
    • σε επιλεγμένη ημερομηνία : στην περίπτωση αυτή ενεργοποιείται το πεδίο “την” με σκοπό τη συμπλήρωση της επιθυμητής ή
    • στην ημερομηνία λήξης πληρωμής (λαμβάνεται η ημερομηνία πληρωμής όπως ορίζεται στην εγγραφή του εκάστοτε παραστατικού πληρωμής)
  • Στην “Αιτιολογία Πίστωσης”, πρόκειται για την αιτιολογία που θα δει ο πιστωτής
    • Αιτιολογία Γραμμής/Οριζόμενη
    • Οριζόμενη

Στην πρώτη περίπτωση χρησιμοποιείται η αιτιολογία γραμμής, εκτός κι αν είναι κενή οπότε χρησιμοποιείται η οριζόμενη στο πεδίο “αιτιολογία”, ενώ στη δεύτερη περίπτωση χρησιμοποιείται πάντα η οριζόμενη στο πεδίο “αιτιολογία”

• Αποθήκευση αρχείου : Προτείνεται η διαδρομή δημιουργίας του αρχείου SEPA

Πατήστε “Συνέχεια” για την εκτέλεση της διαδικασίας. Τα δεδομένα πληρωμών αποστέλλονται στην υπηρεσία myGalaxy, η οποία με τη σειρά της επιστρέφει στη δηλωμένη “Περιοχή” το αρχείο SEPA (με συγκεκριμένο όνομα), σύμφωνα με ότι η τράπεζα προβλέπει

Σημείωση :

• Αν ο συναλλασσόμενος δεν είναι συνδεδεμένος με τραπεζικό λογαριασμό για υποβολή SEPA και δεν υπάρχει τραπεζικός λογαριασμός στη γραμμή του παραστατικού, εμφανίζεται σχετικό μήνυμα απαγόρευσης
• Με την αποστολή της γραμμής παρ/κού πληρωμής στο SEPA τσεκάρεται αυτόματα (από την εφαρμογή) το νέο πεδίο “Έχει σταλεί με SEPA”

• Αν μια ή περισσότερες από τις επιλεγμένες εγγραφές γραμμών πληρωμής έχουν ήδη υποβληθεί στο SEPA εμφανίζεται μήνυμα που ενημερώνει το χρήστη ότι δεν θα αποσταλούν ξανά . Για την εκ νέου αποστολή τους απαιτείται η αποεπιλογή του πεδίου “Έχει σταλεί με SEPA” στη γραμμή παρ/κού πληρωμών
• Στη συνέχεια, ανεβάστε το αρχείο στο δικτυακό τόπο της τράπεζας χειροκίνητα . Η τράπεζα διενεργεί εκείνη τη στιγμή έλεγχο των δεδομένων και αν υπάρξουν προβλήματα εμφανίζονται online

Αυτόματη ενημέρωση των πεδίων υποβολής SEPA

Σε κάθε υποβολή SEPA ανά ημέρα ενημερώνεται το νέο τμήμα “Υποβολή SEPA”, ενσωματωμένο στη “Διαχείριση Παραμέτρων” .

Συγκεκριμένα :

• Α/Α Υποβολής : Πρόκειται για τον αύξοντα αριθμό υποβολής στο SEPA για την τρέχουσα ημέρα. Αυξάνεται κατά 1 με κάθε υποβολή εντός της ημέρας. Η πρώτη υποβολή εντός της ημέρας είναι 1 κ.ο.κ.
• Τελευταία Ημ/νία Υποβολής : Ενημερώνεται με την ημερομηνία τελευταίας υποβολής στο SEPA