Πλάνο Επισκέψεων (Visit Plan) - Galaxy CRM

Σημαντικό κεφάλαιο για την επιχείρηση είναι τα πλάνα επισκέψεων, τα οποία καταρτίζει ο επικεφαλής τμήματος (π.χ. Διευθυντής Πωλήσεων) για τους πωλητές που το στελεχώνουν .

Επειδή ο χρόνος του πωλητή είναι περιορισμένος, το πλάνο επισκέψεων θα βοηθήσει τον πωλητή (πόρο) στο σωστό καταμερισμό του χρόνου του ώστε να κάνει πιο αποδοτικό το κυρίως έργο του .

Με το πλάνο επισκέψεων ο πωλητής αξιοποιεί κάθε λεπτό για επαφές με υφιστάμενους πελάτες αλλά και με υποψήφιους πελάτες .

Ο πωλητής μέσω του πλάνου έχει σαφή εικόνα επί των ενεργειών που πρέπει να ανταποκριθεί εντός της ημέρας, γεγονός που ενισχύει την αποτελεσματικότητά του :

  • Ποιους πελάτες θα επισκεφτεί σε καθημερινή βάση ή μέσα στην εβδομάδα (εβδομαδιαίο πλάνο επαφών)
  • Ποια θα είναι η διάρκεια των επισκέψεων
  • Πόσος χρόνος αναλώνεται μεταξύ των επισκέψεων (κενά διαστήματα) κ.λπ.

 

Στον παρακάτω πίνακα μπορείτε να δείτε με μια ματιά τα βήματα της διαδικασίας :

 

Βήματα

  1. Δημιουργήστε νέα “Κατάσταση” δραστηριότητας με “Τύπο κατάστασης “Πρόχειρο”
  2. Εκχωρήστε τη νέα Κατάσταση “Πρόχειρο” στον Τύπο δραστηριότητας
  3. Συμπληρώστε τις παραμέτρους στις “Ρυθμίσεις Δραστηριοτήτων CRM
  4. Δημιουργήστε έναν πόρο, “μη προγραμματισμένο” στον οποίο θα αντιστοιχίσετε τις μη προγραμματισμένες δραστηριότητες
  5. Καθορίστε Ημερολόγιο εργασίας στον πόρο, αν δεν θέλετε το γενικής ισχύος, δηλωμένο στις “Ρυθμίσεις Δραστηριοτήτων CRM”
  6. Επιλέξτε από τη “Λίστα επαφών”, τις Επαφές για την πραγματοποίηση συναντήσεων μαζί τους
  7. Επιλέξτε από τις “Ενέργειες” της “Λίστας επαφών” τη νέα εργασία “Πλάνο επισκέψεων” και εκτελέστε το Wizard που ανοίγει
  8. Πατήστε “Οκ” στο ενημερωτικό μήνυμα (που εμφανίζεται) όταν η διαδικασία ολοκληρωθεί επιτυχώς, για να βρεθείτε στο “Ημερολόγιο δραστηριότητας”. Από εδώ μπορείτε να δείτε το πλάνο στο σύνολό του και μάλιστα από πολλές οπτικές γωνίες (ημέρα, εργάσιμη εβδομάδα), αλλά και να το επεξεργαστείτε
  9. Επιλέξτε Λίστα πλάνων επισκέψεων για να δείτε τα στοιχεία του πλάνου επισκέψεων όπως και τις δραστηριότητές του

 

Αναλυτικά

1. Δημιουργήστε νέα κατάσταση με Τύπο κατάστασης “Πρόχειρο”

  • Επιλέξτε “Καταστάσεις από το μενού “Δραστηριότητες” της “Οργάνωσης δραστηριότητας”
  • Πατήστε σε μια κενή γραμμή του παραθύρου και καταχωρίστε μια νέα :
    • Συμπληρώστε στο πεδίο Περιγραφή, την ονομασία της κατάστασης “Πρόχειρο”
    • Επιλέξτε στον Τύπο κατάστασης, τη νέα επιλογή “Πρόχειρο” για να υποδείξετε την κατάσταση που θα περιέλθουν οι δραστηριότητες (επισκέψεις) που θα δημιουργηθούν

           

  • Καθορίστε το Χρώμα που θα λάβει η κατάσταση δραστηριότητας . Με την επιλογή χρώματος εφαρμόζεται χρωματική κωδικοποίηση στις δραστηριότητες του πλάνου επισκέψεων στο “Ημερολόγιο Δραστηριοτήτων”

        

 

2. Εκχωρήστε την κατάσταση στις Διαθέσιμες καταστάσεις του Τύπου δραστηριότητας

Μετακινηθείτε στη σελίδα “Διαθέσιμες καταστάσεις” του Τύπου δραστηριότητας (Οργάνωση Δραστηριότητας ->Δραστηριότητα) και επιλέξτε την κατάσταση “Πρόχειρο” που θα λαμβάνει κάθε δραστηριότητα αυτού του τύπου . Συνεχίστε συμπληρώνοντας τα υπόλοιπα στοιχεία κατά τα συνήθη .

 

3. Συμπληρώσετε τις παραμέτρους στις Ρυθμίσεις Δραστηριοτήτων CRM

Στη σελίδα “Πλάνο επισκέψεων”

Η νέα σελίδα “Πλάνο επισκέψεων” των Ρυθμίσεων Δραστηριοτήτων συγκεντρώνει το σύνολο της παραμετροποίησης ενός πλάνου επισκέψεων. Ότι δηλώσετε εδώ θα προτείνεται κατά την εκτέλεση του “Πλάνου επισκέψεων” (Wizard)

Συμπληρώστε :

  • τον Τύπο δραστηριότητας (π.χ. Ραντεβού)
  • τις Καταστάσεις Πλάνου Επισκέψεων, προβλέπονται τρείς :
    • Πρόχειρη (αρχική κατάσταση)
    • Επικύρωση σε κατάσταση
    • Ακύρωση σε κατάσταση

Οι “καταστάσεις” του “πλάνου επισκέψεων” βρίσκονται σε αντιστοιχία με τις διαθέσιμες της δραστηριότητας.

Ειδικότερα :

  • H “Πρόχειρη Κατάσταση” του πλάνου αντιστοιχεί στην “Πρόχειρη Κατάσταση” της δραστηριότητας
  • Η “Ακυρωμένη” του πλάνου αντιστοιχεί στην “Ακυρωμένη” της δραστηριότητας
  • Η “Επικυρωμένη” του πλάνου αντιστοιχεί σε μια από τις ακόλουθες της δραστηριότητας :
    • Δεν έχει ξεκινήσει
    • Σε εξέλιξη
    • Έχει ολοκληρωθεί
    • Σε αναμονή
  • τη Διάρκεια επίσκεψης : δηλώνεται ο χρόνος παραμονής στον πελάτη που να πλησιάζει προσεγγιστικά σε αυτό που πραγματικά θα χρειαστεί ο πωλητής (π.χ. 2 ώρες)
  • το Χρόνο μεταξύ των επισκέψεων : εκτιμάται το κενό διάστημα μεταξύ των επισκέψεων (π.χ. 30 λεπτά)
  • την Υπέρβαση ωρών εργασίας : συμπληρώνεται στην περίπτωση υπέρβασης των ορίων ωρών εργασίας . Για παράδειγμα αν το ωράριο πωλητή έχει δηλωθεί 9:00 με 17:00, το ραντεβού ξεκινάει στις 16:00 και η διάρκεια του είναι δίωρο, πόσος είναι ο χρόνος που μπορεί ο πωλητής να υπερβεί το όριο που έχετε θέσει (π.χ. 1 ώρα).
  • το Ημερολόγιο : επιλέγεται το ημερολόγιο που θα χρησιμοποιηθεί στο πλάνο επισκέψεων στο οποίο έχετε πρωτίστως δηλώσει τις ημέρες για τις οποίες ισχύει η διαθεσιμότητα του πόρου, την ώρα έναρξης/λήξης διαθεσιμότητας για τις συγκεκριμένες ημέρες κ.λπ. .

 

Στη σελίδα “Ημερολόγιο”

Στο νέο πεδίο “Μη ανατεθειμένος πόρος” της σελίδας “Ημερολόγιο” των “Ρυθμίσεων Δραστηριοτήτων CRM” επιλέξτε τον πόρο στον οποίο θα ανατίθενται οι μη προγραμματισμένες δραστηριότητες που θα δημιουργηθούν. Για το λόγο αυτό, φροντίστε να καταχωρίσετε έναν μη προγραμματισμένο πόρο στην ενότητα των πόρων.

 

4. Δημιουργήστε έναν πόρο (μη προγραμματισμένο)

Επειδή κάθε δραστηριότητα πρέπει να αντιστοιχεί σε κάποιο πόρο, καταχωρίστε έναν πόρο για να αναθέσετε τις μη προγραμματισμένες (όσες δηλαδή δεν έχουν ανατεθεί σε κάποιον συγκεκριμένο).

 

5. Εκχωρήστε ημερολόγιο εργασίας στον πόρο

(αν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το γενικής ισχύος, καθορισμένο στις ρυθμίσεις δραστηριότητας)

 

Πως θα το πετύχετε :

Μεταβείτε στη σελίδα “Λοιπά” του Πόρου και από εκεί στη σελίδα “Ημερολόγια” και επιλέξτε :

  • το Ημερολόγιο εργασίας του πόρου
  • το διάστημα ισχύος του ημερολογίου για το συγκεκριμένο πόρο (από ημ/νίαέως ημ/νία)
  • το πεδίο Είναι έκτακτο, μόνο στην περίπτωση ειδικού ωραρίου για ορισμένο διάστημα (π.χ. περίοδος Χριστουγέννων), το οποίο θα υπερισχύει του ωραρίου του γενικού ημερολογίου
  • το πεδίοΑκολουθεί αργίες, αν το ημερολόγιο θα ακολουθεί τις αργίες από το εορτολόγιο (π.χ. την 25 Μαρτίου από το εορτολόγιο) .

 

6. Επιλέξτε Πλάνο επισκέψεων από τις Ενέργειες της Λίστας επαφών

Έστω ότι θέλετε να πραγματοποιήσετε συναντήσεις σε 10 επαφές – πελάτες . Επιλέξτε από τη λίστα τις ενδεδειγμένες (πολλαπλή επιλογή) και ενεργοποιήστε από το πλήκτρο “Ενέργειες” τη νέα επιλογή “Πλάνο επισκέψεων”

 

7. Εκτελέστε το wizard Πλάνο επισκέψεων

Αμέσως ανοίγει ο wizard “Πλάνο επισκέψεων”,

Συμπληρώστε τα πεδία :

  • της “περιγραφής” του πλάνου
  • των “ημερομηνιών” έναρξης/λήξης του πλάνου

Τα λοιπά πεδία του οδηγού έρχονται συμπληρωμένα με τις τιμές που δηλώσατε στις Ρυθμίσεις Δραστηριοτήτων CRM. Ωστόσο οι τιμές δεν είναι δεσμευτικές αφού μπορείτε να τις αγνοήσετε και να προχωρήσετε στην καταχώριση νέων . Έχετε τη δυνατότητα να αλλάξετε π.χ. τον κάτοχο της δραστηριότητας, τις ώρες εργασίας . Αν για παράδειγμα επιθυμείτε να αλλάξετε τις ώρες εργασίας, οι αλλαγές θα ισχύσουν μόνο για τις ώρες που αφορούν στην έναρξη της πρώτης ημέρας και στο τέλος της τελευταίας . Για τις ενδιάμεσες, εφόσον υφίστανται, θα ισχύουν οι ώρες έναρξης – λήξης του συνδεδεμένου ημερολογίου .

Πατήστε “Finish” για να προχωρήσει το Σύστημα στην ολοκλήρωση της διαδικασίας .

Στο τέλος της διαδικασίας, θα ειδοποιηθείτε μέσω μηνύματος για τον επιτυχή τερματισμό της .

Πατήστε “ΟΚ” στο μήνυμα

 

8. Πλάνο επισκέψεων στο Ημερολόγιο δραστηριότητας

Μετά από ολιγόλεπτη αναμονή, το Σύστημα ανοίγει το παράθυρο Ημερολόγιο δραστηριότητας στο οποίο απεικονίζεται το πλάνο επισκέψεων, που η διαδικασία δημιούργησε .

Στο Ημερολόγιο διακρίνονται οι δραστηριότητες του επιλεγμένου πόρου για τον οποίο το πλάνο επισκέψεων δημιουργήθηκε .

Κάθε δραστηριότητα απεικονίζεται στο ημερολόγιο με μια ράβδο όπου το ύψος της ράβδου προσδιορίζει τη διάρκεια που χρειάζεται για να ολοκληρωθεί .

Όταν ο κέρσορας βρεθεί πάνω σε κάποια ράβδο μπορείτε να πληροφορηθείτε :

  • την ονομασία του πλάνου επισκέψεων
  • την ημέρα και ώρα έναρξης π.χ. (12/04/2017 – 9:00 πμ) της δραστηριότητας και την καταληκτική της ημερομηνία (12/04/2017 -11:00 πμ)
  • τον πόρο στον οποίο έχει ανατεθεί η δραστηριότητα και για τον οποίο δημιουργήθηκε το πλάνο επισκέψεων

Με διπλό κλικ πάνω της εμφανίζεται το παράθυρο της δραστηριότητας με όλα τα στοιχεία της .

Από εδώ μπορείτε :

  • να αλλάξετε την κατάσταση της δραστηριότητας, αμέσως ενημερώνεται το χρώμα της δραστηριότητας του πλάνου επισκέψεων στο “Ημερολόγιο δραστηριοτήτων”
  • να μεταβάλλετε τους χρόνους (εκτέλεσης) μιας δραστηριότητας

Με την όποια μεταβολή ενημερώνεται αυτόματα το ημερολόγιο δραστηριοτήτων με τα νέα στοιχεία .

Η μεταβολή μιας δραστηριότητας όσο αφορά στην ημερομηνία εκτέλεσης μπορεί να γίνει με χειρισμούς τύπου drag & drop .

 

Μη προγραμματισμένες δραστηριότητες

Στον πίνακα που βρίσκεται αριστερά του ημερολογίου δραστηριοτήτων γίνονται ορατές οι “μη” προγραμματισμένες δραστηριότητες που δεν έχουν ανατεθεί σε κάποιο πόρο.

Ας υποθέσουμε ότι ο εργάσιμος χρόνος ενός πόρου βάσει ημερολογίου είναι 9:00 -17:00 (αναφορά είτε στο γενικό ημερολόγιο είτε στο ημερολόγιο του πόρου για να αντλήσει την πληροφορία του ωραρίου) . Έστω τώρα ότι ο πόρος (πωλητής) μπορεί να ανταποκριθεί, εντός της ημέρας, σε “3” αντί σε “5” ραντεβού που το πλάνο επισκέψεων προβλέπει. Στην περίπτωση αυτή τα “2” ραντεβού τίθενται ως “μη προγραμματισμένα”, (αφού δεν μπορούν να υλοποιηθούν από τον επιλεγμένο πόρο λόγω μη διαθέσιμων ωρών του πόρου) .

Όμως μπορούν να ανατεθούν :

  • είτε στον πόρο του πλάνου αλλά σε άλλες διαθέσιμες ημερομηνίες πέραν του πλάνου
  • είτε σε άλλον πόρο

 

Συνεπώς, όταν υπάρχουν αποκλίσεις από τον αρχικό σχεδιασμό του πλάνου μπορείτε να εκτελείτε εύκολα ενέργειες όπως μετακυλήσεις επισκέψεων σε άλλη διαθέσιμη ημέρα του πόρου όταν ο χρόνος του (βάσει ημερολογίου) δεν επαρκεί ή αναθέσεις επισκέψεων σε άλλον πόρο, πράγμα που επηρεάζει θετικά τη λειτουργία της επιχείρησης .

 

9. Ενεργοποιήστε την επιλογή Λίστα πλάνου επισκέψεων

Μεταβείτε στο μενού των Δραστηριοτήτων και ενεργοποιήστε την επιλογή “Λίστα πλάνου επισκέψεων”

Κάντε διπλό κλικ πάνω στο πλάνο επισκέψεων που μόλις δημιουργήσατε. Θα εμφανιστεί το παράθυρο με όλα τα στοιχεία του πλάνου . Το παράθυρο του πλάνου είναι ουσιαστικά ένα παράθυρο προβολής και συμπεριφέρεται με το γνωστό τρόπο . Όλα σχεδόν τα πεδία του πλην της “περιγραφής” και της “κατάστασης” έρχονται ανενεργά, οπότε δεν επιτρέπεται καμία επέμβαση σε αυτά.

Ας δούμε ένα παράδειγμα αλλαγής κατάστασης

Έστω ότι στην παραμετροποίηση της κατάστασης “Πρόχειρο” έχετε αντιστοιχίσει χρώμα “μπλε”, στην “Επικύρωση” χρώμα πορτοκαλί και κόκκινο στην “Ακύρωση”. Με την αλλαγή της κατάστασης από “Πρόχειρο” σε “Ολοκληρώθηκε” (που αντιστοιχεί στην Επικύρωση), μεταβάλλεται ανάλογα και το χρώμα στις δραστηριότητες του πλάνου στο “Ημερολόγιο δραστηριοτήτων”, από “μπλε” σε “πορτοκαλί”. Κατ’ αντίστοιχα μεταβάλλεται σε “κόκκινο” αν αλλάξετε την κατάσταση σε “ακύρωση” .

Αξιοποιώντας τη δυνατότητα της χρωματικής προβολής αντλείτε με την πρώτη ματιά την πληροφορία της κατάστασης των δραστηριοτήτων του πλάνου .

 

 

Πλήκτρο “Ενέργειες” στο Πλάνο Επισκέψεων

Τι μπορείτε να κάνετε από τις “Ενέργειες” του Πλάνου Επισκέψεων

Να ενεργοποιήσετε την επιλογή :

  • Δραστηριότητες για να πληροφορηθείτε όλες τις δραστηριότητες του συγκεκριμένου πλάνου επισκέψεων
  • Άνοιγμα ημερολογίου για να μεταβείτε στο “Ημερολόγιο δραστηριοτήτων”