Κάρτες στόλου Galaxy CRM

Παραμετροποίηση

Εργασία

Οργάνωση ειδών κατηγορίες είδους

Χαρακτηρίστε τα είδη ως είδη στόλου (fleet) :

• Δημιουργήστε μια νέα κατηγορία ειδών, “Fleet”

• πατήσετε στο πλήκτρο “Νέα Ρίζα” και στη κενή γραμμή του παραθύρου πληκτρολογήστε “Κωδικό” (π.χ. L_002) και “Περιγραφή” (FLEET) της νέας κατηγορίας

• Εντάξτε στην κατηγορία που μόλις δημιουργήσατε (L_002-FLEET) όσα είδη θα χαρακτηρίσετε ως Fleet, ενεργοποιώντας το σύμβολο του φακού

Ρυθμίσεις εφαρμογής CRM Γενικά

Επιλέξτε στα πεδία “Κατηγορία είδους στόλου” και “Φίλτρο είδους στόλου”, στη σελίδα “Πιστότητα” των “Γενικών Ρυθμίσεων CRM” την κατηγορία ειδών “Fleet”. Η παραμετροποίηση που θα λάβει χώρα εδώ, θα έχει αντίκτυπο στην οντότητα των ειδών και ισχύ σε όλες τις εταιρίες του συστήματος

Ακριβώς ίδια διαδικασία πρέπει να ακολουθήσετε για το χαρακτηρισμό των ειδών σας, ως είδη αυτόματης πώλησης (OPT_ FLEET)

Επαφές / Πόροι Λίστα επαφών

Καταχωρίστε την επαφή για την οποία θα δημιουργήσετε τις κάρτες στόλου

Για την καταχώριση της επαφής επιλέξτε από τη “Λίστα επαφών” “Νέο”

• “Επαφή”, αν πρόκειται για νομικό πρόσωπο (Λογαριασμός) ή

• “Πρόσωπο”, αν πρόκειται για φυσικό πρόσωπο

Αν η επαφή υπάρχει, αναζητήστε την από τη σχετική οθόνη αναζήτησης είτε πληκτρολογώντας απευθείας είτε με σύντομη αναζήτηση

Σε περίπτωση νέας καταχώρισης συμπληρώστε στη σελίδα “Γενικά” :

• Όνομα : το όνομα της εταιρίας / φυσικού προσώπου που θα καταχωρίσετε ως επαφή

• Τηλέφωνα επικοινωνίας επαφής

• Fax επαφής

• Email : την ηλεκτρονική διεύθυνση ταχυδρομείου της επαφής

• Διεύθυνση επαφής (χώρα διεύθυνσης επαφής, νομός της διεύθυνσης, πόλη της διεύθυνσης, οδός, αριθμός, ταχυδρομικός κώδικας )

• ΑΦΜ : τον αριθμό φορολογικού μητρώου της επαφής

• Δ.Ο.Υ. : την οικονομική εφορία της επαφής

στη σελίδα “Προσωπικές πληροφορίες”

• τα προσωπικά στοιχεία της επαφής, χαρακτηρισμένη ως “φυσικό πρόσωπο”

στη σελίδα “Διευθύνσεις” λοιπές διευθύνσεις για την επαφή

στη σελίδα “Σχετικές επαφές” τις σχετικές επαφές για την επαφή

Σε περίπτωση που οι “επαφές” χρειάζεται να γίνουν “πελάτες/συναλλασσόμενοι” στο “Galaxy ERP”, η εφαρμογή σας δίνει τη δυνατότητα να τους δημιουργήσετε μέσω της επιλογής “Δημιουργία/ Μεταβολή Συναλλασσόμενου” που βρίσκεται ενσωματωμένη στο υπομενού “Περισσότερα” στις “Ενέργειες” της επαφής

Πιστότητα Διαχείριση στόλου Λίστα λογ/σμών στόλου

Καταχωρίστε το λογαριασμό στόλου με τον οποίο θα σχετιστούν οι κάρτες στόλου

Επισήμανση : κάθε πελάτης στο fleet management είναι fleet account

Για το σκοπό αυτό :

• επιλέξτε την επαφή για την οποία θα δημιουργήσετε τις κάρτες στόλου (αν δεν υφίσταται επαφή, την δημιουργείτε απευθείας πατώντας το σύνδεσμο “Επαφή”)

• συμπληρώστε το ανώτατο όριο ανεξόφλητων οφειλών του πελάτη. Το Σύστημα θα σας ειδοποιήσει με μήνυμα τη στιγμή έκδοσης του παραστατικού στο όνομα του πελάτη, αν αυτός υπερβεί το όριο πίστωσης που καθορίσατε σε αυτό το σημείο

• Βlocked: τσεκάρετε το πεδίο αν θέλετε τη δέσμευση του λογαριασμού στόλου και όλων των καρτών στόλου, συνδεδεμένων με αυτόν

Πιστότητα Διαχείριση στόλου Κατηγορία στόλου

Δημιουργήστε την κατηγορία στόλου: αφορά στην κατηγορία ειδών με όρια ειδών ποσοτικά/αξιακά /ανά συναλλαγή που θα χρησιμοποιήσει η κάρτα

• επιλέξτε το λογαριασμό στόλου

• δηλώστε μια περιγραφή για την κατηγορία

• πληκτρολογήστε το μηνιαίο ποσό, το όριο δηλαδή της κατηγορίας στόλου

• προσδιορίστε το μηνιαίο ποσό χάριτος : αν στο μηνιαίο ποσό έχετε για παράδειγμα δηλώσει 200 €, στο πεδίο αυτό υποδεικνύετε κατά πόσα € μπορεί να γίνει υπέρβαση του συγκεκριμένου ποσού (π.χ. κατά 50€)

Στη σελίδα “Είδη” επιλέξτε τα είδη για τα οποία θα έχει ισχύ ή κατηγορία στόλου (π.χ. όλα τα είδη, χαρακτηρισμένα ως fleet) ή κατηγορία είδους. Αν οι γραμμές των “ειδών” συμπληρωθούν με είδη, τότε το “μηνιαίο ποσό”, δηλωμένο στο αντίστοιχο πεδίο της επικεφαλίδας, θα αναλωθεί για τα συγκεκριμένα είδη

Σελίδα “Όρια”

Εκτός του μηνιαίου ορίου, καθορισμένο στο πεδίο “μηνιαίο ποσό”(στην επικεφαλίδα της κατηγορίας στόλου), που αφορά σε όλα τα είδη, δεμένα στην κατηγορία στόλου, μπορείτε να θέσετε επιπλέον όρια σε κάποια είδη της κατηγορίας στόλου

Στην περίπτωση αυτή δηλώστε :

• τύπο περιόδου (ημέρα, εβδομάδα, μήνα)

• κωδικό είδους/περιγραφή είδους :αφορά στον κωδικό είδους που ισχύει το όριο (με την επιλογή του κωδικού, τίθεται αυτόματα η περιγραφή του είδους)

ή

• κατηγορία είδους

• τύπο ποσού : επιλέξτε μια εκ των τριών επιλογών (ποσό, ποσότητα, κινήσεις) για να υποδείξετε σε τι αφορά ο τύπος ποσού

• ποσό : η συμπλήρωση του πεδίου γίνεται σύμφωνα με τον επιλεγμένο “τύπο ποσού”. Αν ο επιλεγμένος, για παράδειγμα, τύπος αφορά σε ποσότητα με τιμή 40, αυτό σημαίνει ότι για το συγκεκριμένο είδος έχουν τεθεί επιπλέον όρια 40lt

• ποσό χάριτος : πρόκειται για το ποσό χάριτος στο όριο της γραμμής (π.χ. επιπλέον 5lt χωρίς να ειδοποιήσει η εφαρμογή με σχετικό μήνυμα υπέρβασης )

Πιστότητα Διαδικασίες πιστότητας Δημιουργία καρτών μελών (στόλου)

Δημιουργήστε κάρτες στόλου

• επιλέξτε “Δημιουργία καρτών” (από το τμήμα “Ενέργειες”)

• επιλέξτε την επαφή με την οποία θα συνδέσετε τις κάρτες στόλου που θα δημιουργηθούν

• επιλέξτε “fleet” στον τύπο κάρτας πιστότητας

Σημείωση : Σε περίπτωση που θέλετε η κάρτα στόλου να έχει PIN θα πρέπει να θέσετε κατάλληλη ένδειξη στο πεδίο “Έχει PIN” και να πληκτρολογήσετε το προκαθορισμένο PIN στο πεδίο “Προτεινόμενο PIN”

• η εταιρία, στην οποία θα εκδοθούν οι κάρτες στόλου, τίθενται αυτόματα με βάση τη δηλωμένη στο “Προφίλ χρήστη”

• ομοίως και το υποκατάστημα

• στα πεδία “από αριθμό μέλους – έως αριθμό μέλους” πληκτρολογήστε το εύρος της αρίθμησης καρτών που θα δημιουργηθούν και πατήστε “Next”

• στο μήνυμα επιβεβαίωσης (που εμφανίζεται) δώστε “Ναι”

• πατήστε “Next” στην επόμενη οθόνη του οδηγού

• πατήστε “Οκ” στο πληροφοριακό μήνυμα

• στην οθόνη του οδηγού “αποτελέσματα νέων καρτών μελών”, που εμφανίζεται πατήστε “next”

• στην τελευταία οθόνη του οδηγού πατήστε “Finish” για να ξεκινήσει και να ολοκληρωθεί η αυτόματη δημιουργία καρτών με βάση τα επιλεγμένα στο φίλτρο κριτήρια, (51 κάρτες στόλου σύμφωνα με το παράδειγμά μας)

• τις οποίες μπορείτε να δείτε (με το πέρας της διαδικασίας) στη “Λίστα καρτών στόλου”

Πιστότητα Διαχείριση στόλου Λίστα καρτών στόλου

Πώς να συνδέσετε την κάρτα στόλου με το “όνομα οδηγού” και την “πινακίδα αυτοκινήτου”

• Μεταβείτε στη “Λίστα καρτών στόλου”

• Εντοπίστε τις κάρτες στόλου που η διαδικασία “Δημιουργία καρτών μελών - στόλου” δημιούργησε

• Πραγματοποιήστε είσοδο σε κάθε κάρτα στόλου χωριστά

• Συμπληρώστε τα πεδία :
  • Όνομα οδηγού
  • Πινακίδα αυτοκινήτου

Σημείωση :

• όλες οι κάρτες που παράγονται μέσω της διαδικασίας δημιουργίας καρτών στόλου έχουν προκαθορισμένο PIN, αν φυσικά ο συνδεδεμένος “τύπος καρτών πιστότητας” το προβλέπει . H αλλαγή του PIN γίνεται μόνο στα σημεία πώλησης

• η ενεργοποίηση του πεδίου “Φραγή OPT” κρίνεται απαραίτητη, αν η κάρτα στόλου χρησιμοποιείται μόνο ώρες λειτουργίας πρατηρίου και όχι σε αυτόματο πωλητή

Πιστότητα Διαχείριση στόλου Λίστα καρτών στόλου

Πώς να συνδέσετε τις κάρτες στόλου με τις κατηγορίες στόλου

• Μεταβείτε στη “Λίστα καρτών στόλου”

• Εντοπίστε τις κάρτες στόλου που η διαδικασία “Δημιουργία καρτών μελών - στόλου” δημιούργησε

• Πραγματοποιήστε είσοδο σε κάθε κάρτα στόλου χωριστά

• Ενεργοποιήστε τις τρεις τελίτσες στο πεδίο “Κατηγορία στόλου” και από τη λίστα των κατηγοριών στόλου, που ανοίγει, επιλέξτε την επιθυμητή

• Με την “αποθήκευση” ενημερώνεται το πεδίο “Υπόλοιπο” με το ποσό που έχει δηλωθεί στο πεδίο “Μηνιαίο ποσό” της κατηγορίας στόλου . Η τιμή του πεδίου αλλάζει κάθε φορά που διενεργείται συναλλαγή

Πιστότητα Διαχείριση στόλου Λίστα κινήσεων στόλου

Με κάθε συναλλαγή στα σημεία πώλησης (ταμεία, OTP) παράγονται κινήσεις στόλου, οι οποίες καταχωρίζονται στην οντότητα “Λίστα κινήσεων στόλου” του Galaxy “CRM”

Όλα τα πεδία της φόρμας “Κινήσεις στόλου” έρχονται συμπληρωμένα με βάση τις συναλλαγές στα front office συστήματα .