Σύμφωνα με τις διατάξεις της παρ. 11 του άρθρου 4 του Κ.Φ.Α.Σ. (ν.4093/2012), ο υπόχρεος απεικόνισης συναλλαγών που τηρεί διπλογραφικά βιβλία υποχρεούται σε τήρηση ηλεκτρονικού φακέλου ελέγχου, μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα από τη λήξη της προθεσμίας υποβολής της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος.
Η υποχρέωση αυτή θεσπίστηκε για τις ανάγκες του φορολογικού ελέγχου και αφορά στους υπόχρεους εκείνους των οποίων η διαχειριστική περίοδος λήγει από την 1/1/2013 και μετά.
Στον Ηλεκτρονικό φάκελο ελέγχου αποθηκεύονται, μέχρι την ως άνω αναφερόμενη προθεσμία, ανά χρήση, τα αναλυτικά δεδομένα του τελευταίου προσωρινού ισοζυγίου και του οριστικού ισοζυγίου, των λογαριασμών όλων των βαθμίδων, των ημερολογίων, του βιβλίου απογραφών και ισολογισμού, των πληροφοριών της παραγράφου 23 του άρθρου 4 του ΚΦΑΣ και του μητρώου παγίων, σε περίπτωση μηχανογραφικής τήρησης.
Για την κάλυψη της υποχρέωσης για τις επιχειρήσεις τήρησης ηλεκτρονικού φακέλου, ανά διαχειριστική περίοδο, προστέθηκε νέα λειτουργία με τίτλο “Οργάνωση εκτυπώσεων” στο μενού “Χρήστης/Διαχειριστής”, ένα εργαλείο, που αναλαμβάνει τη δημιουργία ηλεκτρονικών φακέλων στους οποίους ενσωματώνονται όλα τα απαιτητά σύμφωνα με τη νομοθεσία δεδομένα.
Ο ηλεκτρονικός φάκελος περιλαμβάνει είτε αρχεία τα οποία παράγονται από το Galaxy (π.χ. ισοζύγια αποθήκης, μητρώο παγίων) είτε εξωτερικά αρχεία τα οποία επισυνάπτονται π.χ. βιβλίο ισολογισμού σε excel (αποθηκευμένα σε συγκεκριμένη θέση του σκληρού σας δίσκου). Με τον τρόπο αυτό γίνεται εφικτή η διαφύλαξή τους (αυτούσια) στη βάση δεδομένων με δυνατότητα εξαγωγής σε ηλεκτρομαγνητικά μέσα με σκοπό την απόδοσή τους, όποτε απαιτηθούν, στις αρμόδιες φορολογικές αρχές προς έλεγχο.
Συμπερασματικά, η ενότητα της “Οργάνωσης εκτυπώσεων” θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί όχι μόνο για τις ανάγκες του ηλεκτρονικού φακέλου αλλά και ως ισχυρή λύση για την οργάνωση όλων των εκτυπώσεων που σχετίζονται με τη λειτουργία της επιχείρησης.
Δείτε αναλυτικά Δημιουργία φακέλου
