Με τη κλήση της νέας επιλογής “Οργάνωση εκτυπώσεων” ενσωματωμένη στο μενού “Χρήστης/Διαχειριστής” ανοίγει σχετική οθόνη στην οποία θα χρειαστεί να δηλώσετε όλα τα βασικά στοιχεία που απαιτούνται για την οργάνωση των εκτυπώσεών σας.
- Κωδικός : Κάθε εγγραφή (ηλεκτρονικός φάκελος) αποκτά ένα μοναδικό κωδικό.
- Περιγραφή : Συνεχίζετε με τη συμπλήρωση της περιγραφής του, που χρησιμεύει ως τίτλος αναγνώρισής του.
- Εταιρία & Οικονομική χρήση : Ο ορισμός του ηλεκτρονικού φακέλου γίνεται ανά “Εταιρία” και “Οικονομική Χρήση”. Προτείνονται η Εταιρία και η Οικονομική χρήση που έχουν οριστεί στο “Προφίλ Χρήστη”.
- Προτεινόμενος φάκελος : Το Σύστημα θα ζητήσει οπωσδήποτε τη πλήρη διαδρομή (path) στην οποία θα κατευθυνθούν τα περιεχόμενα του Ηλεκτρονικού φακέλου στο σκληρό σας δίσκο, όταν ενεργοποιηθεί η επιλογή “εξαγωγή δεδομένων”, ενσωματωμένη στις ενέργειες της Οργάνωσης Εκτυπώσεων.
Πριν τη διαδικασία της εξαγωγής τα περιεχόμενα του φακέλου αποθηκεύονται αυτούσια στη βάση δεδομένων από την οποία και αντλούνται με την εκτέλεση της διαδικασίας .
Το Σύστημα για τις ανάγκες δημιουργίας ηλεκτρονικού φακέλου, στον οποίο μπορεί να ενσωματωθεί ένα ευρύτατο φάσμα πληροφοριών, ακόμα και πέρα από τα φορολογικά στοιχεία που ορίζει ο Νόμος (κατασκευή π.χ. μιας δομής δεδομένων που θα προσαρμόζεται στις ιδιαιτερότητες της δικής σας εταιρίας), θέτει στο αριστερό τμήμα της παρούσας οθόνης μια λίστα (κενή περιεχομένου αρχικά) με μια σειρά ειδικών εντολών, στο κάτω τμήμα της.
Λεπτομέρειες για το σκοπό που επιτελούν και τα αποτελέσματα που επιφέρουν θα βρείτε αμέσως παρακάτω :
Προσθήκη φακέλου
Η προσθήκη φακέλων στη λίστα της παρούσας οθόνης είναι το πρώτο υποχρεωτικό σκέλος στην Οργάνωση των εκτυπώσεων. Μπορεί δε να αποτελέσει μέθοδο ομαδοποίησης των εκτυπώσεων σας στο φάκελο σε διακριτές κατηγορίες π.χ. “φάκελος ισοζύγια αποθήκης”, “φάκελος Λογιστική” κ.λπ.. Πρέπει να σημειωθεί ότι καμιά από αυτές τις ομαδοποιήσεις δεν είναι υποχρεωτική για την ομαλή χρήση της συγκεκριμένης λειτουργίας.
Είναι καλή πρακτική πριν την ενεργοποίηση του πλήκτρου “Προσθήκη” να έχετε πρωτίστως αποφασίσει την ονομασία του φακέλου και τα δομικά στοιχεία που θα εισάγετε σε αυτόν. Μετά την ενεργοποίηση της επιλογής το Σύστημα θα σας ζητήσει να συμπληρώσετε επιτόπου την “Περιγραφή” του φακέλου.
Η επιλογή της παραμέτρου “Δημιουργία φακέλου” σημαίνει ότι ο φάκελος που θα δημιουργηθεί θα είναι υποφάκελος του “Προτεινόμενου φακέλου” κατά την εξαγωγή του αρχείου.
Η συμπλήρωση “υποκαταστήματος” έχει νόημα στην περίπτωση που υπάρχει υποχρέωση τήρησης ηλεκτρονικού φακέλου ανά υποκατάστημα, οπότε δηλώνεται και το υποκατάστημα στο οποίο αφορά. Το υποκατάστημα αυτό θα προταθεί ως φίλτρο κατά την “εκτέλεση” της εκτύπωσης. Σε αντίθετη περίπτωση μπορεί να παραμείνει κενό.
Διαγραφή
Ενεργοποιώντας το πλήκτρο της “Διαγραφής” πρακτικά διαγράφεται το επιλεγμένο, στη λίστα στοιχείο (φάκελος, επισυναπτόμενο αρχείο).
Προσθήκη εκτύπωσης
Ένα από τα βασικά σκέλη για τη δημιουργία του ηλεκτρονικού φακέλου είναι η “Προσθήκη εκτύπωσης”. Η προσθήκη εκτύπωσης στο φάκελο είναι μια απλούστατη διαδικασία αρκεί να αποφασίσετε ποια εκτύπωση ποιας οντότητας θα περιλάβετε στον ηλεκτρονικό φάκελο.
Με την ενεργοποίηση του πλήκτρου “Προσθήκη εκτύπωσης” το Galaxy θα εμφανίσει αυτόματα στο δεξί τμήμα του παραθύρου τα στοιχεία των ιδιοτήτων της εκτύπωσης, όπου με μια ματιά μπορείτε εύκολα να διαπιστώσετε ποιες ακριβώς εκτυπώσεις παρέχονται ανά οντότητα.
Για την προσθήκη μιας εκτύπωσης που αφορά για παράδειγμα στο κύκλωμα “Λογιστικής” θα πρέπει να επιλέξετε τη σχετική οντότητα, από τις διαθέσιμες στη λίστα “όνομα εκτύπωσης” και στη συνέχεια την επιθυμητή εκτύπωση. Μπορείτε αν θέλετε να αλλάξετε την προτεινόμενη προβολή (όψη) της εκτύπωσης. Το ίδιο το Σύστημα, μετά την επιλογή της εκτύπωσης, θέτει αυτόματα τιμές στο πεδίο της περιγραφής, του ονόματος του εξαγόμενου αρχείου, ενώ σας δίνει τη δυνατότητα να επιλέξετε τον τύπο αρχείου που θέλετε να εξαχθεί.
Ανεξάρτητα από το κύκλωμα στο οποίο αφορά η εκτύπωση, η συνέχεια της διαδικασίας απαιτεί την ενεργοποίηση του πλήκτρου “Εκτέλεση”. Το Σύστημα θα απαντήσει με ένα νέο παράθυρο στο οποίο περιέχονται τα κριτήρια επιλογής των φίλτρων, τα οποία προαιρετικά μπορείτε να αλλάξετε.
Με την ενεργοποίηση του πλήκτρου “εκτέλεση” στην οθόνη ορισμού των φίλτρων ένα νέο παράθυρο αυτό της “επιλογής εμφάνισης της εκτύπωσης” εμφανίζεται. Δίνοντας την εντολή “εκτέλεση” μπορείτε να δείτε τα αποτελέσματα της εκτύπωσης. Μόλις η μπάρα προόδου (κάτω μέρος) γεμίσει γίνονται ορατά τα αποτελέσματα της εκτύπωσης, η πρακτική δηλαδή εφαρμογή των εντολών της εκτύπωσης.
Ωστόσο, υπάρχει ένα ακόμα σημείο στο οποίο πρέπει να προσέξετε την εξής διάκριση. Οι μεταβιβαζόμενες πληροφορίες θα αποθηκευτούν (με τη διαδικασία της εκτέλεσης) στη βάση δεδομένων. Για τη δημιουργία του αρχείου, που μεταφέρει τις πληροφορίες στον προτεινόμενο φάκελο θα πρέπει να μεσολαβήσει η εκτέλεση της ενέργειας “Εξαγωγή δεδομένων”.
Επισύναψη εκτυπώσεων
Πολλές φορές θα χρειαστεί να εισάγετε στο φάκελο εξωτερικά αρχεία. Πρακτικά η επισύναψη δεν είναι κάτι άλλο από το φόρτωμα στο φάκελο ενός αρχείου π.χ. αρχείο excel, με περιεχόμενα το βιβλίο ισολογισμού .
Για να εισαχθεί το αρχείο στο φάκελο της “Οργάνωσης εκτυπώσεων” θα πρέπει να πατήσετε το εν λόγω πλήκτρο και να επιλέξετε από το σημείο αποθήκευσης το αρχείο ενδιαφέροντός σας. Αν αυτή σας η κίνηση καταλήξει σε επιτυχία, θα εμφανιστεί το αρχείο επιλογής σας ως περιεχόμενο του φακέλου.
Εξαγωγή δεδομένων
Οι εκτυπώσεις, που βρίσκονται αποθηκευμένες στη βάση δεδομένων θα εξαχθούν στον προτεινόμενο κατάλογο αν εκτελέσετε την επιλογή “Εξαγωγή δεδομένων”, ενσωματωμένη στο πλήκτρο “Ενέργειες” της παρούσας ενότητας. Με την ενεργοποίηση του “Ok” η εφαρμογή εμφανίζει σχετικό μήνυμα για την επιτυχή έκβαση της διαδικασίας.
