Δημιουργείτε άρθρα σύνδεσης («Παράμετροι & Προτιμήσεις -> Εργασίες Έναρξης -> Άρθρα Σύνδεσης με Manager ή Eurofasma»), στην περίπτωση που επιθυμείτε να κάνετε μεταφορά των κινήσεων που έχουν πραγματοποιηθεί σε άλλες εφαρμογές εμπορικής διαχείρισης (Eurofasma ή Manager), προκειμένου να γίνει αυτόματη ενημέρωση της Γενικής ή Αναλυτικής Λογιστικής*.
Στα στοιχεία των Άρθρων Σύνδεσης ορίζετε:
- Κωδικός & Περιγραφή: Δηλώνετε τον κωδικό και την περιγραφή των άρθρων Σύνδεσης που θα χρησιμοποιηθούν, για την αντιστοίχιση των Παραστατικών της Εμπορικής Διαχείρισης με τα Λογιστικά άρθρα.
- Συμψηφιστική ενημέρωση κινήσεων ίδιας σειράς και ημερομηνίας: Καθορίζετε αν επιθυμείτε να γίνεται συμψηφισμός των κινήσεων, που έχουν την ίδια σειρά και ημερομηνία.
- Συμψηφισμός παραστατικών με μη συνεχόμενο αριθμό παραστατικού: Επιλέγετε αν επιθυμείτε να γίνει συμψηφισμός των παραστατικών εκείνων, που δεν έχουν συνεχόμενη αρίθμηση.
- Χρήση γενικής αιτιολογίας αντί Α μέρους αιτιολογίας κινήσεων: Έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε τα άρθρα που θα δημιουργηθούν, να λάβουν ως αιτιολογία, την αιτιολογία που έχει οριστεί στο άρθρο σύνδεσης από το οποίο προκύπτουν.
- Μηδενισμός Β μέρους αιτιολογίας κινήσεων (επωνυμία Πελάτη / Προμηθευτή): Επιλέγετε αν δεν επιθυμείτε να περιλαμβάνεται στην αιτιολογία που λαμβάνουν τα λογιστικά άρθρα η επωνυμία (πελάτη, προμηθευτή), που έχει οριστεί στα παραστατικά που μεταφέρονται.
- Αριθμός ψηφίων καθορισμού σειράς μέσα στον αριθμό παραστατικού: Δηλώνετε τον αριθμό των ψηφίων, που καθορίζουν τη σειρά των τύπων λογιστικών άρθρων.
- Τύπος Λογιστικού Άρθρου: Τον τύπο που επιλέγετε στο σημείο αυτό, παίρνουν τα λογιστικά άρθρα που δημιουργούνται βάσει του συγκεκριμένου άρθρου σύνδεσης.
Aν οι κινήσεις από την Εμπορική Διαχείριση θέλετε να ενημερώνουν το ΜΥΦ, θα πρέπει ο τύπος του Λογιστικού Άρθρου να ενημερώνει το αντίστοιχο τμήμα της ΜΥΦ .
Στοιχεία γραμμών άρθρου σύνδεσης
Κωδικός & Περιγραφή: Συμπληρώνετε τους σταθερούς λογαριασμούς ή ομάδες λογαριασμών. Οι ομάδες λογαριασμών μπορούν να συμπληρωθούν με προθέματα, τα οποία βρίσκονται καταχωρημένα στα αρχεία εμπορικής διαχείρισης Eurofasma ή Manager.
- Σταθεροί λογαριασμοί: Προκειμένου να καταχωρήσετε ένα σταθερό (συγκεκριμένο) λογαριασμό, συμπληρώνετε με τον κωδικό που έχει ο συγκεκριμένος λογαριασμός στο Λογιστικό σας Σχέδιο, π.χ. 30.01 για λογαριασμό πελάτη. Στη συνέχεια, στο πεδίο περιγραφή, εμφανίζεται η περιγραφή αυτού του λογαριασμού. Με F7 γίνεται ανεύρεση λογαριασμών από το αρχείο του Λογιστικού Σχεδίου, που πρέπει ήδη να έχει καταχωρηθεί.
- Ομάδες Λογαριασμών: Μια ομάδα λογαριασμών περιλαμβάνει τους λογαριασμούς που έχουν κάποια κοινή ιδιότητα (επομένως έχουν και κοινό το πρώτο τμήμα του κωδικού τους), στο λογιστικό σας σχέδιο.
Για παράδειγμα, μια ομάδα λογαριασμών αποτελεί ο λογαριασμός πελάτες, που περιλαμβάνει όλους τους λογαριασμούς των πελατών (Πελάτες εσωτερικού, εξωτερικού, Λιανικής).
Ο κωδικός μιας ομάδας αποτελείται από σταθερά και μεταβλητά προθέματα. Το σταθερό τμήμα του κωδικού μιας ομάδας λογαριασμών αποτελείται από τα κοινά τμήματα κωδικού που έχουν οι λογαριασμοί αυτής της ομάδας, στο λογιστικό σας σχέδιο.
Υπάρχουν δύο τρόποι, προκειμένου να οριστεί το μεταβλητό πρόθεμα του κωδικού μιας ομάδας λογαριασμών:
Α) Σύμφωνα με τον πρώτο τρόπο, χρησιμοποιείται το σύμβολο @ και έναν αριθμό, από 1 μέχρι 8, που αντιστοιχεί στα παρακάτω προθέματα, που έρχονται από το Κύκλωμα Εμπορικής Διαχείρισης.
Πίνακας Προθεμάτων χρήσης συμβόλου (@)
(Κινήσεις Αγορών – Πωλήσεων – Κινήσεις Λογαριασμών)
- Το @1 αντιστοιχεί στο πρόθεμα Πελάτη / Προμηθευτή ή άλλου Λογαριασμού. Προέρχεται από το Βασικό αρχείο Λογαριασμών, ενώ στην περίπτωση Λιανικής ή Ταμειακής μηχανής, προέρχεται από τους Πίνακες ορισμού Παραστατικών / Τρόπων Πληρωμής.
- Το @2 αντιστοιχεί στην κατηγορία Φ.Π.Α. Αγορών. (βλέπε Πίνακα Κατηγοριών Φ.Π.Α.).
- Το @3 αντιστοιχεί στην κατηγορία Φ.Π.Α. Πωλήσεων. (βλέπε Πίνακα Κατηγοριών Φ.Π.Α.).
- Το @4 αντιστοιχεί στο πρόθεμα Είδους για Αγορές (και προέρχεται από το αρχείο Ειδών), και στις Επιβαρύνσεις των Τιμολογίων Προμηθευτών.
- Το @5 αντιστοιχεί στο πρόθεμα Είδους για Πωλήσεις (και προέρχεται από το αρχείο Ειδών), και στις Επιβαρύνσεις των Τιμολογίων των Πελατών.
- Το @6 αντιστοιχεί στο πρόθεμα του Αποθηκευτικού Χώρου για τις Αγορές (Πίνακας Απ. Χώρων).
- Το @7 αντιστοιχεί στο πρόθεμα του Αποθηκευτικού Χώρου για τις Πωλήσεις (Πίνακας Απ. Χώρων).
- Το @8 αντιστοιχεί στο πρόθεμα Τράπεζας για Κιν. Λογαριασμών (Πίνακας Τραπεζών).
Σημείωση : Για την ενημέρωση της Λογιστικής από εφαρμογές της οικογένειας Manager, δεν είναι διαθέσιμα τα προθέματα από 6 έως 8 (6-8)
Ειδικότερα για τις κινήσεις αξιογράφων για την Οικογένεια των Εφαρμογών Εurofasma, είναι διαθέσιμος ο ακόλουθος πίνακας προθεμάτων:
Πίνακας Προθεμάτων για Σύνδεση με Κύκλωμα Αξιογράφων
(Είναι διαθέσιμος μόνο για την οικογένεια των εφαρμογών EUROFASMA )
- To @1 αντιστοιχεί στο πρόθεμα Κατηγορίας Αξιογράφου (βλέπε Πίνακα Κατηγοριών Αξιογράφων).
- Το @2 αντιστοιχεί στο πρόθεμα Κατάστασης Αξιογράφου, μετά την Κίνηση (βλέπε Πίνακα Καταστάσεων Αξιογράφων).
- Το @3 αντιστοιχεί στο πρόθεμα Τράπεζας εκχωρητή Κίνησης.
- Το @4 αντιστοιχεί στο πρόθεμα Τράπεζας Παραλήπτη Κίνησης.
- Το @5 αντιστοιχεί στο πρόθεμα Εκχωρητή Κίνησης (αν είναι Λογαριασμός).
- Το @6 αντιστοιχεί στο πρόθεμα Παραλήπτη Κίνησης (αν είναι Λογαριασμός).
- Το @7 αντιστοιχεί στο πρόθεμα Τράπεζας Εκδότη Αξιογράφου.
Παράδειγμα χρήσης συμβόλου @
Αν συμπληρωθεί το πεδίο «Κωδικός» με τον κωδικό 30.@1, όπου το σταθερό τμήμα 30 αντιστοιχεί στον Πρωτοβάθμιο Λογαριασμό Πελάτες, το μεταβλητό τμήμα @1 θα αντικατασταθεί από το πρόθεμα του Πελάτη, όπως έχει καταχωρηθεί στο πεδίο «Λογιστική» στο αρχείο Πελατών π.χ. 30.01, για κάποια πώληση σε Πελάτη Αθηνών.
Β) Ο δεύτερος τρόπος σας δίνει τη δυνατότητα να πάρετε ένα μόνο τμήμα του προθέματος. Αυτό πραγματοποιείται με τη χρησιμοποίηση του συμβόλου # αντί του @ και με δύο επιπλέον αριθμούς. Ο πρώτος από τους αριθμούς αυτούς δηλώνει την αρχή, δηλαδή τη θέση του πρώτου χαρακτήρα του προθέματος που θα πάρετε, και ο δεύτερος αριθμός δηλώνει τον αριθμό των χαρακτήρων που θα παρθούν.
Για παράδειγμα :
Έστω ότι το πρόθεμα ενός Είδους για Πωλήσεις είναι 70.00. Αν συμπληρωθεί το πεδίο «Κωδικός» με τον κωδικό #512.98, ο κωδικός του Λογαριασμού θα είναι 70.98 γιατί το #5 αντιστοιχεί στο Είδος, ο αριθμός 1 δηλώνει ότι το τμήμα του προθέματος που θα πάρετε, ξεκινάει από τον πρώτο χαρακτήρα, δηλαδή το 7, και ο αριθμός 2 δηλώνει ότι θα σχηματιστούν 2 χαρακτήρες, δηλαδή το τμήμα του προθέματος που θα ληφθεί είναι το 70.
Αν συμπληρωθεί το πεδίο «Κωδικός» με τον κωδικό 54.00.#512.@3, όπου το σταθερό τμήμα 54.00 αντιστοιχεί στο Λογαριασμό Φ.Π.Α. Πωλήσεων, το μεταβλητό τμήμα #512 θα αντικατασταθεί από τον αντίστοιχο Λογαριασμό του Είδους προς πώληση (βλέπε παραπάνω), ενώ το τμήμα @3 θα αντικατασταθεί από την αντίστοιχη κατηγορία Φ.Π.Α. Πωλήσεων της κίνησης, π.χ. 54.00.70.24 για Φ.Π.Α. Πωλήσεων 24% .
Μετά τη συμπλήρωση του πεδίου «Κωδικός» με τον κωδικό μιας ομάδας Λογαριασμών, συμπληρώνετε το πεδίο «Περιγραφή» με την περιγραφή μιας ομάδας π.χ. Πωλήσεις Χονδρικής, Λογαριασμός Φ.Π.Α. κλπ.
Ποσό: Συμπληρώνετε έναν αριθμό (1 μέχρι 9), ο οποίος αντιστοιχεί στα Ποσά των παραστατικών των κινήσεων, και χρεοπιστώνει τους Λογαριασμούς που συμμετέχουν στο Λογιστικό Άρθρο Σύνδεσης.
Κάθε ένας από τους αριθμούς αυτούς, αντιστοιχεί και σε κάποιο ποσό του παραστατικού της κίνησης.
- Ο 1 αντιστοιχεί στην Μικτή Αξία της Κίνησης.
- Ο 2 αντιστοιχεί στην Αξία Έκπτωσης.
- Ο 3 αντιστοιχεί στην Καθαρή Αξία της Κίνησης (Μικτή Αξία – Έκπτωση).
- Ο 4 αντιστοιχεί στο Ποσό Φ.Π.Α.
- Ο 5 αντιστοιχεί στην Συνολική Αξία της Κίνησης (Καθαρή Αξία + Φ.Π.Α.+ Ποσό Ειδικού Φόρου Κατανάλωσης).
- Ο 6 αντιστοιχεί στην ποσότητα κίνησης. Η ποσότητα που ενημερώνει τη Λογιστική, προέρχεται από Κινήσεις Αποθήκης μόνο.
- Ο 7 αντιστοιχεί στο ποσό Φ.Π.Α. πίστωσης (χρησιμοποιείται για Ενδοκοινοτικές Αποκτήσεις ή πωλήσεις / αγορές Αρ. 39Α).
- Ο 8 αντιστοιχεί στο Ποσό Ειδικού Φόρου Κατανάλωσης.
- Ο 9 αντιστοιχεί στο Ποσό Ειδικού Φόρου Πίστωσης ((χρησιμοποιείται για Ενδοκοινοτικές Αποκτήσεις ή πωλήσεις / αγορές Αρ. 39Α), δείτε εδώ σχετικά με τη Διαχείριση ΦΠΑ Αρ.39Α.
Σημείωση :Οι Εφαρμογές της Οικογένειας Manager δε διαχειρίζονται Ειδικό Φόρο Κατανάλωσης και Ενδοκοινοτικές Συναλλαγές, οπότε έχει τις 5 πρώτες επιλογές .
Για το κύκλωμα διαχείρισης αξιογράφων (ισχύει μόνο για το Eurofasma):
- Ο 1 αντιστοιχεί στην Αξία Κίνησης Αξιογράφου
- Ο 2 αντιστοιχεί στην Εξοφλημένη Αξία Αξιογράφου
- Ο 3 αντιστοιχεί στην Ανεξόφλητη Αξία Αξιογράφου
- Ο 4 στην αξία των Τόκων.
- Ο 5 αντιστοιχεί στα Έξοδα
- Ο 6 αντιστοιχεί στην Αξία Κίνησης + Τόκους
- Ο 7 αντιστοιχεί στην Αξία Κίνησης + Έξοδα
- Ο 8 αντιστοιχεί στην Αξία Κίνησης + Τόκους + Έξοδα
- Ο 9 αντιστοιχεί στους Τόκους + Έξοδα
Για παράδειγμα, στο Λογιστικό Άρθρο Πωλήσεις Χονδρικής που χρησιμοποιήθηκε παραπάνω, το πεδίο «Ποσό» συμπληρώνεται ως εξής:
- Λογαριασμός Πελάτη 5
- Εκπτώσεις Πωλήσεων 2
- Πωλήσεις Χονδρικής 1
- Λογαριασμός Φ.Π.Α. 4
Σημείωση: Πρέπει να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί στην καταχώρηση των μεταβλητών των ποσών, έτσι ώστε τα ποσά Χρέωσης και Πίστωσης να είναι ίδια: Π.χ. 5=(1-2)+4 δηλαδή (Σύνολο Αξίας = (Μικτή Αξία – Έκπτωση) + Ποσό Φ.Π.Α.).
Βοηθητικό Ποσό: To πεδίο αυτό καθορίζει ποιο από τα ποσά της κίνησης του παραστατικού (βλέπε ανάλυση του πεδίου «Ποσό») θα μεταφερθεί στην κίνηση του λογαριασμού, στο αντίστοιχο πεδίο.
Εάν π.χ. θέλετε στο Βοηθητικό Ποσό της εγγραφής να μεταφερθεί Ποσότητα, πληκτρολογείτε σε αυτό το νούμερο 6.
Χρέωση: Ενεργοποιείτε το πλαίσιο που εμφανίζεται, αν ο συγκεκριμένος λογαριασμός θα χρεωθεί με το παραπάνω ποσό. Αν δεν επιλέξετε το πλαίσιο, ο λογαριασμός που θα σχηματιστεί θα πιστωθεί.
Αρνητικό: Καθορίζετε τιμή στο πεδίο αυτό, αν επιθυμείτε να αντιστραφεί το πρόσημο του ποσού της κίνησης που μεταφέρεται, από την εφαρμογή εμπορικής διαχείρισης. Το πρόσημο του ποσού με το οποίο κινείται τελικά ο λογαριασμός που συντίθεται στη γραμμή του λογιστικού άρθρου που καταχωρείται, μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας ενημέρωσης, είναι αντίθετο από εκείνο με το οποίο είχε καταχωρηθεί η κίνηση που μεταφέρθηκε.
Αυτόματα: Επιλέγετε το πεδίο αυτό, εάν δεν επιθυμείτε να καταχωρούνται με αρνητικό πρόσημο τα ποσά των πιστωτικών κινήσεων, που μεταφέρονται από την εφαρμογή Εμπορικής Διαχείρισης - Eurofasma ή Manager. Στην περίπτωση αυτή, τα ποσά λαμβάνουν πάντα θετικό πρόσημο, αλλά οι λογαριασμοί που έχετε επιλέξει, κινούνται στο λογιστικό άρθρο κατά αντίστροφο τρόπο, από αυτόν που
