Ηλεκτρονική αποστολή παραστατικών

Με την ανάγνωση του παρόντος κεφαλαίου θα είστε σε θέση να γνωρίζετε τη χρήση και τα οφέλη που προκύπτουν από την υιοθέτηση της φιλοσοφίας της “ηλεκτρονικής αποστολής παραστατικών” καθώς και τους τρόπους υλοποίησής της .

Ο όρος “ηλεκτρονική αποστολή” χρησιμοποιείται με την έννοια της απευθείας αποστολής παραστατικών (πωλήσεων, αγορών, ειδών, οικονομικών εγγραφών) στους εμπλεκόμενους μιας εμπορικής συναλλαγής, ηλεκτρονικά (με e-mail) .

Η εν λόγω λειτουργία καθίσταται χρήσιμο εργαλείο στα χέρια των επιχειρήσεων που εκδηλώνουν, από τη μια, την ανάγκη προσαρμογής τους στις σύγχρονες απαιτήσεις, ενώ από την άλλη επιδιώκουν τη μείωση των λειτουργικών τους εξόδων (αφού το κόστος της ηλεκτρονικής αποστολής είναι χαμηλότερο σε σχέση με το κόστος της παραδοσιακής αποστολής) και τη βελτίωση των σχέσεων (ταχύτατος & αποδοτικός τρόπος επικοινωνίας) με τις διάφορες συναλλαγές τους (π.χ. πελάτες) .

Στην περίπτωση της ηλεκτρονικής αποστολής, τα τιμολόγια που εκδίδονται σε μορφή “PDF”, αποστέλλονται από τον εκδότη του τιμολογίου στο λήπτη του, μέσω e-mail.

Τα πάντα στην ηλεκτρονική αποστολή παραστατικών έχουν μια λογική συνέχεια, γεγονός το οποίο προσδίδει ασφάλεια στην όλη διαδικασία, αρκεί βέβαια να έχετε προβεί στην εκ των προτέρων ρύθμιση βασικών παραμέτρων, οι οποίες παρατίθενται αμέσως παρακάτω :

• Η παραμετροποίηση εφαρμογής
• Η ηλεκτρονική αποστολή

Παραμετροποίηση εφαρμογής

Η ηλεκτρονική αποστολή ενός παραστατικού μπορεί να γίνει τη στιγμή της καταχώρισής του, κάλλιστα όμως μπορεί να αναβληθεί για αργότερα (μετά την καταχώρισή του), αν φυσικά έχετε λόγο να αναβάλετε την επιτόπου αποστολή του, σε μεταγενέστερο χρόνο.

Προς διευκόλυνσή σας αναφέρουμε επιγραμματικά, στον παρακάτω πίνακα, τη βασική ροή των εργασιών, που πρέπει να ακολουθεί για την επιτυχή έκβαση της ηλεκτρονικής αποστολής παραστατικών (προκειμένου να εξασφαλίζεται η ακεραιότητα του περιεχόμενου τους) :

Πρότυπο e-mail

Μέσω της παρούσας επιλογής μπορείτε να δημιουργήσετε διαφορετικά πρότυπα αποστολής e-mail σύμφωνα με τις ανάγκες σας. Το πρότυπο email αποτελεί σημαντική πληροφορία στην οποία στηρίζεται το Σύστημα, για την αποστολή των emails. Σε κάθε πρότυπο email, καθορίζονται ένα πλήθος ιδιοτήτων οι οποίες αναλύονται λεπτομερειακά αμέσως παρακάτω :

• Κωδικός και Περιγραφή : Πληκτρολογείται ο κωδικός και η περιγραφή του προτύπου τα οποία αποτελούν κριτήρια αναζήτησης και επιλογής του .
• Τύπος : Επιλέγεται η οντότητα της εφαρμογής (αγορές / πωλήσεις / είδη / πάγια/ οικονομική εγγραφή) μέσω της οποίας θα ανακτώνται οι ιδιότητες του προτύπου, ενώ κάθε πρότυπο θα συνδέεται με τα παραστατικά .

Η επιλογή “Άμεσες” αφορά σε μελλοντική χρήση της εφαρμογής και όσα πρότυπα έχουν δημιουργηθεί με τη χρήση της εν λόγω επιλογής στον “τύπο” δε δύναται να συνδεθούν με παραστατικά .

• Κείμενο email : Στο συγκεκριμένο σημείο του προτύπου καλείστε να καταχωρίσετε, εφόσον επιθυμείτε, ένα κείμενο, οποιοδήποτε μεγέθους (συνοπτικό, μακροσκελές), το οποίο θα εμφανίζεται στο κύριο “σώμα” του e-mail . Το κείμενο μπορεί να εμπεριέχει κάποια πληροφοριακά στοιχεία για το παραστατικό που αποστέλλεται, ενώ παρέχεται η δυνατότητα μέσω “SWL Builder” της επιλογής πληροφοριών από τους πίνακες (π.χ. Όνομα συναλλασσόμενου, Τελική αξία κίνησης, κ.λπ.).
• Θέμα : Πρόκειται για το θέμα του e-mail της αποστολής .

Ιδιότητες φόρμας εκτύπωσης

Με τη χρήστη των πεδίων “πρότυπο email” & “Αποστολή email σε”, αποκτάτε το δικαίωμα να σχεδιάσετε διαφορετικά σενάρια ηλεκτρονικής αποστολής των παραστατικών σας :

• Πρότυπο email : Επιλέγετε το καθορισμένο πρότυπο email που αφορά στις ιδιότητες του συγκεκριμένου σεναρίου εκτύπωσης . Τα προς επιλογή, στη διαθέσιμη λίστα, πρότυπα έχουν άμεση σχέση με την επιλεγμένη, στο “είδος” φόρμας, τιμή. Το Σύστημα φιλτράρει και προβάλλει όσα πρότυπα email έχουν “τύπο” σύμφωνο με το “είδος” της φόρμας .
• Αποστολή email σε : Στο πεδίο αυτό δηλώνετε το σημείο στο οποίο θα ανατρέξει η εφαρμογή προκειμένου να αντλήσει την πληροφορία της ηλεκτρονικής διεύθυνσης του συναλλασσόμενου στον οποίο και θα αποσταλεί το σχετικό παραστατικό .

Οι δυνατές τιμές του πεδίου συνοψίζονται ως εξής :

• Οντότητα κεφαλίδας : Με την παρούσα τιμή, το Σύστημα θα προβεί σε ανάγνωση της ηλεκτρονικής διεύθυνσης του παραλήπτη από το αντίστοιχο πεδίο του καθορισμένου υποκαταστήματος της επικεφαλίδας του παραστατικού .
• Οντότητα παραγγελίας : Με την εν λόγω επιλογή, το Σύστημα θα ανατρέξει, για την εύρεση της ηλεκτρονικής διεύθυνσης αποστολής, στο υποκατάστημα, καθορισμένο στο τμήμα “Παραγγελία από” των “Λοιπών στοιχείων παραστατικού .
• Οντότητα αποστολής : Το Σύστημα θα προβεί σε αναζήτηση της ηλεκτρονικής διεύθυνσης αποστολής στο επιλεγμένο, στα “Λοιπά στοιχεία παραστατικού Αποστολή σε”, υποκατάστημα .
• 1^ο υποκ/μα εταιρίας : Η αποστολή του σχετικού παραστατικού θα γίνει στη δηλωμένη ηλεκτρονική διεύθυνση του 1^ου υποκαταστήματος εταιρίας .
• 1^η αποθήκη : Το παραστατικό θα αποσταλεί στην ηλεκτρονική διεύθυνση που έχει οριστεί στην 1^η αποθήκη εταιρίας .
• 2^ο υποκ/μα εταιρίας : Πρόκειται για τα σενάρια εκτύπωσης που αφορούν στην οντότητα των παραστατικών ειδών. Αν επιλεγεί η τιμή 2^ο υποκατάστημα εταιρίας, η ηλεκτρονική διεύθυνση αποστολής θα πηγάζει από το 2^ο υποκατάστημα εταιρίας .
• 2^η αποθήκη : Αφορά στα σενάρια εκτύπωσης της οντότητας παραστατικών ειδών και η πληροφορία της ηλεκτρονικής διεύθυνσης παράδοσης θα αντλείται από τη 2^η αποθήκη εταιρίας .
• 3^ο υποκ/μα εταιρίας : Λειτουργεί με την ίδια λογική με το 2^ο υποκατάστημα εταιρίας, η διαφορά έγκειται ότι η ηλεκτρονική διεύθυνση αποστολής θα πηγάζει από το 3^ο υποκατάστημα εταιρίας .
• 3^η αποθήκη : Ανάλογη συμπεριφορά με τα προαναφερθέντα, μόνο που εδώ η ηλεκτρονική διεύθυνση αποστολής θα προκύπτει από την 3^η αποθήκη εταιρίας .

Καθορισμός τύπου αποστολής e-mail στις σειρές αρίθμησης

Τύπος email : Σε πρακτικούς όρους η ρύθμιση αυτή δηλώνει αν θα γίνεται αποστολή email και πότε.

Το πεδίο είναι τύπου “Lookup” και λαμβάνει τις κάτωθι επιλογές :

• Αυτόματη αποστολή : Η ηλεκτρονική αποστολή γίνεται άμεσα με την αποθήκευση του παραστατικού.
• Ερώτηση για αποστολή : Με τη συγκεκριμένη τιμή, κατά την αποθήκευση του παραστατικού, προβάλλεται παράθυρο διαλόγου, προκειμένου να επιλεγεί από το χρήστη αν θα γίνει ηλεκτρονική αποστολή .
• Να μην αποσταλεί : Δε πραγματοποιείται αποστολή email .

Τύποι παραστατικών

Οι τύποι παραστατικών, βάσει των οποίων θα γίνεται ηλεκτρονική αποστολή, απαιτείται να παραμετροποιηθούν ως ακολούθως :

• Σειρές αρίθμησης : Στο σημείο αυτό χρειάζεται να επιλέξετε τις σειρές αρίθμησης για κάθε υποκατάστημα στο οποίο θα καταχωρίζονται οι εγγραφές. Στις επιλεγμένες σειρές αρίθμησης, απαιτείται να έχει προσδιοριστεί κατάλληλη τιμή στο πεδίο “Τύπος email” .
• Φόρμες παραστατικών : Κατά αντιστοιχία, επιλέγετε τις φόρμες εκτύπωσης που έχουν ήδη σχεδιαστεί . Ενώ στη στήλη “Συμπεριφορά φόρμας εκτύπωσης” πρέπει να δηλωθούν οι ιδιότητες της φόρμας κατάλληλα καθορισμένες, μεταξύ άλλων, και ως συμπεριφορά της ηλεκτρονικής αποστολής .

Στοιχεία αποστολέα

Για τις ανάγκες της ηλεκτρονικής αποστολής, χρειάζεται να προβείτε στον προσδιορισμό βασικών στοιχείων, τα οποία συναντώνται στις ακόλουθες ενότητες :

• Χρήστες : Στη σελίδα “Email & SMS” των στοιχείων χρήστη μπορείτε να εκχωρήσετε ένα σύνολο παραδεκτών τιμών γεγονός που συνηγορεί υπέρ της ορθής λειτουργίας της διαδικασίας της ηλεκτρονικής αποστολής παραστατικών :
  • SMTP server: Αναγράφεται το όνομα του εξυπηρετητή εξερχομένων μηνυμάτων (SMTP), τον Microsoft Exchange Server του λογαριασμού email που χρησιμοποιείται στους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
  • Θύρα SMTP : Πρόκειται για τη θύρα SMTP. Συνήθως τίθεται η τιμή “25” .
  • Διεύθυνση αποστολέα SMTP : Συμπληρώνεται η ηλεκτρονική διεύθυνση του χειριστή (κάθε χρήστης έχει τη δική του διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) στον οποίο πρόκειται να γίνει η ηλεκτρονική αποστολή .
• Εταιρία : Στα στοιχεία εταιρίας, ανά υποκατάστημα, στη σελίδα “Επιλογές email”, καθορίζονται αντίστοιχα τα παραπάνω προαναφερθέντα στοιχεία, εφόσον η ηλεκτρονική αποστολή γίνεται σε επίπεδο εταιρίας .
• Outlook : Αν στη σελίδα “Επιλογές email”, των στοιχείων “χρήστη” ή των στοιχείων “εταιρίας”, δεν έχουν αποδοθεί τιμές, το Σύστημα θα προχωρήσει σε ηλεκτρονική αποστολή κάνοντας χρήση των στοιχείων του Outlook .

Στοιχεία παραλήπτη

Για την εξυπηρέτηση των αναγκών της ηλεκτρονικής αποστολής, συνίσταται να γίνεται η συμπλήρωση των βασικών, για την παραλαβή email, στοιχείων. Τα στοιχεία αυτά είναι διαθέσιμα στις ακόλουθες ενότητες :

• Email υποκαταστήματος συναλλασσόμενου: Στο πεδίο “Email” της σελίδας “υποκαταστήματα” του συναλλασσόμενου, χρειάζεται να πληκτρολογήσετε την ηλεκτρονική διεύθυνση του συναλλασσόμενου για κάθε υποκατάστημα στο οποίο γίνεται αποστολή email. Η μη συμπλήρωση της θα επηρεάσει την ουσιαστική λειτουργία της διαδικασίας .
• Εταιρία : Αντίστοιχα δηλώνετε στο πεδίο “Email” των υποκαταστημάτων/αποθηκών της εταιρίας, την ηλεκτρονική διεύθυνση για την κάλυψη των περιπτώσεων που η αποστολή είναι επιθυμητό να γίνει σε κάποιο από αυτά τα σημεία .

Η εφαρμογή, κατά τη διαδικασία της ηλεκτρονικής αποστολής, εντοπίζει την ηλεκτρονική διεύθυνση παραλήπτη, σύμφωνα πάντα με την καθορισμένη, στο πεδίο “Αποστολή email σε”, τιμή, ενσωματωμένη στις “ιδιότητες φόρμας εκτύπωσης” .

Ηλεκτρονική αποστολή

Με την ολοκλήρωση καταχώρισης και αποθήκευσης του παραστατικού μπορεί να εκτελεστεί ή “όχι” η ηλεκτρονική αποστολή του, σύμφωνα με την καθορισμένη παραμετροποίηση στις διάφορες ενότητες του Συστήματος (ειδική αναφορά παρατίθεται παραπάνω) .

Η ηλεκτρονική αποστολή παραστατικών δύναται να διεκπεραιωθεί από δύο σημεία :

• μέσα από το παραστατικό, ενεργοποιώντας συγκεκριμένες επιλογές της λειτουργίας “Εκτύπωσης – Email” που βρίσκονται στο πλήκτρο “Ενέργειες” :
  • Αποστολή email
  • Αποστολή επίσημου email
• από τη λίστα των παραστατικών (με όμοιες ακριβώς επιλογές με αυτές που περιγράψαμε παραπάνω).

Ενέργειες παραστατικού

Οι ενσωματωμένες δυνατότητες της επιλογής “Εκτύπωση - Email” που σχετίζονται με την ηλεκτρονική αποστολή παραστατικών συνοψίζονται αμέσως παρακάτω :

• Αποστολή email : Με την κλήση της παρούσας, ανοίγει σχετική οθόνη με την απεικόνιση της επιλεγμένης φόρμας (όνομα φόρμας), των αντιτύπων (αριθμός αντιτύπων) και της αποστολής email . Η παράμετρος “Αποστολή email” είναι επιλεγμένη ανά αντίτυπο ή “όχι”, ανάλογα με το τι έχει δηλωθεί στις “ιδιότητες φόρμας εκτύπωσης” του “τύπου παραστατικού” . Είναι δυνατή και απολύτως επιτρεπτή η εκτέλεση της αποστολής email όσες φορές επιθυμεί ο χρήστης. Η εκτύπωση του παραστατικού μορφής “PDF” επισυνάπτεται στο μήνυμα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου .
• Αν το παραστατικό δεν έχει εκτυπωθεί επίσημα, τότε αποστέλλεται σε “PDF” μορφή η πρόχειρη εκτύπωση του παραστατικού.
• Αν το παραστατικό είναι επίσημα εκτυπωμένο, τότε γίνεται αποστολή του επίσημου επιλεγμένου αντιγράφου, αποθηκευμένο στο παραστατικό.

 Επισήμανση

Tο χαρακτηριστικό “Αποστολή email”, ορατό στην οθόνη διαλόγου αφορά στην ενέργεια “Πρόχειρη εκτύπωση”.

• Αποστολή επίσημου email : Η επιλογή αυτή ενεργοποιείται, μόνο στην περίπτωση των αποθηκευμένων επίσημων παραστατικών.
  • Αν το παραστατικό έχει εκτυπωθεί επίσημα (με ψηφιακή υπογραφή), τότε στο email που θα αποσταλεί επισυνάπτεται η επίσημη εκτύπωση του παραστατικού σε μορφή “PDF” με τα Α & Β txt αρχεία .
  • Σε περίπτωση που το παραστατικό δεν έχει εκτυπωθεί επίσημα, τότε με τη συγκεκριμένη επιλογή, η εφαρμογή ενεργοποιεί τη διαδικασία του φορολογικού μηχανισμού, δημιουργούνται οι ψηφιακές υπογραφές, επισυνάπτεται στο email η επίσημη εκτύπωση του παραστατικού σε μορφή “PDF” με τα Α & Β txt αρχεία, ενώ το παραστατικό λαμβάνει το χαρακτηρισμό “εκτυπωμένο” .
  • Αν το παραστατικό έχει δημιουργήσει ψηφιακές υπογραφές και ζητηθεί η αποστολή του επίσημου email, το Σύστημα θα εμφανίσει την οθόνη διαλόγου δίνοντάς σας το δικαίωμα της επιλογής του επιθυμητού, προς αποστολή, αντιγράφου . Στο email επισυνάπτονται τα αντίστοιχα αρχεία, παρμένα από το σημείο που έχουν αποθηκευτεί .
  • Σε περίπτωση που στις Γενικές ρυθμίσεις του Συστήματος, δεν έχει δηλωθεί να γίνεται “αποθήκευση εικόνας εκτύπωσης εγγραφών (με ψηφιακή υπογραφή)”, με την επιλογή της επίσημης αποστολής email,
    • αν το παραστατικό δεν έχει εκτυπωθεί, ακολουθείται η διαδικασία της ενεργοποίησης του φορολογικού μηχανισμού, δημιουργούνται ψηφιακές υπογραφές και στη συνέχεια αποστέλλεται το email .
    • αν το παραστατικό έχει εκτυπωθεί επίσημα, προβάλλεται η οθόνη της επανεκτύπωσης του παραστατικού, προκειμένου να πληκτρολογηθεί η αιτία της επανεκτύπωσης .

 Σημείωση 

Αν κατά τη διαδικασία της αποστολής email, δε βρεθεί ηλεκτρονική διεύθυνση, τότε εμφανίζεται η φόρμα “Πρότυπο email”, προκειμένου να πληκτρολογηθεί η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email address) του παραλήπτη.

Ενέργειες από τη λίστα παραστατικών

Στο πλήκτρο “Ενέργειες” της λίστας παραστατικών ενσωματώνεται η επιλογή “Εκτύπωση - Email” με εργασίες εντελώς ανάλογες των ομότιτλων τους στις “Ενέργειες” του παραστατικού. Οι εργασίες δηλαδή, “Αποστολή email” και “Αποστολή επίσημου email”, ως προς τη λειτουργικότητά τους δε διαφέρουν σχεδόν σε τίποτε από τις ενσωματωμένες στο παραστατικό, η μόνη διαφορά έγκειται στο ότι από εδώ γίνεται εφικτή η μαζική αποστολή, των επιλεγμένων, από την αντίστοιχη λίστα, παραστατικών, ηλεκτρονικά .Ενέργειες από τη λίστα παραστατικών