Δημιουργία παραστατικών αγοράς από ληφθείσες συνόψεις

Εισαγωγή

Το “Galaxy” ενσωματώνει έναν μηχανισμό ταχείας δημιουργίας παραστατικών αγοράς, βασισμένο σε συνόψεις δεδομένων διακίνησης από την ΑΑΔΕ που αφορούν είτε σε ποσοτικά παραστατικά (δελτίο αποστολής) είτε σε αξιακά παραστατικά (τιμολόγιο-δελτίο αποστολής). Στη συγκεκριμένη υλοποίηση, αυτοματοποιημένες διαδικασίες και έλεγχοι εγγυώνται την ορθότητα των παραστατικών που παράγονται.

Οι παραληφθείσες συνόψεις των παραστατικών που έχουν εκδώσει τρίτοι για την εταιρία σας, απαντώνται στις ενότητες (του μενού Βασική δομή |My Data) :

• Συνόψεις Λήπτη
• Κεντρική διαχείριση

1^ος τρόπος – δημιουργία παραστατικού αγοράς από λίστα συνόψεων

Εφαρμογή

Στη σελίδα “Εταιρία/Λήπτης” (η εταιρία είναι λήπτης) της Κεντρικής διαχείρισης συνόψεων επιλέξτε τη σύνοψη για την οποία θέλετε να δημιουργηθεί παραστατικό αγοράς και,

επιλέξτε “Δημιουργία παραστατικού αγοράς”.

Η εφαρμογή εμφανίζει μια ενδιάμεση οθόνη με τα στοιχεία της σύνοψης, όπως τον κωδικό της που έχει προέλθει από την ΑΑΔΕ, την περιγραφή, την ποσότητα, την αξία κ.λπ.. Στη συνέχεια, αναζητά τον προμηθευτή βάσει των στοιχείων του λήπτη της σύνοψης και αφού τον εντοπίσει, τον συμπληρώνει στο σχετικό πεδίο, όπως και το υποκατάστημα με βάση με τον κωδικό εγκατάστασης.

Αν ΔΕΝ είναι δυνατός ο εντοπισμός του προμηθευτή, που ταιριάζει, αφήνει το πεδίο κενό για να το συμπληρώσετε.

Κατόπιν, μπορείτε να επιλέξετε τις τιμές των πεδίων που λείπουν, τον τύπο εγγραφής (ποιο παραστατικό θα δημιουργηθεί), το σχετικό παραστατικό, τον όρο πληρωμής.

Αναζήτηση ειδών

Η αμέσως επόμενη κίνησή σας είναι να ζητήσετε από την εφαρμογή να δημιουργήσει αντιστοιχίες, σε ποιο είδος της αποθήκης σας αντιστοιχεί κάθε γραμμή της σύνοψης .

Η εκκίνηση της διαδικασίας γίνεται επιλέγοντας την πρώτη ενέργεια της οθόνης “Αναζήτηση ειδών” (άνω αριστερά).

Η εφαρμογή εντοπίζει αυτόματα τα είδη.

Λογική αναζήτησης ειδών στην εφαρμογή

Η εφαρμογή αξιοποιεί τις πληροφορίες του είδους, όπως τον εναλλακτικό κωδικό, τους κωδικούς ειδών προμηθευτή .

Η σειρά προτεραιότητας αναζήτησης κωδικού είδους ορίζεται στο συνδεδεμένο, στην οθόνη της σύνοψης, “Πρότυπο ανταλλαγής δεδομένων”. Στο τμήμα “Ρυθμίσεις εισαγωγής” του προτύπου δηλώνεται η ιεραρχία με την οποία θα πραγματοποιείται η αναζήτηση του κωδικού της ληφθείσας σύνοψης – ποια από τις εμπλεκόμενες οντότητες θα χρησιμοποιηθεί - πρώτα ο κωδικός είδους προμηθευτή, στη συνέχεια ο εναλλακτικός κωδικός κ.ο.κ..

Στην περίπτωση που η σύνοψη περιέχει γραμμές για τις οποίες ΔΕΝ είναι συμπληρωμένος ο κωδικός αλλά μόνο η περιγραφή του είδους, η εφαρμογή αναζητά τα είδη με αντίστοιχο τρόπο από την πληροφορία των περιγραφών των ειδών.

Σημείωση : Το Πρότυπο ανταλλαγής δεδομένων ορίζεται στον Τύπο παραστατικού. Αν δεν συμβεί κάτι τέτοιο, η εφαρμογή προτείνει το πρώτο στη σειρά που έχει οριστεί στην οθόνη των προτύπων, με δυνατότητα αλλαγής του (π.χ. ΤΔΑ).

Περίπτωση ανεύρετου είδους αντιστοίχισης

Αν το είδος ΔΕΝ εντοπιστεί, η εφαρμογή αφήνει το πεδίο “Κωδικός είδους” κενό,

και μπορείτε να το επιλέξετε από την οθόνη των ειδών (π.χ myd_555) .

Με “Αποδοχή” εμφανίζεται στην οθόνη σας το παραστατικό αγοράς, που η διαδικασία δημιούργησε, με όλες τις πληροφορίες από την οθόνη της σύνοψης (προετοιμασίας δημιουργίας του παραστατικού αγοράς) και μπορείτε είτε να το αποθηκεύσετε είτε να το επεξεργαστείτε περαιτέρω.

Με “Αποθήκευση”, η σύνοψη εμφανίζεται ως “Συσχετισμένη”.

Η κατάστασή της δηλαδή μεταβλήθηκε από “Προς συσχέτιση” σε “Συσχετισμένη”,

και ο χρήστης μπορεί να προχωρήσει στη διαβίβαση των χαρακτηρισμών στην ΑΑΔΕ (από το μενού Ενέργειες| Αποστολή χαρακτηρισμών στην οθόνη διαχείρισης My Data).

Κατανόηση των λειτουργιών των παραμέτρων

Μετά την αντιστοίχιση των ειδών αποθήκης σε κάθε γραμμή της σύνοψης και ΠΡΙΝ τη δημιουργία παραστατικού αγοράς καλό είναι να γνωρίζετε τις λειτουργικές δυνατότητες τριών ακόμα παραμέτρων, οι οποίες επηρεάζουν τη διαδικασία.

• Αντιστοίχιση σύνοψης : Η χρήση της επιλογής αυτής σημαίνει ότι η εφαρμογή με την αποθήκευση του παραστατικού αγοράς κάνει αυτόματα την αντιστοίχιση της ληφθείσας σύνοψης με το παραγόμενο παραστατικό. Απαραίτητη προϋπόθεση όμως για την αντιστοίχιση με τη σύνοψη είναι το παραστατικό αγοράς που θα παραχθεί να συμφωνεί σε αξίες με τις αξίες της σύνοψης .

• Εισαγωγή κωδικών ειδών προμηθευτών : Με τη διαδικασία της αναζήτησης ειδών συμπληρώνονται, όπως προαναφέραμε, οι γραμμές με τους κωδικούς είδους (αντιστοίχιση του κωδικού είδους σύνοψης με τον κωδικό είδους της αποθήκης σας). Όσες γραμμές δεν ενημερωθούν αυτόματα από την εφαρμογή (γιατί δεν βρέθηκαν), μπορούν να συμπληρωθούν χειροκίνητα από το χρήστη (επιλέγοντας είδος αποθήκης από την οθόνη των ειδών). Αν η ρύθμιση “Εισαγωγή κωδικών ειδών προμηθευτών” είναι μαρκαρισμένη, η πληροφορία αυτή (κωδικός είδους ή και περιγραφή είδους σύνοψης) αποθηκεύεται ως κωδικός είδους προμηθευτή προκειμένου να είναι διαθέσιμη στο επόμενο παραστατικό που θα προκύψει (επόμενη παραλαβή από τον προμηθευτή για το ίδιο είδος).

• Πρόταση τιμών : H εφαρμογή εξ ορισμού εντοπίζει την ποσότητα και αξία και υπολογίζει μια τιμή μονάδας την οποία μεταφέρει στο είδος της γραμμής του παραστατικού αγοράς. Αν ο χρήστης επιθυμεί να μην χρησιμοποιήσει τις αξίες από τη σύνοψη αλλά η εφαρμογή να προτείνει τις τιμές και εκπτώσεις που έχουν συμφωνηθεί με τον προμηθευτή, μπορεί να επιλέξει τη ρύθμιση “Πρόταση τιμών”. Με τη ρύθμιση αυτή, η εφαρμογή θα φέρει μόνο τις ποσότητες και όχι τις αξίες στο παραστατικό αγοράς, ενώ οι τιμές θα ενημερωθούν από τον μηχανισμό τιμοκαταλόγων της εφαρμογής.

Επιπλέον,

Προσθήκη οικονομικών λογαριασμών σε παραστατικά αγοράς

Μια σύνοψη μπορεί να συνδεθεί εκτός από είδη αποθήκης και με οικονομικούς λογαριασμούς, επιβαρύνσεις, φόρους, κρατήσεις εξυπηρετώντας περιπτώσεις που κάποια γραμμή της σύνοψης μεταφράζεται για το λήπτη σε έξοδο.

Δείτε πώς

Μετά την αναζήτηση ειδών μπορείτε να ορίσετε σε κάποια γραμμή “επιβάρυνση” (π.χ. μεταφορικά αγορών) επιλέγοντας οικονομικό λογαριασμό τύπου επιβάρυνσης εξόδων  (π.χ. ΜΕΤΑΦ_ΑΓ)

ή

να επιλέξετε κάποιο άλλο είδος οικονομικού λογαριασμού, φόρο εξόδων ή κρατήσεις εξόδων στο πεδίο “Φόροι - Κρατήσεις” της σύνοψης.

Η εφαρμογή δημιουργεί το παραστατικό αγοράς όπου στα στοιχεία της επικεφαλίδας του παραστατικού φόροι, κρατήσεις, επιβαρύνσεις (από την εργασία Στοιχεία εγγραφής) έχει μεταφέρει την επιβάρυνση .

Και στη σελίδα της σύνοψης “Φόροι” ισχύουν όσα περιγράψαμε παραπάνω, η εφαρμογή δίνει δηλαδή τη δυνατότητα της αντιστοίχισης του παραληφθέντος από τη σύνοψη φόρου με έναν οικονομικό λογαριασμό της εταιρίας (π.χ. φόρου/κράτησης) ώστε να μεταφερθεί κατόπιν στα στοιχεία επικεφαλίδας του παραγόμενου παραστατικού .

2^ος τρόπος – καταχώριση παραστατικού αγοράς με άντληση δεδομένων από τη ληφθείσα σύνοψη

Καταχώριση παραστατικού αγοράς

Αφού συμπληρώσετε τα στοιχεία της επικεφαλίδας του παραστατικού (τύπος εγγραφής, προμηθευτής κ.λπ.),

καλέστε “Εισαγωγή δεδομένων σύνοψης” από myData/Πάροχος.

Η εφαρμογή εμφανίζει οθόνη στην οποία πρέπει να επιλεγεί η "Σύνοψη" από την οποία θα γίνει η λήψη δεδομένων.

Στη λίστα (myData Συνόψεις λήπτη) εμφανίζονται οι σχετικές προς επιλογή με την εγγραφή συνόψεις .

Αφού επιλεγεί η σύνοψη, η εφαρμογή εκτελεί την ίδια ακριβώς διαδικασία, σε σχέση με τα προαναφερθέντα στον 1^ο τρόπο.

Με “Αποδοχή”, τα στοιχεία της σύνοψης ενημερώνουν τα αντίστοιχα στοιχεία του παραστατικού αγοράς.

Παραμετροποίηση

Τύπος παραστατικού

Από πλευράς παραμετροποίησης, η πρώτη απαίτηση είναι η σύνδεση του "Τύπου παραστατικού" με το κατάλληλο “Πρότυπο ανταλλαγής δεδομένων” .

Ρυθμίσεις παραστατικών αγορών

Η δεύτερη ρύθμιση αφορά στην ενεργοποίηση των παραμέτρων “Επιλογές είδους προμηθευτή” στις "ρυθμίσεις παραστατικών αγορών" .