Η παρούσα ενότητα αφορά στην υλοποίηση της λειτουργικότητας για την αποστολή emails από καμπάνιες στο “Galaxy CRM” μέσω του εξωτερικού παρόχου “Moosend”.
Παραμετροποίηση στο Moosend
Επισκεφτείτε το site του Moosend εδώ και ακολουθήστε τα βήματα που απατούνται :
Βήματα
1. Δημιουργία λογαριασμού
Επιλέξτε το πλήκτρο “Start for Free”, στο πάνω δεξιά μέρος της σελίδας, θα εμφανιστεί η οθόνη για τη δημιουργία νέου λογαριασμού.
2. Συμπλήρωση στοιχείων και επιβεβαίωση email
Συμπληρώστε τα ζητούμενα στοιχεία, θα σας αποσταλεί ένα μήνυμα επιβεβαίωσης του email σας.
3. Ορισμός Timezone και DateTime format
Είναι σημαντικό να οριστεί το σωστό timezone του χρήστη ώστε να γίνει σωστός χρονοπρογραμματισμός αποστολής της καμπάνιας, και να εμφανίζονται σωστά πληροφορίες όπως η ημερομηνία και η ώρα αποστολής.
Ο ορισμός αυτός μπορεί να γίνει από τα “Account Settings”.
4. Δημιουργία αποστολέων
Με τη δημιουργία λογαριασμού, δημιουργείται ταυτόχρονα και ένας αποστολέας που μπορεί να χρησιμοποιηθεί στις καμπάνιες για την αποστολή email.
Υπάρχει δυνατότητα δημιουργίας επιπλέον αποστολέων από το μενού “Senders” στα “Settings”. Το email του επιπλέον αποστολέα χρειάζεται να επιβεβαιωθεί.
5. Αντιγραφή του API Key
Για την επικοινωνία Galaxy με Moosend απαιτείται η αντιγραφή του API Key του λογαριασμού. Αυτό μπορείτε να το βρείτε επιλέγοντας “API key” στα “Settings” .
Παραμετροποίηση στο Galaxy
Μεταβείτε στις γενικές ρυθμίσεις του Galaxy CRM, στη σελίδα “Εξωτερικοί πάροχοι” (external providers) στην υποσελίδα “Moosend”.
Εμφανίζεται το πεδίο για το API Key, και πληροφορίες για τα default From email και Reply to, τα Date και Time formats, μια παράμετρος για αφαίρεση της συγκατάθεσης GDPR της επαφής σε περίπτωση που κάνει unsubscribe και μια επιλογή για το ποιες πληροφορίες θέλετε να κρατάτε logs.
Στο πεδίο Moosend API key συμπληρώστε το κλειδί, που αντιγράψατε προηγουμένως, και επιλέξτε τον default Sender.
Πατώντας τις 3 τελείες στο πεδίο From email, ανοίγει μια οθόνη ώστε να επιλέξουμε τίνος το email από τους δημιουργημένους αποστολείς στην πλατφόρμα του Moosend θα είναι το προεπιλεγμένο From email κατά την δημιουργία μιας νέας καμπάνιας. Είναι το email του αποστολέα της καμπάνιας.
Αντίστοιχα πατώντας το σύμβολο τελίτσες στο πεδίο “Reply to, μπορείτε να επιλέξετε ποιανού το email από τους δημιουργημένους αποστολείς στην πλατφόρμα του Moosend θα είναι το προεπιλεγμένο “Reply to” κατά τη δημιουργία μιας νέας καμπάνιας. Είναι το email στο οποίο θα μπορούν να απαντήσουν οι παραλήπτες της καμπάνιας.
Σημείωση : Τα Date και Time Formats είναι σημαντικό να είναι τα ίδια με τα δηλωμένα στα Account settings της πλατφόρμας του Moosend. Αν δεν είναι, τότε κατά τον χρονοπραγματισμό αποστολής καμπάνιας η ορισμένη ημερομηνία και ώρα αποστολής ενδέχεται να είναι λάθος.
Συγχρονισμός επαφών και λίστας επαφών
Για την αποστολή μιας καμπάνιας, πρέπει αρχικά να συγχρονίσετε τη λίστα επαφών της στην πλατφόρμα του Moosend.
Στη συλλογή επαφών που θέλετε να συγχρονίσετε επιλέξτε ως “External mail provider” το “Moosend”.
Εμφανίζεται η σελίδα με τις ρυθμίσεις εξωτερικού παρόχου.
Ενεργοποιήστε “Merge fields” και επιλέξτε ποια πεδία της επαφής θέλετε να συγχρονίσετε στο Moosend. Τα πεδία αυτά χρησιμοποιούνται για το κείμενο του email της καμπάνιας. Εκτός αυτού, μπορείτε να συμπληρώσετε χειροκίνητα τα ονόματα άλλων πεδίων που θέλετε να συγχρονίσετε. Αυτό θα φανεί χρήσιμο σε περίπτωση που έχετε μη στατική λίστα και θέλετε κάποιο πεδίο από το query που έχετε γράψει.
Πατώντας από τις ενέργειες “Sync external mail provider”, εκτελείται ασύγχρονη διαδικασία συγχρονισμού των επαφών.
Μεταβαίνοντας στο Moosend, στο μενού Audience | Email lists, θα παρατηρήσετε ότι έχει δημιουργηθεί μια λίστα με όνομα το description της συλλογής επαφών που περιέχει τις επαφές.
Μπαίνοντας μέσα σε μια επαφή, βλέπετε ότι έχουν δημιουργηθεί και συγχρονιστεί τα custom Fields. Αυτά είναι τα πεδία που επιλέχθηκαν στο Galaxy για συγχρονισμό όπως αναφέραμε προηγουμένως.
Στη σελίδα “ρυθμίσεις εξωτερικού παρόχου” στο Galaxy, στην οθόνη της συλλογής επαφών, εμφανίζεται πληροφορία για την ημερομηνία τελευταίου συγχρονισμού.
To πεδίο “delete all contacts before update”, δίνει τη δυνατότητα να αφαιρεθούν όλες οι επαφές από τη λίστα πριν τον εκ νέου συγχρονισμό .
Σημαντικές πληροφορίες για τις επαφές και τις συλλογές επαφών
- Στο Moosend ορίζεται ως κλειδί για τις επαφές το email τους. Αν συγχρονίσετε “2” επαφές με το ίδιο email, δεν θα δημιουργηθούν “2” νέες επαφές στο Moosend. Θα δημιουργηθεί η πρώτη και η δεύτερη θα επικαλύψει τα στοιχεία της πρώτης. Οπότε τα διπλά email πρέπει να αποφεύγονται.
- Όταν το πεδίο “delete all contacts before update” δεν είναι ενεργοποιημένο ώστε να αφαιρεθούν υπάρχουσες επαφές από την εξωτερική λίστα πριν συγχρονιστούν οι νέες, τότε γίνεται το εξής:
Στο τέλος της ενημέρωσης των επαφών, ελέγχετε ποια emails είχαν συγχρονιστεί την προηγούμενη φορά (η πληροφορία αυτή κρατείται σε πίνακα της βάσης) και αν κάποιο από αυτά δεν βρίσκεται στη λίστα με αυτά που μόλις ενημερώσατε, ανατρέχετε στο Moosend για να δείτε αν υπάρχει ακόμα η επαφή με αυτό το email μέσα στις επαφές της λίστας. Αν “Ναι”, αφαιρείτε την επαφή αυτή από την εξωτερική λίστα του Moosend.
Συγχρονισμός Καμπάνιας
Για το συγχρονισμό μιας καμπάνιας στο Moosend, χρειάζεται να ορίσετε ως εξωτερικό πάροχο το Moosend, τη λίστα επαφών, να πληκτρολογήσετε ένα κείμενο email, ένα subject email και να δηλώσετε τις απαραίτητες ρυθμίσεις εξωτερικού παρόχου.
Αν στις γενικές ρυθμίσεις CRM έχετε ορίσει το default “From Email” και “Reply to”, τότε τα πεδία (from email, reply to) θα συμπληρωθούν αυτόματα (από τις πληροφορίες αυτού του αποστολέα). Επειδή στο Moosend, μπορείτε να έχετε πολλούς αποστολείς, υπάρχει η δυνατότητα πατώντας το σύμβολο “τελίτσες” στα controls αυτά να αλλάξετε τα email για τη συγκεκριμένη καμπάνια.
Το subject της καμπάνιας, θα είναι το ίδιο με το subject των email που θα αποσταλούν κατά την εκτέλεση της.
Αφού παραμετροποιήσετε σύμφωνα με τα προαναφερθέντα, πατώντας από τις ενέργειες Εξωτερικός πάροχος | Εξωτερικός πάροχος email | Συγχρονισμός παραμέτρων καμπάνιας, η καμπάνια συγχρονίζεται στο Moosend και μπορείτε να την δείτε στο μενού Campaigns|Regular.
Μέσα από τις πληροφορίες της Καμπάνιας θα διαπιστώσετε ότι ενώ έχει συγχρονιστεί, εμφανίζεται με κόκκινη ένδειξη σχετικό μήνυμα ότι η καμπάνια δεν έχει σχεδιαστεί ακόμα. Αυτό συμβαίνει διότι μέσα από τη διεπαφή επικοινωνίας του Moosend και του Galaxy ΔΕΝ δίνεται η δυνατότητα να συγχρονίσετε το κείμενο της Καμπάνιας απευθείας .
Όπως μπορείτε να δείτε και από τα Alerts (τις ειδοποιήσεις), ενώ η διαδικασία συγχρονισμού ολοκληρώνεται με επιτυχία, εμφανίζεται ως ειδοποίηση ότι η καμπάνια δεν έχει κείμενο.
Για το λόγο αυτό, όπως φαίνεται και στο δεύτερο μήνυμα ενσωματώθηκε ένα κουμπί κάτω από το κείμενο της καμπάνιας με το οποίο δίνεται η δυνατότητα της εξαγωγής του κειμένου ως html.
Με την εξαγωγή του html μπορείτε εύκολα να το εισάγετε στο Moosend όπως φαίνεται στα παρακάτω βήματα:
Εκτέλεση καμπάνιας
Αφού ολοκληρωθεί ο συγχρονισμός και η εισαγωγή του html template η καμπάνια μπορεί να εκτελεστεί. Επιβεβαιώνοντας ότι το “Κατάσταση εξωτερικής καμπάνιας” είναι “Draft” μπορείτε να εκτελέσετε την καμπάνια.
Η εκτέλεση μπορεί να γίνει είτε άμεσα είτε να οριστεί μια ημερομηνία εκτέλεσης.
Για τον ορισμό ημερομηνίας εκτέλεσης θα χρειαστεί να συμπληρώσετε την επιθυμητή ημερομηνία στο πεδίο “Planned execution date” και να εκτελέσετε την ενέργεια Εξωτερικός πάροχος| Εξωτερικός πάροχος email | Ορισμός Ημ/νίας Εκτέλεσης.
Η διαδικασία αυτή εκτελείται σύγχρονα, εμφανίζεται μήνυμα επιτυχίας, ενώ το status αλλάζει σε Planned.
Στο Moosend η καμπάνια εμφανίζεται ως scheduled
Μέχρι η προγραμματισμένη καμπάνια να αποσταλεί, μπορείτε να αλλάξετε το “planned execution date” εκτελώντας πάλι την ίδια ενέργεια στο Moosend ή να την στείλετε άμεσα επιλέγοντας την ενέργεια Εξωτερικός πάροχος| Εξωτερικός πάροχος email | Εκτέλεση καμπάνιας.
Αν η καμπάνια έχει External status Planned, παρέχεται η δυνατότητα να ενημερωθεί σε περίπτωση που εκτελέστηκε στο “Moosend” μέσω της ενέργειας Εξωτερικός πάροχος| Εξωτερικός πάροχος email | Ανανέωση κατάστασης προγραμματισμένης καμπάνιας. Αν εκτελεστεί, το status της καμπάνιας αλλάζει σε “sent”.
Επιλέγετε να αποστείλετε άμεσα την προγραμματισμένη καμπάνια και ύστερα από ερώτηση στο Galaxy, αποστέλλεται και αλλάζει το status της σε “sent” με ημερομηνία εκτέλεσης την τρέχουσα.
Το email αποστέλλεται και όπως διακρίνετε τα tags του campaign body έχουν αντικατασταθεί από τις πληροφορίες της επαφής.
Στατιστικά
Για τις απεσταλμένες καμπάνιες κρατούνται στατιστικά στοιχεία, όπως πόσα email στάλθηκαν, πόσα ανοίχτηκαν και πόσες φορές, πόσες αναφορές για spam έγιναν κλπ. Τα στατιστικά αυτά περιέχουν πληροφορία για κάθε επαφή.
Επίσης κρατούνται στατιστικά και για τα links που υπήρχαν στο κείμενο της καμπάνιας .
Μέσα από την ενέργεια External providers | External mail providers | Get campaign results, τρέχει ασύγχρονη διαδικασία που συλλέγει αυτά τα στατιστικά για μια καμπάνια.
Αν κάποια από τις επαφές έκανε unsubscribe, και στις γενικές ρυθμίσεις CRM, στη σελίδα του Moosend είναι ενεργοποιημένο το πεδίο “Remove GDPR consent on unsubscribe” (αφαίρεση της συγκατάθεσης GDPR), τότε μετά τη λήψη των στατιστικών, ενημερώνεται η συγκατάθεση GDPR της επαφής αυτής.
Στην καμπάνια επίσης εμφανίζονται τα συγκεντρωτικά στατιστικά της απόκρισης.
