Τι είναι
Με τη “συλλογή ειδών πελάτη” έχετε τη δυνατότητα σχεδιασμού λίστας ειδών, η οποία αφορά είτε σε συγκεκριμένο πελάτη είτε σε κατηγορίες πελατών. Καλείται κατά τη διαδικασία καταχώρισης εμπορικού παραστατικού με σκοπό την εύκολη και γρήγορη συμπλήρωση των ποσοτήτων.
Τα είδη συλλογής πελάτη (γκάμες ειδών) δύνανται να ενημερώνονται αυτόματα με τις αγοραστικές συνήθειες του πελάτη λαμβάνοντας υπόψη τις μέσες ποσότητες που αγοράζονται ή παραγγέλλονται από τον πελάτη.
Η ενημέρωση των ειδών που συμμετέχουν στη γκάμα μπορεί να χρονοπρογραμματιστεί (απαιτείται το module scheduler) προκειμένου η εργασία να εκτελείται αυτόματα από την εφαρμογή κατά τακτά χρονικά διαστήματα .
Πως θα καταχωρίσετε μια Συλλογή ειδών πελάτη
- Επιλέξτε Είδη -> Συλλογές ειδών πελάτη -> Συλλογή ειδών πελάτη
- Θα ανοίξει το αντίστοιχο παράθυρο. Πατήστε το “Νέο” για την καταχώριση νέας συλλογής ειδών πελάτη και πληκτρολογήστε :
- τον “κωδικό” και την “περιγραφή” της συλλογής στα σχετικά πεδία του παραθύρου.
Στη συνέχεια δηλώστε :
- την εταιρία για την οποία θα δημιουργηθεί η συλλογή ειδών και το υποκατάστημα (αν αφορά σε συγκεκριμένο) ή όλα τα υποκαταστήματα της επιλεγμένης εταιρίας
- τον πελάτη της συλλογής ειδών (αν αναφέρεται σε συγκεκριμένο πελάτη) και το υποκατάστημα του πελάτη (από το οποίο ο πελάτης αγοράζει) ή αλλιώς
- την κατηγορία πελάτη
- τον τύπο ενημέρωσης : τα είδη και οι ποσότητες που η συλλογή περιέχει μπορεί να είναι τύπου :
- Στατικός : χειροκίνητη καταχώριση των ειδών στις “Γραμμές είδους”, από το χρήστη.
Αφορούν είτε σε πελάτη είτε σε κατηγορία πελάτη.
- Δυναμικός :προκύπτουν από αυτόματους υπολογισμούς, ενημερώνοντας τα είδη και τις μέσες ποσότητες που ο πελάτης έχει αγοράσει.
Αφορούν πάντα σε συγκεκριμένο πελάτη.
- Επιλογή βάσει ειδών : αν στο πεδίο του τύπου έχει επιλεγεί “δυναμικός” τρόπος ενημέρωσης, τα δεδομένα προκύπτουν δυναμικά από το κύκλωμα που έχει δηλωθεί στο πεδίο αυτό :
- Πωλήσεων ή
- Παραγγελιών : από τις παραγγελίες του πελάτη θα ενημερώσει με τα είδη και τις μέσες ποσότητες που ο πελάτης έχει αγοράσει
Γενικές Ρυθμίσεις στον υπολογισμό των μέσων ποσοτήτων
Το Σύστημα θα πρέπει να γνωρίζει το μέγιστο πλήθος ημερών, βάσει του οποίου θα αναζητά κάθε φορά τα παραστατικά για τον υπολογισμό των μέσων ποσοτήτων. Το όριο του μέγιστου πλήθους ημερών το δηλώνετε στις γενικές Ρυθμίσεις των Παραστατικών πωλήσεων, στο πεδίο “Μέγιστο πλήθος ημερών” της σελίδας “Λοιπά” .
Για παράδειγμα, αν στις ρυθμίσεις παραστατικών δηλωθούν “20” ημέρες, το Σύστημα θα χρησιμοποιήσει την τιμή του πεδίου ως αναφορά για το διάστημα αναζήτησης παραστατικών, μέσα σε διάστημα 20 ημέρων από την τρέχουσα ημερομηνία, ορισμένη στο Προφίλ χρήστη .
Σημείωση : Δεν μπορεί να δηλωθεί πάνω από 365 ημέρες .
Ποια παραστατικά αναζητά το Σύστημα :
Στην περίπτωση επιλογής ειδών βάσει παραγγελίας, όλα τα παραστατικά, τύπου :
- Παραγγελία
- Παραγγελία Λιανικής
Στην περίπτωση επιλογής ειδών βάσει πωλήσεων, το Σύστημα θα υπολογίζει τις ποσότητες από τα παραστατικά από τα οποία ενημερώνεται ο αθροιστής ποσότητα ειδών (ο τύπος κίνησης ειδών επηρεάζει ποσότητες).
Εξαιρέσεις τύπων παραστατικών που δεν θέλετε να συμπεριληφθούν
Κάποιοι τύποι παραστατικών (π.χ. δελτία επιστροφής) μπορούν να εξαιρεθούν μέσω του πεδίου “Εξαιρούμενοι τύποι παραστατικών” στη σελίδα “Λοιπά” των γενικών “Ρυθμίσεων παραστατικών πωλήσεων” .
Ενημέρωση συλλογής ειδών πελάτη (όταν ο τρόπος ενημέρωσης είναι δυναμικός)
To Σύστημα αναζητά τις αγορές (είδη και τις μέσες ποσότητες) συγκεκριμένου πελάτη (επιλεγμένος στην επικεφαλίδα της συλλογής ειδών πελάτη) και εμφανίζει όσες συμπίπτουν με το διάστημα (ορισμένο στη γενική παραμετροποίηση) και έχουν λάβει χώρα στο επιθυμητό κύκλωμα (παραγγελίες/πωλήσεις).
Ενεργοποιώντας “Ενημέρωση συλλογής ειδών πελάτη” από τις “Ενέργειες” της Συλλογής ειδών πελάτη
εμφανίζεται ο οδηγός ενημέρωσης συλλογής ειδών
Ενεργοποιώντας “Next” εμφανίζεται η οθόνη της “Σύνοψης” από την οποία λαμβάνετε συνοπτική ενημέρωση για τη διαδικασία.
Με την ολοκλήρωσή της εμφανίζει σχετικό μήνυμα :
Πως ενημερώνονται οι γραμμές είδους συλλογής πελάτη
Ας δημιουργήσουμε ένα παράδειγμα για την πλήρη κατανόηση
Έστω ότι ο πελάτης “X”, πραγματοποίησε μέσα στο δηλωμένο διάστημα, 6 αγορές, από τις οποίες οι “2” αφορούν στο είδος “00232”, οι υπόλοιπες “2” στο είδος “00233” και οι τελευταίες “2" στο είδος “00234” .
Η ποσότητα που αγοράστηκε για το είδος 000232 ήταν :
- στην πρώτη αγορά -> 2
- στη δεύτερη αγορά -> 8
Η ποσότητα που αγοράστηκε για το είδος 00233 ήταν:
- στην πρώτη αγορά -> 2
- στη δεύτερη αγορά -> 6
Η ποσότητα που αγοράστηκε για το είδος 00234 ήταν:
- στην πρώτη αγορά -> 6
- στη δεύτερη αγορά -> 2
Το Σύστημα θα εμφανίσει στις “Γραμμές είδους” της Συλλογής ειδών πελάτη, τις μέσες ποσότητες των ειδών, που αφορούν στον πελάτη “Χ”, συσχετίζοντας πάντα με τις ποσότητες που αγοράστηκαν μέσα στη χρονική περίοδο.
Αθροίζεται δηλαδή η ποσότητα της πρώτης αγοράς με την ποσότητα της δεύτερης κοκ και το προκύπτον, (το άθροισμα) διαιρείται δια του 2.
- μέση ποσότητα είδους 00232 : 5 (αφού η συνολική ποσότητα μετά τις αγορές 2+8 = 10)
- μέση ποσότητα είδους 00233 : 4 (αφού η συνολική ποσότητα μετά τις αγορές 2+6 = 8)
- μέση ποσότητα είδους 00234 : 4 (αφού η συνολική ποσότητα μετά τις αγορές 6+2 = 8)
Σημείωση : Αν τα είδη έχουν χαρακτηριστικό, η ομαδοποίηση γίνεται στο πρώτο χαρακτηριστικό .
Καταχώριση παραστατικού
Ενεργοποιήστε “Γρήγορη επιλογή είδους”
Καταχωρίστε τα πεδία στην επικεφαλίδα του παραστατικό, κατά τα συνήθη. Στο πεδίο “Πελάτης” (στο όνομα του οποίου θα εκδοθεί το παραστατικό) συμπληρώστε κάποιον πελάτη με συλλογή ειδών .
- Μεταβείτε στις γραμμές του παραστατικού και από εκεί στις “Ενέργειες”
- Επιλέξτε Περισσότερα -> Επιλογή είδους -> Γρήγορη επιλογή είδους
- Από την οθόνη “Γρήγορη επιλογή είδους” (που ανοίγει) καλέστε την εντολή : Συλλογές ειδών πελάτη
- Ενεργοποιώντας την,
- εμφανίζεται η λίστα “Συλλογές ειδών πελάτη”
- Επιλέξτε την και πατήσετε “Επιλογή”
Παρατηρήσεις επί της Γρήγορης επιλογής είδους
1. Αν ο πελάτης διαθέτει περισσότερες από μια, επιλέξετε όποια σας ενδιαφέρει. Η περιοχή Γραμμές της “Γρήγορης επιλογής είδους” θα συμπληρωθεί αυτόματα με τα είδη συλλογής πελάτη και τις μέσες ποσότητες. Στην εικόνα που ακολουθεί φαίνονται τα είδη συλλογής (00234, 00233 κ.λπ.) του πελάτη του παραστατικού.
΄
2. Αν από τον υπολογισμό προκύψουν αρνητικές/μηδενικές ποσότητες, αυτές απεικονίζονται στις γραμμές της “Γρήγορης πώλησης” με χρώμα κόκκινο και δεν εισάγονται στο παραστατικό .
3. Το Σύστημα εξαιρεί από τον υπολογισμό όσα είδη είναι “ανενεργά” και όσα έχουν “απαγόρευση πωλήσεων”.
Τι εξυπηρετούν τα πλήκτρα ενεργειών
Ενημερώστε τη στήλη “Ποσότητα” με την προτεινόμενη ποσότητα
Ενημερώστε τη στήλη "Ποσότητα" με την προτεινόμενη (μέση) ποσότητα εκτελώντας την εντολή “Ενημέρωση ποσοτήτων”.
Αλλάξτε την ποσότητα
Μπορείτε να αλλάξετε την ποσότητα οποιουδήποτε είδους συλλογής της περιοχής Γραμμές : πατήστε πάνω στη στήλη “ποσότητα” και τροποποιήστε την προτεινόμενη ποσότητα .
Διαγράψτε το είδος συλλογής
Εξίσου εύκολη είναι και η διαγραφή ενός είδους που περιέχεται στη συλλογή.
Εισαγωγή από τελευταία παραγγελία
Ακόμη μπορείτε να πατήσετε το πλήκτρο “Εισαγωγή από τελευταία παραγγελία” οπότε θα έχετε στη διάθεσή σας τα είδη όπως τα διαβάζει το Σύστημα από την τελευταία παραγγελία του πελάτη .
Σημείωση : Αν χρησιμοποιούνται εναλλακτικές μονάδες μέτρησης για το πωλούμενο είδος οι ποσότητες (προτεινόμενες) θα είναι εκφρασμένες σε αυτές π.χ. μια 10αδα, μια 6άδα κ.λπ.
Πολλαπλή επιλογή ειδών από λίστα ειδών
Από τη λίστα ειδών του ίδιου παραθύρου είναι δυνατή η πολλαπλή επιλογή ειδών και η μεταφορά τους στις γραμμές συλλογής ειδών.
Για παράδειγμα, έστω ότι θέλετε να εντάξετε τα είδη 00230, 00231, 000232 στις γραμμές της συλλογής ειδών (πάνω τμήμα της οθόνης)
Πως θα το κάνετε :
- Από τη λίστα ειδών, επιλέξτε κατά τα συνήθη (sift + χρήση ποντικιού) τα επιθυμητά είδη και
- Κάντε διπλό κλικ
- Στην οθόνη της Ποσότητας που εμφανίζεται, εισάγετε την ποσότητα για τα επιλεγμένα είδη και
- πατήστε “Αποδοχή”
- Το Σύστημα θα “μετακινήσει” αυτόματα τα επιλεγμένα είδη, προστέθοντάς τα στα είδη συλλογής
Μετά τις εργασίες πατήστε :
4. Αποστολή, για την αποστολή των ειδών συλλογής πελάτη με τις μέσες ποσότητες ως προτεινόμενες στο παραστατικό
5. Αποστολή και παραμονή, αν θέλετε να παραμείνετε στο παράθυρο της Γρήγορης επιλογής είδους για να συνεχίσετε με την επιλογή ειδών
Συνοψίζοντας τα πλεονεκτήματα της γρήγορης επιλογής είδους.
Η διαδικασία,
- ενημερώνει με τα είδη συλλογής πελάτη
- ενημερώνει με τα είδη από τελευταία παραγγελία
- ενημερώνει τα είδη συλλογής πελάτη με πολλαπλή επιλογή ειδών από λίστα και επιλογή ποσοτήτων αυτών
Χρονοπρογραμματίστε τον υπολογισμό των ειδών συλλογής
Μπορείτε να δηλώσετε την εκτέλεση του υπολογισμού των ειδών συλλογής πελάτη με χρονοπρογραμματισμό, μέσω της επιλογής update customer item collection (δηλώντας όπως πάντα τις σχετικές χρονικές παραμέτρους).
