Εισαγωγή

Στο σενάριο ελέγχου υπολοίπου είδους του “Galaxy” συντάσσονται οι κανόνες με τους οποίους το σύστημα ελέγχει τη διαθεσιμότητα του αποθέματος κατά την αποθήκευση παραστατικών ειδών, αγορών και πωλήσεων. Μ' αυτό τον τρόπο, εξασφαλίζεται η ορθή διαχείριση των αποθεμάτων, η αποφυγή (αποτροπή) λανθασμένων κινήσεων (όπως η δημιουργία αρνητικού υπολοίπου, εφόσον αυτό δεν επιτρέπεται) και η τήρηση της συνέπειας και της αξιοπιστίας των στοιχείων αποθήκης σε κάθε συναλλαγή.

Η χρήση σεναρίου για τον έλεγχο υπολοίπου έχει νόημα αν επιθυμείτε τη διαφοροποίηση ελέγχων υπολοίπου ανά είδος εγγραφής παραστατικού.

Πρόσβαση από το μενού

Το “Σενάριο ελέγχου υπολοίπου είδους” ενεργοποιείται από το μενού “Οργάνωση” της "Εμπορικής Διαχείρισης”.

Δημιουργία σεναρίου ελέγχου υπολοίπου

Για να ξεκινήσετε τη διαδικασία καταχώρισης σεναρίου ελέγχου υπολοίπου δεν έχετε παρά να προβείτε στον καθορισμό των πεδίων που παρατίθενται αμέσως παρακάτω: 

Τμήμα Ορισμός

• Κωδικός: Συμπληρώνετε τον κωδικό που θα λάβει το συγκεκριμένο σενάριο ελέγχου υπολοίπου είδους (π.χ. 001).
• Περιγραφή: Πρόκειται για την περιγραφή του σεναρίου ελέγχου υπολοίπου είδους (π.χ. Ελεγχόμενο υπόλοιπο- Βέλτιστο απόθεμα).
• Επίπεδο ελέγχου: Από τις καθορισμένες τιμές της λίστας (Αποθήκη, Θέση αποθήκης, Υποκατάστημα), επιλέγετε μια για να υποδείξετε το “επίπεδο” στο οποίο θα αναζητηθούν τα υπόλοιπα των ειδών. Στην πρώτη περίπτωση, αν η επιλογή σας δηλαδή αφορά στην “αποθήκη”, το σύστημα π.χ. τη στιγμή της τιμολόγησης θα διενεργήσει έλεγχο υπολοίπου για το είδος συνολικά για την αποθήκη της κίνησης .
• Μεταβλητή 1^ης, 2^ης, 3^ης μονάδας μέτρησης: Πρόκειται για τρείς μεταβλητές των αθροιστών βάσει των οποίων θα πραγματοποιηθεί ο έλεγχος υπολοίπων (π.χ. έλεγχος υπολοίπου μόνο στην ποσότητα της 1^η μονάδας μέτρησης).
• Μεταβλητή 1^ης, 2^ης, 3^ης μονάδας μέτρησης για Δεσμεύσεις: Κατ’ αντιστοιχία με τη δήλωση των μεταβλητών – αθροιστών των μονάδων μέτρησης, μπορείτε να ορίσετε αντίστοιχα τρεις αθροιστές για έλεγχο υπολοίπου, αν γίνεται παρακολούθηση Δεσμεύσεων βάσει αθροιστών.
• Όριο: Από τη λίστα τιμών επιλέγετε μια για να δηλώσετε σε ποιο μέγεθος θα κυμανθεί ο έλεγχος (π.χ. αν μετά την εγγραφή το απόθεμα του είδους πρόκειται να πέσει κάτω από το όριο ασφαλείας ή αν η ποσότητα του είδους στην αποθήκη, από την οποία θα το εξάγετε, πρόκειται να πέσει κάτω από το μηδέν). Οι διαθέσιμες τιμές είναι:
  • Μηδενικό: Ελέγχεται αν το υπόλοιπο του είδους μετά την κίνηση γίνει αρνητικό,
  • Επιθυμητό απόθεμα: Πρόκειται για τη βέλτιστη ποσότητα του είδους που επιθυμείτε να υπάρχει διαθέσιμη στην αποθήκη. Η πληροφορία αυτή ορίζεται στα “Στοιχεία υπολοίπου” κάθε είδους,
  • Απόθεμα ασφαλείας: Η ποσότητα που θεωρείτε ότι είναι η ελάχιστη δυνατή που πρέπει να υπάρχει για το είδος στην αποθήκη. Η πληροφορία αυτή ορίζεται στα “Στοιχεία υπολοίπου” κάθε είδους,
  • Επίπεδο αναπλήρωσης: Αφορά στην ποσότητα που πρέπει να φτάσει το είδος για να γίνει εκ νέου παραγγελία. Η πληροφορία αυτή ορίζεται στα Στοιχεία υπολοίπου κάθε είδους.
• Ενέργεια στην κενή τιμή: Η επιλογή ενεργοποιείται αν δηλωθεί στο πεδίο “Όριο” οποιαδήποτε τιμή πλην της “Μηδενικό” .
• Υπόλοιπο είδους : Επιλογή μεταξύ των διαθέσιμων τιμών της λίστας για να ορίσετε τις ενέργειες που θα γίνουν από τον έλεγχο υπολοίπου.
  • Απαγόρευση κίνησης είδους από το ορισμένο επίπεδο (αποθήκη, θέση αποθήκης, υποκατάστημα), κατά την τιμολόγηση, αν το είδος δεν πληροί το σενάριο ελέγχου υπολοίπου.
  • Προειδοποίηση για το όριο υπολοίπου είδους.  
  • Καμιά ενέργεια.
• Υπόλοιπο ειδικών χαρακτηριστικών: Πρόκειται για τις ενέργειες (απαγόρευση, προειδοποίηση, καμιά) που θα γίνουν από τον έλεγχο υπολοίπου αν το είδος συνοδεύουν ειδικά χαρακτηριστικά (χρώμα, μέγεθος κ.λπ.).
• Υπόλοιπο παρτίδας: Αφορά στις ενέργειες (απαγόρευση, προειδοποίηση, καμιά) που θα γίνουν από τον έλεγχο υπολοίπου σε περίπτωση που το είδος παρακολουθείται κατά παρτίδες. 

Ρυθμίσεις ειδών

Στη σελίδα “Γενικά” των “Ρυθμίσεων είδους” συμπληρώνετε κατάλληλα τη ρύθμιση :

• Σενάριο ελέγχου υπολοίπου : Επιλογή ενός, μεταξύ των σεναρίων ελέγχου υπολοίπου είδους, καθορισμένο στην αντίστοιχη ενότητα, βάσει του οποίου θα πραγματοποιηθεί ο έλεγχος υπολοίπου των ειδών σας κατά την αποθήκευση των παραστατικών (ειδών, αγορών, πωλήσεων). Η τιμή αυτής της παραμέτρου θα προτείνεται κατά τη δημιουργία ενός τύπου κίνησης αποθήκης.

Τύπος κίνησης είδους

Ως τελευταίο βήμα προετοιμασίας στον ορισμό ενός σεναρίου ελέγχου υπολοίπου είδους είναι η παραμετροποίηση του Τύπου κίνησης είδους για κάθε παραστατικό (π.χ. έλεγχος υπολοίπου σε ένα Δελτίο αποστολής πώλησης). Πιο συγκεκριμένα, στο πεδίο “Έλεγχος υπολοίπου” του Τύπου κίνησης είδους πρέπει να οριστεί ο επιθυμητός έλεγχος ώστε κατά την καταχώριση του συγκεκριμένου παραστατικού να εφαρμόζεται ο σχετικός έλεγχος υπολοίπου.

Σε περίπτωση που στο συγκεκριμένο πεδίο ΔΕΝ επιλεγεί τιμή, κανένας έλεγχος υπολοίπου δεν θα πραγματοποιηθεί στις γραμμές των παραστατικών που χρησιμοποιούν το συγκεκριμένο τύπο κίνησης .