Γλωσσάρι
Business Process Models	Το Galaxy BPM (Business Process Models) module αποτελεί έναν εξελιγμένο μηχανισμό διαγραμματικής αποτύπωσης και μοντελοποίησης επιχειρηματικών ροών. Μέσω αυτών των μοντέλων ροής, που ενεργοποιούνται είτε αυτόματα, βάσει πλήρως παραμετροποιήσιμων επιχειρηματικών γεγονότων είτε προγραμματιζόμενα είτε από το χρήστη, μπορείτε να παρακολουθείτε, ανά πάσα στιγμή, την εξέλιξη των επιχειρηματικών διαδικασιών σας, να διασφαλίζετε την απόλυτη τήρηση των ανστίστοιχων κανόνων αλλά και να έχετε τον απόλυτο έλεγχο των δεδομένων στο σύστημά σας
Τύποι ροής BPM	Τύποι Ροής (Flow Type) σε ένα μοντέλο BPM: Δυναμική (Work flow οντότητας): ξεκινάει μέσα στο workflow μιας επιχειρηματικής οντότητας (business object) Στατική (από μοντέλο BPM): ξεκινάει με κλήση από κάποιο βήμα ενός άλλου μοντέλου BPM Στατική (Προγραμματιζόμενη): ξεκινάει βάσει προγραμματισμού από έναν scheduler
Εκδόσεις (Revisions)	Ένα revision περιγράφει τις διαφορετικές εκδόσεις μιας επιχειρηματικής ροής
Βήματα (steps) μιας επιχειρηματικής ροής	Μια επιχειρηματική ροή αποτελείται από 6 συνολικά τύπους βημάτων: Βήματα έναρξης - ολοκλήρωσης Έναρξη (Start) Τερματισμός (End) Βήματα εκτέλεσης εργασιών Συστημική ενέργεια (System action) Ενέργεια χρήστη (User action) Βήματα ελέγχου ροής Διακλάδωση ροής - Απόφαση (Decision) Σημείο αναμονής (Waiting point)
Συστημική ενέργεια (System action)	Αφορά στις ενέργειες που υλοποιούνται αυτόματα από συστημικές διαδικασίες. Τύποι συστημικών ενεργειών: Εκτέλεση εκτύπωσης Αποστολή email/ειδοποίησης Work flow οντότητας: χρησιμοποιείται για την εισαγωγή (post) μιας οντότητας (π.χ. ενός παραστατικού ή μιας δραστηριότητας κ.λπ.) Μοντέλο BPM: εκκινεί μια ροή από ένα άλλο μοντέλο BPM
Ενέργεια χρήστη (User action)	Αφορά στις ενέργειες οι οποίες απαιτούν την επέμβαση και το interaction του συστήματος με το χρήστη (με βάση πάντα τα σχετικά δικαιώματα του). Η ολοκλήρωσή τους μπορεί είτε να ελέγχεται αυτόματα από το σύστημα είτε να αποφασίζεται από το χρήστη
Δικαιώματα χρηστών	Το ποιος χρήστης θα υλοποιήσει μια ενέργεια BPM ορίζεται σε σχετική παραμετροποίηση, στα “Δικαιώματα χρηστών”, όπου και δηλώνεται αν θα υπάρχει κάποιος περιορισμός στους Χρήστες που επιτρέπεται να τροποποιήσουν (ενημερώσουν) την οντότητα επί της οποίας ξεκίνησε η ροή
Συνθήκη ολοκλήρωσης (Step completion condition)	Στο σενάριο αυτόματου ελέγχου της διεκπεραίωσης μιας ενέργειας χρήστη, χρησιμοποιείται, κατά την αποθήκευση της οντότητας που προκάλεσε την εκκίνηση του, και μόνο αν επαληθεύεται η συνθήκη θεωρείται ολοκληρωμένη η ενέργεια
Μεταβλητές (Variables)	Οι μεταβλητές, Υπολογίζονται στο σημείο στο οποίο θα χρησιμοποιηθούν για πρώτη φορά Αν επαναχρησιμοποιηθούν σε επόμενο σημείο διατηρούν την αρχική τους τιμή Ανά βήμα της ροής, μπορεί ωστόσο να οριστεί ένας διαφορετικός τρόπος υπολογισμού (με σταθερό τον ορισμό της μεταβλητής). Οπότε, αν μια μεταβλητή  χρησιμοποιηθεί εκ νέου, από το βήμα αυτό και κάτω υπολογίζεται εκ νέου η τιμή της
Οντότητες σε μια ροή BMP	Εκτός του βήματος έναρξης μιας επιχειρηματικής ροής, οντότητα μπορεί να προσδιοριστεί και σε οποιοδήποτε βήμα συστημικής ενέργειας με τύπο Workflow οντότητας Η οντότητα του κάθε βήματος μπορεί να ανατεθεί σε μια αντίστοιχη μεταβλητή (variable) η οποία προσδιορίζεται στο επίπεδο του αντίστοιχου βήματος Τα πεδία όλων των οντοτήτων (υπό την προϋπόθεση ότι ανατίθενται σε μια μεταβλητή) είναι διαθέσιμα για χρήση τόσο σε “Δυναμικές αναθέσεις τιμών” σε μεταβλητές όσο και σε χρήση σε “Συνθήκες”

 

Εισαγωγή

Το BPM (Business Process Models) module του Galaxy ERP αποτελεί έναν εξελιγμένο μηχανισμό μέσω του οποίου μια επιχείρηση μπορεί να αυτοματοποιεί και να παρακολουθεί, ανά πάσα στιγμή, την εξέλιξη των επιχειρηματικών διαδικασιών της, να διασφαλίζει την απόλυτη τήρηση των επιχειρηματικών κανόνων της αλλά και να έχει τον απόλυτο έλεγχο των δεδομένων στο σύστημά της.

Αυτό επιτυγχάνεται μέσω της αποτύπωσης στο σύστημα, σε BPM flows, των διαφόρων ροών επιχειρηματικών διαδικασιών. Οι ροές αυτές ενεργοποιούνται στο σύστημα με βάση πλήρως παραμετροποιήσιμες συνθήκες και ενεργοποιούνται είτε automated με βάση entity events, είτε scheduled με βάση έναν schedule mechanism είτε ad hoc με user actions (με βάση φυσικά τα σχετικά δικαιώματα του).

Στο μηχανισμό αυτό ενσωματώνονται διάφορα καινοτόμα στοιχεία όπως:

• Οι επιχειρηματικές ροές (BPM flows) μπορούν να αποτυπωθούν από τους ίδιους τους key users μιας εγκατάστασης Galaxy, με μια zero coding approach, και χωρίς απαιτήσεις τεχνικών γνώσεων.
• Μέσω visual design components σε ένα diagrammatic environment με έμφαση στο user experience περιγράφονται η διαχείριση των συνθηκών ενεργοποίησης των ροών, οι επιχειρηματικές οντότητες που συμμετέχουν, τα what-if scenarios για το path branching εκτέλεσης ενεργειών, η εκτέλεση συστημικών ενεργειών, οι αναθέσεις εργασιών σε χρήστες του συστήματος καθώς και ο έλεγχος των ενεργειών τους στο σύστημα.
• Χρησιμοποιεί ένα BPM flows process visual panel προσανατολισμένο στο αναλυτικό processes audit, μέσω του οποίου, υπάρχει ανά πάσα στιγμή λεπτομερής εικόνα των  εκτελούμενων ροών τόσο συνολικά στο σύστημα όσο και ανά system entity.
• Βασίζεται σε έναν self-evolving mechanism που έχει την ικανότητα να παρακολουθεί την εξέλιξη του Galaxy ERP συστήματος, αναγνωρίζοντας, ενσωματώνοντας και διαθέτοντας αυτόματα προς χρήση όλες τις νέες οντότητες και διαδικασίες που εισάγονται είτε στο core σύστημα, σε νέες εκδόσεις αυτού, είτε μέσω custom αναπτύξεων για κάλυψη ιδιαίτερων λειτουργικών περιοχών της επιχείρησης.
• Ενσωματώνει ένα system balancing mechanism που επιτρέπει την κατάλληλη ρύθμιση ώστε να επιτυγχάνεται το επιθυμητό balancing ανάμεσα στο system load και την ανάγκη immediate alert and action μιας εγκατάστασης. Βάσει αυτού, οι συστημικές ενέργειες που αποτυπώνονται σε ένα BPM flow μπορούν να παραμετροποιηθούν ώστε να διαχειρίζονται είτε σε παράλληλα paths είτε σε σειριακά και να εκτελούνται είτε σύγχρονα, είτε ασύγχρονα είτε, τέλος, να καταγράφονται ως pendencies σε ένα queuing structure το οποίο διαχειρίζεται από έναν daemon ο οποίος τρέχει σε πολλαπλά threads και ο οποίος τα αναθέτει προς εκτέλεση σε έναν system worker.
• Σχεδιάστηκε με στόχο να μπορεί ο configurator των BPM flows να αντικαταστήσει όσο το δυνατόν πιο ρεαλιστικά τον ανθρώπινο παράγοντα στην αλυσίδα των ενεργειών ολοκλήρωσης μιας επιχειρηματικής ροής.
• Ενδεικτικά, μπορεί να παραμετροποιήσει ποιες ενέργειες θα πρέπει να εκτελεστούν αυτόματα από συστημικές διαδικασίες και για ποιες θα πρέπει να υπάρξει παρέμβαση από κάποιον χρήστη, αν πρέπει να υπάρξει αυτόματη επιβεβαίωση από το σύστημα της ορθής εκτέλεσης της ενέργειας από τον χρήστη (και μάλιστα αμέσως μόλις αυτή περατωθεί) ή αρκεί η επιβεβαίωση του χρήστη, αν υπάρχει κάποιο time tolerance window ανά ενέργεια για την κάλυψη των επιχειρηματικών SLAs και αν πρέπει να προβλεφθεί να γίνει κάποιο escalation και dynamic reassignment μιας ενέργειας χρήστη όταν ξεπεραστεί αυτό το επιτρεπτό time frame, να στέλνει ενημερώσεις υπό συνθήκες σε internal users ή\και external contributors.

 

Από που ενεργοποιείται

Οι επιχειρηματικές ροές (Business process model) ενεργοποιούνται από το μενού “BPM” του Χρήστη/Διαχειριστή

 

Δημιουργία BPM

Για τη δημιουργία ενός BPM,

Καλέστε “Business Process Model” και συμπληρώστε στο νέο παράθυρο που ανοίγει :

• τον Kωδικό και την Περιγραφή του νέου Business Process Model
• Από ημ/νία Έως ημ/νία : το ημερομηνιακό διάστημα ισχύος του BPM (έστω π.χ. ότι ισχύει για όλο το χρόνο)
  • • • Τύπος Ροής (Flow Type) : επιλέξτε αν ο τύπος του BPM θα είναι :
      • Work flow
      • BPM Flow
      • System activated

 

Εκδόσεις (Revisions)

Όλα τα πεδία του τμήματος αυτού είναι “κλειδωμένα” μέχρι να δηλωθούν στο Σύστημα τα απαιτούμενα στοιχεία στην επικεφαλίδα του BPM (κωδικός, περιγραφή, ημερομηνία, τύπος).

Σε ένα BPM υπάρχει η ευελιξία καθορισμού πολλαπλών εκδόσεων (revisions) προσδιορίζοντας την κατάσταση (status) κάθε μιας :

• Δημοσιευμένο (Published) : Μόνο ένα revision μπορεί να είναι δημοσιευμένο ανά BPM και είναι αυτό που εκτελείται (οπότε τα υπόλοιπα πρέπει να είναι ανενεργά). Διαφορετικά η εφαρμογή εμφανίζει μήνυμα σφάλματος.

• Υπό κατασκευή (Under development)
• Ανενεργό (Inactive)

ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Τα revisions είναι διαφορετικές εκδόσεις ενός flow .

Αν δημιουργήσετε μια επιχειρηματική ροή, την ολοκληρώσετε και την εκτελέσετε, μετά την εκτέλεσή της δεν μπορεί να τροποποιηθεί. Σε περίπτωση που θελήσετε να προσθέσετε επιπλέον βήματα θα πρέπει να αντιγράψετε το υπάρχον revision σε ένα νέο με την προϋπόθεση ότι θα κάνετε ανενεργό το υπάρχον και δημοσιευμένο το νέο.

Άρα η λογική είναι η διατήρηση προγενέστερων εικόνων ενός flow εφόσον υπάρξει έστω και μια εκτέλεσή του σε πραγματικές συνθήκες.

 

Οντότητες

Μπορείτε να επιλέξετε δυναμικά τις επιμέρους επιχειρηματικές οντότητες που, ανά πάσα στιγμή, θέλετε να συμμετέχουν σε ροές BPM.

 

Βήματα

Κάθε Revision αναπαριστά διαγραμματικά μια αντίστοιχη ροή εργασίας. Η ροή αποτελείται από βήματα (έξι διαφορετικούς τύπους βημάτων):

• Έναρξη (μόνο μια επιτρέπεται να οριστεί)
• Συστημική ενέργεια (System action)
• Ενέργεια χρήστη (User action)
• Διακλάδωση ροής (Decision)
• Σημείο αναμονής (Wainting points)
• Τερματισμός (End)

Οι γραμμές σύνδεσης δηλώνουν τη ροή προς το βήμα στο οποίο δείχνουν τα βέλη.

Ενεργοποιήστε “Προσθήκη”

Επιλέξτε από την αναδιπλούμενη λίστα “Έναρξη”.

Έναρξη (Start)

Στο βήμα “Έναρξη”

Προσδιορίστε πως θα ξεκινήσει η ροή

• Συμπληρώστε την περιγραφή του βήματος π.χ. “On trader insert”
• Επιλέξτε μια από τις διαθέσιμες οντότητες που θα εμφανιστούν στο πεδίο “Οντότητα” (entity), για να δηλώσετε την οντότητα βάσει της οποίας θα ξεκινήσει η ροή, έστω για παράδειγμα από την οντότητα του συναλλασσόμενου

και

πότε η ροή εργασίας θα ξεκινήσει :

• Σε καταχώριση νέου συναλλασσόμενου
• Σε ενημέρωση
• Σε καταχώριση ή ενημέρωση

Έστω ότι η ροή θα ξεκινήσει όταν καταχωρίζετε έναν νέο συναλλασσόμενο

Mόνο ένα βήμα έναρξης μπορεί να οριστεί . Αυτό στηρίζεται στην απλή λογική ότι μια ροή εργασίας ΔΕΝ μπορεί να ξεκινάει από πολλά σημεία.

 

Συστημική ενέργεια (System action)

Ας δούμε τώρα ποια ενέργεια θα εκτελέσει, από τη στιγμή που θα ξεκινήσει η ροή

Πατήστε επί της “Έναρξης” και κάντε δεξί κλικ

Επιλέξτε “Συστημικη ενέργεια” (System action) για να δηλώσετε ποια εργασία θα εκτελέσει το Σύστημα

 

Αποστολή email

---

Στο βήμα “Συστημική ενέργεια”

• Συμπληρώστε την περιγραφή του βήματος έστω π.χ. “Αποστολή email”
• Επιλέξτε στο πεδίο “Τύπος Ενέργειας” (Action type), τον τύπο της ενέργειας που θα εκτελέσει το Σύστημα, έστω για παράδειγμα “Αποστολή eMail” (Notification – eMail).

Δηλώστε τα βασικά, για την αποστολή email, στοιχεία :

Στη σελίδα Info

• Επιλέξτε τον επιθυμητό/ούς παραλήπτη/τες του email :
  • Χρήστες
  • Ρόλοι χρηστών (π.χ. πωλητές)
  • Εταιρικός ρόλος
  • Μεταβλητές

ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Η εφαρμογή εντοπίζει ποιοι χρήστες ανήκουν στους ρόλους χρηστών, εταιρικός ρόλος και τους εμφανίζει εδώ.

• Cc: Αποστολή email με κοινοποίηση (CC)
• Bcc : Αποστολή email σε πολλούς παραλήπτες μαζί, χωρίς αυτοί να βλέπουν και σε ποιους άλλους στάλθηκε
• Πληκρολογήστε το θέμα του email καθώς και το κυρίως σώμα του email

Σημείωση: το κόκκινο χρώμα στο πλαίσιο του διαγράμματος υποδεικνύει ότι λείπουν κάποια στοιχεία (π.χ. το θέμα του email)

και η έλλειψη αυτή δημιουργεί προβλήματα στην αποθήκευση του flow. Αν δεν συμπληρωθούν το Σύστημα θα απαντήσει με μήνυμα λάθους.

Στη σελίδα “Sender”

Στη σελίδα “Αποστολέας” δηλώστε από ποιον λογαριασμό θα γίνεται η αποστολή του email (από κάποιον συγκεκριμένο χρήστη, από το χρήστη αρχικοποίησης του flow - από εκείνον δηλαδή που καταχώρισε την οντότητα, το συναλλασσόμενο, από τον πόρο, συνδεδεμένο με το χρήστη που ξεκίνησε το flow, από έναν δευτερεύοντα λογαριασμό του πόρου, από το company site που ήταν ενεργό όταν ξεκίνησε το flow (όταν ξεκινάει το flow υπάρχει ένας login user, μια εταιρία, ένα υποκατάστημα δηλωμένο στο profil)

Επιλέξτε το βήμα “Τέλος” αν επιθυμείτε να τελειώσει η ροή

Πώς

• Κάντε δεξί κλικ στο βήμα που θέλετε να τελειώσει η ροή,
• Ανατρέξτε στη λίστα “Επιλογή επόμενων βημάτων”, που περιέχει όλα τα επιτρεπτά βήματα. Επιλέξτε το βήμα “Τέλος” και αποθηκεύστε την επιλογή σας.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Όπως είναι αυτονόητο το “Τέλος” προτείνεται στο τελευταίο βήμα (όταν δεν ακολουθεί δηλαδή άλλο βήμα), ΔΕΝ έχει νόημα στο βήμα π.χ. της έναρξης.

Στο δεξί μέρος του βήματος “Αποστολή eMail” υπάρχει ένα φακελάκι που υποδεικνύει τι τύπος συστημικής ενέργειας είναι (mail).

 

Αποστολή ειδοποίησης

---

Αν θελήσετε τώρα να συμπεριλάβατε ένα ακόμα βήμα στην ίδια έκδοση, π.χ. αποστολή μηνύματος ειδοποίησης (alert) ενεργήστε ως εξής:

Προχωρήστε σε διαγραφή του βήματος “Τέλος”

Πατήστε πάνω στο προηγούμενo βήμα “Αποστολή eMail” και κάντε δεξί κλικ

Ενεργοποιήστε “Προσθήκη νέου βήματος” και από εκεί “Συστημική ενέργεια” (System action)

• Συμπληρώστε την περιγραφή του βήματος π.χ. “Αποστολή μηνύματος ειδοποίησης”
• Επιλέξτε στο πεδίο “Τύπος Ενέργειας” (Action type), τον τύπο της ενέργειας που θα εκτελέσει το Σύστημα, “Ειδοποίηση”

Συμπληρώστε :

• τον παραλήπτη του μηνύματος ειδοποίησης
• το θέμα του μηνύματος ειδοποίησης
• το κείμενο του μηνύματος ειδοποίησης

ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Κάθε φορά που αλλάζει ο τύπος ενέργειας (το action type) το Σύστημα προσαρμόζει και τα στοιχεία της οθόνης ανάλογα

Για να κλείσει η ροή πατήστε στο 3o βήμα “Αποστολή ειδοποίησης” και με δεξί κλικ θέστε στο “Επόμενα βήματα” Τέλος

Εκτέλεση της ροής

Σύμφωνα με την παραμετροποίηση η ροή θα εκτελεστεί όταν καταχωριστεί νέος συναλλασσόμενος

• Καταχωρίστε ένα νέο πελάτη και πατήστε “αποθήκευση”
• Από το γρανάζι, επιλέξτε “Ροές BPM”

Όπως θα παρατηρήσετε το Σύστημα με την ολοκλήρωση της καταχώρισης του συναλλασσόμενου υλοποίησε αυτόματα ό,τι έχει σχεδιαστεί στη ροή, αποστολή email (πρώτο βήμα) και αποστολή ειδοποίησης (δεύτερο βήμα) .

Η παρουσίαση γίνεται και διαγραμματικά, ενώ η “Κατάσταση” των επιμέρους βημάτων της ροής, αλλά και της ίδιας της ροής, είναι “Ολοκληρώθηκε”.

Ενέργειες (Jobs)

Στην οθόνη “Ενέργειες” φαίνονται οι ενέργειες που εκτέλεσε το Σύστημα αυτόματα με την καταχώριση του συναλλασσόμενου, ο αποστολέας/ παραλήπτης της ειδοποίησης, η ημερομηνία & ώρα αποστολής, η ημερομηνία & ώρα ανάγνωσης της ειδοποίησης, ο βαθμός προτεραιότητας της ειδοποίησης, η προέλευση ειδοποίησης (μέσω BPM Flows), αν ολοκληρώθηκε, η ημερομηνία ολοκλήρωσης, το μήνυμα της ειδοποίησης.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Η τροποποίηση μιας έκδοσης σε μια ροή BPM ΔΕΝ επιτρέπεται όταν η ροή έχει εκτελεστεί. Θα πρέπει να αντιγραφεί σε μια νέα έκδοση, επί της οποίας να γίνουν οι επιθυμητές τροποποιήσεις και με την ολοκλήρωσή τους να γίνει αυτή η έκδοση “Δημοσιευμένη” και η προηγούμενη “Ανενεργή”.

 

Εκτέλεση εκτύπωσης

---

Έστω ότι δημιουργείτε μια έκδοση με την ακόλουθη ροή :

• αποστολή ειδοποίησης στο χρήστη
• εκτέλεση μιας εκτύπωσης (από τις διαθέσιμες της εφαρμογής)
• αποστολή email με συνημμένη την εκτύπωση σε PDF format

Παράδειγμα

Εργαστείτε όπως στην προηγούμενη ενότητα για να εισάγετε τα πρώτα δύο βήματα (έστω Έναρξη & Αποστολή ειδοποίησης)

Πατήστε επί του δεύτερου βήματος “Αποστολή ειδοποίησης” και επιλέξτε “Συστημική ενέργεια” (System action)

• Συμπληρώστε την περιγραφή του βήματος π.χ. “Εκτέλεση εκτύπωσης”
• Επιλέξτε στο πεδίο “Τύπος Ενέργειας” (Action type), τον τύπο της ενέργειας που θα εκτελέσει το Σύστημα, “Εκτέλεση εκτύπωσης” (Report execution)
• Πατήστε το σύμβολο τρείς τελίτσες, δεξιά του πεδίου, “Εκτύπωση” (Report)
• Στην οθόνη “Επιλογή εκτύπωσης”, επιλέξτε κάποια κατηγορία εκτύπωσης από τη λίστα των εκτυπώσεων της εφαρμογής
• Μπορείτε να παραμετροποιήσετε προς εκτέλεση είτε τις Εκτυπώσεις εφαρμογής είτε τις Οριζόμενες εκτυπώσεις
• Επιλέξτε την επιθυμητή εκτύπωση και πατήστε “εφαρμογή”
• H επιλογή σας εμφανίζεται στο πεδίο “Εκτύπωση”.

Αν θέλετε μπορείτε να :

• επιλέξετε κάποια επιθυμητή Προβολή (View) της εκτύπωσης (αν έχει)
• δηλώσετε τα επιθυμητά Φίλτρα της εκτύπωσης

 

Υποστηρίζονται δύο τρόποι ορισμού τιμής στα φίλτρα της εκτύπωσης:

1^ος τρόπος: μέσω παραμέτρου

• Επιλέξτε από τα διαθέσιμα φίλτρα της εκτύπωσης το επιθυμητό και
• Συνδέστε το με την τιμή μιας παραμέτρου (προτείνονται οι παράμετροι του Συστήματος π.χ. να εκτελεστεί για το SessionCompanyID)

2ος τρόπος: μέσω απευθείας ανάθεσης τιμής

• Επιλέξτε “Ανάθεση τιμής” για άμεση πρόσβαση στις τιμές που αντιστοιχούν στο εκάστοτε φίλτρο της εκτύπωσης

Εκτέλεση της ροής

Σύμφωνα με την παραμετροποίηση η ροή θα εκτελεστεί όταν καταχωριστεί νέος συναλλασσόμενος

• Καταχωρίστε ένα νέο πελάτη και πατήστε “αποθήκευση”
• Από το γρανάζι, επιλέξτε “Ροές BPM”

Το Σύστημα με την ολοκλήρωση της καταχώρισης του συναλλασσόμενου υλοποίησε αυτόματα ό,τι έχει σχεδιαστεί στη ροή : αποστολή ειδοποίησης, εκτέλεση της εκτύπωσης (που δηλώθηκε στην παραμετροποίηση) και αποστολή email με συνημμένη την εκτύπωση σε pdf format

Πώς γίνεται

Με την επιλογή της εκτύπωσης το Σύστημα δημιουργεί αυτόματα μια μεταβλητή (με Τύπο υπολογισμού “Λήψη δεδομένων” και Τύπο δεδομένων “Εκτύπωση”) στην οποία αναθέτει το αποτέλεσμα της εκτύπωσης. Όλες οι μεταβλητές οι οποίες αποθηκεύουν τα αποτελέσματα εκτυπώσεων είναι διαθέσιμες προς επιλογή στα “Συνημμένα” ενός email.

ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ

• Κάθε τέτοια μεταβλητή συνδέεται με μία μόνο εκτύπωση
• Τα ονόματα των μεταβλητών προτείνονται αυτόματα από το Σύστημα, αλλά υπάρχει δυνατότητα αλλαγής τους από το χρήστη

 

Workflow οντότητας

---

Ενώ εκτελείται μια επιχειρηματική ροή μπορεί να υπάρξει ανάγκη να γίνει εισαγωγή μιας οντότητας π.χ. ενός παραστατικού ή μιας δραστηριότητας κ.λπ.. Αυτό επιτυγχάνεται μέσω μιας συστημικής ενέργειας τύπου “work flow”.

Στο συγκεκριμένο βήμα “Συστημικής ενέργειας”

• Επιλέξτε στο πεδίο “Τύπος Ενέργειας” (Action type), τον τύπο της ενέργειας που θα εκτελέσει το Σύστημα, “Workflow”
• Πληκτρολογήστε στο πεδίο “Οντότητα” την οντότητα την οποία θέλετε να εισάγετε
• Συμπληρώστε τη Ρουτίνα (Event) του Συστήματος που εισάγει την οντότητα (post)

• Προχωρήστε στην απαραίτητη αντιστοίχιση πεδίων για τη συμπλήρωση των σχετικών πληροφοριών της οντότητας που θα εισαχθεί

• Σε δομές με ύπαρξη details υπάρχει φυσικά η δυνατότητα ελέγχου (φιλτραρίσματος) των εγγραφών των source οντοτήτων από τις οποίες θα γίνει η άντληση των πληροφοριών:

ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Για οντότητες του συστήματος που ενσωματώνουν κάποια πολυπλοκότητα ως προς τη δομή και τη σχεδίασή τους, υπάρχουν διαθέσιμα wrapper operations για τη διαχείρισή τους. Για παράδειγμα, σε workflow καταχώρισης ενός παραστατικού (Commercial entry), δεν χρησιμοποιείται το κλασσικό post event των οντοτήτων αλλά ένα BPMPost operation που αναλαμβάνει να διαχειριστεί αδιαφανώς τις όποιες ιδιαιτερότητες υπάρχουν.

• Μεταβλητές : Όταν εισάγετε μια οντότητα, ενδεχομένως να υπάρξει ανάγκη να την κρατήσετε ώστε να αναφερθείτε σε αυτήν σε κάποιο άλλο σημείο . Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να αποστείλετε ένα email και να επικοινωνήσετε στον παραλήπτη του ότι καταχωρίστηκε μια δραστηριότητα με αυτά τα στοιχεία. Έτσι, για να έχετε πρόσβαση στις πληροφορίες αυτής, αρκεί (όπως και στην περίπτωση της εκτύπωσης) να δηλώσετε μια μεταβλητή (με Τύπο υπολογισμού “Λήψη δεδομένων” και Τύπο δεδομένων “Οντότητα”) η οποία θα κρατήσει τα στοιχεία της όταν αυτή αποθηκευτεί.

 

Τι πρέπει να κάνετε

Επιλέξτε . Στο παράθυρο που εμφανίζεται εισάγετε μια νέα μεταβλητή. Διατρέξτε τις γραμμές του, μέχρι να φτάσετε σε μία κενή γραμμή και συμπληρώστε :

• Το όνομα της μεταβλητής
• Τον τύπο υπολογισμού: “Λήψη δεδομένων”
• Τον τύπο δεδομένων: “Οντότητα”
• Αφήστε κενό το πεδίο “Τιμή” καθώς η τιμή που θα πάρει θα είναι η τιμή της οντότητας που θα καταχωριστεί

Μέσω της μεταβλητής αυτής μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα στοιχεία της δραστηριότητας που καταχωρίστηκε.

 

Μοντέλο BPM

---

Μια ροή BPM μπορεί να εκτελέσει κάποια άλλη ροή που περιέχεται σε μοντέλο ο τύπος του οποίου είναι Στατική (από μοντέλο BPM). Μπορεί να φανεί ιδιαίτερα χρήσιμο στην περίπτωση που υπάρχει ανάγκη εφαρμογής επαναλαμβανόμενων βημάτων, έστω για παράδειγμα “2” βημάτων, αποστολή emails / ειδοποιήσεων (ορίζονται τα βήματα σε μια άλλη ροή, η οποία και καλείται κάθε φορά).

Σε βήμα “Συστημική ενέργεια”

• Συμπληρώστε την περιγραφή του βήματος έστω π.χ. “Μεταφορά ελέγχου σε άλλο μοντέλο BPM”
• Επιλέξτε στο πεδίο “Τύπος Ενέργειας” (Action type), τον τύπο της ενέργειας που θα εκτελέσει το Σύστημα, “Μοντέλο BPM”
• Στο πεδίο “Μοντέλο BPM” προτείνονται όλα τα ενεργά μοντέλα BPM, ο τύπος των οποίων είναι Στατική (από μοντέλο BPM), για να επιλέξετε το επιθυμητό.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Αν το πεδίο μείνει ασυμπλήρωτο, εμφανίζεται μήνυμα λάθους και δεν επιτρέπεται η αποθήκευση του μοντέλου

Ένα τέτοιο μοντέλο BPM εκτελείται:

• είτε όταν “φτάσει” η σειρά να εκτελεστεί κάποιο βήμα της επιχειρηματικής ροής, το οποίο είναι Μοντέλο BPM:

• είτε αν ο χρήστης το επιλέξει από τη λίστα των μοντέλεων BPM και από τις “ενέργειες” της λίστας ενεργοποιήσει τη σχετική εντολή “Eκτέλεση”:

 

Ενέργεια χρήστη (User action)

Ένα βήμα ενέργειας χρήστη (user action) περιγράφει και απαιτεί κάποια επέμβαση του χρήστη στο σύστημα και κάποιο interaction μαζί του. Το ποιος χρήστης θα την εκτελέσει δηλώνεται στη σελίδα “Δικαιώματα χρηστών”.

Ολοκληρώνεται:

• αυτόματα κατά την αποθήκευση της οντότητας που προξένησε την εκκίνησή τους, εφόσον επαληθεύεται η συνθήκη ολοκλήρωσης
• on demand από το χρήστη (από αποδοχή/απόρριψη της αντίστοιχης BPM ενέργειας (Job) που του ανατέθηκε

 

Δικαιώματα χρηστών

---

Το Σύστημα επιτρέπει τον καθορισμό πολλαπλών εγγραφών ανά βήμα. Σε κάθε εγγραφή επιτρέπεται ο ορισμός ενός μόνο εκ των πεδίων:

• Χρήστης
• Ρόλος χρήστη (User role)
• Εταιρικός ρόλος (Business role)
• Χρήστες βήματος

Στους χρήστες που προσδιορίζονται σ’ αυτές τις εγγραφές θα δημιουργηθεί από μία αντίστοιχη ενέργεια BPM που θα αντιπροσωπεύει την ενέργεια (χρήστη) που τους ανατίθεται. Η ενέργεια αυτή μπορεί να διεκπεραιωθεί από οποιονδήποτε από αυτούς και αυτό θα έχει σαν αποτέλεσμα (εκτός από την ολοκλήρωση του συγκεκριμένου βήματος και τη συνέχιση της εκτέλεσης των επόμενων βημάτων της ροής) την κατάργηση της εκκρεμότητας και από όλους τους υπόλοιπους χρήστες.

Η παράμετρος “Ενεργοποίηση ελέγχου χρηστών” προσδιορίζει αν θα υπάρξει περιορισμός στους χρήστες που έχουν δικαίωμα τροποποίησης (update) της οντότητας (π.χ. του συναλλασσόμενου) επί της οποίας ξεκίνησε η συγκεκριμένη ροή.

Αν ενεργοποιηθεί, μόνο ο χρήστης ή οι χρήστες που θα δηλωθούν εδώ αποκτούν το δικαίωμα τροποποίησης της οντότητας, που θα καταχωριστεί. Κανένας άλλος δεν μπορεί να την τροποποιήσει όσο η ροή είναι σε εξέλιξη.

Έστω λοιπόν ότι επιλέγετε έναν ή περισσότερους χρήστες και ορίζετε να δημιουργηθεί μια ενέργεια BPM (τσεκ στο Δημιουργία ενέργειας BPM).

ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Έχοντας δηλώσει “Ενεργοποίηση ελέγχου χρηστών”, μόνο οι επιλεγμένοι χρήστες επιτρέπεται να τροποποιήσουν την οντότητα επί της οποίας ξεκίνησε η συγκεκριμένη ροή. Έτσι, αν πραγματοποιήσετε είσοδο στην εφαρμογή με άλλον χρήστη (π.χ. User2), από εκείνους που έχουν δηλωθεί, και επιχειρήσετε μεταβολή στο συγκεκριμένο συναλλασσόμενο, εμφανίζεται σχετικό απαγορευτικό μήνυμα ότι υπάρχουν εκκρεμείς ροές BPM και ότι ο συγκεκριμένος χρήστης δεν έχει τα κατάλληλα δικαιώματα πρόσβασης.

 

Στη συνέχεια,

• Μεταβείτε στην οντότητα του Συναλλασσόμενου
• Καταχωρίστε το συναλλασσόμενο και πατήστε “αποθήκευση”

Όπως θα παρατηρήσετε με την ολοκλήρωση της καταχώρισης του συναλλασσόμενου δεν έχει αποσταλεί email. Αυτό συμβαίνει γιατί δεν έχει φτάσει ακόμα σ’ αυτό το βήμα η εξέλιξη της ροής.

Στην οθόνη “Ροές BPM” (από το γρανάζι της οντότητας), στη λίστα των βημάτων, βλέπετε πως όντως ένα προγενέστερο βήμα ενέργειας χρήστη δεν είναι ολοκληρωμένο (η κατάστασή του είναι “Σε αναμονή”):

Στο πλήρες διάγραμμα εμφανίζονται γκρίζα τα βήματα στα οποία δεν έχει φτάσει ακόμα η εξέλιξη εκτέλεσης της ροής:

Στην οθόνη “Οι BPM ενέργειές μου”, τέλος, φαίνεται η αντίστοιχη εκκρεμή ενέργεια χρήστη:

Η ενέργεια έχει ανατεθεί σε πολλαπλούς χρήστες. Εκείνος που θα διεκπεραιώσει την ενέργεια μπορεί φυσικά να είναι οποιοσδήποτε από αυτούς.

Το πεδίο της “περιγραφής” (που ορίστηκε στον ορισμό του αντίστοιχου βήματος) στη λίστα αυτή υποδεικνύει ποια εργασία πρέπει να γίνει στο συναλλασσόμενο. Πατώντας το φακό (δεξιά της εγγραφής) μεταφέρεστε στο συναλλασσόμενο στον οποίο αφορά.

Με την εισαγωγή (ή τροποποίηση) του συναλλασσόμενου εκτελέστηκε μια ροή. Στην περίπτωση που επιχειρηθεί η εκ νέου μεταβολή του, η ροή ΔΕΝ εκτελείται εκ νέου αφού υπάρχει ήδη ενεργή και σε εξέλιξη. Κατά συνέπεια, όσο υπάρχει ροή σε εξέλιξη για το συγκεκριμένο συναλλασσόμενο ΔΕΝ ξεκινάει άλλο flow.

 

Πως ολοκληρώνεται το βήμα

1ος τρόπος ολοκλήρωσης ενός user action step

---

Με συνθήκη ολοκλήρωσης βήματος

Κατά την ενεργοποίηση του workflow της οντότητας βάσει της οποίας ξεκίνησε η ροή, ελέγχεται αυτόματα αν καθίσταται αληθής η συνθήκη ολοκλήρωσης του βήματος (Step completion condition) που ορίστηκε στη σελίδα “ Συνθήκη ολοκλήρωσης του βήματος” (Step completion condition).

Αν είναι αληθής η όποια συνθήκη,

τότε το βήμα ολοκληρώνεται και η εξέλιξη της ροής συνεχίζει.

Έτσι, στη λίστα των βημάτων, της οθόνης “Ροές BPM”, το αντίστοιχο βήμα, είναι πλέον ολοκληρωμένο (αφού η συνθήκη ολοκλήρωσης επαληθεύεται):

Οι δε ενέργειες BPM θεωρούνται πλέον ολοκληρωμένες και οι αντίστοιχες εκκρεμότητες δεν εμφανίζονται πλέον στη λίστα :

 

2ος τρόπος ολοκλήρωσης ενός user action step

---

Με ενέργεια του χρήστη μέσω των ενεργειών Αποδοχή/Απόρριψη από τη λίστα των ενεργειών BPM.

Αν υπάρχει σύνδεση ενός βήματος ενέργειας χρήστη με τα επόμενα βήματα μέσω Αποδοχής/Απόρριψης, κατά την εκτέλεση αγνοείται η (τυχόν υπάρχουσα) συνθήκη ολοκλήρωσης και αναμένεται η αντίστοιχη επιλογή του χρήστη επί της ενέργειας BPM που του ανατίθεται.

Στο συγκεκριμένο παράδειγμα, ένα βήμα ενέργειας χρήστη συνδέεται προς δύο επόμενα βήματα:

• Εκτέλεση εκτύπωσης (κατόπιν Αποδοχής από το χρήστη της ενέργειας BPM)

και

• Αποστολή ειδοποίησης ελέγχου (κατόπιν Απόρριψης)

Κατά την εκτέλεσή του, διαμορφώνεται ως εξής η εξέλιξη της ροής και η αναμονή ολοκλήρωσης του βήματος χρήστη πλέον εξαρτάται αποκλειστικά από τον ίδιο το χρήστη :

Κι αυτό γιατί έχει “απενεργοποιηθεί” το mode αυτόματης ολοκλήρωσης (μέσω της συνθήκης ολοκλήρωσης) και βρίσκεστε στο εναλλακτικό mode όπου το βήμα θα ολοκληρωθεί και η ροή θα συνεχίσει, αν ο χρήστης δηλώσει (μέσω Αποδοχής) την ολοκλήρωση της ενέργειας ή (μέσω Απόρριψης) τη μη ολοκλήρωσή της.

Βάσει της επιλογής αυτής θα καθοριστεί δυναμικά και το επιμέρους μονοπάτι που θα ακολουθήσει η εξέλιξη της ροής:

Εφόσον ο χρήστης επιλέξει μία εκ των επιλογών που έχει, ένα αντίστοιχο notification αποστέλλεται στο BPM προκειμένου να ολοκληρώσει το βήμα και να συνεχίσει την εξέλιξη, ενώ διεκπεραιώνεται και η αντίστοιχη BPM ενέργεια (καθώς και όσες άλλες έχουν δημιουργηθεί σε άλλους χρήστες).

Υποθέστε τώρα ότι επιλέγει την Απόρριψη της ενέργειας (έστω κατόπιν ελέγχου του πιστωτικού προφίλ του νέου συναλλασσόμενου) ενεργοποιώντας το αντίστοιχο σύμβολο  εμφανίζεται σχετικό μήνυμα επιβεβαίωσης:

Από την οθόνη Ροές BPM, το αντίστοιχο βήμα ενέργειας χρήστη εμφανίζεται πλέον ως Ολοκληρωμένο (αφού ο χρήστης επέλεξε την απόρριψή του), ενώ στο διάγραμμα μπορείτε να δείτε την εξέλιξη της ροής προς το βήμα που συνδέεται με την Απόρριψη (Αποστολή ειδοποίησης ελέγχου).

 

Διακλάδωση ροής - Απόφαση (Decision)

To βήμα αυτό περιγράφει συνθήκες, το αποτέλεσμα των οποίων διακλαδώνει τη ροή στο επιθυμητό παρακλάδι. Πρακτικά είναι μια διακλάδωση ελέγχου η οποία καθορίζεται από μια αντίστοιχη συνθήκη.

Συνθήκη με τιμή τύπου Boolean (αληθής ή ψευδής λογική τιμή)

Επιλέξτε στο πεδίο “Τύπος αποτελέσματος συνθήκης” Τιμή Boolean:

και καθορίστε τη διακλάδωση της ροής βάσει των δύο τιμών που μπορεί να έχει ο έλεγχος της συνθήκης.

 

Πώς γίνεται

Επί του βήματος διακλάδωσης ροής με δεξί κλικ δηλώστε ποια θα είναι η διακλάδωση, τα “Επόμενα βήματα” δηλαδή:

Για κάθε μία από τις “2” αυτές τιμές μπορούν να επιλεγούν πολλαπλά κλαδιά εξέλιξης της ροής. Για παράδειγμα στα “Επόμενα βήματα (Ναι)”(διακλάδωση όταν η συνθήκη είναι αληθής) μπορείτε να ζητήσετε να εκτελεστούν και τα δύο βήματα “3” και “4”:

Συνεπώς, όταν επιλέγετε βάσει μιας Boolean λογικής εμφανίζονται μόνο δύο τιμές που είναι το πιθανό αποτέλεσμα ενός Boolean, οπότε ορίζετε προς τα που θα κατευθυνθεί σε κάθε μια τιμή “Ναι” / “Όχι” επιλέγοντας τα επιθυμητά επόμενα βήματα.

Συνθήκη με αποτέλεσμα πολλαπλών τιμών

Επιλέξτε στο πεδίο “Τύπος αποτελέσματος συνθήκης” Τιμή και τον τρόπο που αυτή θα προκύψει κατά την εκτέλεση:

Πλέον ορίζετε τη διακλάδωση της ροής βάσει των πολλαπλών τιμών που μπορεί να έχει ο έλεγχος της συνθήκης:

Και σε αυτό το mode, φυσικά, για κάθε μία τιμή μπορούν να επιλεγούν πολλαπλά κλαδιά εξέλιξης της ροής. Για παράδειγμα αν η τιμή του πεδίου που επελέγη είναι το “003” ως επόμενα βήματα (στο διαφοροποιημένο πλέον UI) μπορείτε να επιλέξετε τα “4” και “8” :

 

Με τον τρόπο αυτό αλλάζατε τη ροή εντελώς δυναμικά βάσει στοιχείων που προκύπτουν στο runtime (κατά την εκτέλεση). Για παράδειγμα, σε μια ροή BPM που ξεκινάει με καταχώριση παραστατικού, θα μπορούσατε να διαφοροποιήσετε την εξέλιξή της βάσει του τρόπου πληρωμής που έχει επιλεγεί στο παραστατικό,

ή της πηγής προέλευσης του παραστατικού:

Σημείο αναμονής (Waiting point)

Πολλές φορές θα υπάρξει ανάγκη, επειδή θα ξεκινήσουν πολλά μονοπάτια, σε κάποιο σημείο να μην προχωρήσει η εκτέλεση αν δεν ολοκληρωθούν κάποια συγκεκριμένα εξ αυτών. Το βήμα αυτό, πρακτικά, “παγώνει” τον έλεγχο στο συγκεκριμένο σημείο αναμονής (waiting point) ώστε να μην συνεχιστεί η εκτέλεση της ροής aν δεν ολοκληρωθούν όλα τα βήματα που καταλήγουν σ’ αυτό.

Σύμφωνα με το παρακάτω παράδειγμα, έστω ότι ορίζετε στην επιχειρηματική ροή δύο βήματα, το “Ενημέρωση έκπτωσης ζώνης (από εμπορικό τμήμα)” και το “Ενημέρωση επιπέδου προμήθειας (από οικονομικό τμήμα)”, να καταλήγουν σε ένα σημείο αναμονής (waiting point). Αυτό που θα κάνει το σημείο αναμονής (waiting point) είναι να “κρατήσει” τον έλεγχο σε αυτό το σημείο, να μην προχωρήσει την εκτέλεση προς τα επόμενα βήματα αν δεν διασφαλιστεί ότι θα ολοκληρωθεί πρώτα η εκτέλεση και των 2 βημάτων που καταλήγουν σ’ αυτό.

Τερματισμός (End)

Μπορούν να υπάρχουν πολλαπλά βήματα τερματισμού τα οποία υποδηλώνουν το τέλος, την ολοκλήρωση μιας ροής δεδομένης της δυνατότητας δυναμικής διακλάδωσης της εκτέλεσης σε επιμέρους υπο-ροές. Κάθε επιμέρους διακλάδωση ολοκληρώνεται σε ένα βήμα τερματισμού.

Εργαλεία ορισμού συνθηκών (Conditions)

Σε οποιοδήποτε σημείο ενός μοντέλου BPM υπάρχει η δυνατότητα ορισμού συνθήκης, τρία είναι τα διαθέσιμα εργαλεία ορισμού της:

• Απλή συνθήκη (Simple condition)
• Σύνθετη έκφραση (Formula builder)
• Script

Απλή συνθήκη (Simple condition)

Πρόκειται για μια νέα user-friendly μέθοδο ορισμού συνθήκης με πολλές όμως δυνατότητες που αναπτύχθηκε για να υποστηρίξει τις αυξημένες ανάγκες στον κόσμο του BPM.

Έχοντας διαθέσιμα όλα τα πεδία όλων των οντοτήτων που συμμετέχουν στο μοντέλο BPM:

Με χρήση τελεστών:

Για αντιπαραβολή και σύγκριση του επιλεγμένου πεδίου με μια τιμή που μπορεί να προσδιοριστεί μέσω όλων των πιθανών μεθόδων εντοπισμού μιας τιμής στον κόσμο του BPM:

Με αναγνώριση του όποιου επιλεγμένου πεδίου, του τύπου του και των τιμών που αυτό έχει ή μπορεί να δεχτεί για να γίνει η σύγκριση:

Με χρήση λογικών τελεστών:

Και έλεγχο επί της όλης συνθήκης με χρήση παρενθέσεων μπορεί να περιγραφεί από μια απλή συνθήκη μέχρι αρκετά πολύπλοκες, αλλά με εύκολο τρόπο:

Σύνθετη έκφραση (Formula builder)

Επιλέξτε τον κλασικό “Formula builder” για πιο πολύπλοκες εκφράσεις ή αν θεωρείτε πως είστε εξοικειωμένοι και σας προσφέρει μεγαλύτερη ευελιξία και ταχύτητα στον ορισμό της συνθήκης:

Επαυξημένος φυσικά για τον κόσμο του BPM με δυνατότητα ορισμού συνθηκών επί πολλαπλών εγγραφών για έλεγχο του να πληρείται η συνθήκη είτε σε όποια (Any) είτε σε όλες (All) τις εγγραφές,

αλλά και με νέες functions για δυναμικές συνθήκες επί των δενδρικών κατηγοριών των διαφόρων οντοτήτων του Galaxy:

ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Οτιδήποτε επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε, είτε απλή συνθήκη είτε σύνθετη έκφραση, έχετε διαθέσιμα όλα τα πεδία που περιέχονται σε μεταβλητές με τύπο υπολογισμού “Λήψη δεδομένων” και τύπο δεδομένων “Οντότητα”.

Script

Αν ο “τύπος συνθήκης” αφορά σε “Script”, στο σημείο αυτό ανοίγει πλαίσιο κειμένου στο οποίο αναπτύσσεται ειδικός κώδικας προκειμένου να εκτελέσετε οποιαδήποτε custom εργασία για την κάλυψη σύνθετων σεναρίων. Ο κώδικας επιστρέφει μια τιμή (true/false) .

Μεταβλητές (Variables)

Το υποσύστημα των μεταβλητών σας επιτρέπει να αποθηκεύετε διάφορες επιμέρους τιμές ή ολόκληρες δομές (οντότητες ή εκτυπώσεις) τις οποίες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σε διάφορες εργασίες (σε σύνθεση μηνυμάτων, σε αντιστοίχιση δεδομένων κατά την εκτέλεση workflows επί οντοτήτων κ.λπ.).

Κανόνες (Rules)

Δυνατότητα δημιουργίας εκφράσεων μέσω ειδικής επιλογής ενσωματωμένης στη σελίδα “Απαιτούμενα πεδία” των “Κανόνων” .

Η διαδικασία δημιουργίας είναι η ακόλουθη :

• Ενεργοποιήστε “Κανόνες” από το μενού “Χρήστης” ενός παραστατικού πώλησης
• Στην οθόνη “Custom κανόνες” που ανοίγει, επιλέξτε κάποιο πίνακα έστω για παράδειγμα “Γραμμές εμπορικών παραστατικών” της οντότητας που βρίσκεστε “Εμπορικό παραστατικό”

• Μεταφερθείτε στη σελίδα “Απαιτούμενα πεδία” και πατήστε “Προσθήκη”

• Εμφανίζεται η οθόνη επιλογής πεδίων
• Επιλέξτε ένα πεδίο (με διπλό κλικ), έστω ποσ. 3^ης μονάδας μέτρησης του επιλεγμένου πίνακα της οντότητας ως “Απαιτούμενο” πεδίο και
• Πατήστε “Αποθήκευση”

• Ορίστε στη στήλη “Resolver” την τιμή formula
• Πατήστε στη στήλη “Έκφρασή”

• Στο παράθυρο ορισμού έκφρασης (Formula Editor) που ανοίγει προχωρήστε στη σύνταξη της έκφρασης (ορίζοντας σχέσεις ανάμεσα σε μεταβλητές και σταθερούς αριθμούς).

Συγκεκριμένα:

• Επιλέξτε από τη λίστα μεταβλητών (αριστερά της οθόνης) τη μεταβλητή π.χ. “Ποσότητα 1^ης μονάδας μέτρησης”
• Επιλέξτε το σύμβολο της ανισότητας
• Πληκτρολογήστε τον αριθμό 40
• Πατήστε “Αποδοχή”

Επιστρέψτε στη σελίδα “Απαιτούμενα πεδία”

• Συμπληρώστε μια περιγραφή στο αντίστοιχο πεδίο π.χ. Ποσ. 3^ης μονάδας μέτρησης

• Πληκτρολογήστε στο πεδίο “Μήνυμα” το μήνυμα που θα εμφανίζεται κατά την εφαρμογή της συνθήκης
• Πατήστε “οκ” για να αποθηκεύσετε το περιεχόμενο της έκφρασης που μόλις δημιουργήσατε

• Επιστρέψτε στην οθόνη καταχώρισης του παραστατικού. Αν η πωλούμενη ποσότητα είναι διαφορετική από την καθορισμένη, στο παράθυρο δόμησης της έκφρασης, (μεγαλύτερη από 40) και δεν οριστεί ποσότητα 3^ης μονάδας μέτρησης,

• τότε κατά την αποθήκευση, το Σύστημα εκτελεί τη φόρμουλα και σας επιστρέφει το αποτέλεσμα