Σενάριο Εξαγωγής σε Excel

 

Παραμετροποίηση

Εργασία

Τα σενάρια εξαγωγής δεδομένων συναντώνται :

  • σε όλους τους browsers των οντοτήτων της εφαρμογής (π.χ. είδη, συναλλασσόμενοι, παραστατικά, οικονομικές εγγραφές κ.λπ.)

Λίστα οντότητας (π.χ. ειδών) Εξαγωγή Σενάρια Εξαγωγής

και

  • σε όλες τις εκτυπώσεις

Χρήστης Σενάρια Εξαγωγής (αναπτύσσονται από τον ίδιο το χρήστη)

Μεταβείτε στη λίστα της οντότητας της αρεσκείας σας, στην οποία το σενάριο εξαγωγής θα αφορά π.χ. λίστα ειδών

Επιλέξτε από το πλήκτρο ενεργειών Εξαγωγή” της επιλεγμένης λίστας την επιλογή “Σενάρια εξαγωγής .

To Σύστημα σας παραπέμπει στην ομώνυμη οθόνη (Σενάρια εξαγωγής - προβολή). Πατήστε “Νέο” στην πάνω αριστερή γωνία της, με σκοπό την είσοδό σας στο παράθυρο σύνταξης σεναρίου εξαγωγής

Δημιουργία σεναρίου εξαγωγής (σύνταξη κανόνων εξαγωγής)

Το αριστερό τμήμα της οθόνης δημιουργίας σεναρίου εξαγωγής” αποτελεί λίστα των πεδίων (που περιέχουν τη ζητούμενη πληροφορία), σε δενδροειδή μορφή, της επιλεγμένης οντότητας (στην περίπτωσή μας, του είδους) από την οποία θα γίνει η εξαγωγή δεδομένων σε αρχείο Excel.

Συμπληρώστε στο πρώτο τμήμα του παραθύρου :

  • τον “Τίτλο” του σεναρίου
  • την “Περιγραφή” του σεναρίου
  • τον “Τύπο”, “Εξαγωγή σε Excel
  • καθορισμός της συμπεριφοράς σε περίπτωση σφάλματος (διακοπή ή συνέχεια της διαδικασίας)

Σελίδα Επιλεγμένα πεδία

Επιλέξτε από τα διαθέσιμα πεδία της οντότητας (στην οποία βρίσκεστε) , τα επιθυμητά και πληκτρολογήστε στη σελίδα (“επιλεγμένα πεδία”) μια “περιγραφή χρήστη” αν θέλετε δική σας περιγραφή και όχι τις εξ ορισμού περιγραφές .

Ενέργειες επί των επιλεγμένων πεδίων :

  • Αφαίρεση πεδίου : αφαιρεί το επιλεγμένο πεδίο από τη λίστα “Επιλεγμένα πεδία”
  • Μετακίνηση πάνω: το πάτημα του παρόντος καθιστά δυνατή την κίνηση του επιλεγμένου πεδίου κατά ένα πεδίο (από τα επιλεγμένα) προς τα πάνω
  • Μετακίνηση κάτω : η ενεργοποίησή του επιφέρει την κίνηση του πεδίου κατά ένα πεδίο κάτω
  • Προσθήκη πεδίου χρήστη : η ενεργοποίηση του πλήκτρου ενεργειών προσθήκη πεδίου χρήστη θέτει το Σύστημα σε κατάσταση εισαγωγής νέου οριζόμενου από το χρήστη πεδίου . Στην οθόνη Νέο πεδίο χρήστη δίνετε πλην του ονόματος και της περιγραφής του πεδίου, τον τύπο αυτού, αν πρόκειται δηλαδή για αλφαριθμητικό, αριθμητικό, ακέραιο, πραγματικό αριθμό, ημερομηνία & ώρα), το μέγιστο επιτρεπτό μέγεθος (ανάλογα βέβαια με τον τύπο του πεδίου) και μια τιμή με την οποία θα ενημερωθεί το πεδίο
  • Zoom : παραπέμπει στην οθόνη των ιδιοτήτων του επιλεγμένου πεδίου

Σελίδα Σύνδεση (σε ποιο αρχείο θα εξαχθούν τα δεδομένα)

Το Σύστημα, πριν προχωρήσει στη δημιουργία του σεναρίου εξαγωγής σε αρχείο Excel ζητά στο τμήμα Σύνδεση Excel της σελίδας “Σύνδεση” να συμπληρώσετε:

  • το “Όνομα” του αρχείου και τον κατάλογο προορισμού του
  • την Έκδοση του Excel που είναι εγκαταστημένη στον υπολογιστή σας, 2003 / 2007 ή έκδοση μεταγενέστερη του 2007 (2010 / 2013)
  • Office 64 bit : τσεκάρετε το πεδίο αν η έκδοση του Office, εγκαταστημένη στον υπολογιστή, είναι 64 bit
  • το “Connection String : τα στοιχεία σύνδεσης με το αρχείο excel συμπληρώνονται σε ειδικές και μόνο περιπτώσεις . Στην περίπτωση αυτή οι τιμές που έχετε δηλώσει στα προηγούμενα πεδία (όνομα & έκδοση κ.λπ.) δεν λαμβάνονται υπόψη

(π.χ. Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0;Data Source=c:\exp.xlsx;Extended Properties="Excel 12.0 Xml;HDR=YES")

Αποθήκευση σεναρίου εξαγωγής

Αφού ολοκληρώσετε τη δημιουργία του σεναρίου εξαγωγής, πατήστε “αποθήκευση”. Το νέο σενάριο εξαγωγής θα αποθηκευτεί στην περιοχή του δίσκου σας (που έχετε δηλώσει στο όνομα αρχείου) ενώ θα καταχωριστεί στη λίστα της οθόνης “Σενάρια εξαγωγής” – Προβολή (από την οποία ξεκινήσατε)

Λίστα οντότητας Εξαγωγή Εκτέλεση

για την εκτέλεση της εξαγωγής δεδομένων από το Galaxy σε αρχείο Excel

Για να εκτελέσετε το σενάριο :

  • ενεργοποιήστε την επιλογή “Εκτέλεση” (ενσωματωμένη στο πλήκτρο “εξαγωγή” της λίστας)
  • επιλέξτε στο πεδίο “εξαγωγή σεναρίου” της οθόνης (που ανοίγει), το σενάριο εξαγωγής . Οι τιμές στα πεδία του τμήματος “Σύνδεση Excel είναι αυτές που έχουν δηλωθεί κατά τη δημιουργία του σεναρίου εξαγωγής . Ωστόσο, μπορείτε να τις αλλάξετε (π.χ. όνομα αρχείου – σε ποια περιοχή του δίσκου σας θα κατευθυνθεί το αρχείο εξαγωγής).
  • πατήστε Εκτέλεση

  • Το Σύστημα σας γυρίζει και πάλι στη λίστα της οντότητας και μέσω της ερώτησης που θέτει μπορείτε :
  • να ανοίξετε το αρχείο εξαγωγής επιτόπου ή οποιαδήποτε στιγμή αργότερα (μεταβαίνοντας στο φάκελο προορισμού που έχετε δηλώσει στα στοιχεία της σύνδεσης)

  • Αν τώρα στην οθόνη της εκτέλεσης ενεργοποιήσετε “Ασύγχρονη εκτέλεση” η εκτέλεση του export θα γίνει στο server ασύγχρονα, στο χρόνο δηλαδή που θα εκτελείται μια οποιαδήποτε άλλη διαδικασία στο Σύστημα (διευκολύνει σε εξαιρετικά μεγάλα αρχεία)

Όταν η διαδικασία ολοκληρωθεί, χάρη στη λειτουργικότητα “Ειδοποιήσεις” θα εμφανιστεί μια ειδοποίηση σε σχετική επιλογή του μενού, μέσω της οποίας είστε σε θέση να δείτε το αποτέλεσμα της διαδικασίας . Σε περίπτωση λάθους εμφανίζονται σχετικά μηνύματα με σκοπό την ενημέρωσή σας .

Στην περίπτωση που η διαδικασία ολοκληρωθεί επιτυχώς το αρχείο μεταφέρεται από το Server στο file name (που έχει δηλωθεί στα στοιχεία της σύνδεσης) και μπορείτε να επιλέξετε επιτόπου άνοιγμα του αρχείου ή άνοιγμα σε μεταγενέστερο χρόνο .