e-Manpower - Έκδοση 3.10.00 - Νέα Λειτουργικότητα

Μαζική υποβολή πινάκων προσωπικού (Ε4) στο σύστημα “Εργάνη”

Το Υπουργείο Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Κοινωνικής Αλληλεγγύης με έγγραφο του με θέμα «Αναβάθμιση Πληροφοριακού Συστήματος ΕΡΓΑΝΗ» και αριθμό πρωτοκόλλου 41815/Δ.10.199 που δημοσίευσε στις 28/09/2016 δίνει την δυνατότητα για μαζική ενημέρωση του συστήματος «Εργάνη» με πίνακες προσωπικού (Ε4) για όλα τα υποκαταστήματα μίας εταιρίας με ένα ενιαίο αρχείο τύπου xml. Στο αρχείο καταχωρίζεται το σύνολο των στοιχείων του εντύπου. 

1. Αποστολή αρχείου xml. E4 - Πίνακας προσωπικού 

Ενσωματώθηκαν νέα πεδία, τα οποία απαιτούνται για τη συμπλήρωση του πίνακα προσωπικού (Ε4) στην Εταιρία

1.1 Στοιχεία Καλλικράτη του Νόμιμου εκπροσώπου 

Στην 1^η σελίδα των στοιχείων της εταιρίας ενσωματώθηκαν τα πεδία : "Περιφέρεια", "Νομός", "Δήμος", "Κοινότητα" για το νόμιμο εκπρόσωπο.

Προσοχή : Βεβαιωθείτε ότι το ονοματεπώνυμο του Νομίμου Εκπροσώπου είναι της μορφής : Επώνυμο – space – Όνομα 

1.2 Στοιχεία Τεχνικού Ασφαλείας, Ιατρού εργασίας, Στοιχεία Βεβαιούντος (λογιστή) 

Στη 2^η σελίδα των στοιχείων της εταιρίας και των παραρτημάτων της προστέθηκαν τα ακόλουθα πεδία :

• Για τον τεχνικό ασφαλείας : ΑΦΜ, Αριθμός πρωτοκόλλου κατάθεσης δικαιολογητικών, Ημερομηνία κατάθεσης δικαιολογητικών, Ημερομηνία λήξης δικαιολογητικών, Ετήσιες ώρες απασχόλησης
• Για τον ιατρό εργασίας : ΑΦΜ, Αριθμός πρωτοκόλλου κατάθεσης δικαιολογητικών, Ημερομηνία κατάθεσης δικαιολογητικών, Ημερομηνία λήξης δικαιολογητικών, Ετήσιες ώρες απασχόλησης

Σημείωση : Σε εταιρίες που δεν υποχρεούνται να απασχολούν Ιατρό Εργασίας, δηλαδή εταιρίες με λιγότερα από 50 άτομα προσωπικό,τα στοιχεία του εν λόγω ρόλου δεν επιτρέπεται να είναι κενά στο xml αρχείο του πίνακα προσωπικού (Ε4), σύμφωνα με τις προδιαγραφές του αρχείου, που περιγράφονται στο σχήμα του .

Στην περίπτωση αυτή τα στοιχεία του Ιατρού εργασίας για κάθε εταιρία, στην εφαρμογή θα πρέπει να συμπληρώνονται ως εξής :

• Για τον βεβαιούντα (λογιστή) : Τηλέφωνο

1.3 Δημιουργία και Υποβολή του "Ε4" μέσα από τις myGalaxy Υπηρεσίες μισθοδοσίας 

Η δημιουργία και υποβολή του "Ε4" γίνεται στο εξής μέσα από τις myGalaxy υπηρεσίες μισθοδοσίας, οι οποίες παρέχονται δωρεάν για τις εγκαταστάσεις που έχουν ενεργή άδεια χρήσης για την εφαρμογή.

Για την ενεργοποίηση των υπηρεσιών μισθοδοσιάς στο mygalaxy δείτε εδώ.

Με την προϋπόθεση ότι έχετε ολοκληρώσει την υποβολή στοιχείων στο myGalaxy (απαιτείται και η υποβολή μισθοδοσίας), για να στείλετε τον πίνακα προσωπικού (Ε4) στο σύστημα Εργάνη, επιλέξτε Εργαζόμενοι -->  Εκτυπώσεις -> Κατάσταση Επιθεώρησης Εργασίας και στη συνέχεια επιλέξτε “Ηλεκτρονική υποβολή αρχείου xml”.

Η εργασία θα σας οδηγήσει στο myGalaxy όπου πρέπει να επιλέξετε:

• Τύπος πίνακα προσωπικού : Ετήσιος, Ετήσιος συμπληρωματικός, Συμπληρωματικός ωραρίου, Τροποποιητικός αποδοχών
• Απευθείας υποβολή στο Εργάνη :
  • Ναι : Θα δημιουργηθεί αρχείο xml το οποίο στη συνέχεια θα υποβληθεί αυτόματα από το myGalaxy. Παράλληλα θα δημιουργηθεί και ένα αρχείο Ε4.zip που θα περιέχει αρχείο κειμένου με τα μηνύματα της υποβολής.
  • Όχι : Θα δημιουργηθεί αρχείο Ε4.zip που περιέχει τα σχετικά xml των επιλεγμένων εταιριών (σε υποφακέλους ανα ΑΦΜ εταιρίας) και αρχείο κειμένου με τα μηνύματα της υποβολής.
• Επιλέξτε "Λήψη αρχείου XML χωρίς ελέγχους, μόνο για προεπισκόπηση" αν θέλετε να πάρετε το παραγόμενο xml αρχείο με τους πίνακες προσωπικού προκειμένου να το ελέγξετε. Για την αποφυγή υποβολής αρχείου με σφάλματα, δεν επιτρέπεται η ταυτόχρονη επιλογή απ’ ευθείας υποβολής στο σύστημα "Εργάνη".

Στην επόμενη σελίδα επιλέξτε τις εταιρίες, για τις οποίες θέλετε να στείλετε αρχείο, τυχόν άλλες επιλογές και πατήστε “Εκτέλεση”

Επικαιροποιήθηκαν οι ηλεκτρονικές υποβολές των εντύπων

Για να μειωθούν δραστικά τα προβλήματα τα οποία εμφανίζονται στη λειτουργία των ηλεκτρονικών υποβολών προς το σύστημα Εργάνη κάθε φορά που αλλάζουν απροειδοποίητα οι φόρμες καταχώρησης, έγινε αναθεώρηση του τρόπου λειτουργίας των ηλεκτρονικών υποβολών των επόμενων εντύπων :

• Ε3 Αναγγελία πρόσληψης
• Ε5 Αναγγελία οικειοθελούς αποχώρησης
• Ε6 Καταγγελία σύμβασης (με/χωρίς προειδοποίηση)
• Ε7 Λήξη σύμβασης ορισμένου χρόνου
• Ε8 Κατάσταση Υπερωριών
• Ε9 Σύμβαση εργασίας Μερικής Απασχόλησης

Οι παραπάνω υποβολές γίνονται πλέον απευθείας στο Π.Σ Εργάνη.

Σύνδεση με το σύστημα “Εργάνη”

Ενσωματώθηκε στην Κεντρική σελίδα της εφαρμογής ο σύνδεσμος “Ο.Π.Σ. Εργάνη”. Κάνοντας κλικ πάνω του συνδέεστε στο διαδικτυακό τόπο του ΣΕΠΕ/ΟΑΕΔ με τα στοιχεία της εταιρίας εργασίας που έχετε επιλέξει να εργαστείτε .     

Σημείωση : Σε περίπτωση που έχετε επιλέξει μόνο “Περίοδο Εργασίας”, δηλαδή επιθυμείτε να εργαστείτε για όλες τις εταιρίες ταυτόχρονα, η σύνδεση δεν λειτουργεί γιατί η εφαρμογή δεν γνωρίζει από ποια εταιρία να αντλήσει τα στοιχεία σύνδεσης με το σύστημα ΕΡΓΑΝΗ .