Εισαγωγή
Το Galaxy CRM υποστηρίζει πλέον τον δημοφιλή email provider “sendgrid”. Μπορείτε λοιπόν να στήνετε τις καμπάνιες σας, να συγχρονίζετε τις λίστες των επαφών και να τις εκτελείτε από το SendGrid.
Παραμετροποίηση στο SendGrid
Επισκεφτείτε το site του SendGrid εδώ και ακολουθήστε τα βήματα που απαιτούνται .
Βήματα
1.Δημιουργία λογαριασμού
Πατήστε το κουμπί “Start for Free” στο πάνω δεξί μέρος της σελίδας, θα εμφανιστεί η οθόνη για δημιουργία νέου λογαριασμού.
2.Συμπλήρωση στοιχειών και επιβεβαίωση email
Συμπληρώστε τα ζητούμενα στοιχειά, θα σας αποσταλεί ένα μήνυμα επιβεβαίωσης του email σας.
3.Ορισμός Timezone
Είναι σημαντικό να οριστεί το σωστό timezone (του χρήστη) ώστε πληροφορίες όπως η ώρα αποστολής της καμπάνιας, να εμφανίζονται σωστά.
Από το μενού στα αριστερά επιλέξτε Settings | Account Details
4.Δημιουργία αποστολέα
Για την αποστολή email δημιουργήστε τουλάχιστον έναν αποστολέα και επιβεβαιώστε το email του.
Από το μενού στα αριστερά επιλέξτε Marketing | Senders
Όταν συμπληρωθούν τα στοιχεία που ζητούνται θα αποσταλεί ένα μήνυμα επιβεβαίωσης του email του αποστολέα.
5.Δημιουργία unsubscribe Groups
Μέσω της πλατφόρμας παρέχεται η δυνατότητα δημιουργίας έως 25 unsubscribe Groups, πλην του Global unsubscribe group, το οποίο υφίσταται έτσι και αλλιώς. Αν κάποια επαφή επιλέξει να κάνει unsubscribe από το Global group, ΔΕΝ θα δέχεται κανένα email. Αν όμως κάνει unsubscribe από κάποιο άλλο unsubscribe group, τότε ΔΕΝ θα δέχεται στο μέλλον emails με το ίδιο unsubscribe group.
Από το μενού στα αριστερά επιλέξτε Marketing|Unsubscribe groups
6. Δημιουργία API Key
Για την επικοινωνία Galaxy και SendGrid απαιτείται η δημιουργία ενός API Key. Αυτό μπορείτε να το δημιουργήσετε από το μενού στα αριστερά επιλέγοντας Settings | API Keys
Κατά τη δημιουργία του, είναι σημαντικό να αποδοθούν Full Access Permissions ώστε η επικοινωνία με το Galaxy να πραγματοποιείται χωρίς κανένα πρόβλημα.
Μόλις δημιουργηθεί εμφανίζεται μήνυμα επιβεβαίωσης μαζί με το API Key.
Το κλειδί αυτό πρέπει να το αντιγράψετε κάπου αφού θα το χρειαστείτε στη συνέχεια. Για λόγους ασφαλείας ΔΕΝ εμφανίζεται ξανά .
Παραμετροποίηση στο Galaxy
Μεταβείτε στις γενικές ρυθμίσεις του Galaxy CRM, στη σελίδα “Εξωτερικοί πάροχοι” (external providers) στην υποσελίδα “SendGrid”.
Εμφανίζεται το πεδίο για το API Key, πληροφορίες του προεπιλεγμένου αποστολέα, μια παράμετρος για αφαίρεση της συγκατάθεσης GDPR της επαφής σε περίπτωση που κάνει unsubscribe και μια επιλογή για το ποιες πληροφορίες θέλετε να κρατάτε logs.
Στο πεδίο SendGrid API key συμπληρώστε το κλειδί που αντιγράψατε προηγουμένως και επιλέξτε τον default Sender .
Με την ενεργοποίηση του πλήκτρου “Επιλογή προεπιλεγμένου αποστολέα” (select default sender),
ανοίγει η οθόνη “External provider senders” για να επιλέξετε ποιος από τους δημιουργημένους αποστολείς στην πλατφόρμα του SendGrid θα είναι ο προεπιλεγμένος κατά τη δημιουργία μιας νέας καμπάνιας.
Συγχρονισμός επαφών και λίστας επαφών
Για την αποστολή μιας καμπάνιας, συγχρονίστε τη λίστα επαφών της στην πλατφόρμα του SendGrid.
Στη συλλογή επαφών που θέλετε να συγχρονίσετε επιλέξτε ως External mail provider το SendGrid.
Εμφανίζεται η σελίδα με τις ρυθμίσεις εξωτερικού παρόχου.
Ενεργοποιήστε “Merge fields” και επιλέξτε ποια πεδία της επαφής θέλετε να συγχρονίσετε στο SendGrid. Τα πεδία αυτά χρησιμοποιούνται για το κείμενο του email της καμπάνιας. Εκτός αυτού, μπορείτε να συμπληρώσετε χειροκίνητα τα ονόματα άλλων πεδίων που θέλετε να συγχρονίσετε. Αυτό θα φανεί χρήσιμο σε περίπτωση που έχετε μη στατική λίστα και θέλετε κάποιο πεδίο από το query που έχετε γράψει.
Πατώντας από τις ενέργειες “Sync external mail provider”, εκτελείται ασύγχρονη διαδικασία συγχρονισμού των επαφών.
Μεταβαίνοντας στο SendGrid, στο μενού Marketing |contacts, θα παρατηρήσετε ότι έχει δημιουργηθεί μια λίστα με όνομα το description της συλλογής επαφών που περιέχει τις επαφές.
Μπαίνοντας μέσα σε μια επαφή, βλέπετε ότι έχουν συγχρονιστεί τα δεσμευμένα πεδία της (Reserved Fields) όπως όνομα, επίθετο, email κ.λπ.
Υπάρχει ακόμα ένα tab με τα custom πεδία. Αυτά είναι τα πεδία που επιλέχθηκαν στο Galaxy για συγχρονισμό όπως αναφέραμε προηγουμένως.
Στη σελίδα “ρυθμίσεις εξωτερικού παρόχου” στο Galaxy, στην οθόνη της συλλογής επαφών, εμφανίζεται πληροφορία για την ημερομηνία τελευταίου συγχρονισμού.
Το πεδίιο “delete all contacts before update”, δίνει τη δυνατότητα να αφαιρεθούν όλες οι επαφές από τη λίστα πριν τον εκ νέου συγχρονισμό .
Πληροφορίες για τις επαφές και τις συλλογές επαφών
- Στο SendGrid υπάρχει μια βάση δεδομένων που διατηρεί πληροφορίες για τις επαφές. Αυτές οι πληροφορίες χρησιμοποιούνται στο κείμενο της καμπάνιας για εξατομικευμένα emails. Σε αυτή τη βάση δεδομένων υπάρχει δυνατότητα συγχρονισμού και δικών σας custom πεδίων. Σε αυτά τα custom πεδία, συγχρονίζετε τα πεδία που δηλώσατε στη σελίδα των ρυθμίσεων εξωτερικού παρόχου. Τα πεδία αυτά αφορούν στην επαφή και όχι στη λίστα. Έστω για παράδειγμα σε μια δυναμική λίστα ορίσατε ότι θέλετε ένα πεδίο LALA και στο query θέσατε ότι το LALA έχει τιμή “1” υπό κάποιες συνθήκες. Σε μια άλλη δυναμική λίστα ορίσατε πάλι πεδίο LALA αλλά στο query τιμή “0”. Τότε στο SendGrid, αφού η επαφή είναι μία, το custom πεδίο LALA, θα έχει τιμή ανάλογα με το ποια λίστα συγχρονίσατε τελευταία.
Κατά συνέπεια, τέτοιου είδους δυναμικά πεδία πρέπει να έχουν μοναδικά ονόματα.
- Στο SendGrid ορίζεται ως κλειδί για τις επαφές το email τους. Αν συγχρονίσετε 2 επαφές με το ίδιο email, δεν θα δημιουργηθούν 2 νέες επαφές στο sendGrid. Θα δημιουργηθεί η πρώτη, και η δεύτερη θα επικαλύψει τα στοιχεία της πρώτης. Οπότε τα διπλά email πρέπει να αποφεύγονται.
- Κάθε φορά που γίνεται ένας συγχρονισμός στα custom fields δημιουργείται και το πεδίο με όνομα HashedEmail. Αυτό το πεδίο χρησιμεύει διότι στο Galaxy κρατούνται σε πίνακα όλα τα email μιας contact list που ενημερώσατε με md5 κωδικοποίηση. Στο HashedEmail διατηρείται το email σε md5 κωδικοποίηση.
- Όταν το πεδίο delete all contacts before update δεν είναι ενεργοποιημένο ώστε να αφαιρεθούν υπάρχουσες επαφές από την εξωτερική λίστα πριν συγχρονιστούν οι νέες, τότε γίνεται το εξής:
Στο τέλος της ενημέρωσης των επαφών, ελέγχετε ποια HashedEmails έχουν συγχρονιστεί την προηγούμενη φορά και αν κάποιο από αυτά δεν βρίσκεται στη λίστα με αυτά που μόλις ενημερώσατε, κοιτάζετε στην εξωτερική λίστα αν υπάρχει ακόμα η επαφή με αυτό το email μέσα στις επαφές της λίστας, αν “Ναι”, αφαιρείτε την επαφή αυτή από την εξωτερική λίστα.
- Δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιηθεί το πεδίο Email του Contact στον πίνακα των Merge Field και να συγχρονιστεί με τα custom fields γιατί το Email ανήκει στα δεσμευμένα πεδία του πίνακα της βάσης των επαφών. Αν κάποιος το εισάγει στα Merge fields και εκτελέσει τη διαδικασία συγχρονισμού, θα επιστραφεί μήνυμα λάθους από το SendGrid ότι δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιηθεί το όνομα ενός δεσμευμένου πεδίου στα custom fields.
Συγχρονισμός Καμπάνιας
Για το συγχρονισμό μιας καμπάνιας στο SendGrid, χρειάζεται να ορίσετε ως εξωτερικό πάροχο το SendGrid, τη λίστα επαφών, να πληκτρολογήσετε ένα κείμενο email και να δηλώσετε τις απαραίτητες ρυθμίσεις εξωτερικού παρόχου.
Τα tags ##Name## και ##Street## του κειμένου της καμπάνιας, κατά την αποστολή του email θα αντικατασταθούν με τις τιμές των Custom fields των επαφών, που έχουν ίδιο όνομα με το tag.
Αν στις γενικές επαφές CRM έχετε δηλώσει τον default sender, τότε τα παρακάτω πεδία θα συμπληρωθούν αυτόματα από τις πληροφορίες αυτού του αποστολέα :
- Από email (From Email)
- Από όνομα (From Name)
- Απάντηση σε (Reply)
Επειδή στο SendGrid μπορείτε να έχετε πολλούς αποστολείς, πατώντας το πλήκτρο Change sender, έχετε τη δυνατότητα να αλλάξετε τις πληροφορίες του αποστολέα της καμπάνιας.
Το Galaxy κρατά πληροφορία μόνο για τον default sender στις ρυθμίσεις. Οι υπόλοιποι έρχονται από την πλατφόρμα του SendGrid όταν πατήσετε το κουμπί.
Το email, που θα αποσταλεί στις επαφές, χρειάζεται να έχει κάποιο link για unsubscribe, που θα εμφανίζεται στο τέλος του κειμένου. Εκτός από το default unsubscribe group, το SendGrid δίνει τη δυνατότητα δημιουργίας έως 25 ακόμα unsubscribe groups. Το default είναι global που σημαίνει ότι αν κάποια επαφή επιλέξει να κάνει unsubscribe, δεν θα δέχεται κανένα email. Αν όμως μια επαφή κάνει unsubscribe από κάποιο άλλο unsubscribe group, τότε δεν θα δέχεται στο μέλλον emails με το ίδιο unsubscribe group.
Στην ενότητα παραμετροποίησης του SendGrid αναφέρθηκε που δημιουργούνται τα unsubscribe groups.
Η επιλογή του group για μια καμπάνια, γίνεται μέσω του τύπου καμπάνιας. Συγκεκριμένα, μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε το global ή κάποιο από τα δικά σας.
Για να επιλέξετε κάποιο από τα δικά σας, πρέπει να ακολουθήσετε τα εξής:
- να αποεπιλέξετε τη χρήση του global
- να πατήσετε το σύμβολο τρεις τελείες στο control του External unsubscribe group και να διαλέξετε κάποιο από τα δημιουργημένα στην πλατφόρμα του SendGrid
Αφού παραμετροποιήσετε σύμφωνα με τα προαναφερθέντα, πατώντας από τις “ενέργειες” Εξωτερικός πάροχος | Εξωτερικός πάροχος email | Συγχρονισμός παραμέτρων καμπάνιας,
η καμπάνια συγχρονίζεται στο SendGrid και μπορείτε να την δείτε στο μενού Marketing |Single Sends.
Η διαδικασία συγχρονισμού εκτελείται ασύγχρονα και όταν ολοκληρωθεί μπορείτε να ενημερωθείτε για την επιτυχή έκβασή της χάρη στη λειτουργικότητα “Ειδοποιήσεις” (alerts) .
Σε περίπτωση σφάλματος σε κάποια διαδικασία διατηρούνται logs με περισσότερες λεπτομέρειες από τις απαντήσεις σε κλήσεις του SendGrid.
Για να δείτε αυτά τα logs μπορείτε μέσα από τις ενέργειες της καμπάνιας να επιλέξετε External providers | External provider logs. Εκτός από τα logs σε περίπτωση σφαλμάτων, μπορείτε να επιλέξετε να κρατούνται και άλλες πληροφορίες από τις κλήσεις του SendGrid. Αυτό γίνεται από τις γενικές ρυθμίσεις CRM, στη σελίδα “SendGrid”.
Εκτέλεση καμπάνιας
Μόλις εμφανιστεί στο μενού των ειδοποιήσεων το μήνυμα επιτυχούς συγχρονισμού, θα χρειαστεί να γίνει “ανανέωση” στην οθόνη της ώστε να δείτε τις πληροφορίες από τον εξωτερικό πάροχο στην καμπάνια.
Επιβεβαιώνοντας ότι το “External campaign status” είναι “Draft” μπορείτε να εκτελέσετε την καμπάνια.
Η εκτέλεση μπορεί να γίνει είτε άμεσα είτε να οριστεί μια ημερομηνία εκτέλεσης.
Για τον ορισμό ημερομηνίας εκτέλεσης θα χρειαστεί να συμπληρώσετε την επιθυμητή ημερομηνία στο πεδίο Planned execution date και να εκτελέσετε την ενέργεια External providers| External mail providers | Set execution date
Η διαδικασία αυτή εκτελείται σύγχρονα, εμφανίζεται μήνυμα επιτυχίας, ενώ το status αλλάζει σε planned.
Tώρα στο SendGrid η καμπάνια εμφανίζεται ως scheduled.
Μέχρι η προγραμματισμένη καμπάνια να αποσταλεί, μπορείτε να αλλάξετε το planned execution date εκτελώντας πάλι την ίδια ενέργεια στο SendGrid ή να την στείλετε άμεσα επιλέγοντας την ενέργεια External providers | External mail providers | Launch campaign.
Αν η καμπάνια έχει External status Planned, παρέχεται η δυνατότητα να ενημερωθεί σε περίπτωση που εκτελέστηκε στο SendGrid μέσω της ενέργειας External providers | External mail providers | Refresh planned campaign status. Αν εκτελεστεί, το status της καμπάνιας αλλάζει σε sent.
Επιλέγετε να αποστείλετε άμεσα την προγραμματισμένη καμπάνια και ύστερα από ερώτηση στο Galaxy, αποστέλλεται και αλλάζει το status της σε sent με ημερομηνία εκτέλεσης την τρέχουσα.
Το email αποστέλλεται και όπως διακρίνετε παρακάτω τα tags του campaign body έχουν αντικατασταθεί από τις πληροφορίες της επαφής.
Στατιστικά
Για τις απεσταλμένες καμπάνιες κρατούνται κάποια στατιστικά στοιχεία, παραδείγματος χάρη πόσα email ζητήθηκε να αποσταλούν, πόσα παραδόθηκαν, πόσα ανοίχτηκαν κλπ.
Παρακολούθηση για τα url links που υπήρχαν στο κείμενο. Ποια και πόσες φορές πατήθηκαν
Μέσα από την ενέργεια External providers | External mail providers | Get campaign results, τρέχει ασύγχρονη διαδικασία που συλλέγει αυτά τα στατιστικά για μια καμπάνια.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ
Σε αντίθεση με άλλους παρόχους, το SendGrid δεν κρατάει στα στατιστικά της καμπάνιας πληροφορίες για την κάθε επαφή ξεχωριστά. Συνεπώς η πληροφορία αυτή δεν θα υπάρχει και στο Galaxy.
Στα στατιστικά της καμπάνιας υπάρχουν δείκτες για τον αριθμό των unsubscribes, των spam_reports, των bounces και των Invalid emails που αφορούν στα emails που στάθηκαν στις επαφές για αυτή την καμπάνια.
Πέρα από την πληροφορία για τον αριθμό των στοιχείων αυτών, δεν υπάρχουν περισσότερες λεπτομέρειες στα στατιστικά της καμπάνιας για το ποια επαφή έκανε unsubscribe και γιατί.
Στα γενικά στατιστικά του SendGrid όμως υπάρχει πληροφορία για το ποια διεύθυνση email έκανε unsubscribe και σε ποιo group έκανε αναφορά για spam κ.λπ.
Σαν σύμβαση λοιπόν όταν στα στατιστικά μιας καμπάνιας βλέπετε ότι υπάρχει θετικός αριθμός unsubscribes κ.λπ., ζητάτε από τα γενικά στατιστικά ποια unsubscribes έγιναν σε μεταγενέστερη ημερομηνία από αυτή της έναρξης του campaign. Αν κάποιο από τα email αυτά ανήκει σε επαφή της λίστας του campaign, τότε αυτή η πληροφορία αποθηκεύεται σε πίνακα της βάσης του Galaxy. O πίνακας αυτός είναι ο cmSGContactResults, είναι detail πίνακας του contact και στις πληροφορίες του κρατείται επίσης το ID της καμπάνιας από την οποία πάρθηκε η πληροφορία αυτή.
Έστω ότι στην καμπάνια που εκτελέστηκε πριν, μια επαφή πάτησε το link για unsubscribe από το Group Customers NewsLetter. Το unsubscribe group με το οποίο ήταν δεμένο το campaign type.
Αφού στο Galaxy ζητήθηκαν τα αποτελέσματα της καμπάνιας και υπήρχε unsubscription, τότε στον πίνακα cmSGContactResults αποθηκεύτηκε μια εγγραφή για την επαφή που έχει αυτό το email με πληροφορία για την ημερομηνία του unsubscription, το campaign type που είναι συνδεδεμένο με το unsubscribe group και το id της καμπάνιας από την οποία πάρθηκε η πληροφορία αυτή.
Τα στατιστικά αυτά για τις επαφές δεν απεικονίζονται κάπου μέσα στο “Galaxy”, αλλά ο πίνακας αυτός θα χρησιμοποιηθεί μελλοντικά σε “Reports”.
